Från en förändringsledare till en annan – ett medskick in i framtiden

Efter sju intensiva år med mig vid rodret som VD är det dags för Donald Davies & Partners-koncernen att ta klivet vidare i sin utvecklingsresa. Det är dags för mig att lämna över stafettpinnen så att förändring och utveckling fortsätter med ny kraft och nya perspektiv. En förändring som får mig att reflektera över hur jag som ledare kan lägga upp bollen för nästa ledare? En frågeställning som det inte pratas så mycket om, trots att företagsledare, förändringsledare och projektledare hela tiden slutar, byts ut och går vidare.

Jag brukar inte vara sentimental utan vill allt som oftast mest blicka framåt. Men ibland är det värdefullt att ta en titt i backspegeln. Det har funnits många stolta ögonblick av förändring under dessa sju år som jag fått äran att vara VD för Donald Davies & Partners och dess dotterbolag. Vi har fokuserat och tydliggjort vårt erbjudande, både för våra konsulter och för våra kunder, och vi har etablerat oss som ett företag som kan det här med projekt och projektledning. Vi har startat två helt nya verksamheter – DD Rekrytering och DD Spring – för att möta våra kunders behov av kompetenta projektledare och andra projektresurser. Vi har stuckit ut hakan för att öka mångfalden inom vår bransch och vi har utvecklat disciplinen projektledning till att även alltid innefatta förändringsledarens perspektiv, med krav på verklig och långvarig förändring av varje projekt.

Mitt medskick till nästa kapten och alla förändringsledare
Nu finns det nya mål att sikta mot för Donald Davies & Partners och det är dags för nästa kapten att göra sin analys och ta sitt eget grepp om rodret. Det mest värdefulla jag kan bidra med – det jag tror en bra överlämning handlar om – är ett medskick om vilka kobbar och grund som hen bör undvika – och vilka hav och outforskade öar som kan vara värda ett besök. Här kommer de:

  • Digitaliseringen
    Låt förändringskulturen driva det digitala, och inte tvärt om. Fortsätt att ha människan och då även förändringsledningen i fokus. ”Culture beats strategy every time”, som 2018 års vinnaren av vårt eget projektledarstipendium Donald Davies Stipendium, Malin Klintborg från Lantmäteriet, uttryckte det. Gör fler projektledare till förändringsprojektledare! Dela med er av er förmåga!
  • Gigitaliseringen
    Gigitaliseringen kommer att förändra marknaden. Flexibilitet värderas högt och att vara sin egen chef med friheten att jobba när man vill och var man vill, blir en självklarhet. Det här kräver en tydlig värdegrund med enkla principer som är inspirerande att efterleva och samtidigt ger trygghet. Ge trygghet!
  • Hållbarheten
    Ett hållbart förhållningssätt i affären tillsammans med mångfald blir ett måste, och att skapa långsiktig hållbarhet kräver att bryta mönster. Att bryta mönster kräver mod. Ha mod!

Tack för sju fantastiskt givande och utmanande år, och lycka till i framtiden.

Pernilla Lundin

Avgående VD, Donald Davies & Partners

PS. Den som tillfälligt kommer att ta rodret tills ny kapten är utsedd och vara tf. VD är vår partner Mikael Ölund.

Läs även:
Varför ska vi be feedback? (Malin Klintborg, Donald Davies Stipendiat 2018)
Trender 2019: Gigitalisering förändrar marknaden (DD Spring)
Mångfald = ökad lönsamhet (DD Spring)

.

Kampen om kompetensen – så hittar du rätt projektmedlemmar till digitaliseringsprojektet

Molnvakt. Distansare. Robotpersonlighetsdesigner. I en ny rapport listar Trygghetsrådet TRR tio framtidsyrken, varav flera inom tech-branschen. Samtidigt visar en undersökning från Swedish Institute for Standards (SIS) att många organisationer har svårt att hitta relevant kompetens inför digitala förändringar. Här får du som projektledare våra bästa tips och råd på hur du tar dig an problemet.

Enligt rapporten från TRR spår man idag att 85 procent av de yrken som kommer att finnas år 2030 inte existerar än. Några av skälen till de snabba rörelserna på arbetsmarknaden är ständigt ökande globalisering, digitalisering och automatisering.

Vid sidan av förändringarna inom arbetslivet anser många organisationer att digitalisering är en av de stora utmaningar de står inför idag. Och för en lyckad övergång till digitala lösningar krävs förstås relevant kompetens (se länk till vårt förra blogginlägg). En avgörande faktor är därför hur du som projektledare tacklar kompetensfrågan vid digitaliseringsprojekt. För hur hittar man egentligen rätt projektmedlemmar i en tid när det är svårt att hänga med i utvecklingen?

Försök att förutse effekten av digitaliseringen

Till att börja med gäller det att vara ödmjuk: Som projektledare kan du inte ha en fullständig överblick över alla nya yrken. Det du däremot bör göra är att tidigt fundera igenom hur organisationen kommer att påverkas av digitaliseringen ur ett kompetensperspektiv. Med nya processer kan vissa arbetsuppgifter och roller inom verksamheten försvinna, medan andra plötsligt uppstår. En del avdelningar kanske inte behövs efter digitaliseringen, och då gäller det att vara förberedd.

Identifiera behov och förankra förändringen

Börja med att förankra förändringen hos ledningen, precis som vid ett traditionellt projekt. Här gäller det att vara tydlig: Vad kommer digitaliseringen att innebära för verksamheten? Vilka processer innehåller det nya konceptet och vem gör vad? Hur ska digitaliseringen knytas till affärsmodellen? Det är viktigt med både behovsanalys och omvärldsbevakning för att veta vilken kompetens som är relevant inom projektgruppen och inom verksamheten i stort. Kort sagt: Organisationen behöver förstå sitt kompetensbehov för att kunna få de mest engagerade och kompetenta medarbetarna.

Snegla på konkurrenter som genomfört digitaliseringsprojekt. Hur har de gått tillväga? Vad kan man lära av deras omställningar?

Dra fortsatt nytta av projektgruppen

Digitaliseringen måste också förankras hos övriga medarbetare inom organisationen. Både genom tydlig information och kompetensutveckling. Det är top-down som gäller, redan från start. I vissa fall har det visat sig vara effektivt att ha en anställd med övergripande ansvar för både behovsanalys och förankringsarbete, som projektledaren kan jobba mot. Verksamheten måste ju vara redo att ta över arbetet efter projektet – annars är risken att digitaliseringen kantrar vid överlämningen.

Kanske finns all kunskap som behövs för det fortsatta arbetet inom projektgruppen? Då kan det vara värt att dra nytta av projektteamets kompetens även efter att digitaliseringsprojektet nått sin slutpunkt. Om teammedlemmarna är anställda i verksamheten kan de hjälpa till att utbilda sina kollegor. Men de kan även axla nya roller i samband med organisationsförändringar.

När det gäller kompetens måste du alltså veta vad du vill ha för att kunna få det.

 

Vill du veta mer om hur vi leder digitaliseringsprojekt? Vi kan projekt. Kontakta oss på Donald Davies & Partners.

Hälsningar,
Jan Kullander

Projektledare och partner, Donald Davids & Partner

Det här ska du fokusera på i ditt digitaliseringsprojekt

Idag drivs digitaliseringsprojekt inom många olika företag och organisationer. Processer ska digitaliseras, nya tekniker tillämpas och nya affärsmodeller undersökas. Vi har samlat våra konsulter för att diskutera hur du leder ett digitaliseringsprojekt på bästa sätt. Vad bör man tänka på? Här kommer en checklista med fem områden att vara extra noga med.

 

Verksamheten och människorna. Som alltid vid projekt gäller det att ha människan och förändringsledningen i fokus. Du behöver förankra arbetet hos alla och ha en rak och tydlig kommunikation. Alla projekt medför förändringar, inte minst digitalisering, och som projektledare bör du därför fundera igenom hur detta kommer att påverka organisationen. Vad innebär de nya arbetssätten för olika avdelningar och medarbetare? I vissa fall kan organisationen vara uppbyggd kring traditionella system, produktionsled och tjänster och därmed behöva genomgå förändringar. Hela avdelningar kan försvinna eller tillkomma.

 

Mål och strategi. Det kan finnas en iver i verksamheten att digitalisera olika aktiviteter och processer. Men här är det viktigt att inte hasta på som projektledare, eftersom lyckad digitalisering förutsätter en god strategi och tydliga mål. Annars är risken att projektet sväller ut och blir mer omfattande än beräknat. Ta det därför lugnt och red ut vad digitaliseringen ska leda till. Vad är det beställaren vill uppnå? Vilka är förväntningarna? Var konkret och våga ställ frågor, som:

– Vad innebär digitalisering för oss?

– Varför gör vi detta? Vad vill vi åstadkomma?

– Skapar digitaliseringen nya möjligheter att utveckla vår affärsmodell?

 

Ny teknik. Nuförtiden finns det en mängd olika digitala lösningar som kan hjälpa till att effektivisera och förbättra verksamheter. Med artificiell intelligens (AI) får vi robotiserade processer, samtidigt som analyser av stora mängder lagrad data, så kallad big data, gör det enklare att upptäcka och korrigera brister. Ny teknik ger med andra ord flera nya möjligheter, men den har också skapat vita fält på kartan för projektledaren. Det är svårt att få en fullständig överblick över utvecklingen, vilket gör att du som projektledare behöver ha utrymme att testa oförutsedda och oprövade tekniker under projektets gång.

 

Rätt kompetens är nödvändig för att digitaliseringen ska lyckas. Men du behöver också fråga dig vilka nya roller som kan tillkomma i verksamheten.

Juridiska aspekter. Med modern teknik uppkommer det ofta frågor om vilka lagar och regler som gäller. Det är en del av digitaliseringen som du behöver hantera löpande i egenskap av projektledare. När trycksaker blir digitala utgåvor kan det exempelvis uppstå frågor kring upphovsrätt och GDPR (General Data Protection Regulation). Den nya dataskyddslagen gör bland annat att man behöver ha uppsikt över information som lagras via molntjänster. Många branscher har även problem med gamla lagar som inte är formulerade med modern teknik i åtanke.

 

Nya kompetenser krävs. Ett projekt kräver rätt expertis. Detta gäller naturligtvis även för digitaliseringsprojektet. Samtidigt kan de nya digitala lösningarna leda till organisationsförändringar, som i sin tur kräver nya roller i verksamheten. Därför bör du i egenskap av projektledare ställa dig frågan: Vilken kompetens behöver vi för att kunna genomföra projektet och för att hålla verksamheten flytande efteråt?

 

Vill du veta mer om hur vi leder digitaliseringsprojekt? Vi kan projekt. Kontakta oss på Donald Davies & Partners.

Hälsningar,
Jan Kullander

Projektledare och partner, Donald Davids & Partner

Varför ska vi be om feedback?

Under konferensen Projektforum i december 2018 fanns vi på plats för att inspireras och träffa andra projektledare. Temat var Hållbart ledarskap. Föredragen och paneldiskussionerna tog upp allt i från ledarens roll för att bidra till arbetsglädje och engagemang, till hur digitaliseringen påverkar våra mötesformer. En annan intressant diskussion handlade om vikten av feedback och hur man kan arbeta med det.

En av talarna var Malin Klintborg, samordnare av regeringsuppdraget Digitalt först på Lantmäteriet. Det är ett omfattande projekt med målet att digitalisera hela samhällsbyggnadsprocessen, och som involverar 40-talet myndigheter och landets alla kommuner. Under rubriken Människan först berättade Malin om projektet och dess framgångsfaktorer. Ett arbete som under våren 2018 även hade lett till att hon fick ta emot Donald Davies Stipendium. Läs mer om stipendiet och hur du nominerar här!

Människorna och mötet viktigast
I ett förändringsarbete är människorna – medarbetarna och laget – det viktiga, oavsett storlek på projekt eller förändring. Även den listigaste planen faller utan fokus på riktad kommunikation och en strävan efter att försöka förstå var och ens behov och beteenden. ”Culture beats strategy every time”, som Malin uttryckte det.

Ett viktigt verktyg när du arbetar med människor är hur du arbetar med att be om feedback. Feedback är inte en ”beställning” på något den andre oreflekterat måste göra och leverera. Så varför ska vi då be om feedback?

– Jo, för att bättre förstå andras behov. Och varför ska jag ge feedback? Jo, för att andra ska förstå mina behov, menar Malin och fortsätter med ett exempel:

– Om någon säger ”du behöver ha bättre koll på siffrorna” till mig, betyder inte det nödvändigtvis att jag måste ha bättre koll på siffrorna. Jag kanske känner att jag har tillräcklig koll på dem. Det som feedbacken snarare säger mig är att personen jag fått den av själv vill ha mer koll och kontroll. Kanske är det något som stressar eller så fungerar personen så. Detta är värdefullt för mig att känna till, så jag kan förstå och bemöta den personen på bästa sätt.

Feedbacken jag får, handlar nödvändigtvis inte om mig. Den hjälper mig att förstå den andres behov.

Sår kan du ge feedback
På samma vis är det viktigt att du också ger feedback på ett sätt som visar hur du fungerar och vad du värderar. När du gör det, finns det ett ganska enkelt mönster att följa. Det är effektivt, men kräver lite eftertanke:

  • Jag upplever att du… (Ingen kan neka dig din upplevelse)
  • Då känner jag… (Ingen kan neka dig din känsla)
  • Därför behöver jag/vill jag… , så att vi kan ha ett fortsatt bra samarbete. (Ju tydligare du kan vara, desto bättre)

Vid behov kan du också tillägga:

  • Om du inte klarar att göra det jag ber dig om, så måste jag tyvärr… (Det här förutsätter att du är beredd att infria löftet, kan omformas till en positiv belöning vid infriande av krav)

Att ge och be om feedback är ett viktigt verktyg – så sätt människan först och var nyfikna på varandra!

 

Hur jobbar du med feedback? Diskutera gärna på vår LinkedIn och Facebook, eller kontakta oss på Donald Davies & Partners.

Ingredienserna för ledarskap i en förändring

En förändringsprojektledare har många roller och uppgifter, den viktigaste är att vara en stark ledare som för ett uppdrag eller ett projekt tryggt i hamn. Något som är lättare sagt än gjort. Ta del av reflektioner från vår partner och förändringsprojektledare Mikael Ölund som berättar om vilka ingredienser som ingår i receptet för den “perfekta” förändringsprojektledaren.

Existerar det ett recept för den “perfekta” ledaren? Genom mina 20 år som projektledare i förändring har jag upptäckt särskilda framgångsfaktorer som ger förutsättning för ett bra ledarskap, där det främsta målet är att skapa förtroende. Jag kan inte påstå att jag gjort någon vetenskaplig studie inom området, men här kommer mina egna slutsatser, för den som är nyfiken.

 

Man lär sig saker längs karriärens gång, både om sig själv och andra, och det gäller att ha självinsikt att även reflektera över sin egen roll och sitt eget ledarskap

Vad hade du i din ledarroll kunnat göra annorlunda för att undvika en viss situation? För att uppnå ett annat resultat?

 

6 ingredienser för ledarskap i förändring

 

Tydlighet & trygghet
– Din uppgift är att tydligt kommunicera vad, hur, varför något ska genomföras. Som förändringsprojektledare är det särskilt viktigt att vara tydlig mot styrgruppen angående förväntningar, både vad gäller dina och styrningsgruppens. Genom att själv vara trygg, tydlig och kommunikativ inger du en trygghet, något som är viktigt för ett framgångsrikt ledarskap.

Ansvar & kontroll
 – Var tydlig och visa att du tar kontroll och tar ansvar över situationen. “ Jag kommer att göra såhär i följande tre steg”. Om det uppstår något problem, ta tag i det direkt och ta initiativet till att hitta en lösning.

Ödmjukhet
– Lyssna in vad andra säger och vad de har för åsikter. Var också öppen när något gått fel och våga säg att ”Där tänkte jag snett, nu föreslår jag att vi gör så här istället”.

Mod
– Välj när du ska vara modig. I början av min karriär försökte jag vara modig hela tiden, även där jag inte behövde lägga mig i. Vid stora beslut är det däremot viktigt få sin röst hörd och vara modig!

Helhet & abstraktion
– En duktig ledare ser hela lösningen via en helikoptervy när det kommer till strategi, taktik, operativt arbete och verksamhet. Vad innebär strategin och förändringen för arbetet vid avdelning ett och två?

Passion och driv
– En framgångsrik ledare har passion och driv! Mitt bästa tips för att hålla liv i passionen är att skapa ett team där du både kan få energi och ge energi. Donald Davies var min mentor när jag var 27 år och han pratade om “The hungry lions” och syftade på unga talanger, från dem fick han energi och driv. Vid mitt senaste uppdrag hos Barncancerfonden plockade jag in unga projektresurser från Donald Davies & Partners dotterbolag DD Spring, och jag kan verkligen hålla med Donald i hans åsikt om “The hungry lions”!

Vilka egenskaper anser du är en del av receptet på den “perfekta” ledaren? Kontakta oss gärna eller fortsätt diskussionen på vår Facebook eller på LinkedIn

Konsult-Mikael-Olund-projektledare-Donald-Davies-Partners_150x150

Hälsningar,

Mikael Ölund
Projektledare och partner, Donald Davids & Partner

Tips till dig som går från 0 till 100 i starten av 2019

 

Det är lätt att gå hårt ut vid starten av ett nytt år, och kalendern tenderar att rätt snabbt bli fullbokad eftersom många projekt ska startas upp samtidigt. Du ser väl till att reservera tid till dig själv? Genom att prioritera dig själv kan du bli mer framgångsrik.

Projektledare är resultatorienterade specialister som jobbar i team för att få saker att hända, och för att få saker att hända jobbar de förstås väldigt hårt, vilket kräver en otrolig dedikation.

Real experienced project people are a rarity, and they are vital to success. – Donald Davies

Som framgångsrik projektledare får du dock se upp så att du inte bokar kalendern full, för då kommer du inte ha någon tid till övers för reflektion, planering, eller för den delen, tid till att överblicka vad som faktiskt pågår för tillfället. Vår grundare Donald Davies beskriver i sin bok Project Secrets att tricket för att undvika detta är att schemalägga tid till sig själv i sin kalender. Det är dags att prioritera sig själv helt enkelt.

Att prioritera sig själv är att prioritera sitt arbete
Prioriteringen av dig själv blir indirekt prioritering av ditt arbete eftersom du ger dig själv tid för värdefull reflektion. Avsätt stående tider i din kalender till detta och glöm inte bort att prioritera dessa inbokade tider och se till att inte boka av dem, för då gör de ingen som helst nytta.

Vårt bästa tips till dig som går från 0 till 100 – prioritera även dig själv och bli mer framgångsrik!

 

I Donalds bok Project Secrets hittar du fler tips för hur ett projekts olika delar kan planeras och genomföras för att bli framgångsrika. Beställ boken här.

Läs mer om Donald här>>

Vill du veta mer om våra projektledare och vad vi kan göra för din verksamhet? Vi kan projekt. Kontakta oss på Donald Davies & Partners.

Detta Insights publicerades i januari 2018, här återpublicerat efter viss uppdatering.

 

Läs även:
Insights: Monotasking är inne, multitasking är ute

Pernillas jultips: Snälla team ger framgångsrika team!

Det är allmänt känt att man blir snäll av pepparkakor. Såhär i juletider blir förhoppningsvis stämningen på jobbet därför både varm och härlig, även om en viss stress kanske infunnit sig så här på upploppet inför julledigheten. Men hur ska man göra för att vara snäll hela året – även när julen är över? Och kan snällhet till och med vara lönsamt?

Sedan 2002 har Google försökt ta reda på varför en del team är mer framgångsrika än andra. Google har spenderat miljontals kronor på att analysera olika aspekter av deras anställdas liv, de har bland annat kikat på vilka egenskaper framgångsrika chefer har och hur ofta de anställda äter tillsammans. Och snällhet är just något som skapar framgång. Vilket tidningen Chef skriver mer om i sin artikel “Googlestudie: Snällhet skapar dreamteam” av Sara Hammarkrantz.

Snälla team är svaret på hur man bygger framgångsrika team

Studien visade att de team där medarbetarna respekterade varandra och lät alla komma till tals var de mest produktiva och framgångsrika teamen, som dessutom skapade högst vinst. Dessa medarbetare var även mest tillfredsställda med sina jobb. Därför är det fortsatt intressant att fortsätta fundera över hur man kan göra för att vara snäll under hela året…
För mig är det en självklarhet att snälla team innebär framgångsrika team. En miljö där man känner sig trygg, respekterad och uppskattad är en miljö där man vågar ta plats och känner sig dedikerad inför sina uppgifter. En sådan miljö ger också ofta en stark “vi” känsla. Som en god ledare vill jag självklart att alla ska känna detta och jag tror starkt på att man kommer längst med rätt attityder och värderingar.

Ett jultips från mig är att vara snäll på jobbet. Det är lönsamt, trivsamt – och helt gratis

Hur kan man göra för att skapa en snällhetskultur på jobbet?

Att vara snäll innebär att vara lyhörd, och att visa uppmuntran om någon gör något bra. En klapp på axeln eller ett vänligt ord kostar så lite, men betyder så mycket.
Det är viktigt att inte ta för hårt på eller vara för hård mot någon som gör fel. Att sen även själv be om ursäkt om något blir fel eller om det sårar någon är också viktigt.
För mig betyder att vara snäll inte bara att hålla med andra, utan mer att vara ärlig och ge konstruktiv kritik, på ett respektfullt sätt för att värna om den andres känslor.

Årets julklapp 2018 är utsedd och det blev det återvunna plagget. Jag vill gå i samma linje och ge ett jultips som speglar värnandet av en bra arbetsmiljö och arbetsglädje.

 

Varma julhälsningar,
Pernilla Lundin
Donald Davies & Partners (vd jan 2012-mars 2019)

.

Projektet, kulturen och omvärlden – tre faktorer som avgör förändringen

Vad avgör egentligen om en förändring kommer att lyckas eller inte? Mycket är upp till projektledaren och projektet som är ämnat att starta förändringen, men inte allt. Med kunskap om vilka övergripande faktorer som påverkar en förändring, kommer värdefulla insikter och en större möjlighet att kunna påverka slutresultatet. 

Som projektledare ligger ditt fokus främst på projektet – planering, genomförande och överlämning. Uppgiften är att etablerar en vinnande projektkultur och ett dynamiskt och slagkraftigt team som kan generera projektresultat. Men det är inte bara projektet som påverkar om den större förändringen lyckas.

De övergripande faktorerna i en förändring kan liknas med fälten i en piltavla där alla ”ringar” påverkar resultatet. Den innersta ringen, i mitten, är projektet. Nästa ring är verksamheten och dess kultur. Och runt omkring alltihop finns den stora omvärlden. Likt det kända uttrycket ”operationen lyckades, men patienten dog”, hjälper ett väl genomfört projekt föga om inte verksamheten är med på tåget, och om omvärldens plötsligt förändras och omöjliggör ett lyckat projekt eller en framgångsrik förändring.

Kultur och tankemönster styr förändringen

Verksamhetskulturen, den andra ringen, är avgörande för en lyckad förändring. Om inte alla som påverkas av förändringen i verksamheten förstår varför den görs och anammar de tankemönster som det nya kräver, kommer förändringen aldrig starta, än mindre få fäste i verksamheten. Som projektledare behöver du se till så att rätt förutsättningar för en förändring i verksamheten finns. Du behöver få grepp om kulturen genom att bland annat göra en intressentanalys, identifiera de informella ledarna och se till så att en effektiv kommunikationsplan finns på plats.

Omvärlden, den tredje ringen längst ut, kan förändra allting helt och hållet. Till exempel kan marknaden eller konjunkturen förändras negativt, eller en konkurrent plötsligt ändra sin strategi. Omvärlden kan inte verksamheten, än mindre projektledaren, göra något åt. Men du som projektledare kan hjälpa styrgruppen att hålla kontinuerlig koll så att möjligheterna att parera och ändra strategi blir större.

Omvärlden kan plötsligt förändra allt

Frågor du kan ställa styrgruppen är: Har någon till uppgift att övervaka omvärlden? Gäller affärscaset som ligger till grund för projektet och förändringen fortfarande? Själv brukar jag föreslå att styrgruppen ser över detta varje kvartal, och att en större audit genomförs var sjätte månad, åtminstone på de mest strategiska projekten.

Som projektledare behöver du fokusera på projektet, lyfta blicken till verksamheten och förstå att omvärlden påverkar. Gör du det går du från att vara en projektledare, till att bli en förändringsprojektledare.

Vill du veta mer om hur vi leder förändringsprojekt? Vi kan projekt. Kontakta oss på Donald Davies & Partners.

Konsult-Mikael-Olund-projektledare-Donald-Davies-Partners_150x150
Hälsningar,
Mikael Ölund

Partner & projektledare
Donald Davies & Partners

Vad har du för tankar kring detta ämne? Kontakta oss gärna eller fortsätt diskussionen på vår Facebook eller på LinkedIn.

Monotasking är inne, multitasking är ute

Under många år har man förespråkat multitasking. Att vara kreativ, ha många bollar i luften och att ta sig fram fort. Vi anses vara mer produktiva, hinna med mer och nå bättre resultat. Men hur effektivt är det egentligen?

Den som söker arbete idag får ofta höra att “du förväntas ha många bollar i luften”, du ska vara kreativ och anpassningsbar. Under många år har det värderats högt, nästan oavsett vad du arbetar med, att vara flexibel och kasta sig mellan olika arbetsuppgifter. Men är detta verkligen det bästa sättet att arbeta? Blir du inte en smula splittrad av att ha ditt fokus på olika uppgifter samtidigt?

Borde inte resultatet av ett arbete kunna bli bättre och mer kvalitativt om du ägnar dig åt en sak i taget? Det påstår i alla fall de som förespråkar monotasking, konsten att ta sig an en uppgift i taget.

Monotasking receptet för effektivitet och mindre stress

Genom att rikta allt fokus på en uppgift i taget når du bättre resultat för varje specifik uppgift. Fullt fokus på en uppgift i taget bidrar också till minskad stress eftersom du slipper ha alla “to do’s” och tankar i huvudet på en och samma gång. Minskad stress innebär ökad trevnad på arbetsplatsen och i hemmet – både för dig, dina kollegor och eventuella familjemedlemmar…

3 tips till nybörjaren
Att anta monotasking kan kännas som att slopa alla principer som du lärt dig för att bli effektiv och få många saker gjorda snabbt, men varför inte prova något nytt som kan ge ett bra resultat?

1. Prioritera
Strukturera de arbetsuppgifter du har på agendan och skriv sedan en lista där du rangordnar dem efter prioriteringsordning.

2. Fokusera
Börja helt enkelt uppifrån och arbeta dig igenom den första uppgiften. Lägg allt fokus och all koncentration på den uppgift du har framför dig just nu. Det kan vara svårt om du har mycket som måste göras, men övning ger färdighet.

3. Leverera
Fortsätt lugnt och metodiskt att avverka din lista punkt för punkt. Om möjligt, sätt telefonen på ljudlöst, stäng ner mailen och andra webbsidor som du inte behöver för uppgiften du ska ta dig an.

 

Anse dig utmanad att prova på monotasking! Start: imorgon

 

Så, hur gick det? Föredrar du multitasking eller monotasking? Dela gärna med
dig av resultatet i en kommentar på vår LinkedIn eller Facebook.


Hälsningar,
Pernilla Lundin
Donald Davies & Partners (vd jan 2012-mars 2019)

Värdefull vapendragare – så viktig är den informella ledaren för resultatet!

I rollen som projektledare är det viktigt att se till att förarbetet är ordentligt gjort innan projektet drar igång. Det kan bland annat innebära att gå in och förtydliga mål och direktiv utifrån uppdragsbeskrivningen. En annan viktig del i den inledande delen är att identifiera och få med sig de informella ledarna i verksamheten – de kan bli värdefulla, ibland ovärderliga, vapendragare under resans gång.

Informella ledare är personer som har stort inflytande på andra individer i en verksamhet. De påverkar och leder sina arbetskamrater utan någon formell chefsposition. De fungerar på så vis som kulturbärare på arbetsplatsen, de har inverkan på den interna opinionen – inte minst vad gäller attityder för och emot förändringar. Därför är de informella ledarna värdefulla för projektet.

Med sin unika ställning i organisationen kan de informella ledarna bli ambassadörer för projektet och hjälpa dig att förankra förändringen hos övriga medarbetare. Men de kan även sätta sig på tvären och göra att du möter kraftigt motstånd, till exempel på arbetsplatser där organisationen är ovan vid förändring. Så det gäller att arbeta strategiskt om du vill ta vara på deras roll som spindeln i det sociala nätet.

Se förbi organisationsschemat du fått och bilda dig en egen uppfattning runt kaffemaskinen och under möten. Vem är det som får saker gjorda? Vem är omtyckt och någon alla litar på?

Hur identifierar jag de informella ledarna?

Det är viktigt att identifiera de informella ledarna tidigt i processen. Håll dig framme och småprata vid kaffeautomaten. Observera beteenden. Vem löser alla problem? Vem är driftig, ambitiös och omtyckt? Se förbi organisationsschemat du fått och bygg upp ett förtroende mellan dig och de synbara nyckelpersonerna.

Hur samarbetar jag med de informella ledarna?

Varje företag har sin unika kultur och som projektledare behöver man se till att både projekt- och kommunikationsplan svarar mot verksamhetens förutsättningar. De informella ledarna är värdefulla i kommunikationen, för att få ut budskap och information internt. Förutom att löpande ge information om processen till den informella ledaren kan du eventuellt tilldela personen en särskild roll inom projektet och/eller inom ramen för förändringsarbetet.

Den informella ledaren kan liknas med ett trafikljus i korsningen mellan nuvarande situation och den förändring projektet innebär. Efter ett yrkesliv med gott om egen ledarerfarenhet, både från den informella och den formella sidan, så är jag i högsta grad medveten om värdet av informella ledare som vapendragare vid förändring!

 

Vill du veta mer om att arbeta med informella ledare? Vi kan projekt. Kontakta oss på Donald Davies & Partners.

Hälsningar,
Niclas Palm

Partner & projektledare
Donald Davies & Partners

Vad har du för tankar kring detta ämne? Kontakta oss gärna eller fortsätt diskussionen på vår Facebook eller på LinkedIn.