De tre viktigaste egenskaperna hos en skicklig projektledare

Vill du bli, eller ska du rekrytera, en skicklig projektledare? Tillsammans med några kompetenta projektledare har vi diskuterat vilka som är de viktigaste egenskaper en projektledare bör ha.

Vi satt oss ner tillsammans med förra årets finalister till Donald Davies Stipendium (Nomineringen för 2021 är öppen nu!) för att diskutera frågan “Vilka är de viktigaste egenskaperna, eller beteendena, en projektledare bör ha?” Här nedan sammanfattar vi vad de landade i:

Skapa struktur och planera klokt

Grunden i projektledning handlar om god planering och att strukturera upp arbetet. Att behärska projektverktygslådan, med dess olika metoder, samt att fånga upp problem och att vara resultatorienterad, är viktigt.

Ge teamet förtroende och stöd

Förmågan att se varje medarbetare, att ha tillit till sitt team och att se till så de får det stöd de behöver är avgörande. Som projektledare ska du se till så att alla medarbetare och intressenter får chansen att bidra till framgång!

Kommunicera med blicken på målet

Vi har hört det förut: En tydlig och transparent kommunikation är nyckeln till en effektiv projektledning. Sätt bra ramar, hålla blicken på målet – och kommunicera, repetera, kommunicera!

 

Känner du till någon skicklig projektledare som förtjänar att uppmärksammas? Nominera sig själv eller någon annan till Donald Davies Stipendium 2021 här!

Vilka egenskaper tycker du är viktigast hos en projektledare? Diskutera gärna på vår LinkedIn och Facebook, eller kontakta oss på Donald Davies och Partners. Vi kan projekt.

Digitala möten och projektledning på distans – lösningar och tips

Under det senaste året har digitala möten blivit ett alltmer vanligare arbetssätt inom många branscher. I ett tidigare blogginlägg diskuterade vi olika utmaningar och problem som kan uppstå med digitala möten inom projekt. Här fördjupar vi oss ytterligare i dessa utmaningar och presenterar några lösningar och tips.

Tillsammans med några av våra projektledare har vi diskuterat utmaningar och problematik kring digitala möten och att driva projekt på distans. Vi har landat i 6 problemområden och presenterar nu tips och lösningar kring dessa.

Antal deltagare och teknik
Genom att begränsa antalet mötesdeltagare minimerar man risken att mötet upplevs som rörigt. Ett möte med ca 5-7 deltagare brukar ofta anses som optimalt för ett möte där alla deltagare ska komma till tals och interagera med varandra.

För att få ett personligt intryck av alla mötesdeltagare är det en fördel om samtliga deltagare använder sig av både ljud och video vid mötet, åtminstone vid mötets inledning. Det blir enklare att föra diskussioner om alla både kan höra och se varandra under mötet. Vikten av att kunna se varandras kroppsspråk och möjligheten att kunna använda sig av exempelvis en whiteboard och andra verktyg ska inte underskattas i detta sammanhang.

Det är vanligt att folk pratar i mun på varandra. Då är det viktigt med en stark moderator som kan styra upp det hela.

En uppmärksam och drivande moderator
Även om antalet mötesdeltagare är begränsat finns det alltid en risk att folk pratar i mun och avbryter varandra. Därför är det viktigt med en bra moderator som kan fördela ordet rättvist, följer agendan och även upprättar några förhållningsregler som ska göra mötet så bra som möjligt, exempelvis uppmana deltagarna att stänga av sina mikrofoner när de inte har ordet. Det är även viktigt att du som mötesledare är entusiasmerande och känner dig trygg i din roll för att kunna få med dig hela gruppen. Det är även viktigt att mötesledare är ett föredöme när det gäller att passa och följa angivna tider.

Antalet möten och struktur
Många upplever att stora mängder möten kan vara påfrestande, dessutom är det svårt att bibehålla koncentration och energi under längre möten. En lösning kan vara att ha flera kortare möten istället för färre längre möten. Med en sån lösning blir det dock ännu viktigare att ha regelbundenhet och en tydlig agenda inför varje möte, samt någorlunda liknande struktur på varje möte för att underlätta för deltagarna.

Ett bra och tydligt strukturerat introduktionspaket underlättar för både projektledare och nya medarbetare

Digital onboarding med ett bra intropaket
Under en tid då det mesta sköts på distans blir det naturligt att vissa saker tar längre tid än vanligt, inte minst onboarding av nya medarbetare. Att skapa sociala band mellan nya medarbetare och att tillgängliggöra nödvändig information inom projekt är två aspekter som blir lidande genom att projektet genomförs på distans. För att underlätta och minimera tidsaspekten för både projektledare och nya medarbetare kan man ta fram ett “introduktionspaket” som fungerar både som bakgrundsmaterial och manual för den nya medarbetaren. Som ledare ska du se till att den nya medarbetaren har hittat, läst och förstått innehållet i intropaketet, gör därför alltid en uppföljning på det.

Individuella möten – slå en signal
Som projektledare bör man även se till att avsätta tid för individuella möten, både med nya och redan bekanta medarbetare. Genom digitala möten är det svårt att se om någon exempelvis har missuppfattat något eller mår dåligt, därför är det bra att projektledaren ser till att prata med alla medarbetare individuellt för att båda parter ska få ett tydligare intryck av varandra. Glöm inte bort att man kan nå varandra väldigt enkelt via telefon. Det klassiska telefonsamtalet kan dessutom ibland kännas personligare än ett möte över länk.

Riktigt värdefullt med morgonkaffe på mobilen, då vi får snacka om allt annat än jobb

Sociala aktiviteter funkar även digitalt
Många anser att de sociala delarna på en arbetsplats är ett viktigt inslag i det vardagliga arbetet. Det spontana mötet vid kaffemaskinen eller i lunchrummet kan fungera både som andrum i arbetet och som en källa till kreativitet. Nu när många arbetar hemifrån kan gemensamma aktiviteter på digitala plattformar vara ett alternativ till detta. Man kan exempelvis arrangera digitalt morgonfika eller after work. I en grupp med många nya medarbetare kan man ha tävlingar och andra inslag för att lätta upp stämningen.

Läs även vårt tidigare Insight om Digitala möten och projektledning på distans – utmaningar och tips.

 

Vill du veta mer om hur vi leder digitala projekt? Vi kan projekt. Kontakta oss på Donald Davies & Partners.

Vad har du för tankar kring detta ämne? Kontakta oss gärna eller fortsätt diskussionen på vår Facebook eller på LinkedIn.

Digitala möten och projektledning på distans – utmaningar och tips

Den rådande coronasituationen har med full kraft utmanat några av de traditionella arbetsformerna som används för att driva projekt. Vi samlade några av våra projektledare för att diskutera de vanligaste utmaningarna med digitala möten och med att driva projekt på distans.

Som en följd av den rådande pandemin har digitala möten i stor utsträckning ersatt fysiska möten och är numera en del av det vardagliga arbetet inom många branscher. Med de digitala lösningarna tillkommer visserligen en del möjligheter, men under det senaste året har det blivit tydligt att det även finns en hel del utmaningar med digitala möten och att driva projekt med endast digitala möten.

Vi har identifierat två återkommande områden; struktur och spontanitet.

Struktur
Många upplever att det kan bli rörigt under digitala möten. Ett för stort antal mötesdeltagare, tekniska problem med ljud och bild samt avsaknad av struktur är några av de problem som lätt uppstår. Även stora mängder av möten och deras varierande längd kan vara påfrestande aspekter. En tydlig mötesinbjudan och agenda är tips på lösningar under perioder då de digitala mötena är många.

Med digitala möten går man miste om det värdefulla snacket vid kaffeautomaten där man vanligtvis kan snappa upp idéer och tankar.

Spontanitet
Med möten på distans går man miste om fysiska observationer, kroppsspråk och spontana idéer, vilket enligt många är en viktig del i den kreativa processen och i det vardagliga arbetet. Många upplever även att det dagliga utbytet vid exempelvis arbetsplatsens kaffeautomat är en viktig del av vardagen som man går miste om när allt arbete sker på distans.

Det är svårt att uppfatta om någon i teamet har lågt engagemang eller om “något är fel” över digitala kanaler. Där är det fysiska mötet oslagbart…

En lösning för att inte gå miste om spontaniteten kan vara att anordna aktiviteter på distans, som digital fika eller after work. Man får då möjlighet att ventilera och ha de vardagliga samtal som vanligtvis skulle ha ägt rum i exempelvis lunchrummet.

Det tar långt tid är att bygga upp relationer till människor. Att hitta digitala lösningar ordnar sig alltid, det är ett mindre problem i jämförelse.

En stor del av problematiken med att driva projekt digitalt uppkommer redan vid inledningen av ett nytt projekt. Det är väldigt viktigt att få med sig hela gruppen direkt när projektet inleds, vilket kan vara svårare när uppstartsmöten och liknande endast sker på distans. Det tar helt enkelt längre tid att lära känna varandra om man uteslutande möts via video- och samtalstjänster. Det finns även situationer där fysiska möten helt enkelt är mycket bättre lämpade än digitala möten. I en situation där man exempelvis ska framföra ett negativt besked för någon är oftast bättre att genomföra detta “face-to-face”, detta gäller för båda parterna.

 

Läs vårt nästa Insight på detta tema där tar vi fokuserar på ytterligare tips och lösningar med digitala möten och att driva projekt på distans.

 

Vill du veta mer om hur vi leder digitala projekt? Vi kan projekt. Kontakta oss på Donald Davies & Partners.

Vad har du för tankar kring detta ämne? Kontakta oss gärna eller fortsätt diskussionen på vår Facebook eller på LinkedIn.

Omvärlden, projektet och kulturen – tre faktorer som avgör förändringen

Vad avgör egentligen om en förändring kommer att lyckas eller inte? Mycket är upp till projektledaren och projektet som är ämnat att starta förändringen, men inte allt (som pandemin just nu gör oss varse). Med kunskap om vilka övergripande faktorer som påverkar en förändring, kommer värdefulla insikter och en större möjlighet att kunna påverka slutresultatet.   

Som projektledare ligger ditt fokus främst på projektet – planering, genomförande och överlämning. Uppgiften är att etablerar en vinnande projektkultur och ett dynamiskt och slagkraftigt team som kan generera projektresultat. Men det är inte bara projektet som påverkar om den större förändringen lyckas.

Omvärlden kan plötsligt förändra allt

De övergripande faktorerna i en förändring kan liknas med fälten i en piltavla där alla “ringar” påverkar resultatet. Den innersta ringen, i mitten, är projektet. Nästa ring är verksamheten och dess kultur. Och runt omkring alltihop finns den stora omvärlden. Likt det kända uttrycket “operationen lyckades, men patienten dog”, hjälper ett väl genomfört projekt föga om inte verksamheten är med på tåget, eller om omvärldens plötsligt förändras och omöjliggör ett lyckat projekt eller en framgångsrik förändring.

Kultur och tankemönster styr förändringen

Verksamhetskulturen, den andra ringen, är avgörande för en lyckad förändring. Om inte alla som påverkas av förändringen i verksamheten förstår varför den görs och anammar de tankemönster som det nya kräver, kommer förändringen aldrig starta, än mindre få fäste i verksamheten. Som projektledare behöver du se till så att rätt förutsättningar för en förändring i verksamheten finns. Du behöver få grepp om kulturen genom att bland annat göra en intressentanalys, identifiera de informella ledarna och se till så att en effektiv kommunikationsplan finns på plats.

Omvärlden, den tredje ringen längst ut, kan förändra allting helt och hållet. Till exempel kan marknaden eller konjunkturen förändras negativt, en konkurrent plötsligt ändra sin strategi eller så kan högst oväntade saker såsom en pandemi inträffa. Omvärlden kan inte verksamheten, än mindre projektledaren, göra något åt. Men du som projektledare kan hjälpa styrgruppen försöka att hålla kontinuerlig koll så att möjligheterna att parera och ändra strategi blir större.

Frågor du kan ställa styrgruppen är: Har någon till uppgift att övervaka omvärlden? Gäller affärscaset som ligger till grund för projektet och förändringen fortfarande? Själv brukar jag föreslå att styrgruppen ser över detta varje kvartal, och att en större audit genomförs var sjätte månad, åtminstone på de mest strategiska projekten.

Som projektledare behöver du fokusera på projektet, lyfta blicken till verksamheten och förstå att omvärlden påverkar. Gör du det går du från att vara en projektledare, till att bli en förändringsprojektledare.

 

Vill du veta mer om hur vi leder förändringsprojekt? Vi kan projekt. Kontakta oss på Donald Davies & Partners.

Vad har du för tankar kring detta ämne? Kontakta oss gärna eller fortsätt diskussionen på vår Facebook eller på LinkedIn.

 

Detta Insights publicerades i november 2018, här återpublicerat efter viss uppdatering.

6 ingredienser för ledarskap i förändring

En förändringsprojektledare har många roller och uppgifter, den viktigaste är att vara en stark ledare som för ett uppdrag eller ett projekt tryggt i hamn. Något som är lättare sagt än gjort. Ta del av reflektioner från vår partner och förändringsprojektledare Mikael Ölund som berättar om vilka ingredienser som ingår i receptet för den “perfekta” förändringsprojektledaren.

Existerar det ett recept för den “perfekta” ledaren? Genom mina 20 år som projektledare i förändring har jag upptäckt särskilda framgångsfaktorer som ger förutsättning för ett bra ledarskap, där det främsta målet är att skapa förtroende. Jag kan inte påstå att jag gjort någon vetenskaplig studie inom området, men här kommer mina egna slutsatser, för den som är nyfiken.

 

Man lär sig saker längs karriärens gång, både om sig själv och andra, och det gäller att ha självinsikt att även reflektera över sin egen roll och sitt eget ledarskap

Vad hade du i din ledarroll kunnat göra annorlunda för att undvika en viss situation? För att uppnå ett annat resultat?

 

6 ingredienser för ledarskap i förändring

 

Tydlighet & trygghet
Din uppgift är att tydligt kommunicera vad, hur, varför något ska genomföras. Som förändringsprojektledare är det särskilt viktigt att vara tydlig mot styrgruppen angående förväntningar, både vad gäller dina och styrningsgruppens. Genom att själv vara trygg, tydlig och kommunikativ inger du en trygghet, något som är viktigt för ett framgångsrikt ledarskap.

Ansvar & kontroll
Var tydlig och visa att du tar kontroll och tar ansvar över situationen. “ Jag kommer att göra såhär i följande tre steg”. Om det uppstår något problem, ta tag i det direkt och ta initiativet till att hitta en lösning.

Ödmjukhet
Lyssna in vad andra säger och vad de har för åsikter. Var också öppen när något gått fel och våga säg att ”Där tänkte jag snett, nu föreslår jag att vi gör så här istället”.

Mod
Välj när du ska vara modig. I början av min karriär försökte jag vara modig hela tiden, även där jag inte behövde lägga mig i. Vid stora beslut är det däremot viktigt få sin röst hörd och vara modig!

Helhet & abstraktion
En duktig ledare ser hela lösningen via en helikoptervy när det kommer till strategi, taktik, operativt arbete och verksamhet. Vad innebär strategin och förändringen för arbetet vid avdelning ett och två?

Passion och driv
En framgångsrik ledare har passion och driv! Mitt bästa tips för att hålla liv i passionen är att skapa ett team där du både kan få energi och ge energi. Donald Davies var min mentor när jag var 27 år och han pratade om “The hungry lions” och syftade på unga talanger, från dem fick han energi och driv. Vid mitt senaste uppdrag hos Barncancerfonden plockade jag in unga projektresurser från Donald Davies & Partners dotterbolag DD Spring, och jag kan verkligen hålla med Donald i hans åsikt om “The hungry lions”!

Vilka egenskaper anser du är en del av receptet på den “perfekta” ledaren? Kontakta oss gärna eller fortsätt diskussionen på vår Facebook eller på LinkedIn

Konsult-Mikael-Olund-projektledare-Donald-Davies-Partners_150x150
Hälsningar,

Mikael Ölund
Projektledare och partner, Donald Davids & Partner

 

Detta Insights publicerades i januari 2019, här återpublicerat efter viss uppdatering.

En projektledares sommardröm

Så var sommaren äntligen här! Frågan är om projekten någonsin vilar, eller om det är nu som fingrarna kliar och årets största projekt drar igång på hemmaplan? Svaret är nog olika för var och en av oss. Hur det än ser ut på projektfronten för din del kommer här en sommarhälsning med inspiration från Donald Davies & Partners, DD Spring och DD Rekrytering att avnjuta i sommar. Välkommen att hugga in på ett smörgåsbord med tre olika fokus, med en gemensam nämnare: Vi kan projekt!

 

1. Nyckelspelaren som inte gör några mål

Ett välläst blogginlägg från Donald Davies & Partners Insights är ett blogginlägg som handlar om hur man ska tänka och prioritera vid tillsättning av en projektledare.

Ett vanligt misstag är att söka en ämnesexpert, när det i själva verket behövs någon som är expert inom projektledning, någon som har förmågan att kunna se helheten. Någon som har, och kan skapa förståelse för hur teamet ska jobba framåt tillsammans för att göra så många mål som möjligt. Vilka faktorer ska man ha i åtanke för att hitta en sådan projektledare? Till inlägget.

 

2. Checklista: 5 to-do’s vid ett projekts avslut

DD Spring är vårt dotterbolag som förser företag med projektresurser som är i starten av sin karriär. I deras individuella karriärsprogram får projektresurser kompletta färdigheter för att forma sin egen framtid som projektledare.

Här skriver en av DD Springs projektledningskonsulter om hur man gör ett bra projektavslut. Mycket fokus läggs vid införandet av ett projekt, men projektets avslut är lika viktigt. Det är många saker som är viktiga att säkerställa för att ge ett projekt ett bra avslut och en bra överlämning. Blogginlägget bjuder på intressant läsning för den som är nyfiken på att läsa mer.

 

3. En digital rekryteringsprocess – från start till slut

DD Rekrytering är ett rekryteringsbolag nischat mot projektledning. Digitaliseringen är ett faktum för alla i rekryteringsbranschen i och med Covid19. I dessa tider när vi gör vad vi kan för att undvika personliga möten, är det viktigt att ha en digital rekryteringsstrategi som fortfarande är personlig och med samma goda resultat som en “vanlig” rekrytering.

Vad finns det för fördelar och nackdelar med en digital rekryteringsprocess och hur går alla steg till från start till slut? Här kan du läsa mer i blogginlägget hos DD Rekrytering.

 

Vi på DD Koncernen önskar alla våra kunder, projektledare och samarbetspartners en riktigt härlig sommar, för egen del så kan jag nog inte låta bli att lägga om tegelpannorna på torpet.


Per Eltell, vd DD Koncern

 

Vad vill du att vi ska skriva om i höst? Kontakta oss gärna eller fortsätt diskussionen på vår Facebook eller på LinkedIn.

Vill du veta mer om vad vi kan göra för din verksamhet? Donald Davies & Partners, DD Spring och DD Rekrytering – tre företag för alla dina resursbehov inom projekt!  Välkommen att kontakta oss!

.

Trendspaning från våra Finalister 2020!

Den 12 juni koras den tredje stipendiaten av Donald Davies Stipendium under det digitala frukostseminariet Project Management Talks, som arrangeras av Svenskt Projektforum. Donald Davies Stipendium tilldelas årligen ”En projektledare som gjort det omöjliga möjligt i ett omfattande projekt” och vinnaren erhåller 50 000 kr till utbildning eller certifiering.

 

ÅRETS FINALISTER 2020

Åsa Ander, Organisationsutvecklare/Projektledare, Svenska Röda Korset
Silvana Balcanovic, Projektledare, CGI
Johnny Eliasson, Complex Venture Owner, Tele2 AB/Curamando AB

Läs mer om våra finalister och projekten de nominerats för

 

Trender inom projektledning

Bland ett 40-tal nominerade landade juryn för Donald Davies Stipendium 2020 på Åsa, Silvana och Johnny – tre skickliga finalister som alla projektleder omfattande komplexa projekt.

Vi har bett våra finalister att berätta om vilka trender som de ser inom projektledning just nu, här kommer en sammanställning av deras svar.

Gränsen mellan projektledning och företagsledning suddas ut
När självorganisering och chefslösa organisationer blir vanligare så kommer även projektledarrollen och sättet vi driver projekt på att behöva anpassas. Gränsen mellan projektledning och förändringsledning kommer att suddas ut. Projektledare behöver också vara förhandlingsledare.

Projektledare behöver också vara förhandlingsledare.

Ökat behov av virtuell projektledning
AI och automatisering har verkligen blivit intressant. Vi behöver bättre förstå kraften i det nya. En fråga som aktualiserats i spåren av Corona är hur vi kan leda projekt på distans och virtuellt. Tekniken har funnits där en tid, men användningen har inte påskyndats förrän nu. Det är en omställning att jobba i projekt på detta vis. Hur sköter vi uppföljningar och hur motiverar vi varandra utan fysiska möten?

Den agila metodiken påverkar projektledarrollen
Det är spännande att följa hur den agila arbetsmetodiken påverkar den traditionella projektledarrollen, och hur storbolagens behov och krav om att driva projekt i mål förändras i takt med detta.

 

Vinnaren utses under frukostseminariet Project Management Talks den 12 juni. Anmäl dig här!

Vinnaren erhåller ett stipendium till ett värde av 50 000 kronor till utbildning eller certifiering. Bakom stipendiet, som är öppet för alla, står Donald Davies & Partners. Samarbetspartner är Svenskt Projektforum.

Hälsningar,
Donald Davies & Partners

Läs mer om Donald Davies Stipendium

Vad ser du för trender inom projektledning? Kontakta oss gärna eller fortsätt diskussionen på vår Facebook eller på LinkedIn.

En riktigt skicklig projektledare – enligt våra finalister

Vill du bli, eller ska du rekrytera, en skicklig projektledare? Här har vi sammanfattat de viktigaste egenskaper en projektledare bör ha enligt årets finalister till Donald Davies Stipendium.

Bland ett 40-tal nominerade landade juryn för Donald Davies Stipendium 2020 på Åsa, Silvana och Johnny – tre skickliga finalister som alla projektleder omfattande komplexa projekt. Möt årets finalisterna här. På frågan “Vilka är de viktigaste egenskaperna en projektledare bör ha, enligt dig?” gav våra finalister tänkvärda svar, som vi sammanfattar här.

Skapa struktur och planera klokt
Grunden i projektledning handlar om god planering och att strukturera upp arbetet. Att behärska projektverktygslådan, med dess olika metoder, samt att fånga upp problem och att vara resultatorienterad, är viktigt.

Ge teamet förtroende och stöd
Förmågan att se varje medarbetare, att ha tillit till sitt team och att se till så de får det stöd de behöver är avgörande. Som projektledare ska du se till så att alla medarbetare och intressenter får chansen att bidra till framgång!

Kommunicera med blicken på målet
Vi har hört det förut: En tydlig och transparent kommunikation är nyckeln till en effektiv projektledning. Sätt bra ramar, hålla blicken på målet – och kommunicera!

 

Här är årets finalister till Donald Davies Stipendium:

 

Åsa Ander, Organisationsutvecklare/Projektledare, Svenska Röda Korset

Silvana Balcanovic, Projektledare, CGI

Johnny Eliasson, Complex Venture Owner, Tele2 AB/Curamando AB

Vinnaren erhåller ett stipendium till ett värde av 50 000 kronor till utbildning eller certifiering. Bakom stipendiet, som är öppet för alla, står Donald Davies & Partners. Samarbetspartner är Svenskt Projektforum. Vinnare kommer att presenteras i våra respektive digitala kanaler under juni 2020.

Läs mer om våra finalister och projekten de nominerats för

Hälsningar,
Donald Davies & Partners

Vilka egenskaper tycker du är viktigast hos en projektledare? Diskutera gärna på vår LinkedIn och Facebook, eller kontakta oss på Donald Davies och Partners. Vi kan projekt.

Läs mer om Donald Davies Stipendium

Portföljstyrning i olika konjunkturer – vart bör fokuset ligga?

Den senaste tiden har vi blivit varse att konjunkturen kan svänga kraftfullt och snabbt. I olika konjunkturer behöver pågående och planerade projekt värderas och prioriteras på olika sätt. Här är några viktiga skillnader i portföljstyrningen när du befinner dig i en låg- respektive högkonjunktur.

Våra konsulter på Donald Davies & Partners har stor erfarenhet av projektledning och förändringsledning, även när det kommer till olika projekts beroenden och portföljstyrning.

I en lågkonjunktur – våga väga in nyttoeffekten

Under en lågkonjunktur blir portföljstyrning och projektuppföljning extra viktigt, inte minst för att det då är kritiskt att ha kontroll över budget och ekonomi överlag.

Om man behöver skära kostnader eller dra i handbromsen är det dock sällan en god idé att göra det lika mycket inom alla projekt. Det är viktigt att väga in de förväntade nyttoeffekter som varje
pågående projekt har. Genom att koppla projektprioriteringar till företagets eller organisationens strategier och mål, får man en uppfattning om vilka projekt som på kort respektive lång sikt tillför mest nytta till verksamheten, och därmed kan anses som viktigast. Även om vissa projekt är resurskrävande för stunden är det viktigt att ha ett långsiktigt nyttoperspektiv för ögonen.

Om man behöver skära kostnader är det sällan en god idé att göra det lika mycket inom alla projekt.

När projekten är prioriterade är det viktigt att ha en ordentlig riskhantering, för att säkerställa att projekten kan genomföras som planerat och därmed förhindra att vissa projekt behöver stängas ner i ett senare skede.

Ett avgörande steg är att prioriteringsbesluten sedan förankras hos och får stöd från samtliga beslutsfattare, inte minst linjecheferna. För att få förståelse och en bred uppslutning måste kommunikation om vilka projekt som får vilken prioritering och varför, nå ut och få fäste i hela verksamheten.

I en högkonjunktur – planera för ett kommande skifte

Under högkonjunkturer är läget ett annat. Förutom ett fokus på respektive projekts lönsamhet och leverans av nyttoeffekter, är utmaningen oftast tillgången till resurser och kompetens.

Det är också i goda tider som man bör tydliggöra de styrande principerna för hur prioriteringar av olika projekt görs, om och när affärsläge och omvärld förändras. Om det vänder snabbt (något vi upplevt den senaste tiden) behöver man ha en beredskap att kunna ställa om, vilket innebär att portföljen behöver vara balanserad och prioriteringarna tydliga.

Bodil Hedlund
Projektledare och partner, Donald Davies & Partners
bodil.hedlund@ddp.se

Behöver du stöd och råd kring din portföljstyrning eller inom projekt- och förändringsledning? Kontakta oss. Här kan du läsa mer om vår tjänst portföljstyrning

En förändring kräver sin plan – 3 smarta knep för projektplanering

Hur planerar man projekt i en tid då stora förändringar ställt både människor och organisationer inför nya utmaningar? Enligt vissa går det inte att planera projekt förrän all information är på plats. Donald Davies, en av Donald Davies & Partners grundare, menade däremot att planering främst kräver förmågan att föreställa sig den närmaste framtiden utan att veta allt.

I boken Project Secrets utvecklar Donald Davies sitt resonemang. Han landar i slutsatsen att det är fullt möjligt och inte särskilt svårt att skissa upp ett sannolikt projektscenario och dessutom på en tillräckligt detaljrik nivå för att åstadkomma relevant planering – så att du kan köra igång!

Det är fullt möjligt och inte särskilt svårt att skissa upp ett sannolikt projektscenario.

De här tre punkterna hjälper dig att lägga en stadig grund i skakiga tider:

1. Tidslinje
Lista projektets troliga aktiviteter i en tidslinje. Dokumentera även startdatum och slutdatum för varje aktivitet. Fastställ därefter vem som ansvarar för respektive aktivitet och vilka resurser som finns.

2. Resursbudget
Se över vilka resurser som finns. Gör sedan en budget för varje aktivitet och resurs som krävs för projektet.

3. Organisationsschema
Gör ett organisationsschema som visar projektets olika projektmedlemmar och resurser. Ett organisationsschema ger en tydlig bild av projektet på ett lättöverskådligt sätt.

Nu har du en stabil grund som ligger relativt nära verkligheten. Under projektets gång kommer de sista delarna och aktiviteterna att falla på plats. Det är bara att riva tag!

Donald Davies var en pionjär inom projektledning. Han var även med och grundade Donald Davies & PartnersI hans bok Project Secrets hittar du fler tips på hur projektets olika delar kan planeras och genomföras, så att de blir framgångsrika. Beställ boken här.

Vi har stor erfarenhet av att planera i förändring. Vill du veta mer om hur vi kan hjälp er? Vi kan projekt. Kontakta oss på Donald Davies & Partners.

Detta Insights publicerades i juli 2017, här återpublicerat efter viss uppdatering.