Omvärlden, projektet och kulturen – tre faktorer som avgör förändringen

Vad avgör egentligen om en förändring kommer att lyckas eller inte? Mycket är upp till projektledaren och projektet som är ämnat att starta förändringen, men inte allt (som pandemin just nu gör oss varse). Med kunskap om vilka övergripande faktorer som påverkar en förändring, kommer värdefulla insikter och en större möjlighet att kunna påverka slutresultatet.   

Som projektledare ligger ditt fokus främst på projektet – planering, genomförande och överlämning. Uppgiften är att etablerar en vinnande projektkultur och ett dynamiskt och slagkraftigt team som kan generera projektresultat. Men det är inte bara projektet som påverkar om den större förändringen lyckas.

Omvärlden kan plötsligt förändra allt

De övergripande faktorerna i en förändring kan liknas med fälten i en piltavla där alla “ringar” påverkar resultatet. Den innersta ringen, i mitten, är projektet. Nästa ring är verksamheten och dess kultur. Och runt omkring alltihop finns den stora omvärlden. Likt det kända uttrycket “operationen lyckades, men patienten dog”, hjälper ett väl genomfört projekt föga om inte verksamheten är med på tåget, eller om omvärldens plötsligt förändras och omöjliggör ett lyckat projekt eller en framgångsrik förändring.

Kultur och tankemönster styr förändringen

Verksamhetskulturen, den andra ringen, är avgörande för en lyckad förändring. Om inte alla som påverkas av förändringen i verksamheten förstår varför den görs och anammar de tankemönster som det nya kräver, kommer förändringen aldrig starta, än mindre få fäste i verksamheten. Som projektledare behöver du se till så att rätt förutsättningar för en förändring i verksamheten finns. Du behöver få grepp om kulturen genom att bland annat göra en intressentanalys, identifiera de informella ledarna och se till så att en effektiv kommunikationsplan finns på plats.

Omvärlden, den tredje ringen längst ut, kan förändra allting helt och hållet. Till exempel kan marknaden eller konjunkturen förändras negativt, en konkurrent plötsligt ändra sin strategi eller så kan högst oväntade saker såsom en pandemi inträffa. Omvärlden kan inte verksamheten, än mindre projektledaren, göra något åt. Men du som projektledare kan hjälpa styrgruppen försöka att hålla kontinuerlig koll så att möjligheterna att parera och ändra strategi blir större.

Frågor du kan ställa styrgruppen är: Har någon till uppgift att övervaka omvärlden? Gäller affärscaset som ligger till grund för projektet och förändringen fortfarande? Själv brukar jag föreslå att styrgruppen ser över detta varje kvartal, och att en större audit genomförs var sjätte månad, åtminstone på de mest strategiska projekten.

Som projektledare behöver du fokusera på projektet, lyfta blicken till verksamheten och förstå att omvärlden påverkar. Gör du det går du från att vara en projektledare, till att bli en förändringsprojektledare.

 

Vill du veta mer om hur vi leder förändringsprojekt? Vi kan projekt. Kontakta oss på Donald Davies & Partners.

Vad har du för tankar kring detta ämne? Kontakta oss gärna eller fortsätt diskussionen på vår Facebook eller på LinkedIn.

 

Detta Insights publicerades i november 2018, här återpublicerat efter viss uppdatering.

6 ingredienser för ledarskap i förändring

En förändringsprojektledare har många roller och uppgifter, den viktigaste är att vara en stark ledare som för ett uppdrag eller ett projekt tryggt i hamn. Något som är lättare sagt än gjort. Ta del av reflektioner från vår partner och förändringsprojektledare Mikael Ölund som berättar om vilka ingredienser som ingår i receptet för den “perfekta” förändringsprojektledaren.

Existerar det ett recept för den “perfekta” ledaren? Genom mina 20 år som projektledare i förändring har jag upptäckt särskilda framgångsfaktorer som ger förutsättning för ett bra ledarskap, där det främsta målet är att skapa förtroende. Jag kan inte påstå att jag gjort någon vetenskaplig studie inom området, men här kommer mina egna slutsatser, för den som är nyfiken.

 

Man lär sig saker längs karriärens gång, både om sig själv och andra, och det gäller att ha självinsikt att även reflektera över sin egen roll och sitt eget ledarskap

Vad hade du i din ledarroll kunnat göra annorlunda för att undvika en viss situation? För att uppnå ett annat resultat?

 

6 ingredienser för ledarskap i förändring

 

Tydlighet & trygghet
Din uppgift är att tydligt kommunicera vad, hur, varför något ska genomföras. Som förändringsprojektledare är det särskilt viktigt att vara tydlig mot styrgruppen angående förväntningar, både vad gäller dina och styrningsgruppens. Genom att själv vara trygg, tydlig och kommunikativ inger du en trygghet, något som är viktigt för ett framgångsrikt ledarskap.

Ansvar & kontroll
Var tydlig och visa att du tar kontroll och tar ansvar över situationen. “ Jag kommer att göra såhär i följande tre steg”. Om det uppstår något problem, ta tag i det direkt och ta initiativet till att hitta en lösning.

Ödmjukhet
Lyssna in vad andra säger och vad de har för åsikter. Var också öppen när något gått fel och våga säg att ”Där tänkte jag snett, nu föreslår jag att vi gör så här istället”.

Mod
Välj när du ska vara modig. I början av min karriär försökte jag vara modig hela tiden, även där jag inte behövde lägga mig i. Vid stora beslut är det däremot viktigt få sin röst hörd och vara modig!

Helhet & abstraktion
En duktig ledare ser hela lösningen via en helikoptervy när det kommer till strategi, taktik, operativt arbete och verksamhet. Vad innebär strategin och förändringen för arbetet vid avdelning ett och två?

Passion och driv
En framgångsrik ledare har passion och driv! Mitt bästa tips för att hålla liv i passionen är att skapa ett team där du både kan få energi och ge energi. Donald Davies var min mentor när jag var 27 år och han pratade om “The hungry lions” och syftade på unga talanger, från dem fick han energi och driv. Vid mitt senaste uppdrag hos Barncancerfonden plockade jag in unga projektresurser från Donald Davies & Partners dotterbolag DD Spring, och jag kan verkligen hålla med Donald i hans åsikt om “The hungry lions”!

Vilka egenskaper anser du är en del av receptet på den “perfekta” ledaren? Kontakta oss gärna eller fortsätt diskussionen på vår Facebook eller på LinkedIn

Konsult-Mikael-Olund-projektledare-Donald-Davies-Partners_150x150
Hälsningar,

Mikael Ölund
Projektledare och partner, Donald Davids & Partner

 

Detta Insights publicerades i januari 2019, här återpublicerat efter viss uppdatering.

En projektledares sommardröm

Så var sommaren äntligen här! Frågan är om projekten någonsin vilar, eller om det är nu som fingrarna kliar och årets största projekt drar igång på hemmaplan? Svaret är nog olika för var och en av oss. Hur det än ser ut på projektfronten för din del kommer här en sommarhälsning med inspiration från Donald Davies & Partners, DD Spring och DD Rekrytering att avnjuta i sommar. Välkommen att hugga in på ett smörgåsbord med tre olika fokus, med en gemensam nämnare: Vi kan projekt!

 

1. Nyckelspelaren som inte gör några mål

Ett välläst blogginlägg från Donald Davies & Partners Insights är ett blogginlägg som handlar om hur man ska tänka och prioritera vid tillsättning av en projektledare.

Ett vanligt misstag är att söka en ämnesexpert, när det i själva verket behövs någon som är expert inom projektledning, någon som har förmågan att kunna se helheten. Någon som har, och kan skapa förståelse för hur teamet ska jobba framåt tillsammans för att göra så många mål som möjligt. Vilka faktorer ska man ha i åtanke för att hitta en sådan projektledare? Till inlägget.

 

2. Checklista: 5 to-do’s vid ett projekts avslut

DD Spring är vårt dotterbolag som förser företag med projektresurser som är i starten av sin karriär. I deras individuella karriärsprogram får projektresurser kompletta färdigheter för att forma sin egen framtid som projektledare.

Här skriver en av DD Springs projektledningskonsulter om hur man gör ett bra projektavslut. Mycket fokus läggs vid införandet av ett projekt, men projektets avslut är lika viktigt. Det är många saker som är viktiga att säkerställa för att ge ett projekt ett bra avslut och en bra överlämning. Blogginlägget bjuder på intressant läsning för den som är nyfiken på att läsa mer.

 

3. En digital rekryteringsprocess – från start till slut

DD Rekrytering är ett rekryteringsbolag nischat mot projektledning. Digitaliseringen är ett faktum för alla i rekryteringsbranschen i och med Covid19. I dessa tider när vi gör vad vi kan för att undvika personliga möten, är det viktigt att ha en digital rekryteringsstrategi som fortfarande är personlig och med samma goda resultat som en “vanlig” rekrytering.

Vad finns det för fördelar och nackdelar med en digital rekryteringsprocess och hur går alla steg till från start till slut? Här kan du läsa mer i blogginlägget hos DD Rekrytering.

 

Vi på DD Koncernen önskar alla våra kunder, projektledare och samarbetspartners en riktigt härlig sommar, för egen del så kan jag nog inte låta bli att lägga om tegelpannorna på torpet.


Per Eltell, vd DD Koncern

 

Vad vill du att vi ska skriva om i höst? Kontakta oss gärna eller fortsätt diskussionen på vår Facebook eller på LinkedIn.

Vill du veta mer om vad vi kan göra för din verksamhet? Donald Davies & Partners, DD Spring och DD Rekrytering – tre företag för alla dina resursbehov inom projekt!  Välkommen att kontakta oss!

.

Trendspaning från våra Finalister 2020!

Den 12 juni koras den tredje stipendiaten av Donald Davies Stipendium under det digitala frukostseminariet Project Management Talks, som arrangeras av Svenskt Projektforum. Donald Davies Stipendium tilldelas årligen ”En projektledare som gjort det omöjliga möjligt i ett omfattande projekt” och vinnaren erhåller 50 000 kr till utbildning eller certifiering.

 

ÅRETS FINALISTER 2020

Åsa Ander, Organisationsutvecklare/Projektledare, Svenska Röda Korset
Silvana Balcanovic, Projektledare, CGI
Johnny Eliasson, Complex Venture Owner, Tele2 AB/Curamando AB

Läs mer om våra finalister och projekten de nominerats för

 

Trender inom projektledning

Bland ett 40-tal nominerade landade juryn för Donald Davies Stipendium 2020 på Åsa, Silvana och Johnny – tre skickliga finalister som alla projektleder omfattande komplexa projekt.

Vi har bett våra finalister att berätta om vilka trender som de ser inom projektledning just nu, här kommer en sammanställning av deras svar.

Gränsen mellan projektledning och företagsledning suddas ut
När självorganisering och chefslösa organisationer blir vanligare så kommer även projektledarrollen och sättet vi driver projekt på att behöva anpassas. Gränsen mellan projektledning och förändringsledning kommer att suddas ut. Projektledare behöver också vara förhandlingsledare.

Projektledare behöver också vara förhandlingsledare.

Ökat behov av virtuell projektledning
AI och automatisering har verkligen blivit intressant. Vi behöver bättre förstå kraften i det nya. En fråga som aktualiserats i spåren av Corona är hur vi kan leda projekt på distans och virtuellt. Tekniken har funnits där en tid, men användningen har inte påskyndats förrän nu. Det är en omställning att jobba i projekt på detta vis. Hur sköter vi uppföljningar och hur motiverar vi varandra utan fysiska möten?

Den agila metodiken påverkar projektledarrollen
Det är spännande att följa hur den agila arbetsmetodiken påverkar den traditionella projektledarrollen, och hur storbolagens behov och krav om att driva projekt i mål förändras i takt med detta.

 

Vinnaren utses under frukostseminariet Project Management Talks den 12 juni. Anmäl dig här!

Vinnaren erhåller ett stipendium till ett värde av 50 000 kronor till utbildning eller certifiering. Bakom stipendiet, som är öppet för alla, står Donald Davies & Partners. Samarbetspartner är Svenskt Projektforum.

Hälsningar,
Donald Davies & Partners

Läs mer om Donald Davies Stipendium

Vad ser du för trender inom projektledning? Kontakta oss gärna eller fortsätt diskussionen på vår Facebook eller på LinkedIn.

En riktigt skicklig projektledare – enligt våra finalister

Vill du bli, eller ska du rekrytera, en skicklig projektledare? Här har vi sammanfattat de viktigaste egenskaper en projektledare bör ha enligt årets finalister till Donald Davies Stipendium.

Bland ett 40-tal nominerade landade juryn för Donald Davies Stipendium 2020 på Åsa, Silvana och Johnny – tre skickliga finalister som alla projektleder omfattande komplexa projekt. Möt årets finalisterna här. På frågan “Vilka är de viktigaste egenskaperna en projektledare bör ha, enligt dig?” gav våra finalister tänkvärda svar, som vi sammanfattar här.

Skapa struktur och planera klokt
Grunden i projektledning handlar om god planering och att strukturera upp arbetet. Att behärska projektverktygslådan, med dess olika metoder, samt att fånga upp problem och att vara resultatorienterad, är viktigt.

Ge teamet förtroende och stöd
Förmågan att se varje medarbetare, att ha tillit till sitt team och att se till så de får det stöd de behöver är avgörande. Som projektledare ska du se till så att alla medarbetare och intressenter får chansen att bidra till framgång!

Kommunicera med blicken på målet
Vi har hört det förut: En tydlig och transparent kommunikation är nyckeln till en effektiv projektledning. Sätt bra ramar, hålla blicken på målet – och kommunicera!

 

Här är årets finalister till Donald Davies Stipendium:

 

Åsa Ander, Organisationsutvecklare/Projektledare, Svenska Röda Korset

Silvana Balcanovic, Projektledare, CGI

Johnny Eliasson, Complex Venture Owner, Tele2 AB/Curamando AB

Vinnaren erhåller ett stipendium till ett värde av 50 000 kronor till utbildning eller certifiering. Bakom stipendiet, som är öppet för alla, står Donald Davies & Partners. Samarbetspartner är Svenskt Projektforum. Vinnare kommer att presenteras i våra respektive digitala kanaler under juni 2020.

Läs mer om våra finalister och projekten de nominerats för

Hälsningar,
Donald Davies & Partners

Vilka egenskaper tycker du är viktigast hos en projektledare? Diskutera gärna på vår LinkedIn och Facebook, eller kontakta oss på Donald Davies och Partners. Vi kan projekt.

Läs mer om Donald Davies Stipendium

Portföljstyrning i olika konjunkturer – vart bör fokuset ligga?

Den senaste tiden har vi blivit varse att konjunkturen kan svänga kraftfullt och snabbt. I olika konjunkturer behöver pågående och planerade projekt värderas och prioriteras på olika sätt. Här är några viktiga skillnader i portföljstyrningen när du befinner dig i en låg- respektive högkonjunktur.

Våra konsulter på Donald Davies & Partners har stor erfarenhet av projektledning och förändringsledning, även när det kommer till olika projekts beroenden och portföljstyrning.

I en lågkonjunktur – våga väga in nyttoeffekten

Under en lågkonjunktur blir portföljstyrning och projektuppföljning extra viktigt, inte minst för att det då är kritiskt att ha kontroll över budget och ekonomi överlag.

Om man behöver skära kostnader eller dra i handbromsen är det dock sällan en god idé att göra det lika mycket inom alla projekt. Det är viktigt att väga in de förväntade nyttoeffekter som varje
pågående projekt har. Genom att koppla projektprioriteringar till företagets eller organisationens strategier och mål, får man en uppfattning om vilka projekt som på kort respektive lång sikt tillför mest nytta till verksamheten, och därmed kan anses som viktigast. Även om vissa projekt är resurskrävande för stunden är det viktigt att ha ett långsiktigt nyttoperspektiv för ögonen.

Om man behöver skära kostnader är det sällan en god idé att göra det lika mycket inom alla projekt.

När projekten är prioriterade är det viktigt att ha en ordentlig riskhantering, för att säkerställa att projekten kan genomföras som planerat och därmed förhindra att vissa projekt behöver stängas ner i ett senare skede.

Ett avgörande steg är att prioriteringsbesluten sedan förankras hos och får stöd från samtliga beslutsfattare, inte minst linjecheferna. För att få förståelse och en bred uppslutning måste kommunikation om vilka projekt som får vilken prioritering och varför, nå ut och få fäste i hela verksamheten.

I en högkonjunktur – planera för ett kommande skifte

Under högkonjunkturer är läget ett annat. Förutom ett fokus på respektive projekts lönsamhet och leverans av nyttoeffekter, är utmaningen oftast tillgången till resurser och kompetens.

Det är också i goda tider som man bör tydliggöra de styrande principerna för hur prioriteringar av olika projekt görs, om och när affärsläge och omvärld förändras. Om det vänder snabbt (något vi upplevt den senaste tiden) behöver man ha en beredskap att kunna ställa om, vilket innebär att portföljen behöver vara balanserad och prioriteringarna tydliga.

Bodil Hedlund
Projektledare och partner, Donald Davies & Partners
bodil.hedlund@ddp.se

Behöver du stöd och råd kring din portföljstyrning eller inom projekt- och förändringsledning? Kontakta oss. Här kan du läsa mer om vår tjänst portföljstyrning

En förändring kräver sin plan – 3 smarta knep för projektplanering

Hur planerar man projekt i en tid då stora förändringar ställt både människor och organisationer inför nya utmaningar? Enligt vissa går det inte att planera projekt förrän all information är på plats. Donald Davies, en av Donald Davies & Partners grundare, menade däremot att planering främst kräver förmågan att föreställa sig den närmaste framtiden utan att veta allt.

I boken Project Secrets utvecklar Donald Davies sitt resonemang. Han landar i slutsatsen att det är fullt möjligt och inte särskilt svårt att skissa upp ett sannolikt projektscenario och dessutom på en tillräckligt detaljrik nivå för att åstadkomma relevant planering – så att du kan köra igång!

Det är fullt möjligt och inte särskilt svårt att skissa upp ett sannolikt projektscenario.

De här tre punkterna hjälper dig att lägga en stadig grund i skakiga tider:

1. Tidslinje
Lista projektets troliga aktiviteter i en tidslinje. Dokumentera även startdatum och slutdatum för varje aktivitet. Fastställ därefter vem som ansvarar för respektive aktivitet och vilka resurser som finns.

2. Resursbudget
Se över vilka resurser som finns. Gör sedan en budget för varje aktivitet och resurs som krävs för projektet.

3. Organisationsschema
Gör ett organisationsschema som visar projektets olika projektmedlemmar och resurser. Ett organisationsschema ger en tydlig bild av projektet på ett lättöverskådligt sätt.

Nu har du en stabil grund som ligger relativt nära verkligheten. Under projektets gång kommer de sista delarna och aktiviteterna att falla på plats. Det är bara att riva tag!

Donald Davies var en pionjär inom projektledning. Han var även med och grundade Donald Davies & PartnersI hans bok Project Secrets hittar du fler tips på hur projektets olika delar kan planeras och genomföras, så att de blir framgångsrika. Beställ boken här.

Vi har stor erfarenhet av att planera i förändring. Vill du veta mer om hur vi kan hjälp er? Vi kan projekt. Kontakta oss på Donald Davies & Partners.

Detta Insights publicerades i juli 2017, här återpublicerat efter viss uppdatering.

Snabbriskanalys i 5 enkla steg

I dessa tider är riskanalys väldigt viktigt och aktuellt. Har man inte riktigt hunnit med det är en snabbriskanalys ett värdefullt verktyg.

Donald Davies ansåg att riskanalysen är en fantastisk uppfinning, men att den är en riktig långkörare. Han utvecklade därför en egen variant – Snabbriskanalysen. Idag är snabbriskanalysen ett värdefullt verktyg för personer i planerande och ledande befattningar.

Snabbriskanalysen är utformad i samma klassiska form som vid en vanlig riskanalys. Det vill säga beskrivning av risken, effekten på projektet om det inträffar, sannolikheten att det händer, och hur man planerar att åtgärda det. Skillnaden är att det inte kräver lika mycket tid eller resurser.

Den som känner till metoden för snabbriskanalyser hanterar ofta oförutsedda situationer lugnare och mer metodiskt.

Metoden lämpar sig redan i förstudien för att utvärdera de finansiella påverkningarna av olika risker, men också löpande för att hitta alternativ till åtgärder för de aktuella riskerna.

Donalds Snabbriskanalys i 5 steg:

  1. Involvera rätt resurser
    Involvera de två till tre mest insatta personerna i processen, de kommer kunna bidra med värdefull input.
  2. Skapa en bra översikt
    Använd en whiteboard eller liknande för att ge deltagarna en bra översikt över analysen och dess olika delar.
  3. Hur påverkas projektet?
    Definiera problemet eller risken och hur det påverkar projektet, gällande exempelvis förseningar, ökade kostnader eller andra faktorer.
  4. Gör en prioritering
    Skriv upp de åtgärder som finns för att lösa problemet, det kan vara en, två eller tre punkter i prioriteringsordning.
  5. Fastställ aktiviteter och mål
    Lista alla de aktiviteter som krävs för varje åtgärd.

Donald Davies var en pionjär inom projektledning och även en av grundarna bakom Donald Davies & PartnersI hans bok Project Secrets hittar du fler tips för hur ett projekts olika delar kan planeras och genomföras för att bli framgångsrika. Beställ boken här.

Vi har stor erfarenhet av att jobba med risk. Vill du veta mer om hur vi jobbar med riskanalyser och hur vi kan hjälp er? Vi kan projekt. Kontakta oss på Donald Davies & Partners.

Bästa hälsningar,

Per Eltell
Vd och koncernledare, Donald Davies & Partners

Svårt att välja projektledare? Låt skall-kraven avgöra saken

Om du ska rekrytera projektledare bör du se hit, för detta vill du inte missa! I ett blogginlägg före jul gick vi igenom vad du borde tänka på när du rekryterar projektledare – så kallade bör-krav. Den här gången kommer vi istället att kika närmare på de krav projektledaren med nödvändighet behöver uppfylla för att kvalificera sig för ett uppdrag, det vill säga skall-kraven.

Under hösten skrev vi flera blogginlägg om projektledarrekrytering, ledarstilar och efterfrågade kompetenser hos projektledare. I vår minibloggserie om bör-krav och skall-krav har det nu blivit dags för den andra och avslutande delen: skall-kraven.

Skall-krav – klassificering, den gyllene triangeln, verksamhetskulturen och förändringsresan
Ett skall-krav är ett krav som beskriver det nödvändiga, alltså kvaliteter som projektledaren behöver ha.

Klassificeringssystem. I de allra flesta fall är den gyllene triangeln, verksamhetskulturen och förändringsresans komplexitet mindre påverkbara faktorer än projektledarens egenskaper och beteende. Det är i valet av projektledare du har möjlighet att anpassa dig. Vad många uppdragsgivare inte känner till är att det rentav finns ett klassificeringssystem, som bland annat brukar användas vid upphandlingar. Där rankas projektledare i erfarenhetsgrad enligt en bestämd skala, som gör att du kan bilda dig en uppfattning om kandidatens förmåga i relation till komplexiteten hos enskilda projekt. Klassificerar du även projektet enligt samma struktur blir det lättare att matcha erfarenhet och förmåga på en översiktlig nivå.

Lägg extra tid på att hitta en projektledare med rätt profil, för detta är definitivt ett skall-krav.

Den gyllene triangeln. Redan i ett tidigare blogginlägg berörde vi projekttriangeln. Verktyget är användbart för att få en bild av hur kostnad, tid och kvalitet prioriteras i förhållande till varandra inom ett projekt. Det huvudsakliga fokuset avgör sedan vilken sorts projektledare du behöver. Så om kvalitet är viktigast, vilka egenskaper behöver projektledaren då? Lägg extra tid på att hitta rätt profil, för detta är definitivt ett skall-krav. Personlig lämplighet är lika viktig hos externa projektledare som hos interna projektledare, även om en extern projektledare utgör ett temporärt inslag i organisationen.

Hur stort är förändringsinslaget i projektet och vilka egenskaper behöver projektledaren?

Verksamhetskulturen. Nästa del i pusslet handlar om kultur och ledningsstruktur. Projektledaren behöver självklart, i likhet med resterande personal, fungera ihop med klimatet på arbetsplatsen. Fundera därför i kulturella termer. Vilken ledningsstruktur har verksamheten – är det mesta toppstyrt eller delegeras ansvaret neråt i leden? Vem hanterar pengarna, och vilken code of conduct gäller? Att platsa i verksamheten är ett skall-krav vad gäller projektledare och bör behandlas därefter.

Var noga med att väga in personliga egenskaper nästa gång du rekryterar projektledare till ett specifikt projekt.

Förändringsresan. Många projekt medför förändring och det innebär att projektledaren även måste ses som en förändringsledare. Det kräver ett visst driv och en förmåga att få med sig människor – rätt människor – i förändringen. Ett skall-krav, givetvis. Hur stort är förändringsinslaget i projektet och vilka egenskaper behöver projektledaren?

Sammanfattningsvis behöver projektledarens egenskaper knytas till projektet och verksamheten. Var därför noga med att väga in personliga egenskaper nästa gång du rekryterar projektledare till ett specifikt projekt. Detta är skall-kravet framför andra, och först när det uppfyllts blir domänkunskaper, branschkunskaper och internt nätverk viktiga (se blogginlägget om bör-krav). Gör därför inte misstaget att se lösningen som projektets lösning, när lösningen är projektledaren.

Vill du veta mer om vad som är viktigt vid ditt val av projektledare? Vi kan projekt. Kontakta oss på Donald Davies & Partners och DD Spring.

 

Hälsningar

Mikael Ölund
Projektledare och Partner, Donald Davies & Partners

Emma Wilde
Konsult och projektledare, DD Spring


Vad har du för tankar kring detta ämne?
Kontakta oss gärna eller fortsätt diskussionen på vår Facebook eller på LinkedIn.

Framgångsfaktorer och ledarfiness – så tog Annika it-projektet till strategiskt affärsinitiativ

Projektledaren Annika Hultqvist var förra årets vinnare av Donald Davies Stipendium. Den 4 december 2019 gästade hon konferensen Projektforum för att berätta om sin prisbelönta ledarinsats i ett globalt it-projekt på företaget Sandvik Coromant.

[Nomineringen för 2020 års stipendium är öppen för alla, till och med den 14 februari – nominera här!]

Det övergripande temat för konferensen var framtiden. Ett ämne som avhandlades ur flera olika vinklar var projektledaren som medskapare till morgondagens samhälle. Programmet rymde bland annat lektioner i återbruk, självledarskap och digitalisering. Men scengästen Annika Hultqvist bjöd även på inblickar i konsten att leda ett till synes ogenomförbart och komplext förändringsprojekt.

Leverans: resursplanering i ett samlat system
När Annika äntrade scenen låg fokus på en global utrullning av programvara inom koncernen Sandvik Coromant. Plattformen som just nu håller på att införas ska globalisera hanteringen av affärsprocesser, ERP, Enterprise Resource Planning. Det är en internationell programvarulösning där ekonomi, drift, leveranskedja och resurshantering sammanförs i ett enda system. För Sandvik Coromants del ska detta ge ett mer enhetligt sätt att hantera ekonomi och processer från förfrågan till leverans. Projektet berör sammanlagt 48 länder och har en tidsram på tre år.

Det gällde att hjälpas åt att plocka bort farthindren – att bygga lagkänslan, vara transparent och skapa en gemensam syn på plan och resursfördelning.

– Annika Hultqvist, vinnare av Donald Davies Stipendium 2019

Ledaregenskaper
Med en bakgrund som dataingenjör och it-konsult antog Annika utmaningen att leda projektet. Året var 2017 och vid tidpunkten hade hon arbetat på Sandvik Coromant i närmare 15 år. För att lyckas med det nya uppdraget krävdes ledaregenskaper som stark motivation. Genuint engagemang. Övergripande företagsperspektiv och god kommunikativ förmåga.

– Projektet täckte in globala och lokala team, olika tidszoner, språk, kulturer och sätt att kommunicera. Rollerna behövde definieras tydligt, samtidigt som det fanns motsättningar att överbrygga mellan business- och it-sidan. Det gällde att klargöra vad som skulle levereras och varför, samt att skapa förtroende, tillit, samhörighet och gemenskap, förklarade Annika.

Annika Hultqvist på scenen under Projektforum 2019

Framgångsfaktorer
I dagsläget börjar projektet bli klart. Det nya systemet har lanserats på 68 procent av alla marknader. It-projektet är nu ett strategiskt affärsinitiativ och Annikas insats som projektledare (numer programledare) har bland annat belönats med Donald Davies Stipendium.

Enligt Annika beror framgången på en rad olika faktorer. För att få med sig intressenterna har det till exempel varit nödvändigt att förklara vilka fördelar förändringen innebär. Men det har också varit viktigt att snabbt identifiera de mest utmanande områdena för att kunna inleda förändringsprocessen i god tid. Annika ser även flera insatser som stärkte projektteamets förmåga att leverera:

– Vi gjorde veckouppföljningar där vi i tidigt skede lyfte risker och utmaningar. Dessutom såg vi hela tiden till att ha fokus på den svagaste länken i kedjan för att undvika förseningar. Det gällde att hjälpas åt att plocka bort farthindren – att bygga lagkänslan, vara transparent och skapa en gemensam syn på plan och resursfördelning. Vi använde även globala resurser och mallar för att hantera ekonomisk uppföljning och kommunikation tillsammans med lokala team. Och nu, nu tar vi oss an USA, Kanada, Mexiko och Brasilien.

Har du, eller någon du känner, det som krävs för att vinna Donald Davies Stipendium? Anmäl dig här redan idag! Nomineringen är öppen till och med den 14 februari.


Foto: Göran Ekeberg och Komson