Sommarläsning – våra tre mest lästa Insights samlat i ett!

Skrivet den %s
.

För dig som har kopplat på ditt semester-mode och som spenderar varma sommardagar som sig bör – i hängmattan, solstolen eller på stranden, kommer här en samling av vårens tre mest lästa Insights under våren. Varsågod att hugga in på ett smörgåsbord av projektrelaterade blogginlägg, och du – glöm inte att ta det lite Hakuna Matata!

1. Så bygger du en organisation med gig:are

I detta Insights som är baserat på en krönika berättar vår vd Pernilla Eriksson om våra lärdomar och hur du bygger en organisation med gig:are, och du får även tips om vad du ska tänka på när du anlitar dessa.

På Donald Davies & Partners har vi haft ”gig-ekonomi” som affärsmodell sedan millennieskiftet.

2. Börja med slutet. Fem rubriker i en snygg målbild!

Här skriver vi om vad som händer om du tänker tvärtom när du startar upp ett projekt. Låt slutet bli början och början bli slutet vid nästa projektstart!

Ta här del igen av de fem delarna i en väl visualiserad målbild.

3. En röd person struntar i projektplanen

Vårt överlägset mest lästa Insights under våren. Färger och kommunikation är spännande! Musik är också en viktig del i våra projektledares vardag, lyssna gärna till vår egna projektledarmusiklista.

Trevlig sommar önskar vi på Donald Davies & Partners!

 

Vad vill du att vi ska skriva om i höst? Kontakta oss gärna eller fortsätt diskussionen på vår Facebook eller på LinkedIn.

.

Så bäddar du för ett framgångsrikt projekt – fyra steg

Skrivet den %s
.

 

Grunden för ett framgångsrikt projekt byggs i planeringsfasen. Utifrån mina erfarenheter som projektledare för omfattande förändringsprojekt hos globala tillverkande företag, vill jag här dela med mig av fyra avgörande steg i planerings- och förankringsfasen.

1. Definiera uppgiften noggrant – skapa en gemensam problembild
Varför gör vi detta? Vad är målet? Vem tar besluten? Och vilka kriterier ligger bakom besluten? Att definiera uppgiften och projektet noga, så att teamet, projektgruppen eller projektägaren ser samma problem och målbild är a och o för ett lyckat projekt.

2. Identifiera vad som kan hindra projektet från att lyckas
I planeringsfasen är det viktigt att tidigt identifiera tänkbara hinder som kan dyka upp längs vägen. Har vi ledningens stöd? Finns det en klar vision? Skiljer sig kulturen på olika enheter som påverkas av förändringen? För att få struktur i detta arbete kan du till exempel utgå ifrån Kotters forskning i artikeln Why Transformation Efforts Fail.

3. Genomför en intressentanalys
Att genomföra en noggrann intressentanalys om vilka som påverkas av den förändring som projektet innebär, gör att förankringsarbete och den löpande kommunikationen får fäste i verksamheten. I detta tidigare Insights från min projektledarekollega Patrick Hillberg på Donald Davies & Partners, får du bra tips om vad du bör tänka på när du gör en intressentanalys: Hos vem innebär projektet en förändring? Tre steg för en bra intressentanalys

Upprätta en kommunikationsplan som håller takten, där du ser till att information ges på olika sätt och i olika forum.

4. Kommunicera effektivt
Vikten av kontinuerlig kommunikation under projektets gång för att skapa dialog och engagemang kan inte underskattas. Upprätta en kommunikationsplan som håller takten, där du ser till att information ges på olika sätt och i olika forum. Skriftlig info, muntlig info och möten passar olika bra för olika personer. En effektiv modell för hur kommunikationen kan ges är SCQA-modellen – ”Situation, Complication, Question & Answer”. Den bidrar till en klarhet gällande status, problembeskrivning, lösningsförslag och feedback. Läs mer om den modellen i Barbara Mintos bok The Pyramid Principle.

 

Skena inte iväg i början…
En sak till. En allt för vanlig genväg i början av ett projekt är att man blir för lösningsorienterad för snabbt, innan ovan områden är satta och förankrade. Detta brukar bero på lika delar ambition och otålighet, men är en genväg som förr eller senare blir en senväg.

Vill du veta mer om vad en bra förändringsprojektledare kan göra för din verksamhet? Vi kan projekt. Kontakta oss på Donald Davies & Partners.


Hälsningar,
Johan Hagforsen
Förändringsprojektledare, Donald Davies & Partners

Vad har du för tankar kring detta ämne? Kontakta oss gärna eller fortsätt diskussionen på vår Facebook eller på LinkedIn.

Läs även:
Insights: Vad har projektledare och humlor gemensamt?
Insights: En röd person struntar i projektplanen
Insights: Börja med slutet. Fem rubriker i en snygg målbild!

Trendspaning från våra Finalister 2018!

Skrivet den %s
.

Den 25:e maj utses den första stipendiaten av Donald Davies Stipendium om 50.000 kr på Projektforums Projektverktygsdagen 2018. Stipendiet delas ut varje år av Donald Davies & Partners till “en projektledare som gjort det omöjliga möjligt i ett omfattande projekt”.

Trender inom projektledning 2018

Vi har bett våra finalister att berätta om vilka trender som de ser inom projektledning just nu, här kommer några av deras svar.

 

1. Nätverkande > Projektplaner & Budget
Nätverkande är väldigt viktigt framför projektplaner och budget. Vikten av bra förändringsledning är även fortsatt central. I övrigt är det som alltid kommunikation, kommunikation och kommunikation.

I övrigt är det som alltid kommunikation, kommunikation och kommunikation.

2. Den agila metoden influerar
Förståelsen för projektformen samt hur IT-projekt drivs har ökat de sista åren. Det diskuteras även mycket om hur agilt arbetssätt påverkar den mer traditionella projektformen, något som börjar sätta sig. Det är två olika metoder som kan komplettera varandra.

3. Agilt + Vattenfall= Mikroinnovation
En spännande trend just nu är mixen av projektmetoder, agilt vs. traditionellt vattenfall. Ur detta springer en ”mikroinnovation”, det vill säga vi använder det vi redan har/kan men tillämpar det på ett nytt sätt.

 

Vad ser du för trender inom projektledning?
Kontakta oss gärna eller fortsätt diskussionen på vår Facebook eller på LinkedIn.

Hälsningar,
Donald Davies & Partners

Läs mer om Donald Davies Stipendium

Vad har projektledare och humlor gemensamt?

Skrivet den %s
.

Vissa fysiker menar att humlor inte borde kunna flyga eftersom de är för tunga och har för små vingar. Något som verkar omöjligt kan visa sig vara fullt genomförbart, bara man är dedikerad, och arbetar agilt.

Det finns en tendens i många organisationer att skjuta upp viktiga förändringsprojekt så länge att det blir väldigt bråttom när man väl kommer till skott. Det leder till att det blir knappt om tid för det förarbete som hade behövts, med kartläggning, behovsanalys och processgenomgångar. Det går fortfarande att lyckas, men då måste man jobba agilt på riktigt och vara beredd att prioritera hårt.

Proof of concept – att jobba med prototyper
Ett bra sätt att komma framåt är att jobba med prototyper. Det är nämligen först när det finns något ”att ta på” som människor kan förstå, se en lösning fullt ut, och komma med de riktigt goda idéerna.

Att prioritera är avgörande för att ett projekt ska bli framgångsrikt, därför bör man göra avvägningar av resursinsats kontra nyttoeffekt

I ett agilt projekt med pressad tidplan måste man våga prioritera på riktigt för att komma i mål, vilket kan innebära att man gör någon intressent besviken. Vid prioritering gäller det att mäta resursinsats kontra nyttoeffekt av en särskild aktivitet i ett projekt. Man får aldrig tappa bort projektets effektmål även om man möter starka röster på vägen. Kom också ihåg att hantera kravtillväxten i projektet, särskilt om det är agilt. Återigen: prioritera hårt i projektet men förklara att ni bygger en plattform där många önskemål kan förverkligas i framtiden.

Som projektledare kan man uppleva samma känsla som infinner sig när man ska bestiga ett berg och blickar upp mot toppen och får känslan av att det är omöjligt, men när man väl är på väg så släpper det, bara man inte fäster fokus på toppen. Det är likadant med projekt, därför är etappmål väldigt viktiga i projekt, så att man kan se och uppleva framstegen längs vägen för att komma närmare det stora och övergripande målet.

Vikten av ett bra ledarskap
För att ro ett projekt i hamn krävs ett starkt och bra ledarskap på olika nivåer i organisationen. När man arbetar agilt faller det naturligt att tillämpa ett situationsanpassat ledarskap där olika situationer kräver olika tillvägagångssätt och agerande.

4 råd vid ett situationsanpassat ledarskap

  • Skapa en bra teamkänsla
    Se till att stärka teamet, ge dem tydliga roller och var noga med att bejaka intressekonflikter. Motiverade projektmedlemmar drar sitt strå till stacken!
  • Tydlig kommunikation till styrgrupp och intressenter
    Det ska kommuniceras tydligt till styrgruppen och alla möten ska vara väl förberedda eftersom högre chefer ofta har ont om tid. Deras roll är i sin tur att förankra information hos sina respektive avdelningar och leverantörer. De ska hålla en affärsmässig relation med säljarna och ställa tydliga krav.
  • Ibland måste man agera snabbt
    Som projektledare måste man själv fatta beslut i vissa situationer där det är omöjligt att hinna kolla med andra, då får man checka av med andra i efterhand.
  • Fällor vid prioritering
    Alla är vi olika och har olika egenskaper, entusiasterna brinner för sin sak och är inspiratörer vid till exempel en workshop, medan andra är mer tystlåtna. De är de kloka och tystlåtna som ofta vet hur saker ska gå till så det gäller att ge dessa personer chansen att dela med sig av sina idéer och tankar.

Vill du veta mer om vad en bra förändringsprojektledare kan göra för din verksamhet? Vi kan projekt. Kontakta oss på Donald Davies & Partners.


Hälsningar,
Kristian Warrol
Förändringsprojektledare, Donald Davies & Partners

Vad har du för tankar kring detta ämne? Kontakta oss gärna eller fortsätt diskussionen på vår Facebook eller på LinkedIn.

Läs även:
Insights: En röd person struntar i projektplanen
Insights: Börja med slutet. Fem rubriker i en snygg målbild!

Snabbriskanalysen – ett värdefullt verktyg i 5 enkla steg

Skrivet den %s
.

Donald Davies* menade att riskanalysen är en fantastisk uppfinning, men att den är en riktig långkörare. Han utvecklade därför en egen variant, snabbriskanalysen. Snabbriskanalysen är idag ett värdefullt verktyg för personer i planerande och ledande befattningar.

Snabbriskanalysen är utformad i samma klassiska form som vid en vanlig riskanalys. Det vill säga beskrivning av risken, effekten på projektet om det inträffar, sannolikheten att det händer, och hur man planerar att åtgärda det. Skillnaden är att det inte kräver lika mycket tid eller resurser.

Den som känner till metoden för snabbriskanalyser hanterar ofta oförutsedda situationer lugnare och mer metodiskt.

Metoden lämpar sig redan i förstudien för att utvärdera de finansiella påverkningarna av olika risker, men också löpande för att hitta alternativ till åtgärder för de aktuella riskerna.

Snabbriskanalysen i 5 steg:

  1. Involvera rätt resurser
    Involvera de två till tre mest insatta personerna i processen, de kommer kunna bidra med värdefull input.
  2. Skapa en bra översikt
    Använd en whiteboard eller liknande för att ge deltagarna en bra översikt över analysen och dess olika delar.
  3. Hur påverkas projektet?
    Definiera problemet eller risken och hur det påverkar projektet, gällande exempelvis förseningar, ökade kostnader eller andra faktorer.
  4. Gör en prioritering
    Skriv upp de åtgärder som finns för att lösa problemet, det kan vara en, två eller tre punkter i prioriteringsordning.
  5. Fastställ aktiviteter och mål
    Lista alla de aktiviteter som krävs för varje åtgärd.

Voilà!

I Donalds bok Project Secrets hittar du fler tips för hur ett projekts olika delar kan planeras och genomföras för att bli framgångsrika. Beställ boken här.

*Donald Davies gick bort den 13 juli 2017. Donald var en pionjär inom projektledning och även en av grundarna bakom Donald Davies & Partners.

Läs mer om Donald här>>

Lyckas med förändringen – Förändringsprojektledarens tips!

Skrivet den %s
.

”Nu genomför vi projektet. Förändringen tar vi sen…”. Det är tyvärr ett allt för vanligt förekommande synsätt hos både beställare och projektledare idag. Ofta beror det på resursbrist, men lika ofta på att insikten saknas om att varje projekt innebär en förändring – ringar på vattnet inom verksamheten som behöver förutses och tas om hand.

Den förändring som ett projekt, till exempel införandet av ett nytt system, kan medföra i verksamheten är exempelvis nya arbetsrutiner, nya roller för vissa medarbetare eller att nya verktyg behöver införskaffas. Dessa typer av förändringar är något som kan upptäckas om du gör en påverkansanalys i början av projektet. Andra förändringar upptäcks under projektets gång. Då är det viktigt att notera och följa upp dem.

För att kunna ta hem de effektmål som projektet ska åstadkomma krävs att man aktivt försöker förutse och hanterar förändringen. Här kommer fyra handfasta steg för att lyckas med det:

1 ) När du gör projektplanen – gör även en förändringsplan
Att förekomma en förändring är en framgångsnyckel. Att initialt göra en påverkansanalys och förändringsplan är därför nödvändigt. En förändringsplan innehåller vad man tror påverkan kommer bli på organisationen. Till exempel vilka personer och intressenter som bör involveras tidigt, eventuellt motstånd förändringen kan få hos vissa personer eller avdelningar, eventuella verktyg som kommer behövas köpas in vid införandet samt tidsplan med avstämningsmöten. Att förankra planen hos ledning och verksamheten är sedan avgörande.

2) Använda mallar och checklistor
Det ska inte vara komplicerat eller upplevas som jobbigt att genomföra en förändring. Det finns många färdiga mallar och checklistor som är bra för detta. Mallar och checklistor är också bra att arbeta med och enas kring gemensamt. Vill du ha tips på mallar och checklistor? Kontakta oss!

3) Håll förändringsplanen levande – följ upp
Det är lätt att man under ett projekt blir väldigt mycket ”här och nu”, speciellt när problem hopar sig. Trots det är det viktigt att förändringsplanen hela tiden följs upp och fylls på under resans gång. Det gäller helt enkelt att arbeta agilt, och vara vaksam på vad förändringarna i projektet medför längre fram. Regelbundna avstämningar av förändringsplanen är nödvändigt och skall vara en del av projektplanen.

4) Sign off – se till att förändringsåtgärderna implementeras
Har du gjort ovan punkter konsekvent kan de vinster och den effekt som projektet är satt att åstadkomma nu börja räknas hem. Ett genomfört projekt räcker inte, du måste också ha koll på förändringen. Det är viktigt att alla intressenter godkänner och skriver under på det!

Vill du veta mer om vad en bra förändringsprojektledare kan göra för din verksamhet? Vi kan projekt. Kontakta oss på Donald Davies & Partners.


Hälsningar,
Lars Carlsson
Förändringsprojektledare
Donald Davies & Partners

 

Vad har du för tankar kring detta ämne? Kontakta oss gärna eller fortsätt diskussionen på vår Facebook eller på LinkedIn.

Läs mer:
Insights: Varje projekt innebär en förändring

 

Detta är ett av våra mest populära Insights, här återpublicerat efter viss uppdatering.

En röd person struntar i projektplanen

Skrivet den %s
.

 

Hur kommunicerar vi med varandra i projektet? Till vem ska vi kommunicera, vad ska vi säga och varför? En kommunikationsplan är ett viktigt styrdokument när det kommer till projektplanering. Att veta vem man kommunicerar med och hur de vill ha informationen till sig, är a och o.

Något vi understrukit tidigare angående projektets planeringsfas är vikten av en gedigen intressentanalys. Här kan du läsa vårt tidigare inlägg om det! När alla intressenter är identifierade bör kommunikationsplanen upprättas. Den första delen vid upprättandet av en sådan plan innebär att tänka igenom vilka olika personer, grupper och avdelningar du ska kommunicera till, och vad syftet med förändringen är för varje målgrupp.

Ofta pratar man om ”vad som ska ske härnäst” och ”hur” men man glömmer ofta bort ”varför”. ”Varför” är en viktig nyckel som ger både intressenterna och projektledaren viktiga insikter, och som i sig driver delprojekt eller projekt framåt och skvallrar om hur de ska genomföras.

En röd person struntar i planen

Vid implementering av en förändring måste du beskriva för mottagaren vad det är som ska realiseras. En del personer behöver se det visuellt, en del måste höra, och för andra räcker det med att de själva får läsa en detaljerad plan. Det är viktigt att hantera olika personer på olika sätt. En ”blå” person* måste till exempel få en detaljerad plan, samtidigt som en röd person ”struntar i planen”, och hittar andra sätt att ta till sig projektet på. För dem är syfte och målbild viktigt.

Under hela projektets genomförande har sedan en löpande kommunikation en avgörande roll. Det viktiga är att skapa en dialog, så att projektledaren hela tiden får indikationer om hur projektet fortlöper och om någon eller några intressenter inte hänger med i förändringen. Att tydliggöra för alla intressenter vem de kan och ska ha dialogen med är avgörande, utan en bra dialog kommer man att misslyckas med projektet.

Då finns det risk för att man har att göra med motarbetare istället för medarbetare.

Ett projekt flyter sällan på smärtfritt hela vägen från planering till mål, och som projektledare möter man många utmaningar längs vägen. Ibland behöver man samla extra kraft och energi! Därför har vi sammanställt en Spotify-lista med låtar som våra projektledare gärna lyssnar på. Enjoy!

Projektledarens Spotify-lista


  • Happy – Pharrell Williams
  • Krama dej – Björn Skifs
  • Liebe Offensive – Wulfband
  • Snabbköpskassörskan – Di sma undar jordi
  • Wake Me Up When September Ends – Green Day
  • Fyra Bugg & en Coca Cola – Lotta Engberg

 

Vill du veta mer om våra förändringsprojektledare och vad vi kan göra för din verksamhet? Vi kan projekt. Kontakta oss på Donald Davies & Partners.


Hälsningar

Anders Boson
Projektledare och partner
Donald Davies & Partners

 

Vad har du för tankar kring detta ämne? Kontakta oss gärna eller fortsätt diskussionen på vår Facebook eller på LinkedIn.

Läs även:
Insights: Börja med slutet. Fem rubriker i en snygg målbild!

 

*Här kan du läsa mer om färgerna blå, röd, gul, grön och vilka personlighetsdrag som beskriver varje färg.

SEBs stora systemskifte: Ett spännande projekt

Skrivet den %s
.

Anders Wrebo, partner på Donald Davies & Partners, var huvudprojektledare när det troligen största systeminförandet under senare år i bank-Sverige genomfördes på SEB. Ett omfattande projekt över flera år, som kulminerade under en enda helg i april 2016 då omläggningen ägde rum.

Våren 2016 genomfördes det troligen största systeminförandet under senare år i bank-Sverige, när SEB införde ett nytt fondsystem. Projektet löpte över flera år och involverade över 200 personer från olika delar av banken. Läs hela caset här.

Agila förvaltningsteam stod för utveckling och anpassning
I början av projektet hade varje delprojekt sina uppdrag och resurser. Men under projektet valde SEB att införa en agil arbetsmetodik. Agila team knutna till respektive förvaltning fick till uppgift att leverera till de olika projekten.

– En fördel med att arbeta med agila team är att den egna organisationen, de som äger systemen, får bättre kontroll och förståelse för vad som sker. Utmaningen från projektets sida var att gå från att jobba med egna projektteam till att beställa resultat av över 30 självständiga agila leveransteam. I en värld där det agila teamet bara har en beställare blir det oftast oerhört effektivt. I detta fall fanns flera projekt som var beställare till leveransteamen, berättar Anders Wrebo.

Ett agilt arbetssätt ger hela organisationen bättre kontroll och förståelse för vad som sker i projektet.

Cross-synk- möten
En styrka med de agila teamen är den frihet de har att planera och prioritera det dagliga arbetet. Men det blir också en utmaning om de agila teamet själva börjar prioritera vilket projekts uppgifter som ska gå först. En övergripande portföljstyrning med tydlig och väl förankrad prioritering är en förutsättning. Ett effektivt verktyg för det är så kallade ”cross-synk- möten” med berörda projekt och leveransteam.

– Det är mycket viktigt att hela tiden föra en dialog med ALLA och hjälpa till att prioritera. När man väl är överens är de agila teamen väldigt snabba på att lösa sina uppgifter eller problem, säger Anders.

Vill du veta mer om hur vi kan hjälpa din organisation med projektledning och agila arbetssätt? Kontakta oss på Donald Davies & Partners.

Hälsningar,
Anders Wrebo
Projektledare och partner, Donald Davies & Partners

Vad har du för tankar kring detta ämne? Kontakta oss gärna eller fortsätt diskussionen på vår Facebook eller på LinkedIn.

Detta är ett av våra mest populära Insights, här återpublicerat efter viss uppdatering.

Börja med slutet. Fem rubriker i en snygg målbild!

Skrivet den %s
.

För en projektledare som precis blivit tilldelad ett uppdrag ligger ofta fokus på nästa steg, och på att snabbt komma igång. Men vad händer egentligen om du först tänker precis tvärtom? Börja med att visualisera målbilden, dvs hur ser det ut när allt är genomfört, levererat och förankrat?

Att visualisera resultatet av ett projekt, både för sig själv och för andra ger en bra spelplan för projektet. Syftet blir tydligt för alla inblandade, och ni kan tidigt ha den så viktiga dialogen om ”varför” och ”hur ser en realistisk plan ut då”? Om alla ser samma målbild blir vägen dit lättare att planera, förstå och gå! Vad ska då ingå i en målbild?

Fem delar i en väl visualiserad målbild:

  1. Det här blir de nya processtegen!
    Vilka processteg kommer att behövas för att införa till exempel ett nytt system? Det kan handla om förberedelser, utbildning och införande.
  1. Då finns kompetensprofilerna på plats!
    Varje tjänst har en specifik kompetensprofil där viss typ av kompetens krävs för att lösa arbetsuppgifterna på bästa sätt. Vilken kompetens och vilket beteende krävs för vilken tjänst efter att projektet är genomfört? Ibland kan det vara sin plats med en utbildning, i andra fall kanske rollen förändras i det avseendet att personen måste vara mer av en säljare. Då får man försöka koordinera nya arbetsuppgifter och nya tjänster på ett smidigt sätt så att ingen känner sig överkörd.
  1. Testning gör vi på detta vis!
    Testverktyg är något som ofta glöms bort och som inte prioriteras vid olika projekt. Att jämföra testverktyg och att planera in testningen direkt i målbilden (det ska vara testat på detta vis) är viktigt. Det kan annars bli något man missar och ”slänger in” mot slutet.
  1. Nya system är på plats och förankrade!
    Vilka system kommer anställda att jobba med när projektet är genomfört? Dessa system behöver introduceras och implementeras under projektets gång så att detta inte kommer som en chock för användarna vid projektets avslut.
  1. Det här innehåller slutrapporten!
    Till sist är det dags att genomföra avslutande aktiviteter som projektutvärdering, restlista, avveckling av resurser, befogenheter, en slutrapport upprättas och arkivering av dokument från projektet görs. Styrgruppen godkänner därefter slutrapporten och tar beslut om avveckling.

Så, hur var det att tänka tvärtom? Låt slutet bli början och början bli slutet vid nästa projektstart!


Hälsningar

Anders Boson
Projektledare och partner
Donald Davies & Partners

Vill du veta mer om våra förändringsprojektledare och vad vi kan göra för din verksamhet? Vi kan projekt. Kontakta oss på Donald Davies & Partners.

Vad har du för tankar kring detta ämne? Kontakta oss gärna eller fortsätt diskussionen på vår Facebook eller på LinkedIn.

Förberedd för GDPR? Det här behöver du ha koll på innan 25 maj.

Skrivet den %s
.

I slutet av maj träder den nya dataskyddsförordningen i kraft. Vad innebär den för din organisation? Vad behöver ni göra och vilka rutiner bör ni ha på plats innan dess?

Här följer en checklista med fyra moment du redan bör ha påbörjat.

1) Inventera
Det första naturliga steget är att göra en informationsinventering och en systeminventering. Du måste få järnkoll på vilka personuppgifter och vilken personinformation din organisation har, om era kunder, kundprospekts, medarbetare med mera. Aktuella system att inventera kan vara ärendehanteringssystem och CRM-system. Vilket stöd har ni för registrering, avtal, laglig förpliktelse eller samtycke?

2) Informera och utbilda
Samtliga i din organisation bör få en övergripande information om vad GDPR är och vad det innebär i praktiken (t ex vilken information innefattas?). De som ansvarar för insamling och hantering av information bör utbildas i de nya striktare rutinerna.

3) Nya rutiner
Hur samlar ni in information och hur hanterar vi den? Om det inte finns en laglig förpliktelse eller avtal i botten, måste varje individ godkänna att ni samlar in och hanterar informationen. Dessutom måste ni också hitta och ta bort en individs information om de vill det. Vilka rutiner och vilken organisation kräver detta?

Radera gamla ”bra-att-ha-register” och fokusera på nya rutiner

4) Säkerhet och ansvarig
Dataskyddsförordningen ställer också högre krav på informationssäkerhet, där ISO 27000 är ett rättesnöre. Det innebär bland annat högre krav på er lösenordshantering, hur ni övervakar era routrar och servrar med mera. Dessutom ska varje organisation ha en uttalad infosäkerhetsansvarig med järnkoll på information och rutinerna och vissa åtaganden gentemot Datainspektionen.

Även efter den 25 maj kommer många företag och organisationer att arbeta med dessa saker. Att ha sakerna på plats, eller åtminstone påbörjat arbetet innan 25 maj är viktigt, annars kan straffet blir dryga böter om Datainspektionen gör ett besök.

Lugn. Än finns tid.
Än är det inte för sent att konsultera eller anlita oss på Donald Davies & Partners. Det här kan vi göra redan nu: Allmänna och speciella utbildningar och föreläsningar, projekt kring GDPR-anpassning, informations- och systeminventering, framtagande av ledningssystem för GDPR och implementering av obligatoriskt behandlingsregister enligt artikel 30.

Det nya är att vi inte längre äger informationen, vi lånar den bara

Något oklart kring er GDPR-efterlevnad? Kontakta mig!

konsult-per-arne-brattemo-projektledare-donald-davies-partners
Hälsningar,
Per-Arne Brattemo
Projektledare och partner
Donald Davies & Partners

 

TRE KORTA OM GDPR

  1. Den nya europeiska dataskyddsförordningen (GDPR) börjar gälla 25 maj 2018 för alla företag och organisationer. Den täcker in allt i från insamling av personuppgifter och information från personer, till lagring, bearbetning och användning av den.
  2. Den stora skillnaden blir att företag och organisationer inte längre kan äga personinformation – den är på lån. Om det inte finns laglig förpliktelse att samla in uppgifterna eller ett avtal i botten, måste varje individ ge sitt samtycke till att du får nyttja och behandla informationen. Individen kan när som helst kunna kräva att få sina uppgifter avregistrerade eller ändra dem om de är felaktiga.
  3. Förordningen ställer höga krav på att det finns en personuppgiftsansvarig inom varje organisation. Exempelvis måste register föras över personuppgiftshandlingar och eventuella dataintrång meddelas till Datainspektionen.


Läs mer om vår tjänst: GDPR

Vill du veta mer om vad vi kan göra för din verksamhet? Vi kan projekt. Kontakta oss på Donald Davies & Partners.

Vad har du för tankar kring GDPR? Kontakta oss gärna eller fortsätt diskussionen på vår Facebook eller på LinkedIn.