”Nu genomför vi projektet. Förändringen tar vi sen…”. Det är tyvärr ett allt för vanligt förekommande synsätt hos både beställare och projektledare idag. Ofta beror det på resursbrist, men lika ofta på att insikten saknas om att varje projekt innebär en förändring – ringar på vattnet inom verksamheten som behöver förutses och tas om hand.

Den förändring som ett projekt, till exempel införandet av ett nytt system, kan medföra i verksamheten är exempelvis nya arbetsrutiner, nya roller för vissa medarbetare eller att nya verktyg behöver införskaffas. Dessa typer av förändringar är något som kan upptäckas om du gör en påverkansanalys i början av projektet. Andra förändringar upptäcks under projektets gång. Då är det viktigt att notera och följa upp dem.

För att kunna ta hem de effektmål som projektet ska åstadkomma krävs att man aktivt försöker förutse och hanterar förändringen. Här kommer fyra handfasta steg för att lyckas med det:

1 ) När du gör projektplanen – gör även en förändringsplan
Att förekomma en förändring är en framgångsnyckel. Att initialt göra en påverkansanalys och förändringsplan är därför nödvändigt. En förändringsplan innehåller vad man tror påverkan kommer bli på organisationen. Till exempel vilka personer och intressenter som bör involveras tidigt, eventuellt motstånd förändringen kan få hos vissa personer eller avdelningar, eventuella verktyg som kommer behövas köpas in vid införandet samt tidsplan med avstämningsmöten. Att förankra planen hos ledning och verksamheten är sedan avgörande.

2) Använda mallar och checklistor
Det ska inte vara komplicerat eller upplevas som jobbigt att genomföra en förändring. Det finns många färdiga mallar och checklistor som är bra för detta. Mallar och checklistor är också bra att arbeta med och enas kring gemensamt. Vill du ha tips på mallar och checklistor? Kontakta oss!

3) Håll förändringsplanen levande – följ upp
Det är lätt att man under ett projekt blir väldigt mycket ”här och nu”, speciellt när problem hopar sig. Trots det är det viktigt att förändringsplanen hela tiden följs upp och fylls på under resans gång. Det gäller helt enkelt att arbeta agilt, och vara vaksam på vad förändringarna i projektet medför längre fram. Regelbundna avstämningar av förändringsplanen är nödvändigt och skall vara en del av projektplanen.

4) Sign off – se till att förändringsåtgärderna implementeras
Har du gjort ovan punkter konsekvent kan de vinster och den effekt som projektet är satt att åstadkomma nu börja räknas hem. Ett genomfört projekt räcker inte, du måste också ha koll på förändringen. Det är viktigt att alla intressenter godkänner och skriver under på det!

Vill du veta mer om vad en bra förändringsprojektledare kan göra för din verksamhet? Vi kan projekt. Kontakta oss på Donald Davies & Partners.

Hälsningar,
Lars Carlsson
Förändringsprojektledare
Donald Davies & Partners

 

Vad har du för tankar kring detta ämne? Kontakta oss gärna eller fortsätt diskussionen på vår Facebook eller på LinkedIn.

Läs mer:
Insights: Varje projekt innebär en förändring

 

Detta är ett av våra mest populära Insights, här återpublicerat efter viss uppdatering.

 

Hur kommunicerar vi med varandra i projektet? Till vem ska vi kommunicera, vad ska vi säga och varför? En kommunikationsplan är ett viktigt styrdokument när det kommer till projektplanering. Att veta vem man kommunicerar med och hur de vill ha informationen till sig, är a och o.

Något vi understrukit tidigare angående projektets planeringsfas är vikten av en gedigen intressentanalys. Här kan du läsa vårt tidigare inlägg om det! När alla intressenter är identifierade bör kommunikationsplanen upprättas. Den första delen vid upprättandet av en sådan plan innebär att tänka igenom vilka olika personer, grupper och avdelningar du ska kommunicera till, och vad syftet med förändringen är för varje målgrupp.

Ofta pratar man om ”vad som ska ske härnäst” och ”hur” men man glömmer ofta bort ”varför”. ”Varför” är en viktig nyckel som ger både intressenterna och projektledaren viktiga insikter, och som i sig driver delprojekt eller projekt framåt och skvallrar om hur de ska genomföras.

En röd person struntar i planen

Vid implementering av en förändring måste du beskriva för mottagaren vad det är som ska realiseras. En del personer behöver se det visuellt, en del måste höra, och för andra räcker det med att de själva får läsa en detaljerad plan. Det är viktigt att hantera olika personer på olika sätt. En ”blå” person* måste till exempel få en detaljerad plan, samtidigt som en röd person ”struntar i planen”, och hittar andra sätt att ta till sig projektet på. För dem är syfte och målbild viktigt.

Under hela projektets genomförande har sedan en löpande kommunikation en avgörande roll. Det viktiga är att skapa en dialog, så att projektledaren hela tiden får indikationer om hur projektet fortlöper och om någon eller några intressenter inte hänger med i förändringen. Att tydliggöra för alla intressenter vem de kan och ska ha dialogen med är avgörande, utan en bra dialog kommer man att misslyckas med projektet.

Då finns det risk för att man har att göra med motarbetare istället för medarbetare.

Ett projekt flyter sällan på smärtfritt hela vägen från planering till mål, och som projektledare möter man många utmaningar längs vägen. Ibland behöver man samla extra kraft och energi! Därför har vi sammanställt en Spotify-lista med låtar som våra projektledare gärna lyssnar på. Enjoy!

Projektledarens Spotify-lista

• Happy – Pharrell Williams
• Krama dej – Björn Skifs
• Liebe Offensive – Wulfband
• Snabbköpskassörskan – Di sma undar jordi
• Wake Me Up When September Ends – Green Day
• Fyra Bugg & en Coca Cola – Lotta Engberg

 

Vill du veta mer om våra förändringsprojektledare och vad vi kan göra för din verksamhet? Vi kan projekt. Kontakta oss på Donald Davies & Partners.

Hälsningar

Anders Boson
Projektledare och partner
Donald Davies & Partners

 

Vad har du för tankar kring detta ämne? Kontakta oss gärna eller fortsätt diskussionen på vår Facebook eller på LinkedIn.

Läs även:
Insights: Börja med slutet. Fem rubriker i en snygg målbild!

 

*Här kan du läsa mer om färgerna blå, röd, gul, grön och vilka personlighetsdrag som beskriver varje färg.

För en projektledare som precis blivit tilldelad ett uppdrag ligger ofta fokus på nästa steg, och på att snabbt komma igång. Men vad händer egentligen om du först tänker precis tvärtom? Börja med att visualisera målbilden, dvs hur ser det ut när allt är genomfört, levererat och förankrat?

Att visualisera resultatet av ett projekt, både för sig själv och för andra ger en bra spelplan för projektet. Syftet blir tydligt för alla inblandade, och ni kan tidigt ha den så viktiga dialogen om ”varför” och ”hur ser en realistisk plan ut då”? Om alla ser samma målbild blir vägen dit lättare att planera, förstå och gå! Vad ska då ingå i en målbild?

Fem delar i en väl visualiserad målbild:

1. Det här blir de nya processtegen!
   Vilka processteg kommer att behövas för att införa till exempel ett nytt system? Det kan handla om förberedelser, utbildning och införande.

2. Då finns kompetensprofilerna på plats!
   Varje tjänst har en specifik kompetensprofil där viss typ av kompetens krävs för att lösa arbetsuppgifterna på bästa sätt. Vilken kompetens och vilket beteende krävs för vilken tjänst efter att projektet är genomfört? Ibland kan det vara sin plats med en utbildning, i andra fall kanske rollen förändras i det avseendet att personen måste vara mer av en säljare. Då får man försöka koordinera nya arbetsuppgifter och nya tjänster på ett smidigt sätt så att ingen känner sig överkörd.

3. Testning gör vi på detta vis!
   Testverktyg är något som ofta glöms bort och som inte prioriteras vid olika projekt. Att jämföra testverktyg och att planera in testningen direkt i målbilden (det ska vara testat på detta vis) är viktigt. Det kan annars bli något man missar och ”slänger in” mot slutet.

4. Nya system är på plats och förankrade!
   Vilka system kommer anställda att jobba med när projektet är genomfört? Dessa system behöver introduceras och implementeras under projektets gång så att detta inte kommer som en chock för användarna vid projektets avslut.

5. Det här innehåller slutrapporten!
   Till sist är det dags att genomföra avslutande aktiviteter som projektutvärdering, restlista, avveckling av resurser, befogenheter, en slutrapport upprättas och arkivering av dokument från projektet görs. Styrgruppen godkänner därefter slutrapporten och tar beslut om avveckling.

Så, hur var det att tänka tvärtom? Låt slutet bli början och början bli slutet vid nästa projektstart!

Hälsningar

Anders Boson
Projektledare och partner
Donald Davies & Partners

Vill du veta mer om våra förändringsprojektledare och vad vi kan göra för din verksamhet? Vi kan projekt. Kontakta oss på Donald Davies & Partners.

Vad har du för tankar kring detta ämne? Kontakta oss gärna eller fortsätt diskussionen på vår Facebook eller på LinkedIn.

Ett projekt syftar till att skapa förändring. Men varför just detta projekt? Finns det en förståelse i organisationen? Är det i linje med den övergripande strategin? Detta är stora och viktiga frågor inför ett projekt.  För vem gör vi egentligen vad, och varför?

Identifiera nyttoeffekterna

Tidigt i projektet är det viktigt att få svar på frågan varför – det är den viktigaste frågan. Svaret på varför en förändring ska genomföras kommer man fram till genom att identifiera förändringens nyttoeffekter, det vill säga verksamhetsnyttor som kan ske till följd av en förändring. Nyttoeffekterna är viktiga att förankra hos olika intressenter för att skapa förståelse och engagemang hos de som berörs av förändringen.

Värdering & uppföljning av nyttoeffekter

När man arbetar i projekt handlar det om att analysera, värdera, presentera och ta hem effekter. Vi använder oss ofta av Workstorms för att analysera och värdera nyttoeffekter. Vid en Workstorm samlar vi organisationens nyckelpersoner, det vill säga personer som har bra insyn och en helhetsöverblick av organisationen som då tillsammans med projektledaren får identifiera och värdera de olika nyttoeffekterna. Det krävs ca 3-4 Workstorms för att analysera de allra viktigaste nyttoeffekterna.

Efter att nyttoeffekterna är identifierade och värderade är det viktigt med kontinuerlig prioritering, uppföljning och utvärdering för att se till att vi får de nyttor som vi tänkt oss. Denna information är viktig för bästa möjliga utfall av projektet. Det är också viktigt för organisationens lärande då man kan utvärdera och se vad som kan göras annorlunda i framtiden för att effektivisera och förbättra projektarbetet.

Tidigt i projektet är det viktigt att få svar på frågan varför – det är den viktigaste frågan.

I arbetet med att realisera nyttoeffekterna är det ovärderligt med tidiga exempel som kan ge förståelse av vilka insatser som skall prioriteras. Här är agila modeller värdefulla förstås men det kan också vara referensstudier eller pilotprojekt etc.

Det är också viktigt att fundera på i vilken ordning som projektet fokuserar på olika nyttoeffekter, till exempel att ha kundnöjdhet/användbarhet i fokus inledningsvis för att få ett bra mottagande av leveransen. Därefter kan man komplettera med nyttoeffekter som fokuserar mer på effektivitet och kostnadsbesparing. För att hålla igång dialogen om nyttoeffekterna under hela projekttiden är det viktigt att ha mottagare/verksamhet involverade. För vem gör vi egentligen vad och varför? Frågan om varför är något som förenar.

Robert Sandbergs checklista till dig som Förändringsprojektledare:

• Kom ihåg VARFÖR-frågan, den är lätt att glömma när man fått ett scope, se till att ompröva och fundera på om något glömts av.
• Beskriv & värdera nyttoeffekter, visa upp struktur och ha med dessa genom hela projektet.
• Jobba agilt för att maximera nyttoeffekter.
• Kommunikation är a och o.
• Det behövs både projekt-och förändringsledning.

Hälsningar,
Robert Sandberg
Förändringsprojektledare och partner, Donald Davies & Partners

 

Vill du veta mer om våra förändringsprojektledare och vad vi kan göra för din verksamhet? Vi kan projekt. Kontakta oss på Donald Davies & Partners.

Vad har du för tankar kring detta ämne? Kontakta oss gärna eller fortsätt diskussionen på vår Facebook eller på LinkedIn.

Läs även:
Workstorm som metod
Insights: Hos vem innebär projektet en förändring? Tre steg för en bra intressentanalys.
Insights: Ge ditt projekt en bra start – ta tjuren vid hornen!
Insights: Fyra hörnstenar för effekthemtagning