Börja med slutet. Fem rubriker i en snygg målbild!

För en projektledare som precis blivit tilldelad ett uppdrag ligger ofta fokus på nästa steg, och på att snabbt komma igång. Men vad händer egentligen om du först tänker precis tvärtom? Börja med att visualisera målbilden, dvs hur ser det ut när allt är genomfört, levererat och förankrat?

Att visualisera resultatet av ett projekt, både för sig själv och för andra ger en bra spelplan för projektet. Syftet blir tydligt för alla inblandade, och ni kan tidigt ha den så viktiga dialogen om ”varför” och ”hur ser en realistisk plan ut då”? Om alla ser samma målbild blir vägen dit lättare att planera, förstå och gå! Vad ska då ingå i en målbild?

Fem delar i en väl visualiserad målbild:

  1. Det här blir de nya processtegen!
    Vilka processteg kommer att behövas för att införa till exempel ett nytt system? Det kan handla om förberedelser, utbildning och införande.
  1. Då finns kompetensprofilerna på plats!
    Varje tjänst har en specifik kompetensprofil där viss typ av kompetens krävs för att lösa arbetsuppgifterna på bästa sätt. Vilken kompetens och vilket beteende krävs för vilken tjänst efter att projektet är genomfört? Ibland kan det vara på sin plats med en utbildning, i andra fall kanske rollen förändras i det avseendet att personen måste vara mer av en säljare. Då får man försöka koordinera nya arbetsuppgifter och nya tjänster på ett smidigt sätt så att ingen känner sig överkörd.
  1. Testning gör vi på detta vis!
    Testverktyg är något som ofta glöms bort och som inte prioriteras vid olika projekt. Att jämföra testverktyg och att planera in testningen direkt i målbilden (det ska vara testat på detta vis) är viktigt. Det kan annars bli något man missar och ”slänger in” mot slutet.
  1. Nya system är på plats och förankrade!
    Vilka system kommer anställda att jobba med när projektet är genomfört? Dessa system behöver introduceras och implementeras under projektets gång så att detta inte kommer som en chock för användarna vid projektets avslut.
  1. Det här innehåller slutrapporten!
    Till sist är det dags att genomföra avslutande aktiviteter som projektutvärdering, restlista, avveckling av resurser, befogenheter, en slutrapport upprättas och arkivering av dokument från projektet görs. Styrgruppen godkänner därefter slutrapporten och tar beslut om avveckling.

Så, hur var det att tänka tvärtom? Låt slutet bli början och början bli slutet vid nästa projektstart!


Hälsningar

Anders Boson
Projektledare och partner
Donald Davies & Partners

Vill du veta mer om våra förändringsprojektledare och vad vi kan göra för din verksamhet? Vi kan projekt. Kontakta oss på Donald Davies & Partners.

Vad har du för tankar kring detta ämne? Kontakta oss gärna eller fortsätt diskussionen på vår Facebook eller på LinkedIn.

Detta Insights publicerades i februari 2018, här återpublicerat efter viss uppdatering.

Gränslös? Håll i trådarna på internationell nivå

Det är projektledarens uppgift att hitta ett nytt läge i organisationen och vara en katalysator i projektet och förändringen, det vill säga både leda den, och navigera i den längs projektets gång. Detta är allt annat än lätt, särskilt om projektet är på en internationell eller global nivå.

Som projektledare är det viktigt att kunna förutse ett projekts direkta och indirekta påverkan på en organisation. Kommer projektet att innebära en förändring? Vilka berörs av denna förändring? För att ett projekt ska bli lyckat krävs det att få alla att acceptera förändringen, först då kan ett projekt ge positiva effekter.

Effekthemtagning handlar både om ekonomisk vinning, ökad effektivitet och en förståelse för förändringens syfte. Ju fler som är införstådda med förändringen desto lättare blir genomförandet.

Att vara förändringens katalysator i ett internationellt eller globalt projekt är verkligen en utmaning. Där stöter du på olika kulturer, förhållningssätt och värderingar, och därmed även olika sätt att ta sig an – och hantera –  en förändring.

Här följer några tips till dig som arbetar i internationella eller globala projekt:

1. Välj ett team på lång sikt
Ett globalt projekt för en stor verksamhet kräver ett team som både är kompetent i grunden och som kan anpassa sig och utvecklas under tid. Ju mer sammansvetsat teamet blir, desto större blir förutsättningen för ett lyckat resultat vid slutet av regnbågen.

2. Sätt kommunikationen främst
När många likadana projekt genomförs parallellt och resurserna ibland sitter tusentals mil ifrån varandra, måste kommunikationen stämma i alla led. Detta har högsta prioritet.

3. Var förberedd på kulturkrockar
Arbetssätt, rutiner, resurser och ledarskap ser olika ut på olika platser i världen. Tydligt ledarskap i kombination med ett öppet sinne förebygger kulturkrockar – och projektkulturkrockar.

Kommunikationen måste stämma i alla led

Våra projektledare har lång erfarenhet av effekthemtagning och styrning av projekt ur ett nyttoperspektiv, med metoder som stödjer övergripande verksamhetsförändringar.


Hälsningar,

Ingela Grim
Säljare, Donald Davies & Partners

Vad har du för tankar kring detta ämne? Kontakta oss gärna eller fortsätt diskussionen på vår Facebook eller på LinkedIn.

Detta Insights publicerades i november 2017, här återpublicerat efter viss uppdatering.

Läs även
Hur vi arbetat med ett globalt projekt: Ett lyckat mastodontprojekt hos gruvjätten

.

Tre favoriter från våra tre kunskapsbloggar

Här kommer somriga hälsningar med inspiration från Donald Davies & Partners, DD Spring och DD Rekrytering att avnjuta i sommar. Välkommen att hugga in på ett smörgåsbord med tre olika fokus, med en gemensam nämnare: Vi kan projekt!

1. Ingredienserna för ledarskap i en förändring

Donald Davies & Partners kunskapsblogg Insights bjuder på projektrelaterade ämnen och “Ingredienserna för ledarskap i en förändring” är ett av årets mest lästa. Existerar det ett recept för den “perfekta” ledaren? En förändringsprojektledare har många roller och uppgifter, den viktigaste är att vara en stark ledare som för ett uppdrag eller ett projekt tryggt i hamn. Något som är lättare sagt än gjort. I detta Insights berättar vår partner och förändringsprojektledare Mikael Ölund mer om receptet för den “perfekta” förändringsprojektledaren.

2. Att nätverka som konsult

DD Spring är vårt dotterbolag som förser företag med projektresurser som är i starten av sin karriär. I deras individuella karriärsprogram får projektresurser kompletta färdigheter för att forma sin egen framtid som projektledare. Här skriver DD Springs projektledningskonsult Christofer Hallberg om hur man kan nätverka för att identifiera, skapa eller agera på affärsmöjligheter. För en konsult är nätverkande en långsiktig investering som kräver både skicklighet och uthållighet över tid. Blogginlägget bjuder på intressant läsning för den som vill läsa mer om nätverkande.

3. Kommer robotar att ta över HR-avdelningar i framtiden?

DD Rekrytering är ett rekryteringsbolag nischat mot projektledning. Mångfald och fördomsfri rekrytering är något som DD Rekrytering värderar högt. En inspirerande branschkollega är TNG som tagit fram en rekryteringsrobot som ska rekrytera fördomsfritt utan att diskriminering. TNG skriver också om blindrekrytering, ett inspirerande ämne inom samma fält. Med all ny teknik är det spännande att fundera över hur framtidens HR-avdelningar kommer att se ut. Här kan du läsa DD Rekryterings blogginlägg om rekryteringsrobotar och hur de tror att framtidens rekrytering kommer att se ut.

 

Trevlig sommar önskar vi på Donald Davies & Partners, DD Spring och DD Rekrytering – tre företag för alla dina resursbehov inom projekt! Läs mer här.

 

Vad vill du att vi ska skriva om i höst? Kontakta oss gärna eller fortsätt diskussionen på vår Facebook eller på LinkedIn.

 

.

10 lärdomar från ett digitaliseringsprojekt som bryter ny mark

Liber är ett svenskt bokförlag för läromedel. Sedan det grundades år 1897 har kärnan i verksamheten varit tryckta undervisningsmaterial. På senare år har Liber dock inlett en digitaliseringresa och nu tagit steget mot heldigitala läromedel.

Under ledning av Jan Kullander, projektledare och förändringsledare på Donald Davies & Partners, startades ett projekt med två tydliga mål: Att ta fram ett koncept för digitala läromedel och att producera ett antal läromedel (titlar) i konceptet. Vid ett seminarium i april delade Jan med sig av praktiska lärdomar och tips från projektet, som bryter ny mark i förlagsbranschen.

Jan berättade att Libers mål med projektet var att ta fram ett heldigitalt läromedelskoncept för skolor att använda:

– Eleverna kan nu enkelt koppla upp sig och konsumera undervisningsmaterialet via en digital plattform, samtidigt som läraren kan sköta undervisningen via plattformen och få stöd med bland annat uppföljning, betygssättning och planering.

Projektgruppen fick därmed i uppgift att utveckla en teknisk plattform och tio digitala läromedel. För detta krävdes nya produktionsverktyg, en affärsmodell och ren innehållsproduktion. Vid överlämningen skulle det finnas en skalbar produktionsprocess implementerad i alla delar av linjeverksamheten.

Tiden de hade till förfogande var endast åtta månader – projektet skulle fortgå från den första januari 2018 till skolstarten i augusti samma år.

– Liber låg efter sina egna planer för digitalisering, så nu var det bråttom. Men de hade förberett sig väl genom att utföra en diger analys och ta fram en tydlig projektspecifikation. De hade även anställt och kompetensutvecklat medarbetare inom digitala läromedel. Det fanns en utpekad konceptägare och en stark beställare. Därtill var konceptet och projektet väldefinierat och man hade valt leverantörer.

Men det digitala förändringsarbetet förlöpte inte utan hinder.

Från start till överlämning
Jan och konceptägaren bildade tillsammans en tvärfunktionell projektgrupp, med medlemmar från både förlagsredaktionen och teknikavdelningen. Det blev en liten, tajt grupp med bra driv, där alla tog gemensamt ansvar för helheten. Dessutom inrättades en referensgrupp som hjälpte till med navigering och övergripande strategier.

– Projektgruppen tog helhetsansvar och planerade arbetet tillsammans. Vi hade korta avstämningsmöten där alla närvarade. Arbetsmötena var ofta tvärfunktionella. Vi fördelade arbetet och följde upp aktiviteter, prioriterade och omprioriterade. Vi fick uppföljning av leverantörerna på veckobasis och hade en kontaktperson för varje leverantör, som styrde arbetet. Vi hade även återkommande presentationer internt på Liber, stämde av med skolor kring funktioner i konceptet – och lät studenter testa läromedlen, förklarar Jan.

Men det digitala förändringsarbetet förlöpte inte utan hinder.

– Vi mötte flera utmaningar. Till exempel fanns det en förvaltningsorganisation hos Liber. Däremot var de inte beredda på att ta emot ett så stort koncept med så mycket förändringar, och vid överlämningen insåg vi att det var svårt för många att ta till sig de nya verktygen och processerna. Men som tur var fanns kompetensen kvar på Liber genom projektgruppens medlemmar. De kunde stötta i linjearbetet efter att projektet avslutats, och idag är situationen och kompetensen en annan.

Här följer en checklista utifrån Jans erfarenheter – använd den gärna i ditt digitaliseringsprojekt.

Lärdomar från Liberprojektet:

  • Det är viktigt med en gedigen analys och tydlig målbild.
  • Det behöver finnas kunskap och ägarskap.
  • Alla i projektgruppen måste förstå målbilden och vägen dit.
  • Börja med ett begränsat scope, men leverera på USParna*.
  • Håll i pengarna.
  • Det hade inte gått utan leverantörer. Säkerställ att du valt rätt leverantörer och har en god relation till var och en.
  • Ha en plan för att utveckla konceptet löpande efter projektavslutet.
  • Tillvarata projektmedlemmarnas kunskap efter projektet.
  • Ha en rimlig förväntan på marknadens mottagande.
  • Beställare och ledning måste vara involverade och stöttande.

 

Vilka erfarenheter har du av att bryta ny mark i samband med digitalisering? Kontakta oss gärna eller fortsätt diskussionen på vår Facebook eller på LinkedIn.


Hälsningar,
Jan Kullander
Projektledare och partner, Donald Davids & Partner

 

Läs fler Insights i ämnet:
Kampen om kompetensen – så hittar du rätt projektmedlemmar till digitaliseringsprojektet

Det här ska du fokusera på i ditt digitaliseringsprojekt

 

Vill du veta mer om våra förändringsprojektledare och vad vi kan göra för din verksamhet? Vi kan projekt. Kontakta oss på Donald Davies & Partners.

 

*USP är en förkortning för Unique Selling Point eller Unique Selling Proposition och syftar på de unika faktorer som får ett företags produkt eller tjänst att stå ut från konkurrenternas erbjudanden. Till exempel utmärkande leveranstider, garantivillkor eller en produkt som i sig är unik.

Så är en skarp projektledare – enligt våra finalister


Vilka är de viktigaste egenskaperna hos en projektledare? Här kan du ta del av vad årets finalister till Donald Davies Stipendium tycker i frågan.


Kommunikativ och ärlig
Det är naturligtvis viktigt med egenskaper som driv, vilja, engagemang och beslutsamhet, men som projektledare gäller det även att ha god kommunikativ förmåga. Du bör framför allt kunna kommunicera på ett tydligt sätt. Det är också viktigt att vara ärlig och transparent för att kunna bygga tillit. Det är viktigt inte minst i dialogen med stakeholders.

Förstående och inlyssnande
En riktigt vass projektledare har ett intresse för människor och väger gärna in olika tankar och perspektiv. Han eller hon har förmågan att förstå olika intressen och verksamheten där projektet genomförs. Den professionella projektledaren bör samtidigt kunna lyssna in råd från experter, reflektera och sedan ta beslut utifrån deras synpunkter.

 Sedan skadar det ju aldrig med en superkraft…

Lösningsorienterad och strukturerad
För en projektledare är det av yttersta vikt att ha ett lösningsorienterat arbetssätt och en förmåga att skapa struktur. Ordning och reda är centrala begrepp. Sedan skadar det ju aldrig med en superkraft, som vi alla vet – till exempel att kunna plocka upp rätt verktyg vid rätt tillfälle.

Här är årets finalister till Donald Davies Stipendium:

 

Annika Hultqvist, projektledare, Sandvik Coromant
Daniela Ölmunger, näringslivschef, Ale Kommun
Jonas Säther, projektledare, Meta Fastighetsadministration

Vinnaren presenteras under Projektverktygsdagen 2019 och erhåller ett stipendium till ett värde av 50 000 kronor till utbildning eller certifiering. Projektverktygsdagen arrangeras av Projektforum den 10 maj.

Läs mer om våra finalister och projekten de nominerats för här!


Hälsningar

Donald Davies & Partners

Vilka egenskaper tycker du är viktigast hos en projektledare?
Kontakta oss gärna eller fortsätt diskussionen på vår Facebook eller på LinkedIn.

Läs mer om Donald Davies Stipendium

Från en förändringsledare till en annan – ett medskick in i framtiden

Efter sju intensiva år med mig vid rodret som VD är det dags för Donald Davies & Partners-koncernen att ta klivet vidare i sin utvecklingsresa. Det är dags för mig att lämna över stafettpinnen så att förändring och utveckling fortsätter med ny kraft och nya perspektiv. En förändring som får mig att reflektera över hur jag som ledare kan lägga upp bollen för nästa ledare? En frågeställning som det inte pratas så mycket om, trots att företagsledare, förändringsledare och projektledare hela tiden slutar, byts ut och går vidare.

Jag brukar inte vara sentimental utan vill allt som oftast mest blicka framåt. Men ibland är det värdefullt att ta en titt i backspegeln. Det har funnits många stolta ögonblick av förändring under dessa sju år som jag fått äran att vara VD för Donald Davies & Partners och dess dotterbolag. Vi har fokuserat och tydliggjort vårt erbjudande, både för våra konsulter och för våra kunder, och vi har etablerat oss som ett företag som kan det här med projekt och projektledning. Vi har startat två helt nya verksamheter – DD Rekrytering och DD Spring – för att möta våra kunders behov av kompetenta projektledare och andra projektresurser. Vi har stuckit ut hakan för att öka mångfalden inom vår bransch och vi har utvecklat disciplinen projektledning till att även alltid innefatta förändringsledarens perspektiv, med krav på verklig och långvarig förändring av varje projekt.

Mitt medskick till nästa kapten och alla förändringsledare
Nu finns det nya mål att sikta mot för Donald Davies & Partners och det är dags för nästa kapten att göra sin analys och ta sitt eget grepp om rodret. Det mest värdefulla jag kan bidra med – det jag tror en bra överlämning handlar om – är ett medskick om vilka kobbar och grund som hen bör undvika – och vilka hav och outforskade öar som kan vara värda ett besök. Här kommer de:

  • Digitaliseringen
    Låt förändringskulturen driva det digitala, och inte tvärt om. Fortsätt att ha människan och då även förändringsledningen i fokus. ”Culture beats strategy every time”, som 2018 års vinnaren av vårt eget projektledarstipendium Donald Davies Stipendium, Malin Klintborg från Lantmäteriet, uttryckte det. Gör fler projektledare till förändringsprojektledare! Dela med er av er förmåga!
  • Gigitaliseringen
    Gigitaliseringen kommer att förändra marknaden. Flexibilitet värderas högt och att vara sin egen chef med friheten att jobba när man vill och var man vill, blir en självklarhet. Det här kräver en tydlig värdegrund med enkla principer som är inspirerande att efterleva och samtidigt ger trygghet. Ge trygghet!
  • Hållbarheten
    Ett hållbart förhållningssätt i affären tillsammans med mångfald blir ett måste, och att skapa långsiktig hållbarhet kräver att bryta mönster. Att bryta mönster kräver mod. Ha mod!

Tack för sju fantastiskt givande och utmanande år, och lycka till i framtiden.

Pernilla Lundin

Avgående VD, Donald Davies & Partners

PS. Den som tillfälligt kommer att ta rodret tills ny kapten är utsedd och vara tf. VD är vår partner Mikael Ölund.

Läs även:
Varför ska vi be feedback? (Malin Klintborg, Donald Davies Stipendiat 2018)
Trender 2019: Gigitalisering förändrar marknaden (DD Spring)
Mångfald = ökad lönsamhet (DD Spring)

.

Kampen om kompetensen – så hittar du rätt projektmedlemmar till digitaliseringsprojektet

Molnvakt. Distansare. Robotpersonlighetsdesigner. I en ny rapport listar Trygghetsrådet TRR tio framtidsyrken, varav flera inom tech-branschen. Samtidigt visar en undersökning från Swedish Institute for Standards (SIS) att många organisationer har svårt att hitta relevant kompetens inför digitala förändringar. Här får du som projektledare våra bästa tips och råd på hur du tar dig an problemet.

Enligt rapporten från TRR spår man idag att 85 procent av de yrken som kommer att finnas år 2030 inte existerar än. Några av skälen till de snabba rörelserna på arbetsmarknaden är ständigt ökande globalisering, digitalisering och automatisering.

Vid sidan av förändringarna inom arbetslivet anser många organisationer att digitalisering är en av de stora utmaningar de står inför idag. Och för en lyckad övergång till digitala lösningar krävs förstås relevant kompetens (se länk till vårt förra blogginlägg). En avgörande faktor är därför hur du som projektledare tacklar kompetensfrågan vid digitaliseringsprojekt. För hur hittar man egentligen rätt projektmedlemmar i en tid när det är svårt att hänga med i utvecklingen?

Försök att förutse effekten av digitaliseringen

Till att börja med gäller det att vara ödmjuk: Som projektledare kan du inte ha en fullständig överblick över alla nya yrken. Det du däremot bör göra är att tidigt fundera igenom hur organisationen kommer att påverkas av digitaliseringen ur ett kompetensperspektiv. Med nya processer kan vissa arbetsuppgifter och roller inom verksamheten försvinna, medan andra plötsligt uppstår. En del avdelningar kanske inte behövs efter digitaliseringen, och då gäller det att vara förberedd.

Identifiera behov och förankra förändringen

Börja med att förankra förändringen hos ledningen, precis som vid ett traditionellt projekt. Här gäller det att vara tydlig: Vad kommer digitaliseringen att innebära för verksamheten? Vilka processer innehåller det nya konceptet och vem gör vad? Hur ska digitaliseringen knytas till affärsmodellen? Det är viktigt med både behovsanalys och omvärldsbevakning för att veta vilken kompetens som är relevant inom projektgruppen och inom verksamheten i stort. Kort sagt: Organisationen behöver förstå sitt kompetensbehov för att kunna få de mest engagerade och kompetenta medarbetarna.

Snegla på konkurrenter som genomfört digitaliseringsprojekt. Hur har de gått tillväga? Vad kan man lära av deras omställningar?

Dra fortsatt nytta av projektgruppen

Digitaliseringen måste också förankras hos övriga medarbetare inom organisationen. Både genom tydlig information och kompetensutveckling. Det är top-down som gäller, redan från start. I vissa fall har det visat sig vara effektivt att ha en anställd med övergripande ansvar för både behovsanalys och förankringsarbete, som projektledaren kan jobba mot. Verksamheten måste ju vara redo att ta över arbetet efter projektet – annars är risken att digitaliseringen kantrar vid överlämningen.

Kanske finns all kunskap som behövs för det fortsatta arbetet inom projektgruppen? Då kan det vara värt att dra nytta av projektteamets kompetens även efter att digitaliseringsprojektet nått sin slutpunkt. Om teammedlemmarna är anställda i verksamheten kan de hjälpa till att utbilda sina kollegor. Men de kan även axla nya roller i samband med organisationsförändringar.

När det gäller kompetens måste du alltså veta vad du vill ha för att kunna få det.

 

Vill du veta mer om hur vi leder digitaliseringsprojekt? Vi kan projekt. Kontakta oss på Donald Davies & Partners.

Hälsningar,
Jan Kullander

Projektledare och partner, Donald Davids & Partner

Det här ska du fokusera på i ditt digitaliseringsprojekt

Idag drivs digitaliseringsprojekt inom många olika företag och organisationer. Processer ska digitaliseras, nya tekniker tillämpas och nya affärsmodeller undersökas. Vi har samlat våra konsulter för att diskutera hur du leder ett digitaliseringsprojekt på bästa sätt. Vad bör man tänka på? Här kommer en checklista med fem områden att vara extra noga med.

 

Verksamheten och människorna. Som alltid vid projekt gäller det att ha människan och förändringsledningen i fokus. Du behöver förankra arbetet hos alla och ha en rak och tydlig kommunikation. Alla projekt medför förändringar, inte minst digitalisering, och som projektledare bör du därför fundera igenom hur detta kommer att påverka organisationen. Vad innebär de nya arbetssätten för olika avdelningar och medarbetare? I vissa fall kan organisationen vara uppbyggd kring traditionella system, produktionsled och tjänster och därmed behöva genomgå förändringar. Hela avdelningar kan försvinna eller tillkomma.

 

Mål och strategi. Det kan finnas en iver i verksamheten att digitalisera olika aktiviteter och processer. Men här är det viktigt att inte hasta på som projektledare, eftersom lyckad digitalisering förutsätter en god strategi och tydliga mål. Annars är risken att projektet sväller ut och blir mer omfattande än beräknat. Ta det därför lugnt och red ut vad digitaliseringen ska leda till. Vad är det beställaren vill uppnå? Vilka är förväntningarna? Var konkret och våga ställ frågor, som:

– Vad innebär digitalisering för oss?

– Varför gör vi detta? Vad vill vi åstadkomma?

– Skapar digitaliseringen nya möjligheter att utveckla vår affärsmodell?

 

Ny teknik. Nuförtiden finns det en mängd olika digitala lösningar som kan hjälpa till att effektivisera och förbättra verksamheter. Med artificiell intelligens (AI) får vi robotiserade processer, samtidigt som analyser av stora mängder lagrad data, så kallad big data, gör det enklare att upptäcka och korrigera brister. Ny teknik ger med andra ord flera nya möjligheter, men den har också skapat vita fält på kartan för projektledaren. Det är svårt att få en fullständig överblick över utvecklingen, vilket gör att du som projektledare behöver ha utrymme att testa oförutsedda och oprövade tekniker under projektets gång.

 

Rätt kompetens är nödvändig för att digitaliseringen ska lyckas. Men du behöver också fråga dig vilka nya roller som kan tillkomma i verksamheten.

Juridiska aspekter. Med modern teknik uppkommer det ofta frågor om vilka lagar och regler som gäller. Det är en del av digitaliseringen som du behöver hantera löpande i egenskap av projektledare. När trycksaker blir digitala utgåvor kan det exempelvis uppstå frågor kring upphovsrätt och GDPR (General Data Protection Regulation). Den nya dataskyddslagen gör bland annat att man behöver ha uppsikt över information som lagras via molntjänster. Många branscher har även problem med gamla lagar som inte är formulerade med modern teknik i åtanke.

 

Nya kompetenser krävs. Ett projekt kräver rätt expertis. Detta gäller naturligtvis även för digitaliseringsprojektet. Samtidigt kan de nya digitala lösningarna leda till organisationsförändringar, som i sin tur kräver nya roller i verksamheten. Därför bör du i egenskap av projektledare ställa dig frågan: Vilken kompetens behöver vi för att kunna genomföra projektet och för att hålla verksamheten flytande efteråt?

 

Vill du veta mer om hur vi leder digitaliseringsprojekt? Vi kan projekt. Kontakta oss på Donald Davies & Partners.

Hälsningar,
Jan Kullander

Projektledare och partner, Donald Davids & Partner

Varför ska vi be om feedback?

Under konferensen Projektforum i december fanns vi på plats för att inspireras och träffa andra projektledare. Temat var Hållbart ledarskap. Föredragen och paneldiskussionerna tog upp allt i från ledarens roll för att bidra till arbetsglädje och engagemang, till hur digitaliseringen påverkar våra mötesformer. En annan intressant diskussion handlade om vikten av feedback och hur man kan arbeta med det.

En av talarna var Malin Klintborg, samordnare av regeringsuppdraget Digitalt först på Lantmäteriet. Det är ett omfattande projekt med målet att digitalisera hela samhällsbyggnadsprocessen, och som involverar 40-talet myndigheter och landets alla kommuner. Under rubriken Människan först berättade Malin om projektet och dess framgångsfaktorer. Ett arbete som under våren 2018 även hade lett till att hon fick ta emot Donald Davies Stipendium. Läs mer om Malins projekt, stipendiet och hur du nominerar här.

Människorna och mötet viktigast
I ett förändringsarbete är människorna – medarbetarna och laget – det viktiga, oavsett storlek på projekt eller förändring. Även den listigaste planen faller utan fokus på riktad kommunikation och en strävan efter att försöka förstå var och ens behov och beteenden. ”Culture beats strategy every time”, som Malin uttryckte det.

Ett viktigt verktyg när du arbetar med människor är hur du arbetar med att be om feedback. Feedback är inte en ”beställning” på något den andre oreflekterat måste göra och leverera. Så varför ska vi då be om feedback?

– Jo, för att bättre förstå andras behov. Och varför ska jag ge feedback? Jo, för att andra ska förstå mina behov, menar Malin och fortsätter med ett exempel:

– Om någon säger ”du behöver ha bättre koll på siffrorna” till mig, betyder inte det nödvändigtvis att jag måste ha bättre koll på siffrorna. Jag kanske känner att jag har tillräcklig koll på dem. Det som feedbacken snarare säger mig är att personen jag fått den av själv vill ha mer koll och kontroll. Kanske är det något som stressar eller så fungerar personen så. Detta är värdefullt för mig att känna till, så jag kan förstå och bemöta den personen på bästa sätt.

Feedbacken jag får, handlar nödvändigtvis inte om mig. Den hjälper mig att förstå den andres behov.

Sår kan du ge feedback
På samma vis är det viktigt att du också ger feedback på ett sätt som visar hur du fungerar och vad du värderar. När du gör det, finns det ett ganska enkelt mönster att följa. Det är effektivt, men kräver lite eftertanke:

  • Jag upplever att du… (Ingen kan neka dig din upplevelse)
  • Då känner jag… (Ingen kan neka dig din känsla)
  • Därför behöver jag/vill jag… , så att vi kan ha ett fortsatt bra samarbete. (Ju tydligare du kan vara, desto bättre)

Vid behov kan du också tillägga:

  • Om du inte klarar att göra det jag ber dig om, så måste jag tyvärr… (Det här förutsätter att du är beredd att infria löftet, kan omformas till en positiv belöning vid infriande av krav)

Att ge och be om feedback är ett viktigt verktyg – så sätt människan först och var nyfikna på varandra!

 

Hur jobbar du med feedback? Diskutera gärna på vår LinkedIn och Facebook, eller kontakta oss på Donald Davies & Partners.

Ingredienserna för ledarskap i en förändring

En förändringsprojektledare har många roller och uppgifter, den viktigaste är att vara en stark ledare som för ett uppdrag eller ett projekt tryggt i hamn. Något som är lättare sagt än gjort. Ta del av reflektioner från vår partner och förändringsprojektledare Mikael Ölund som berättar om vilka ingredienser som ingår i receptet för den “perfekta” förändringsprojektledaren.

Existerar det ett recept för den “perfekta” ledaren? Genom mina 20 år som projektledare i förändring har jag upptäckt särskilda framgångsfaktorer som ger förutsättning för ett bra ledarskap, där det främsta målet är att skapa förtroende. Jag kan inte påstå att jag gjort någon vetenskaplig studie inom området, men här kommer mina egna slutsatser, för den som är nyfiken.

 

Man lär sig saker längs karriärens gång, både om sig själv och andra, och det gäller att ha självinsikt att även reflektera över sin egen roll och sitt eget ledarskap

Vad hade du i din ledarroll kunnat göra annorlunda för att undvika en viss situation? För att uppnå ett annat resultat?

 

6 ingredienser för ledarskap i förändring

 

Tydlighet & trygghet
– Din uppgift är att tydligt kommunicera vad, hur, varför något ska genomföras. Som förändringsprojektledare är det särskilt viktigt att vara tydlig mot styrgruppen angående förväntningar, både vad gäller dina och styrningsgruppens. Genom att själv vara trygg, tydlig och kommunikativ inger du en trygghet, något som är viktigt för ett framgångsrikt ledarskap.

Ansvar & kontroll
 – Var tydlig och visa att du tar kontroll och tar ansvar över situationen. “ Jag kommer att göra såhär i följande tre steg”. Om det uppstår något problem, ta tag i det direkt och ta initiativet till att hitta en lösning.

Ödmjukhet
– Lyssna in vad andra säger och vad de har för åsikter. Var också öppen när något gått fel och våga säg att ”Där tänkte jag snett, nu föreslår jag att vi gör så här istället”.

Mod
– Välj när du ska vara modig. I början av min karriär försökte jag vara modig hela tiden, även där jag inte behövde lägga mig i. Vid stora beslut är det däremot viktigt få sin röst hörd och vara modig!

Helhet & abstraktion
– En duktig ledare ser hela lösningen via en helikoptervy när det kommer till strategi, taktik, operativt arbete och verksamhet. Vad innebär strategin och förändringen för arbetet vid avdelning ett och två?

Passion och driv
– En framgångsrik ledare har passion och driv! Mitt bästa tips för att hålla liv i passionen är att skapa ett team där du både kan få energi och ge energi. Donald Davies var min mentor när jag var 27 år och han pratade om “The hungry lions” och syftade på unga talanger, från dem fick han energi och driv. Vid mitt senaste uppdrag hos Barncancerfonden plockade jag in unga projektresurser från Donald Davies & Partners dotterbolag DD Spring, och jag kan verkligen hålla med Donald i hans åsikt om “The hungry lions”!

Vilka egenskaper anser du är en del av receptet på den “perfekta” ledaren? Kontakta oss gärna eller fortsätt diskussionen på vår Facebook eller på LinkedIn

Konsult-Mikael-Olund-projektledare-Donald-Davies-Partners_150x150

Hälsningar,

Mikael Ölund
Projektledare och partner, Donald Davids & Partner