10 lärdomar från ett digitaliseringsprojekt som bryter ny mark

Liber är ett svenskt bokförlag för läromedel. Sedan det grundades år 1897 har kärnan i verksamheten varit tryckta undervisningsmaterial. På senare år har Liber dock inlett en digitaliseringresa och nu tagit steget mot heldigitala läromedel.

Under ledning av Jan Kullander, projektledare och förändringsledare på Donald Davies & Partners, startades ett projekt med två tydliga mål: Att ta fram ett koncept för digitala läromedel och att producera ett antal läromedel (titlar) i konceptet. Vid ett seminarium i april delade Jan med sig av praktiska lärdomar och tips från projektet, som bryter ny mark i förlagsbranschen.

Jan berättade att Libers mål med projektet var att ta fram ett heldigitalt läromedelskoncept för skolor att använda:

– Eleverna kan nu enkelt koppla upp sig och konsumera undervisningsmaterialet via en digital plattform, samtidigt som läraren kan sköta undervisningen via plattformen och få stöd med bland annat uppföljning, betygssättning och planering.

Projektgruppen fick därmed i uppgift att utveckla en teknisk plattform och tio digitala läromedel. För detta krävdes nya produktionsverktyg, en affärsmodell och ren innehållsproduktion. Vid överlämningen skulle det finnas en skalbar produktionsprocess implementerad i alla delar av linjeverksamheten.

Tiden de hade till förfogande var endast åtta månader – projektet skulle fortgå från den första januari 2018 till skolstarten i augusti samma år.

– Liber låg efter sina egna planer för digitalisering, så nu var det bråttom. Men de hade förberett sig väl genom att utföra en diger analys och ta fram en tydlig projektspecifikation. De hade även anställt och kompetensutvecklat medarbetare inom digitala läromedel. Det fanns en utpekad konceptägare och en stark beställare. Därtill var konceptet och projektet väldefinierat och man hade valt leverantörer.

Men det digitala förändringsarbetet förlöpte inte utan hinder.

Från start till överlämning
Jan och konceptägaren bildade tillsammans en tvärfunktionell projektgrupp, med medlemmar från både förlagsredaktionen och teknikavdelningen. Det blev en liten, tajt grupp med bra driv, där alla tog gemensamt ansvar för helheten. Dessutom inrättades en referensgrupp som hjälpte till med navigering och övergripande strategier.

– Projektgruppen tog helhetsansvar och planerade arbetet tillsammans. Vi hade korta avstämningsmöten där alla närvarade. Arbetsmötena var ofta tvärfunktionella. Vi fördelade arbetet och följde upp aktiviteter, prioriterade och omprioriterade. Vi fick uppföljning av leverantörerna på veckobasis och hade en kontaktperson för varje leverantör, som styrde arbetet. Vi hade även återkommande presentationer internt på Liber, stämde av med skolor kring funktioner i konceptet – och lät studenter testa läromedlen, förklarar Jan.

Men det digitala förändringsarbetet förlöpte inte utan hinder.

– Vi mötte flera utmaningar. Till exempel fanns det en förvaltningsorganisation hos Liber. Däremot var de inte beredda på att ta emot ett så stort koncept med så mycket förändringar, och vid överlämningen insåg vi att det var svårt för många att ta till sig de nya verktygen och processerna. Men som tur var fanns kompetensen kvar på Liber genom projektgruppens medlemmar. De kunde stötta i linjearbetet efter att projektet avslutats, och idag är situationen och kompetensen en annan.

Här följer en checklista utifrån Jans erfarenheter – använd den gärna i ditt digitaliseringsprojekt.

Lärdomar från Liberprojektet:

  • Det är viktigt med en gedigen analys och tydlig målbild.
  • Det behöver finnas kunskap och ägarskap.
  • Alla i projektgruppen måste förstå målbilden och vägen dit.
  • Börja med ett begränsat scope, men leverera på USParna*.
  • Håll i pengarna.
  • Det hade inte gått utan leverantörer. Säkerställ att du valt rätt leverantörer och har en god relation till var och en.
  • Ha en plan för att utveckla konceptet löpande efter projektavslutet.
  • Tillvarata projektmedlemmarnas kunskap efter projektet.
  • Ha en rimlig förväntan på marknadens mottagande.
  • Beställare och ledning måste vara involverade och stöttande.

 

Vilka erfarenheter har du av att bryta ny mark i samband med digitalisering? Kontakta oss gärna eller fortsätt diskussionen på vår Facebook eller på LinkedIn.


Hälsningar,
Jan Kullander
Projektledare och partner, Donald Davids & Partner

 

Läs fler Insights i ämnet:
Kampen om kompetensen – så hittar du rätt projektmedlemmar till digitaliseringsprojektet

Det här ska du fokusera på i ditt digitaliseringsprojekt

 

Vill du veta mer om våra förändringsprojektledare och vad vi kan göra för din verksamhet? Vi kan projekt. Kontakta oss på Donald Davies & Partners.

 

*USP är en förkortning för Unique Selling Point eller Unique Selling Proposition och syftar på de unika faktorer som får ett företags produkt eller tjänst att stå ut från konkurrenternas erbjudanden. Till exempel utmärkande leveranstider, garantivillkor eller en produkt som i sig är unik.