Det här ska du fokusera på i ditt digitaliseringsprojekt

Idag drivs digitaliseringsprojekt inom många olika företag och organisationer. Processer ska digitaliseras, nya tekniker tillämpas och nya affärsmodeller undersökas. Vi har samlat våra konsulter för att diskutera hur du leder ett digitaliseringsprojekt på bästa sätt. Vad bör man tänka på? Här kommer en checklista med fem områden att vara extra noga med.

 

Verksamheten och människorna. Som alltid vid projekt gäller det att ha människan och förändringsledningen i fokus. Du behöver förankra arbetet hos alla och ha en rak och tydlig kommunikation. Alla projekt medför förändringar, inte minst digitalisering, och som projektledare bör du därför fundera igenom hur detta kommer att påverka organisationen. Vad innebär de nya arbetssätten för olika avdelningar och medarbetare? I vissa fall kan organisationen vara uppbyggd kring traditionella system, produktionsled och tjänster och därmed behöva genomgå förändringar. Hela avdelningar kan försvinna eller tillkomma.

 

Mål och strategi. Det kan finnas en iver i verksamheten att digitalisera olika aktiviteter och processer. Men här är det viktigt att inte hasta på som projektledare, eftersom lyckad digitalisering förutsätter en god strategi och tydliga mål. Annars är risken att projektet sväller ut och blir mer omfattande än beräknat. Ta det därför lugnt och red ut vad digitaliseringen ska leda till. Vad är det beställaren vill uppnå? Vilka är förväntningarna? Var konkret och våga ställ frågor, som:

– Vad innebär digitalisering för oss?

– Varför gör vi detta? Vad vill vi åstadkomma?

– Skapar digitaliseringen nya möjligheter att utveckla vår affärsmodell?

 

Ny teknik. Nuförtiden finns det en mängd olika digitala lösningar som kan hjälpa till att effektivisera och förbättra verksamheter. Med artificiell intelligens (AI) får vi robotiserade processer, samtidigt som analyser av stora mängder lagrad data, så kallad big data, gör det enklare att upptäcka och korrigera brister. Ny teknik ger med andra ord flera nya möjligheter, men den har också skapat vita fält på kartan för projektledaren. Det är svårt att få en fullständig överblick över utvecklingen, vilket gör att du som projektledare behöver ha utrymme att testa oförutsedda och oprövade tekniker under projektets gång.

 

Rätt kompetens är nödvändig för att digitaliseringen ska lyckas. Men du behöver också fråga dig vilka nya roller som kan tillkomma i verksamheten.

Juridiska aspekter. Med modern teknik uppkommer det ofta frågor om vilka lagar och regler som gäller. Det är en del av digitaliseringen som du behöver hantera löpande i egenskap av projektledare. När trycksaker blir digitala utgåvor kan det exempelvis uppstå frågor kring upphovsrätt och GDPR (General Data Protection Regulation). Den nya dataskyddslagen gör bland annat att man behöver ha uppsikt över information som lagras via molntjänster. Många branscher har även problem med gamla lagar som inte är formulerade med modern teknik i åtanke.

 

Nya kompetenser krävs. Ett projekt kräver rätt expertis. Detta gäller naturligtvis även för digitaliseringsprojektet. Samtidigt kan de nya digitala lösningarna leda till organisationsförändringar, som i sin tur kräver nya roller i verksamheten. Därför bör du i egenskap av projektledare ställa dig frågan: Vilken kompetens behöver vi för att kunna genomföra projektet och för att hålla verksamheten flytande efteråt?

 

Vill du veta mer om hur vi leder digitaliseringsprojekt? Vi kan projekt. Kontakta oss på Donald Davies & Partners.

Hälsningar,
Jan Kullander

Projektledare och partner, Donald Davids & Partner