Portföljstyrning i olika konjunkturer – vart bör fokuset ligga?

Den senaste tiden har vi blivit varse att konjunkturen kan svänga kraftfullt och snabbt. I olika konjunkturer behöver pågående och planerade projekt värderas och prioriteras på olika sätt. Här är några viktiga skillnader i portföljstyrningen när du befinner dig i en låg- respektive högkonjunktur.

Våra konsulter på Donald Davies & Partners har stor erfarenhet av projektledning och förändringsledning, även när det kommer till olika projekts beroenden och portföljstyrning.

I en lågkonjunktur – våga väga in nyttoeffekten

Under en lågkonjunktur blir portföljstyrning och projektuppföljning extra viktigt, inte minst för att det då är kritiskt att ha kontroll över budget och ekonomi överlag.

Om man behöver skära kostnader eller dra i handbromsen är det dock sällan en god idé att göra det lika mycket inom alla projekt. Det är viktigt att väga in de förväntade nyttoeffekter som varje
pågående projekt har. Genom att koppla projektprioriteringar till företagets eller organisationens strategier och mål, får man en uppfattning om vilka projekt som på kort respektive lång sikt tillför mest nytta till verksamheten, och därmed kan anses som viktigast. Även om vissa projekt är resurskrävande för stunden är det viktigt att ha ett långsiktigt nyttoperspektiv för ögonen.

Om man behöver skära kostnader är det sällan en god idé att göra det lika mycket inom alla projekt.

När projekten är prioriterade är det viktigt att ha en ordentlig riskhantering, för att säkerställa att projekten kan genomföras som planerat och därmed förhindra att vissa projekt behöver stängas ner i ett senare skede.

Ett avgörande steg är att prioriteringsbesluten sedan förankras hos och får stöd från samtliga beslutsfattare, inte minst linjecheferna. För att få förståelse och en bred uppslutning måste kommunikation om vilka projekt som får vilken prioritering och varför, nå ut och få fäste i hela verksamheten.

I en högkonjunktur – planera för ett kommande skifte

Under högkonjunkturer är läget ett annat. Förutom ett fokus på respektive projekts lönsamhet och leverans av nyttoeffekter, är utmaningen oftast tillgången till resurser och kompetens.

Det är också i goda tider som man bör tydliggöra de styrande principerna för hur prioriteringar av olika projekt görs, om och när affärsläge och omvärld förändras. Om det vänder snabbt (något vi upplevt den senaste tiden) behöver man ha en beredskap att kunna ställa om, vilket innebär att portföljen behöver vara balanserad och prioriteringarna tydliga.

Bodil Hedlund
Projektledare och partner, Donald Davies & Partners
bodil.hedlund@ddp.se

Behöver du stöd och råd kring din portföljstyrning eller inom projekt- och förändringsledning? Kontakta oss. Här kan du läsa mer om vår tjänst portföljstyrning