En hållbar resa inom projekt – från start till målgång

januari 26, 2023

De faktorer som vi som projektledare och förändringsledare kan påverka inom ett projekt är resan snarare än målet, så att det blir en hållbar resa längs projektets gång. Vilka risker och möjligheter ser vi? Här går vi igenom några viktiga steg på vägen.

I vårt tidigare Insights belyser vi olika perspektiv och hur man kan se på hållbarhet när det kommer till projekt (läs det här). I detta Insights går vi djupare in på hur man kan göra ett projekt till en hållbar resa – från start till mål och även efter överlämning.

1. START

Hållbarhetsfokus!
För att ett projekt ska bli hållbart hela vägen är det viktigt att projektledaren kan vara med och forma projektet och påverka det från start. Att ta del av kundens eventuella hållbarhetsmål, och därefter ställa kontrollfrågor, är en bra start. Att dessutom göra en egen analys och föreslå kompletteringar med sådant som saknas kan också vara på sin plats.
Här är viktigt att dels ta hjälp av projektmedlemmar för att få bra input, men även för att förankra de beslut och riktlinjer som projektet planerar för gällande hållbarhet. Förstår alla inblandade varför, så ökar chanserna att man når sina mål!

Analys med hållbarhetsglasögon
När ett projekt inleds med vederbörlig förstudie och kartläggning av bland annat projektets process, personal och resurser, kan man ställa sig ett antal viktiga kontrollfrågor utifrån hållbarhetsperspektivet. I nästkommande Insights kan du ladda ner vår checklista för hållbarhetsfokus i projekt, där du kan ta del av vår frågeställning som är ett bra diskussionsunderlag för dig, projektteamet, men även för styrgruppen och uppdragsgivaren.

2. GENOMFÖRANDE

Hållbar resursallokering
Resurser i form av pengar, tid och personal bör planeras noga och vägas på guldvåg. Teamet som ska arbeta i projektet behöver även de vara hållbara under projektets gång, dvs må bra och vara friska, så att de “håller” och kan göra ett bra jobb. Arbetsbelastningen bör därför inte bli för tung, rätt antal personer ska tillsättas från början och viktigt att detta justeras vid behov. Att projektledaren tar ett ansvar för att se till detta, känns extra angeläget ur ett hållbarhetsfokus.

God utbildning lägger grunden
En god utbildning, gärna löpande, lägger grunden för att något ska bestå och hålla i längden. Det är projektledarens ansvar att se till att slutanvändarna blir utbildade och att de lär sig mer och mer samt att de har kunskapen och kompetensen att använda det system som ska implementeras.

Uppföljning
Självklart skall även hållbarhetsaktiviteterna och målen följas upp som vilka andra mål som helst. Detta förstärker även teamets och organisationens syn på hållbarhet.

3. AVSLUT

Överlämning och stängning av projekt
En del som kan bli förbisedd när det kommer till projekt är en ansvarstagande avveckling av till exempel det system som byts ut. Det bör tydliggöras redan i projektplanen hur detta görs och vem som är ansvarig. Om ett gammalt system rullat på för länge parallellt med ett nytt system kostar det onödiga resurser. När projektet tagits i mål och det nya systemet är på plats är det därför viktigt att ha en plan för vad man kan stänga ner och ta bort (eller återanvända någon annanstans).

Några punkter i projektledarens Avslutschecklista:

Har vi gjort en tydlig överlämning till berörda personer för avveckling av till exempel system?
Vad kan stängas ner eller tas bort när projektet är avslutat?
Vad har vi lärt oss att ta med till nästa projekt eller inom organisationen?
Kan vi fira att vi nått de specifika hållbarhetsmålen?

Här har vi nu beskrivit hur man kan göra ett projekt till en hållbar resa – från start till mål och även efter målgång. I den första delen i vår serie belyste vi olika perspektiv och hur man kan se på hållbarhet när det kommer till projekt och i den tredje och sista delen kan du ladda ner och ta del av vår Checklista för hållbarhetsfokus i projekt.

Hälsningar,
Mats Gustafsson
Projektledare och partners, Donald Davies & Partners