Snabbriskanalysen – ett värdefullt verktyg i 5 enkla steg

Donald Davies* menade att riskanalysen är en fantastisk uppfinning, men att den är en riktig långkörare. Han utvecklade därför en egen variant, snabbriskanalysen. Snabbriskanalysen är idag ett värdefullt verktyg för personer i planerande och ledande befattningar.

Snabbriskanalysen är utformad i samma klassiska form som vid en vanlig riskanalys. Det vill säga beskrivning av risken, effekten på projektet om det inträffar, sannolikheten att det händer, och hur man planerar att åtgärda det. Skillnaden är att det inte kräver lika mycket tid eller resurser.

Den som känner till metoden för snabbriskanalyser hanterar ofta oförutsedda situationer lugnare och mer metodiskt.

Metoden lämpar sig redan i förstudien för att utvärdera de finansiella påverkningarna av olika risker, men också löpande för att hitta alternativ till åtgärder för de aktuella riskerna.

Snabbriskanalysen i 5 steg:

  1. Involvera rätt resurser
    Involvera de två till tre mest insatta personerna i processen, de kommer kunna bidra med värdefull input.
  2. Skapa en bra översikt
    Använd en whiteboard eller liknande för att ge deltagarna en bra översikt över analysen och dess olika delar.
  3. Hur påverkas projektet?
    Definiera problemet eller risken och hur det påverkar projektet, gällande exempelvis förseningar, ökade kostnader eller andra faktorer.
  4. Gör en prioritering
    Skriv upp de åtgärder som finns för att lösa problemet, det kan vara en, två eller tre punkter i prioriteringsordning.
  5. Fastställ aktiviteter och mål
    Lista alla de aktiviteter som krävs för varje åtgärd.

Voilà!

I Donalds bok Project Secrets hittar du fler tips för hur ett projekts olika delar kan planeras och genomföras för att bli framgångsrika. Beställ boken här.

*Donald Davies gick bort den 13 juli 2017. Donald var en pionjär inom projektledning och även en av grundarna bakom Donald Davies & Partners.

Läs mer om Donald här>>

SEBs stora systemskifte: Ett spännande projekt

Anders Wrebo, partner på Donald Davies & Partners, var huvudprojektledare när det troligen största systeminförandet under senare år i bank-Sverige genomfördes på SEB. Ett omfattande projekt över flera år, som kulminerade under en enda helg i april 2016 då omläggningen ägde rum.

Våren 2016 genomfördes det troligen största systeminförandet under senare år i bank-Sverige, när SEB införde ett nytt fondsystem. Projektet löpte över flera år och involverade över 200 personer från olika delar av banken. Läs hela caset här.

Agila förvaltningsteam stod för utveckling och anpassning
I början av projektet hade varje delprojekt sina uppdrag och resurser. Men under projektet valde SEB att införa en agil arbetsmetodik. Agila team knutna till respektive förvaltning fick till uppgift att leverera till de olika projekten.

– En fördel med att arbeta med agila team är att den egna organisationen, de som äger systemen, får bättre kontroll och förståelse för vad som sker. Utmaningen från projektets sida var att gå från att jobba med egna projektteam till att beställa resultat av över 30 självständiga agila leveransteam. I en värld där det agila teamet bara har en beställare blir det oftast oerhört effektivt. I detta fall fanns flera projekt som var beställare till leveransteamen, berättar Anders Wrebo.

Ett agilt arbetssätt ger hela organisationen bättre kontroll och förståelse för vad som sker i projektet.

Cross-synk- möten
En styrka med de agila teamen är den frihet de har att planera och prioritera det dagliga arbetet. Men det blir också en utmaning om de agila teamet själva börjar prioritera vilket projekts uppgifter som ska gå först. En övergripande portföljstyrning med tydlig och väl förankrad prioritering är en förutsättning. Ett effektivt verktyg för det är så kallade ”cross-synk- möten” med berörda projekt och leveransteam.

– Det är mycket viktigt att hela tiden föra en dialog med ALLA och hjälpa till att prioritera. När man väl är överens är de agila teamen väldigt snabba på att lösa sina uppgifter eller problem, säger Anders.

Vill du veta mer om hur vi kan hjälpa din organisation med projektledning och agila arbetssätt? Kontakta oss på Donald Davies & Partners.

Hälsningar,
Anders Wrebo
Projektledare och partner, Donald Davies & Partners

Vad har du för tankar kring detta ämne? Kontakta oss gärna eller fortsätt diskussionen på vår Facebook eller på LinkedIn.

Detta är ett av våra mest populära Insights, här återpublicerat efter viss uppdatering.

Prioritera dig själv och bli framgångsrik

Nytt år, nya möjligheter, utmaningar och kanske även nya nyårslöften? Det är lätt att rivstarta året och kalendern tenderar att rätt snart bli fullbokad eftersom många projekt ska startas upp samtidigt. Du ser väl till att reservera tid till dig själv?

Projektledare är resultatorienterade specialister som jobbar i team för att få saker att hända, och för att få saker att hända jobbar de förstås väldigt hårt, vilket kräver en otrolig dedikation.

Real experienced project people are a rarity, and they are vital to success. – Donald Davies

Som framgångsrik projektledare får du se upp så att du inte bokar kalendern full, för då kommer du inte ha någon tid till övers för reflektion, planering, eller för den delen, tid till att överblicka vad som faktiskt pågår för tillfället. Vår grundare Donald Davies* beskriver i sin bok Project Secrets att tricket för att undvika detta är att schemalägga tid till sig själv i sin kalender. Det är dags att prioritera sig själv helt enkelt.

Att prioritera sig själv är att prioritera sitt arbete

Prioriteringen av dig själv blir indirekt prioritering av ditt arbete eftersom du ger dig själv tid för värdefull reflektion. Avsätt stående tider i din kalender till detta och glöm inte bort att prioritera dessa inbokade tider och se till att inte boka av dem, för då gör de ingen som helst nytta.

Letar du efter ännu ett nyårslöfte så har vi ett åt dig – prioritera dig själv!

I Donalds bok Project Secrets hittar du fler tips för hur ett projekts olika delar kan planeras och genomföras för att bli framgångsrika. Beställ boken här.

*Donald Davies gick bort den 13 juli 2017. Donald var en pionjär inom projektledning och även en av grundarna bakom Donald Davies & Partners.

Läs mer om Donald här>>

Om projektet jävlas – jävlas tillbaka och vinn

Anything that can go wrong, will go wrong, är den pessimistiska lag som Murphy är mest känd för. Hans andra lag, If you can´t beat them, join them, är något mindre känd. Donald Davies* ansåg att det går att vinna över Murphys lag genom att förutse utmaningar och hinder längs vägen för att på så vis slå Murphys lag i spillror och göra så att allt som kan gå fel, faktiskt helt enkelt inte går fel. Istället realiseras Murphys andra lag. ”If you can´t beat them, joint hem”, och Murphy får se sig besegrad av en väl utförd projektledning och får ställa sig på samma sida som Donald Davies, istället för emot honom.

Här följer några av Donald Davies viktigaste lärdomar hur du som projektledare övervinner Murphys lag när du driver riskfyllda projekt:

1. Utgå ifrån att Murphy har rätt
Genom att förvänta sig det värsta händer är det lättare att förutse och gardera sig mot de problem som uppstår.

2. Arbeta med proffs
Rätt kompetens på rätt plats, från golvet till ledningsrummet, minimerar riskerna för grus i maskineriet.

3. Få upp andan
Ett entusiasmerande öppningsevenemang och en från början effektiv arbetsmiljö gör att alla bättre kommer igång med projektet. Workstorms längs vägen hjälper också för att hålla fokus ända till mållinjen.

4. Invänta grönt ljus
Noggrann kvalitetssäkring och slutförande av varje delmoment innan man går vidare till nästa är a och o i alla slags projekt.

5. Skapa transparens
Genom att tidigt belysa varje problem som uppstår samt redogöra för progressen – exempelvis på återkommande avstämningsmöten – och delegera ansvarsområden till de rätta medarbetarna, så lämnas inget åt slumpen.

Murphys pessimistiska och berömda lag kan få en positiv effekt på projektledning. Donald Davies många komplexa projekt, som sällan varit en dans på rosor, är bevis på att tänkbar tragedi ofta kan omvandlas till faktisk triumf. Att övervinna Murphys lag får också den envise och pessimistiske Murphy att bli lite mer optimistisk när han inser att en bra projektledare är oövervinnerlig. ”If you can´t beat them, join them!”

Allting kommer inte att gå fel, och ingenting är omöjligt om du är en bra projektledare!

I Donalds bok Project Secrets hittar du fler tips för hur ett projekts olika delar kan planeras och genomföras för att bli framgångsrika. Beställ boken här.

 

*Donald Davies gick bort den 13 juli 2017. Donald var en pionjär inom projektledning och även en av grundarna bakom Donald Davies & Partners.

Läs mer om Donald här>>

Kan du inte planera? Planera ändå!

Nu i semestertider och direkt efter, startas många nya projekt upp. Att planera ett projekt innan all fakta ligger på bordet är omöjligt, hävdar vissa. Donald Davies, en av företagets grundare, ansåg å andra sidan att det är fullt möjligt. I sin bok ”Project Secrets” skrev Donald Davies om att planering främst kräver förmågan att föreställa sig den närmaste framtiden.

Donald Davies menar att planering kräver förmågan att föreställa sig den närmaste framtiden innan du har all fakta. Han anser att det är fullt möjligt och inte särskilt svårt att designa ett sannolikt scenario i tillräckligt detaljrik nivå för att göra en relevant planering, så att du kan köra igång!

Det är som att säga att du inte kan planera ett projekt förrän det är klart, vilket är löjligt.

Dessa tre punkter dig en bra planering av ett projekt:

1. Tidslinje
Sätt upp projektets troliga aktiviteter enligt en tidslinje där startdatum och slutdatum för varje aktivitet dokumenteras. Fastställ därefter vem som är ansvarig för vilken aktivitet och vilka resurser som finns.

2. Resursbudget
Se över vilka resurser som finns och gör en budget för varje aktivitet och resurs som kommer att krävas för projektet.

3. Organisationschema
Gör därefter ett organisationsschema som visar projektets olika projektmedlemmar och resurser. Ett organisationsschema ger en tydlig bild av projektet på ett visuellt tilltalande sätt.

Nu har du en stomme som ligger relativt nära verkligheten, och under projektets gång kommer de sista delarna och aktiviteterna att falla på plats. Så nu är det bara att köra igång!

Donald Davies, en av företagets grundare, gick bort den 13 juli efter en kort tids sjukdom och nu går våra varma tankar till hans familj och anhöriga.

 

 

Beställ ”Project Secrets” här för fler tips om planering från en av branschens verkliga legender, Donald Davies. Läs mer av honom här>>

Kontakta oss gärna om du vill du veta mer om hur vi jobbar med projektplanering och projektledning.

Vad har du för tankar kring detta ämne? Kontakta oss gärna eller fortsätt diskussionen på vår Facebook eller på LinkedIn.

3 viktiga lärdomar från ett lyckat förändringsarbete hos Botkyrkabyggen!

Rom byggdes inte på en dag och stora förändringar sker inte över en natt. Oavsett en stor eller liten organisation – det räcker inte med att alla känner till verksamhetsmålen och utbildas i en viss projektmetod. Du behöver även veta hur ni ska arbeta tillsammans i projekt. Dåvarande förändrings- och projektledningskonsult Annika Stanley Wandebäck från Donald Davies & Partners anlitades av Botkyrkabyggen för att fylla i luckorna mellan teori och praktik.

Mer än 70% av förändringssatsningar misslyckas och förändringar skapar ofta negativitet i verksamheter. Här lyckades förändringen. Vilka var framgångsnycklarna?

förändringsledning
Annika Stanley Wandebäck, fd projektledare Donald Davies & Partners

Botkyrkabyggen är ett stort fastighetsbolag som förvaltar och hyr ut över 10 000 bostäder och lokaler, många byggda under 60- och 70-talet. För några år sedan startades ett omfattande renoveringsprojekt, ett projekt som ska pågå i 10-15 år. Projektmetoden XLPM infördes.

För att klara av implementeringen av förändringen anlitade Charlotte Ekfeldt, affärsutvecklingschef och ansvarig beställare på Botkyrkabyggen, Annika Stanley Wandebäck, dåvarande förändrings- och projektledningskonsult på Donald Davies & Partner.

Tre viktiga lärdomar från detta uppdrag:

1. Ta inget för givet
I ett förändringsarbete kan inget tas för givet, då människor och omständigheter hela tiden förändras.

2. Sponsorn har en viktig roll
En stark sponsor med tydligt mandat, som litar på teamet, är extremt viktig i ett förändringsarbete.

3. Tydliga mål det enda som är beständigt i en förändring
Det är viktigt att sätta tydliga och mätbara projekt-, förändrings- och effektmål. Ett förändringsmål här var till exempel tvingande business case och tvärfunktionella styrgrupper. Effektmål är ibland det enda beständiga, det enda som inte rör på sig.

Läs caset om hur vi arbetade med Botkyrkabyggen i sin helhet här.

Vill du veta mer om vad en av våra förändringsprojektledare kan hjälpa dig med? Vi kan projekt. Kontakta oss på Donald Davies & Partners.

Då är projektformen alltjämt oslagbar

”Är projektens storhetstid förbi? Nu läggs IT-utvecklingen i daglig verksamhet”. Så lyder rubriken på en artikel i Computer Sweden (13/2). Den tar upp trenden inom IT-utveckling, att projektformen numera passar allt mer sällan och att decentralisering är ett vinnande koncept. Jag håller med om resonemanget och kommentarerna i artikeln – men bilden behöver breddas. 

Att decentralisera och göra det löpande utvecklingsarbetet i linjen nära affären och användarna, med agila arbetssätt, är effektivt. Inte minst i den snabbrörliga värld vi lever i idag. Projektformens fördelar ligger inte i att anpassa och utveckla det löpande.

projektledare
Mikael Ölund, projektledare och partner, Donald Davies & Partners

Rationalisering av verksamheten kan inte ligga på IT
Projektformen är däremot oslagbar när det är dags för de stora verksamhetskritiska initiativen där den potentiella nyttan för organisationen (eller samhället) är stort, exempelvis när man ska sätta nya grundstrukturer, grundprocesser eller genomföra en större rationalisering. Dessa projekt drivs dessutom med fördel från en central nivå (på tal om decentraliseringstrenden som tas upp i artikeln). En rationalisering av verksamheten i stort kan till exempel inte ligga på IT. En satsning på en ny marknad behöver hållas ihop i ett projekt.

Fördelen med att projekt drivs centralt är att man får en helhetsbild över utmaningen och konsekvenserna. Att skapa konsensus och koordinera med andra viktiga funktioner inom organisationen, som till exempel sälj, produktion och ekonomi, blir då också lättare eller till och med möjligt.

Agila arbetssätt går utmärkt att tillämpa inom projekt
Dessutom kan både en föränderlig omvärld hanteras, och agila arbetssätt tillämpas, inom projektformen. Det gör vi i stort sett alltid i våra projekt numera (läs hur vi arbetar med det stora fondsystemskiftet på SEB). Och icke att förglömma – att lägga ner initiativ som inte längre genererar nytta är bara ett sundhetstecken för företag och organisationer, något man kan tappa om man lägger ett segmenterat ansvar för dessa i linjen.

Det som är problemet är inte att välja agil utveckling i linjen eller att driva all utveckling i projekt, utan snarare veta NÄR man ska välja det ena eller det andra. Ett projekt är en struktur för att skapa nytta för exempelvis företaget. Många är idag dåliga på att bedöma nyttoeffekter och därmed bedöma när ett projekt inte bör startas eller läggas ner. Tydligare insikter, definition och styrning krävs här.

Håller du med?

Konsult-Mikael-Olund-projektledare-Donald-Davies-Partners_150x150

Hälsningar,
Mikael Ölund
Projektledare och partner, Donald Davies & Partners
Maila mig

Vad har du för tankar kring detta ämne? Kontakta oss gärna eller fortsätt diskussionen på vår Facebook eller på LinkedIn.

Läs mer:
Lyckad projektledning av SEBs stora systemskifte
Artikeln i Computer Sweden

Det vanligaste misstaget är att välja fel projektledare.

Projekt är sällan smärtfria, men många fallgropar går att förebygga. I sin bok ”Project Secrets” talar vår grundare Donald Davies om de största misstagen man kan göra inför ett projekt. Den allra sämsta investeringen är att anlita fel projektledare.

Donald Davies började sin karriär redan på 1950-talet och har arbetat med mängder av stora projekt. Genom åren har han hört alla tänkbara tveksamma anledningar till varför en felrekrytering gjorts: Det fanns ingen annan tillgänglig. Vi hade lovat projektledaren rollen. Han/hon känner oss på företaget. Listan kan göras lång.

Donalds tips för att lyckas är att istället satsa på en projektledare med erfarenhet, kompetens, beslutsamhet och driv. Det låter som en självklarhet – ändå fortsätter företag att fatta kostsamma beslut.

En bild vi vill hjälpa till att förändra.

 

Beställ ”Project Secretsför fler tips om projektledning från en av branschens verkliga ikoner. Och kontakta oss gärna om du vill du veta mer om hur vi jobbar med test- och projektledning.

VD-Pernilla-Eriksson-Donald-Davies-Partner

Hälsningar,
Pernilla Eriksson, VD på Donald Davies & Partners

Vad har du för tankar kring detta ämne? Kontakta oss gärna eller fortsätt diskussionen på vår Facebook eller på LinkedIn.

Läs även:
Insights: Tro på vad du ser. Men mer på vad du testar.
Insights: Ovanligt sunt förnuft
Insights: Överlevnads kittet för ett sjunkande skepp

Tro på vad du ser. Men mer på vad du testar.

Produktutvecklare: ”Produkten fungerar utmärkt och är snart redo för leverans.”
Donald Davies: ”Är det ok om jag sätter mig och testar?”
Donald sätter sig och testar. Allt faller samman.

 

Det självupplevda exemplet ovan är hämtat från vår grundare Donald Davies bok ”Project Secrets”. I anekdoten beskriver han hur han brukade sitta i olika väntrum och läsa tjusiga broschyrer som presenterade ”den perfekta verkligheten”. Det fick honom att tänka på hur det egentligen ser ut, på alla de komplikationer som dagligen uppstår i fabriker, laboratorier och på allt annat än glamorösa arbetsplatser. För att det ens ska finnas en ”perfekt verklighet” eller snillrik produkt att tala om, måste någon först skapa den. Och någon måste ta ansvar för att testa den.

En av dina viktigaste uppgifter som projekt- och testledare, vid sidan av att stötta och stärka teamet, är att inte lämna saker åt slumpen. Om något verkar vara på bana, är det upp till dig att verkligen försäkra dig om att så är fallet. En liten miss på vägen kan få ett helt projekt att haverera – och gissa vem som får bära hundhuvudet …

Att lämna små saker åt slumpen kan få ett helt projekt att haverera

Beställ ”Project Secretsför fler tips om projektledning från en av branschens verkliga ikoner. Och kontakta oss gärna om du vill du veta mer om hur vi jobbar med test- och projektledning.

VD-Pernilla-Eriksson-Donald-Davies-Partner

Hälsningar,
Pernilla Eriksson, VD på Donald Davies & Partners

Vad har du för tankar kring detta ämne? Kontakta oss gärna eller fortsätt diskussionen på vår Facebook eller på LinkedIn.

Läs även:
Insights: Ovanligt sunt förnuft
Insights: Överlevnads kittet för ett sjunkande skepp

Ovanligt sunt förnuft

Endast 25 % av alla projekt genomförs enligt budget och tidplan. De förväntade resultaten lyser ofta med sin frånvaro. Kan det bero på att det i många verksamheter råder brist på ”vanligt sunt förnuft”?

I sin bok ”Project Secrets” drar sig Donald Davies till minnes ett exempel från en stor svensk organisation, som under ett års tid lät en grupp projektledare prova workshop-metoden. Workshops var på denna tid fortfarande något av en nyhet. Av utvärderingen kunde man konstatera att projektledarna förvisso hade skapat effektivitet, men också att de egentligen inte tillfört något nytt – allt var bara en fråga om vanligt sunt förnuft. Beställaren av projektet svarade: ”I så fall är vanligt sunt förnuft ganska ovanligt.”

När både styrgruppen och projektledarna kan bidra med detta, ser förutsättningarna för ett lyckat projekt genast mycket bättre ut. Donald Davies ger i sin bok många exempel på vad sunt förnuft faktiskt kan innebära i projekt. Här är några:

Satsa på de bästa
I en verksamhet där projekten ofta havererar, kan det vara dags att våga byta ut projektledarna. Projektledning handlar inte om magi, utan om skicklighet, erfarenhet och rätt attityd, menar Donald.

Lita på basmetoderna
Planera projektet noggrant, genomför workshops där behoven tydligt definieras och se till att redan från början skapa ett starkt team.

Skapa rätt driv
Led teamet målmedvetet och se till att ta tag i eventuella problem så tidigt som möjligt. Enligt Donald finns det två typer av projektledare – de som trycker på och de som involverar. Det första alternativet skapar stress, nervositet och bortfall av personal, medan det andra ökar delaktigheten och arbetsglädjen. Vilket känns mest förnuftigt?

 

Hur ser ni på projektledning i din verksamhet? Låt oss skapa sunt förnuft tillsammans. Kontakta oss gärna!