Tips till dig som går från 0 till 100 i starten av 2019

 

Det är lätt att gå hårt ut vid starten av ett nytt år, och kalendern tenderar att rätt snabbt bli fullbokad eftersom många projekt ska startas upp samtidigt. Du ser väl till att reservera tid till dig själv? Genom att prioritera dig själv kan du bli mer framgångsrik.

Projektledare är resultatorienterade specialister som jobbar i team för att få saker att hända, och för att få saker att hända jobbar de förstås väldigt hårt, vilket kräver en otrolig dedikation.

Real experienced project people are a rarity, and they are vital to success. – Donald Davies

Som framgångsrik projektledare får du dock se upp så att du inte bokar kalendern full, för då kommer du inte ha någon tid till övers för reflektion, planering, eller för den delen, tid till att överblicka vad som faktiskt pågår för tillfället. Vår grundare Donald Davies beskriver i sin bok Project Secrets att tricket för att undvika detta är att schemalägga tid till sig själv i sin kalender. Det är dags att prioritera sig själv helt enkelt.

Att prioritera sig själv är att prioritera sitt arbete
Prioriteringen av dig själv blir indirekt prioritering av ditt arbete eftersom du ger dig själv tid för värdefull reflektion. Avsätt stående tider i din kalender till detta och glöm inte bort att prioritera dessa inbokade tider och se till att inte boka av dem, för då gör de ingen som helst nytta.

Vårt bästa tips till dig som går från 0 till 100 – prioritera även dig själv och bli mer framgångsrik!

 

I Donalds bok Project Secrets hittar du fler tips för hur ett projekts olika delar kan planeras och genomföras för att bli framgångsrika. Beställ boken här.

Läs mer om Donald här>>

Vill du veta mer om våra projektledare och vad vi kan göra för din verksamhet? Vi kan projekt. Kontakta oss på Donald Davies & Partners.

Detta Insights publicerades i januari 2018, här återpublicerat efter viss uppdatering.

 

Läs även:
Insights: Monotasking är inne, multitasking är ute

Projektet, kulturen och omvärlden – tre faktorer som avgör förändringen

Vad avgör egentligen om en förändring kommer att lyckas eller inte? Mycket är upp till projektledaren och projektet som är ämnat att starta förändringen, men inte allt. Med kunskap om vilka övergripande faktorer som påverkar en förändring, kommer värdefulla insikter och en större möjlighet att kunna påverka slutresultatet. 

Som projektledare ligger ditt fokus främst på projektet – planering, genomförande och överlämning. Uppgiften är att etablerar en vinnande projektkultur och ett dynamiskt och slagkraftigt team som kan generera projektresultat. Men det är inte bara projektet som påverkar om den större förändringen lyckas.

De övergripande faktorerna i en förändring kan liknas med fälten i en piltavla där alla ”ringar” påverkar resultatet. Den innersta ringen, i mitten, är projektet. Nästa ring är verksamheten och dess kultur. Och runt omkring alltihop finns den stora omvärlden. Likt det kända uttrycket ”operationen lyckades, men patienten dog”, hjälper ett väl genomfört projekt föga om inte verksamheten är med på tåget, och om omvärldens plötsligt förändras och omöjliggör ett lyckat projekt eller en framgångsrik förändring.

Kultur och tankemönster styr förändringen

Verksamhetskulturen, den andra ringen, är avgörande för en lyckad förändring. Om inte alla som påverkas av förändringen i verksamheten förstår varför den görs och anammar de tankemönster som det nya kräver, kommer förändringen aldrig starta, än mindre få fäste i verksamheten. Som projektledare behöver du se till så att rätt förutsättningar för en förändring i verksamheten finns. Du behöver få grepp om kulturen genom att bland annat göra en intressentanalys, identifiera de informella ledarna och se till så att en effektiv kommunikationsplan finns på plats.

Omvärlden, den tredje ringen längst ut, kan förändra allting helt och hållet. Till exempel kan marknaden eller konjunkturen förändras negativt, eller en konkurrent plötsligt ändra sin strategi. Omvärlden kan inte verksamheten, än mindre projektledaren, göra något åt. Men du som projektledare kan hjälpa styrgruppen att hålla kontinuerlig koll så att möjligheterna att parera och ändra strategi blir större.

Omvärlden kan plötsligt förändra allt

Frågor du kan ställa styrgruppen är: Har någon till uppgift att övervaka omvärlden? Gäller affärscaset som ligger till grund för projektet och förändringen fortfarande? Själv brukar jag föreslå att styrgruppen ser över detta varje kvartal, och att en större audit genomförs var sjätte månad, åtminstone på de mest strategiska projekten.

Som projektledare behöver du fokusera på projektet, lyfta blicken till verksamheten och förstå att omvärlden påverkar. Gör du det går du från att vara en projektledare, till att bli en förändringsprojektledare.

Vill du veta mer om hur vi leder förändringsprojekt? Vi kan projekt. Kontakta oss på Donald Davies & Partners.

Konsult-Mikael-Olund-projektledare-Donald-Davies-Partners_150x150
Hälsningar,
Mikael Ölund

Partner & projektledare
Donald Davies & Partners

Vad har du för tankar kring detta ämne? Kontakta oss gärna eller fortsätt diskussionen på vår Facebook eller på LinkedIn.

Värdefull vapendragare – så viktig är den informella ledaren för resultatet!

I rollen som projektledare är det viktigt att se till att förarbetet är ordentligt gjort innan projektet drar igång. Det kan bland annat innebära att gå in och förtydliga mål och direktiv utifrån uppdragsbeskrivningen. En annan viktig del i den inledande delen är att identifiera och få med sig de informella ledarna i verksamheten – de kan bli värdefulla, ibland ovärderliga, vapendragare under resans gång.

Informella ledare är personer som har stort inflytande på andra individer i en verksamhet. De påverkar och leder sina arbetskamrater utan någon formell chefsposition. De fungerar på så vis som kulturbärare på arbetsplatsen, de har inverkan på den interna opinionen – inte minst vad gäller attityder för och emot förändringar. Därför är de informella ledarna värdefulla för projektet.

Med sin unika ställning i organisationen kan de informella ledarna bli ambassadörer för projektet och hjälpa dig att förankra förändringen hos övriga medarbetare. Men de kan även sätta sig på tvären och göra att du möter kraftigt motstånd, till exempel på arbetsplatser där organisationen är ovan vid förändring. Så det gäller att arbeta strategiskt om du vill ta vara på deras roll som spindeln i det sociala nätet.

Se förbi organisationsschemat du fått och bilda dig en egen uppfattning runt kaffemaskinen och under möten. Vem är det som får saker gjorda? Vem är omtyckt och någon alla litar på?

Hur identifierar jag de informella ledarna?

Det är viktigt att identifiera de informella ledarna tidigt i processen. Håll dig framme och småprata vid kaffeautomaten. Observera beteenden. Vem löser alla problem? Vem är driftig, ambitiös och omtyckt? Se förbi organisationsschemat du fått och bygg upp ett förtroende mellan dig och de synbara nyckelpersonerna.

Hur samarbetar jag med de informella ledarna?

Varje företag har sin unika kultur och som projektledare behöver man se till att både projekt- och kommunikationsplan svarar mot verksamhetens förutsättningar. De informella ledarna är värdefulla i kommunikationen, för att få ut budskap och information internt. Förutom att löpande ge information om processen till den informella ledaren kan du eventuellt tilldela personen en särskild roll inom projektet och/eller inom ramen för förändringsarbetet.

Den informella ledaren kan liknas med ett trafikljus i korsningen mellan nuvarande situation och den förändring projektet innebär. Efter ett yrkesliv med gott om egen ledarerfarenhet, både från den informella och den formella sidan, så är jag i högsta grad medveten om värdet av informella ledare som vapendragare vid förändring!

 

Vill du veta mer om att arbeta med informella ledare? Vi kan projekt. Kontakta oss på Donald Davies & Partners.

Hälsningar,
Niclas Palm

Partner & projektledare
Donald Davies & Partners

Vad har du för tankar kring detta ämne? Kontakta oss gärna eller fortsätt diskussionen på vår Facebook eller på LinkedIn.

Döda vinkeln – projektledarens utmaning 2018

 

Det finns en hel del utmaningar som projektledaren ställs inför 2018. Ta del av reflektioner från vår partner och projektledare Lars-Erik Sjöstrand som berättar om tre utmaningar som dagens projektledare ställs inför, och hur man kan tackla dessa.

  1. Frustration kring agila arbetssätt och traditionell projektstyrning

Jag upplever många gånger att det finns en stor frustration kring agila arbetssätt och hör att det inte fungerar i praktiken. Det kan till exempel vara fråga om en resurs- och kapacitetsplanering som havererat. Initiativen till det agila arbetssättet har då ofta startat lokalt hos någon enskild chef eller medarbetare utan att helheten beaktats, vilket resulterar i att delar av organisationen arbetar agilt och andra mer traditionellt. Den typen av problem är inga som löser sig på medarbetarnivå utan där behöver ledningen sätta ramarna och ta stafettpinnen.

De som lyckas i sina införanden av agilt är de som har ledningens stöd, förståelse och engagemang.

 

Att införa agilt handlar inte så mycket om att definiera nya roller och metoder som ska användas utan mer om att förändra mindset och kulturen i organisationen. Det är så klart inte lätt men ett strukturerat förändringsarbete och ledningens engagemang är en förutsättning och en bra start på resan.

 

  1. När förändringen blir projektets döda vinkel

I de komplexa projekt vi hamnar i gäller det att hålla huvudet kallt och inte glömma bort att allt handlar om förändring. Många gånger dras tempot upp tidigt i projektet och det är så lätt att dras med i fokuset på leveranserna och glömma bort eller skjuta fram förändringsarbetet. Alldeles för sent startar ”utrullningen” och medarbetarna sätter sig på tvären med fördröjd effekthemtagning som följd.

Styrgrupp och projektledning behöver tidigt definiera och komma fram till hur det oerhört viktiga förändringsarbetet skall bedrivas gemensamt. Just att arbeta gemensamt är nyckeln, och att ha en plan som alla tror på. Det behöver nödvändigtvis inte innebära jättemycket arbete men det gäller att ha koll på förändringens status, hur den tas emot av alla påverkade individer i organisationen.

I slutändan är det trots allt människor vi jobbar med och de behöver förstå varför förändringen kommer, samt ha rätt förutsättningar för att genomföra och vara en del av de förändringar som projektet kräver.

Just att arbeta gemensamt är nyckeln, och att ha en plan som alla tror på.

 

  1. Stress, sömnproblem, sjukskrivning

De senaste tio åren har tyvärr stressrelaterade sjukskrivningar fördubblats. I projekt med riktning mot förändring så gäller det att vara uppmärksam, både för sin egen del och för andras skull. Ta symptom som sömnstörningar, trötthet och tryck över bröstet på största allvar. Problemen behöver förebyggas, har man väl gått in i en sjukskrivning kan det bli långvarigt och svårt att komma tillbaka. Jag har själv varit på väg utför och då blev familj och vänner räddningen, våga ta upp problemen och vänta inte med att söka hjälp!

Våga ta upp problemen och vänta inte med att söka hjälp

Vill du veta mer om hur vi jobbar med att lösa projektets utmaningar? Vi kan projekt. Kontakta oss på Donald Davies & Partners.

Projektledning

Hälsningar,
Lars-Erik Sjöstrand

Partner & projektledare
Donald Davies & Partners

Vad har du för tankar kring detta ämne? Kontakta oss gärna eller fortsätt diskussionen på vår Facebook eller på LinkedIn.

3 lärdomar från ICAs omfattande automatiseringsprojekt

I Västerås finns en av ICAs distributionsenheter som bland annat innefattar ett stort så kallat höglager med 22 000 pallplatser. När höglagrets omfattande automationsanläggning skulle moderniseras fick Jan Olsson från Donald Davies & Partners rollen att projektleda skiftet. Ett driftkritiskt förändringsprojekt som inte fick påverka landets 1 300 ICA-butiker.

Den befintliga automationsanläggningen, bestående av sex kranar och ett flera hundra meter långt pallbanesystem, togs i bruk under 90-talet. Livslängden var nu nådd och ett nytt system skulle dessutom bli närmare 100% snabbare!

Utmaningen var att genomföra skiftet – det vill säga riva, bygga och driftsätta en ny anläggning med tillhörande system – med minimal påverkan på leveranserna till landets ICA-butiker. Det avgörande skiftet av systemet planerades och genomfördes sedan under fem veckor sommaren 2017. Slutresultatet blev ett väl genomfört projekt med minimal eller ingen påverkan för ICAs butiker och slutkunder. Läs caset i sin helhet här>>

Vilka lärdomar och framgångsfaktorer fanns att hämta från detta omfattande projekt?

– Att som projektledare verkligen finnas där, vara nyfiken och kavla upp ärmarna, är oerhört viktigt för både projektet och verksamheten. Att hela teamet vet vad som sker och känner för leveransen är a och o!, menar Jan Olsson.

 

Tre viktiga lärdomar från detta uppdrag:

  • Man kan aldrig lägga för mycket tid på att kommunicera som ledare.
  • Vikten av att snabbt sätta sig in i verksamheten, förstå huvuddragen i uppdraget, skapa en tydlig målbild och snabbt komma igång för att säkra styrfart i rätt riktning.
  • Arbeta med teamet och skapa samsyn och handlingsfrihet – kalibrera värderingar och värdegrund, ”vad är viktigt för oss”, samt röja hinder och skapa förutsättningar för teamet att kunna agera självständigt.

Läs caset i sin helhet här>>

Hälsningar,
Jan Olsson, projektledare och partner
Donald Davies & Partners

Slopa paragrafrytteriet och inta ett modernt ledarskap

Det agila arbetssättet, där kundnyttan är i fokus och teamen själva ansvarar för leveransen, kan på pappret tyckas oförenligt med traditionell projektledning. Men det är inte riktigt hela bilden.

Vi på Donald Davies & Partners har lika mycket erfarenhet från traditionella linjeverksamheter och projekt som från att jobba nära mindre team med friare tyglar – kort sagt det bästa av två världar. Vi tror inte på paragrafrytteri eller tidsfascism utan på att vara kommunikativa, modiga, motiverade och öppna för nya lösningar. Vi har bred erfarenhet från olika sorters agila projekt och bra grundvärderingar som stöder ett modernt ledarskap.

Vi tror inte på paragrafrytteri utan på att vara kommunikativa, modiga och öppna för nya lösningar.

När kombinationen blir lyckad, anser vi att resultatet också blir dubbelt så bra! Här listar vi några viktiga saker att tänka på i agila, eller snudd på agila, projekt:

1. Skapa förståelse

Ledningen måste inse att framgång inte bara handlar om att följa en tidplan utan att också löpande leverera rätt värde till kunderna och organisationen. Se till att skapa spelrum och tillit för de resurser verksamheten har behov av. Ett sätt är att initiera möten mellan ledning och verksamheten eller marknaden – förståelse skapas åt båda hållen.

2. Lämna vägen öppen

Sätt effektmålen och se till att alla vet vad de förväntas åstadkomma. Men lämna vägen dit öppen. Hur målen ska nås behöver inte skrivas i sten.

3. Sluta vänta

För att agila projekt ska bli så effektiva som möjligt behöver alla hjälpa varandra istället för att ”vänta in de andra teamen”. Genom att tillsammans lösa uppgifterna luckras gränserna automatiskt upp. Jobba aktivt för en öppnare företagskultur.

Vill du veta mer om hur vi arbetar i agila team? Vi kan projekt. Kontakta oss på Donald Davies & Partners.

Hälsningar,

Pernilla Lundin (fd Eriksson)
VD Donald Davies & Partners

 

Detta Insights publicerades i september 2016, här återpublicerat efter viss uppdatering.

Läs även:
Insights: Vad har projektledare och humlor gemensamt?
Insights: Så leder du agila team – 3 tips till dig som chef

Snabbriskanalysen – ett värdefullt verktyg i 5 enkla steg

Donald Davies* menade att riskanalysen är en fantastisk uppfinning, men att den är en riktig långkörare. Han utvecklade därför en egen variant, snabbriskanalysen. Snabbriskanalysen är idag ett värdefullt verktyg för personer i planerande och ledande befattningar.

Snabbriskanalysen är utformad i samma klassiska form som vid en vanlig riskanalys. Det vill säga beskrivning av risken, effekten på projektet om det inträffar, sannolikheten att det händer, och hur man planerar att åtgärda det. Skillnaden är att det inte kräver lika mycket tid eller resurser.

Den som känner till metoden för snabbriskanalyser hanterar ofta oförutsedda situationer lugnare och mer metodiskt.

Metoden lämpar sig redan i förstudien för att utvärdera de finansiella påverkningarna av olika risker, men också löpande för att hitta alternativ till åtgärder för de aktuella riskerna.

Snabbriskanalysen i 5 steg:

  1. Involvera rätt resurser
    Involvera de två till tre mest insatta personerna i processen, de kommer kunna bidra med värdefull input.
  2. Skapa en bra översikt
    Använd en whiteboard eller liknande för att ge deltagarna en bra översikt över analysen och dess olika delar.
  3. Hur påverkas projektet?
    Definiera problemet eller risken och hur det påverkar projektet, gällande exempelvis förseningar, ökade kostnader eller andra faktorer.
  4. Gör en prioritering
    Skriv upp de åtgärder som finns för att lösa problemet, det kan vara en, två eller tre punkter i prioriteringsordning.
  5. Fastställ aktiviteter och mål
    Lista alla de aktiviteter som krävs för varje åtgärd.

Voilà!

I Donalds bok Project Secrets hittar du fler tips för hur ett projekts olika delar kan planeras och genomföras för att bli framgångsrika. Beställ boken här.

*Donald Davies gick bort den 13 juli 2017. Donald var en pionjär inom projektledning och även en av grundarna bakom Donald Davies & Partners.

Läs mer om Donald här>>

SEBs stora systemskifte: Ett spännande projekt

Anders Wrebo, partner på Donald Davies & Partners, var huvudprojektledare när det troligen största systeminförandet under senare år i bank-Sverige genomfördes på SEB. Ett omfattande projekt över flera år, som kulminerade under en enda helg i april 2016 då omläggningen ägde rum.

Våren 2016 genomfördes det troligen största systeminförandet under senare år i bank-Sverige, när SEB införde ett nytt fondsystem. Projektet löpte över flera år och involverade över 200 personer från olika delar av banken. Läs hela caset här.

Agila förvaltningsteam stod för utveckling och anpassning
I början av projektet hade varje delprojekt sina uppdrag och resurser. Men under projektet valde SEB att införa en agil arbetsmetodik. Agila team knutna till respektive förvaltning fick till uppgift att leverera till de olika projekten.

– En fördel med att arbeta med agila team är att den egna organisationen, de som äger systemen, får bättre kontroll och förståelse för vad som sker. Utmaningen från projektets sida var att gå från att jobba med egna projektteam till att beställa resultat av över 30 självständiga agila leveransteam. I en värld där det agila teamet bara har en beställare blir det oftast oerhört effektivt. I detta fall fanns flera projekt som var beställare till leveransteamen, berättar Anders Wrebo.

Ett agilt arbetssätt ger hela organisationen bättre kontroll och förståelse för vad som sker i projektet.

Cross-synk- möten
En styrka med de agila teamen är den frihet de har att planera och prioritera det dagliga arbetet. Men det blir också en utmaning om de agila teamet själva börjar prioritera vilket projekts uppgifter som ska gå först. En övergripande portföljstyrning med tydlig och väl förankrad prioritering är en förutsättning. Ett effektivt verktyg för det är så kallade ”cross-synk- möten” med berörda projekt och leveransteam.

– Det är mycket viktigt att hela tiden föra en dialog med ALLA och hjälpa till att prioritera. När man väl är överens är de agila teamen väldigt snabba på att lösa sina uppgifter eller problem, säger Anders.

Vill du veta mer om hur vi kan hjälpa din organisation med projektledning och agila arbetssätt? Kontakta oss på Donald Davies & Partners.

Hälsningar,
Anders Wrebo
Projektledare och partner, Donald Davies & Partners

Vad har du för tankar kring detta ämne? Kontakta oss gärna eller fortsätt diskussionen på vår Facebook eller på LinkedIn.

Detta är ett av våra mest populära Insights, här återpublicerat efter viss uppdatering.

Prioritera dig själv och bli framgångsrik

Nytt år, nya möjligheter, utmaningar och kanske även nya nyårslöften? Det är lätt att rivstarta året och kalendern tenderar att rätt snart bli fullbokad eftersom många projekt ska startas upp samtidigt. Du ser väl till att reservera tid till dig själv?

Projektledare är resultatorienterade specialister som jobbar i team för att få saker att hända, och för att få saker att hända jobbar de förstås väldigt hårt, vilket kräver en otrolig dedikation.

Real experienced project people are a rarity, and they are vital to success. – Donald Davies

Som framgångsrik projektledare får du se upp så att du inte bokar kalendern full, för då kommer du inte ha någon tid till övers för reflektion, planering, eller för den delen, tid till att överblicka vad som faktiskt pågår för tillfället. Vår grundare Donald Davies* beskriver i sin bok Project Secrets att tricket för att undvika detta är att schemalägga tid till sig själv i sin kalender. Det är dags att prioritera sig själv helt enkelt.

Att prioritera sig själv är att prioritera sitt arbete

Prioriteringen av dig själv blir indirekt prioritering av ditt arbete eftersom du ger dig själv tid för värdefull reflektion. Avsätt stående tider i din kalender till detta och glöm inte bort att prioritera dessa inbokade tider och se till att inte boka av dem, för då gör de ingen som helst nytta.

Letar du efter ännu ett nyårslöfte så har vi ett åt dig – prioritera dig själv!

I Donalds bok Project Secrets hittar du fler tips för hur ett projekts olika delar kan planeras och genomföras för att bli framgångsrika. Beställ boken här.

*Donald Davies gick bort den 13 juli 2017. Donald var en pionjär inom projektledning och även en av grundarna bakom Donald Davies & Partners.

Läs mer om Donald här>>

Om projektet jävlas – jävlas tillbaka och vinn

Anything that can go wrong, will go wrong, är den pessimistiska lag som Murphy är mest känd för. Hans andra lag, If you can´t beat them, join them, är något mindre känd. Donald Davies* ansåg att det går att vinna över Murphys lag genom att förutse utmaningar och hinder längs vägen för att på så vis slå Murphys lag i spillror och göra så att allt som kan gå fel, faktiskt helt enkelt inte går fel. Istället realiseras Murphys andra lag. ”If you can´t beat them, join them”, och Murphy får se sig besegrad av en väl utförd projektledning och får ställa sig på samma sida som Donald Davies, istället för emot honom.

Här följer några av Donald Davies viktigaste lärdomar hur du som projektledare övervinner Murphys lag när du driver riskfyllda projekt:

1. Utgå ifrån att Murphy har rätt
Genom att förvänta sig det värsta händer är det lättare att förutse och gardera sig mot de problem som uppstår.

2. Arbeta med proffs
Rätt kompetens på rätt plats, från golvet till ledningsrummet, minimerar riskerna för grus i maskineriet.

3. Få upp andan
Ett entusiasmerande öppningsevenemang och en från början effektiv arbetsmiljö gör att alla bättre kommer igång med projektet. Workstorms längs vägen hjälper också för att hålla fokus ända till mållinjen.

4. Invänta grönt ljus
Noggrann kvalitetssäkring och slutförande av varje delmoment innan man går vidare till nästa är a och o i alla slags projekt.

5. Skapa transparens
Genom att tidigt belysa varje problem som uppstår samt redogöra för progressen – exempelvis på återkommande avstämningsmöten – och delegera ansvarsområden till de rätta medarbetarna, så lämnas inget åt slumpen.

Murphys pessimistiska och berömda lag kan få en positiv effekt på projektledning. Donald Davies många komplexa projekt, som sällan varit en dans på rosor, är bevis på att tänkbar tragedi ofta kan omvandlas till faktisk triumf. Att övervinna Murphys lag får också den envise och pessimistiske Murphy att bli lite mer optimistisk när han inser att en bra projektledare är oövervinnerlig. ”If you can´t beat them, join them!”

Allting kommer inte att gå fel, och ingenting är omöjligt om du är en bra projektledare!

I Donalds bok Project Secrets hittar du fler tips för hur ett projekts olika delar kan planeras och genomföras för att bli framgångsrika. Beställ boken här.

 

*Donald Davies gick bort den 13 juli 2017. Donald var en pionjär inom projektledning och även en av grundarna bakom Donald Davies & Partners.

Läs mer om Donald här>>