Rekrytera rätt – om bör-kraven och skall-kraven som styr valet av projektledare

Onsdagen den 20 november var det dags för höstens frukostseminarium – Så hittar du rätt projektledare. Den här gången i Gävle, med projektledarna Mikael Ölund och Emma Wilde från Donald Davies & Partners respektive DD Spring. Tillsammans tipsade de om vad du bör tänka på när du väljer projektledare ­– ja, rentav vad du ska tänka på. För både när det gäller yngre och äldre ledarförmågor finns det bör-krav och skall-krav som du gör klokt i att väga in i ditt rekryteringsbeslut. Låt oss mjukstarta med bör-kraven, som tyvärr ofta misstas för skall-krav. I nästa inlägg får du sedan ta del av de riktiga skall-kraven.

I höstens Insights har vi fokuserat på projektledarrekrytering och olika sorters ledarprofiler, som den trygga golden retrievern och den drivande pitbullen. Nu har det blivit dags för lite handfasta tips kring hur du bör värdera olika kvaliteter hos projektledare.

Bör-krav – domänkunskap, branschkunskap och internt nätverk
Bör-kravet är en mjukare form av rekryteringskrav, som utgår från önskvärda kvaliteter hos projektledaren. 

Domänkunskap. Att ha domänkunskap innebär att man har insikt om och tidigare arbetat med den lösning projektet syftar till att ta fram. När en projektledare ska rekryteras är det vanligt att domänkunskaper betraktas som ett absolut krav, eftersom uppdragsgivarens fokus ofta ligger på lösningen projektet ska leda till. Och naturligtvis finns det en stor poäng i att förstå de lösningar man ska ta fram och implementera, men vid en rangordning faller ändå domänkunskaper under kategorin bör-krav.

Domänkunskaper brukar betraktas som ett absolut krav vid projektledarrekrytering, men faller ändå under kategorin bör-krav.

– Mikael Ölund, Donald Davies & Partners


Internt nätverk.
Även ett internt nätverk kan vara till hjälp och nytta för den som ska leda ett projekt. Det är emellertid också ett bör-krav och ska det generera någon guldstjärna i kanten bör det också vara rätt internt nätverk för det specifika projektet.

Branschkunskap. Det tredje och sista bör-kravet består av projektledarens samlade kompetenser och yrkeserfarenhet inom branschen där projektet drivs. Det kan till och med vara en fördel att ta in en projektledare med erfarenhet från ett flertal olika branscher, för att få in mer externa influenser.

Men om detta är bör-kraven, vilka är då skall-kraven? Missa inte vårt nästa blogginlägg, för där får du svaret!

Vill du veta mer om vad som är viktigt vid ditt val av projektledare? Vi kan projekt. Kontakta oss på Donald Davies & Partners.

Konsult-Mikael-Olund-projektledare-Donald-Davies-Partners_150x150

Hälsningar

Mikael Ölund
Projektledare och Partner, Donald Davies & Partners


Vad har du för tankar kring detta ämne?
Kontakta oss gärna eller fortsätt diskussionen på vår Facebook eller på LinkedIn.

Projektledaren – nyckelspelaren som inte gör några mål

Ett klassiskt misstag som görs vid rekrytering av en projektledare är att söka en ämnesexpert, en målskytt. Men i själva verket behövs någon som är expert inom projektledning, någon som har förmågan att kunna se helheten. Någon som har, och kan skapa förståelse för hur teamet ska jobba framåt tillsammans för att göra så många mål som möjligt.

Projektledare behöver normalt omge sig med relevanta ämnesexperter inom ett projekt, och därför behöver de inte kunna “göra alla mål själv”. Hur gör man då för att hitta den bäst lämpade projektledaren för ett visst projekt?

Tid, kvalitet eller kostnad…?

Projekttriangeln är ett verktyg som används för att beskriva hur faktorer i ett projekt prioriteras inbördes, och vilken som är viktigast. Den högst prioriterade faktorn kan vara avgörande vid valet av projektledare.

När ska projektet vara färdigt? Hur viktig är tidsaspekten? Kan vi vara flexibla med projektets deadline? Om tiden har högsta prioritet så är förstås det viktigaste att få projektet klart till ett givet datum.

Kan vi vara flexibla med projektets budget? Hur ser budgeten ut och har vi tillräckligt med resurser? Om kostnaden är den viktigaste faktorn så ligger fokus på att få projektet levererat inom budgetramarna. Om några utmaningar sker längs projektets väg så kanske man i så fall behöver minska ner på leveranserna i stället för att försöka tillföra nya medel.

Vilka är målen och det förväntade resultatet? Vad vill man uppnå med projektet och vilka förväntningar finns det på mål och resultat? Om kvaliteten är prio ett så ligger fokus på att projektets leveranser skall hålla hög kvalitet och vara fullständiga. Om man behöver revidera sina planer kan till exempel ett leveransdatum behöva justeras fram för att projektet skall hinna färdigställa sina leveranser med hög kvalitet.

Att matcha rätt person med rätt projekt

När det är kvalitet som är fokus för ett projekt så bör man leta efter en projektledare som är strukturerad, eftertänksam och noggrann med kravarbetet. Om fokus istället ligger på att ro projektet i hamn innan jul så kanske man inte ska välja den populäraste projektledaren som kommer överens med alla, utan där krävs en tuff och driven ledare som ställer de krav som behövs och stöttar upp för att få allt klart i tid. Är kostnaden i fokus passar en projektledare som är skicklig på att följa upp, förhandla och som kan optimera resurserna på bästa sätt.

Bland det allra viktigaste, oavsett projektets huvudfokus, är också att projektledaren tidigt sätter sig in i och förstår företagets värderingar, dess ”code of conduct”. Förstår man de värderingar som finns så kan projektledaren lättare arbeta för att få med alla intressenter, uppfylla målen och göra ett projekt framgångsrikt.

Som senior projektledare bör man ha skaffat sig den självkännedom, erfarenhet och kunskap som krävs, både för att välja sina verktyg, och för att kunna förflytta sig mellan olika ledarstilar (även om detta ibland kan ligga en bit utanför komfortzonen). Detta för att på bästa sätt kunna matcha projektets prioriteringar. Beställarens inställning till projektets prioriteringar är en mycket viktig input till vårt arbete, och är något vi projektledare behöver reda ut i ett tidigt skede för att kunna planera och leda arbetet på bästa sätt!


Hälsningar

Niclas Palm
Projektledare och Partner, Donald Davies & Partners


Vad har du för tankar kring detta ämne?
Kontakta oss gärna eller fortsätt diskussionen på vår Facebook eller på LinkedIn.

 

Ta reda på vilken projektledare som skulle passa bra för ditt projekt genom att göra Donald Davies & Partners test!

GÖR TESTET HÄR

Pitbull eller golden retriever? Så väljer du rätt projektledare

Valet av projektledare är av yttersta vikt för att ett projekt ska bli framgångsrikt. Din första känsla kan mycket väl vara att du bör välja en projektledare med relevant teknisk kompetens. Men kanske visar det sig under projektets gång att det som verkligen behövdes var starka ledaregenskaper?

>> TEST! Vilken projektledare passar för ditt projekt? Gör testet längst nere på sida! <<

Det är viktigt att vara strategisk i valet av projektledare, och därför är det bra om du redan från början reflekterar över vilken ledarstil som krävs för ditt projekt. I det här inlägget vill vi lyfta två väldigt olika profiler. Vilken ledarstil du bör välja, eller vilken blandning, beror helt på situation och projekt.

Projektledaren som pitbull
Det här är en tuff projektledare som står längst fram i frontlinjen för att försvara projektet tills det är i mål. Fördelen med en projektledare i pitbull-stilen är att beställaren eller ledningsgruppen kan hänvisa till projektledaren om något motstånd uppstår. Projektledarens tillfälliga position i verksamheten kan därmed bli oerhört värdefull för ledningsgruppen. Annars finns en risk att eventuellt missnöje dröjer sig kvar i organisationen även efter att projektet är genomfört. Pitbullen är auktoritär, tenderar att inge trygghet hos intressenter och har stort fokus på projektmålen.

Projektledaren som golden retriever
Trofast, lojal och en trygg klippa att luta sig mot. Så beskrivs projektledaren med golden retriever-stil bäst. Den här typen av projektledare är en socialt aktiv person som söker konsensus. Golden retrievern smälter in väl och interagerar med olika avdelningar och personer, för att skapa en bra och inkluderande kultur där alla är med på tåget. Golden retriever-profilen passar därför ofta i dagens projektmiljöer med många och komplexa beroenden till andra projekt.

Att anpassa ledarstil efter situation
För en projektledare är det viktigt att vara lyhörd och inlyssnande redan i projektets startfas. Det är till stor fördel om projektledaren kan lyfta fram vissa egenskaper lite extra, beroende på om det är en pitbull eller en golden retriever som lämpar sig bäst för projektet, eller i olika faser av projektet.

 

6 frågor att fundera över för att välja rätt projektledare

– Finns det en projekthistorik och hur har olika ledarstilar påverkat denna?

– Vilket typ av projekt handlar det om och hur mycket beroenden finns till andra projekt?

– Hur ser konstellationen ut av inblandade verksamheter och intressenter?

– Hur är styrgruppen bemannad och vilka förväntningar finns på projektledaren?

– Hur kommer projektgruppen att utformas och hur besätts övriga ledande roller?

– Hur har informationen om projektet mottagits hittills?

 

Projektledning
Hälsningar

Robert Sandberg

Projektledare och Partner, Donald Davies & Partners


Vad har du för tankar kring detta ämne?
Kontakta oss gärna eller fortsätt diskussionen på vår Facebook eller på LinkedIn.

 

VILKEN PROJEKTLEDARE PASSAR DITT PROJEKT? GÖR TESTET!
Gör Donald Davies & Partners test och ta reda på vilken typ av projektledare som passar ditt projekt.

GÖR TESTET HÄR

Ingredienserna för ledarskap i en förändring

En förändringsprojektledare har många roller och uppgifter, den viktigaste är att vara en stark ledare som för ett uppdrag eller ett projekt tryggt i hamn. Något som är lättare sagt än gjort. Ta del av reflektioner från vår partner och förändringsprojektledare Mikael Ölund som berättar om vilka ingredienser som ingår i receptet för den “perfekta” förändringsprojektledaren.

Existerar det ett recept för den “perfekta” ledaren? Genom mina 20 år som projektledare i förändring har jag upptäckt särskilda framgångsfaktorer som ger förutsättning för ett bra ledarskap, där det främsta målet är att skapa förtroende. Jag kan inte påstå att jag gjort någon vetenskaplig studie inom området, men här kommer mina egna slutsatser, för den som är nyfiken.

 

Man lär sig saker längs karriärens gång, både om sig själv och andra, och det gäller att ha självinsikt att även reflektera över sin egen roll och sitt eget ledarskap

Vad hade du i din ledarroll kunnat göra annorlunda för att undvika en viss situation? För att uppnå ett annat resultat?

 

6 ingredienser för ledarskap i förändring

 

Tydlighet & trygghet
– Din uppgift är att tydligt kommunicera vad, hur, varför något ska genomföras. Som förändringsprojektledare är det särskilt viktigt att vara tydlig mot styrgruppen angående förväntningar, både vad gäller dina och styrningsgruppens. Genom att själv vara trygg, tydlig och kommunikativ inger du en trygghet, något som är viktigt för ett framgångsrikt ledarskap.

Ansvar & kontroll
 – Var tydlig och visa att du tar kontroll och tar ansvar över situationen. “ Jag kommer att göra såhär i följande tre steg”. Om det uppstår något problem, ta tag i det direkt och ta initiativet till att hitta en lösning.

Ödmjukhet
– Lyssna in vad andra säger och vad de har för åsikter. Var också öppen när något gått fel och våga säg att ”Där tänkte jag snett, nu föreslår jag att vi gör så här istället”.

Mod
– Välj när du ska vara modig. I början av min karriär försökte jag vara modig hela tiden, även där jag inte behövde lägga mig i. Vid stora beslut är det däremot viktigt få sin röst hörd och vara modig!

Helhet & abstraktion
– En duktig ledare ser hela lösningen via en helikoptervy när det kommer till strategi, taktik, operativt arbete och verksamhet. Vad innebär strategin och förändringen för arbetet vid avdelning ett och två?

Passion och driv
– En framgångsrik ledare har passion och driv! Mitt bästa tips för att hålla liv i passionen är att skapa ett team där du både kan få energi och ge energi. Donald Davies var min mentor när jag var 27 år och han pratade om “The hungry lions” och syftade på unga talanger, från dem fick han energi och driv. Vid mitt senaste uppdrag hos Barncancerfonden plockade jag in unga projektresurser från Donald Davies & Partners dotterbolag DD Spring, och jag kan verkligen hålla med Donald i hans åsikt om “The hungry lions”!

Vilka egenskaper anser du är en del av receptet på den “perfekta” ledaren? Kontakta oss gärna eller fortsätt diskussionen på vår Facebook eller på LinkedIn

Konsult-Mikael-Olund-projektledare-Donald-Davies-Partners_150x150

Hälsningar,

Mikael Ölund
Projektledare och partner, Donald Davids & Partner

Döda vinkeln – projektledarens utmaning 2018

 

Det finns en hel del utmaningar som projektledaren ställs inför 2018. Ta del av reflektioner från vår partner och projektledare Lars-Erik Sjöstrand som berättar om tre utmaningar som dagens projektledare ställs inför, och hur man kan tackla dessa.

  1. Frustration kring agila arbetssätt och traditionell projektstyrning

Jag upplever många gånger att det finns en stor frustration kring agila arbetssätt och hör att det inte fungerar i praktiken. Det kan till exempel vara fråga om en resurs- och kapacitetsplanering som havererat. Initiativen till det agila arbetssättet har då ofta startat lokalt hos någon enskild chef eller medarbetare utan att helheten beaktats, vilket resulterar i att delar av organisationen arbetar agilt och andra mer traditionellt. Den typen av problem är inga som löser sig på medarbetarnivå utan där behöver ledningen sätta ramarna och ta stafettpinnen.

De som lyckas i sina införanden av agilt är de som har ledningens stöd, förståelse och engagemang.

 

Att införa agilt handlar inte så mycket om att definiera nya roller och metoder som ska användas utan mer om att förändra mindset och kulturen i organisationen. Det är så klart inte lätt men ett strukturerat förändringsarbete och ledningens engagemang är en förutsättning och en bra start på resan.

 

  1. När förändringen blir projektets döda vinkel

I de komplexa projekt vi hamnar i gäller det att hålla huvudet kallt och inte glömma bort att allt handlar om förändring. Många gånger dras tempot upp tidigt i projektet och det är så lätt att dras med i fokuset på leveranserna och glömma bort eller skjuta fram förändringsarbetet. Alldeles för sent startar ”utrullningen” och medarbetarna sätter sig på tvären med fördröjd effekthemtagning som följd.

Styrgrupp och projektledning behöver tidigt definiera och komma fram till hur det oerhört viktiga förändringsarbetet skall bedrivas gemensamt. Just att arbeta gemensamt är nyckeln, och att ha en plan som alla tror på. Det behöver nödvändigtvis inte innebära jättemycket arbete men det gäller att ha koll på förändringens status, hur den tas emot av alla påverkade individer i organisationen.

I slutändan är det trots allt människor vi jobbar med och de behöver förstå varför förändringen kommer, samt ha rätt förutsättningar för att genomföra och vara en del av de förändringar som projektet kräver.

Just att arbeta gemensamt är nyckeln, och att ha en plan som alla tror på.

 

  1. Stress, sömnproblem, sjukskrivning

De senaste tio åren har tyvärr stressrelaterade sjukskrivningar fördubblats. I projekt med riktning mot förändring så gäller det att vara uppmärksam, både för sin egen del och för andras skull. Ta symptom som sömnstörningar, trötthet och tryck över bröstet på största allvar. Problemen behöver förebyggas, har man väl gått in i en sjukskrivning kan det bli långvarigt och svårt att komma tillbaka. Jag har själv varit på väg utför och då blev familj och vänner räddningen, våga ta upp problemen och vänta inte med att söka hjälp!

Våga ta upp problemen och vänta inte med att söka hjälp

Vill du veta mer om hur vi jobbar med att lösa projektets utmaningar? Vi kan projekt. Kontakta oss på Donald Davies & Partners.

Projektledning

Hälsningar,
Lars-Erik Sjöstrand

Partner & projektledare
Donald Davies & Partners

Vad har du för tankar kring detta ämne? Kontakta oss gärna eller fortsätt diskussionen på vår Facebook eller på LinkedIn.

Styrgruppens roll vid beställning och genomförande av projekt

Det finns många fallgropar beställare av projekt bör se upp för. Den mest uppenbara är att förvänta sig att projektledaren tar fram en lösning ur tomma intet. För att ett projekt ska bli framgångsrikt måste styrgruppen jobba aktivt och kommunicera spelreglerna från dag 1.

 

En organisation har ett behov och anlitar en projektledare. Problem solved? Nej, riktigt så enkelt är det inte. Många projekt havererar faktiskt för att beställaren inte förberett sig tillräckligt noga inför inköpet. En bra projektledare ska visserligen kunna styra upp situationen ändå, men med otydliga förutsättningar från kravställaren tar det längre tid och blir onödigt kostsamt. Ett stort ansvar för att projektet ska bli givande är att styrgruppen har full koll på beställningen samt mandat att fatta beslut under projektets gång.

Här är våra bästa tips till styrgruppen vid beställningen och genomförandet av ett projekt:

Kräv mandat
Vem fattar besluten? Är det styrelsen som sammanträder en gång i månaden, eller styrgruppen som lever med och i projektet varje dag? Styrgruppen måste ha en idé om hur de vill att projektet ska styras. Alla krav kan inte vara ett måste, speciellt om de är kontraproduktiva. Det är viktigt att kommunicera rangordningen av kraven.

Alla krav kan inte vara ett måste, speciellt om de är kontraproduktiva.

Låt direktivet leda vägen
Med direktivet som utgångspunkt (mer om detta här) måste styrgruppen ha en aktiv roll för att förvalta detta och se till att det synkar mellan styrelsen och projektet. Var från början tydlig med vad som INTE får ändras på. Är det slutdatumet som är viktigt, att budgeten hålls, eller något annat? Bestäm hur ni lägger upp arbetet kring detta.

Var aktiv
Många organisationer har fortfarande en traditionell syn på budgeteringar och milstolpar medan utvecklingsteamen bedriver agil verksamhet. En utmaning för styrgruppen är att driva frågorna uppåt och nedåt, då projektet ofta inte har kontakt med ägare och styrelse.

Sätt kommunikation framför specifikation
Att författa en treårig projektplan är inte fel, men hur stor är sannolikheten att milstolparna verkligen följs efter ett år? En sund dialog ger mer än 20 sidor specifikation! Tala därför öppet om idéer och hur de ska genomföras. Definiera vad ni som styrgrupp kan underlätta med och hur mycket hjälp som finns att tillgå.

När projektledaren och styrgruppen jobbar sammansvetsat efter tydliga direktiv får projektet flyt mot det gemensamma målet. Låt oss ta oss dit tillsammans.

Vill du veta mer om hur vi ser på styrgruppens roll i en beställning? Kontakta oss på Donald Davies & Partners.

Hälsningar,

Jan Olsson
Partner på Donald Davies & Partners

Vad har du för tankar kring detta ämne? Kontakta oss gärna eller fortsätt diskussionen på vår Facebook eller på LinkedIn.

Läs mer:
Insights: Fyra tips till dig som beställare

Fyra tips till dig som beställare av projekt

Tanken att något behöver förändras finns inom många verksamheter. Exakt vad och hur är dock inte alltid solklart. Nyckeln till att nå effektmålen börjar med en bra beställning.

Många gånger handlar projekt för oss på Donald Davies & Partners om att hjälpa våra kunder att hjälpa sig själva. De verktyg och nycklar vi tar med oss in är tänkta att förvaltas inom verksamheten inför framtida utmaningar. Men om projektet saknar direktiv från första början, kan det istället bli ett luftslott och investeringen bär inte frukt som tänkt.

Tiden är alltid en utmaning, men det räcker inte med att ta in en konsult och hoppas att allt ska lösa sig. Vår drömbeställare ser vikten av ett tydligt direktiv för projektet. Tar du fram ett sådant bäddar du för framgång.

Här är fyra tips som hjälper dig som beställare att fatta rätt beslut och nå effektmålen:

Ta fram ett direktiv
Vilka tänkbara utmaningar finns i ert kommande projekt? Avsätt tid för att klargöra vad ni vill och vilka effektmålen är. När samtliga frågor är besvarade är direktivet klart och omfattningen satt. Därefter blir det en resursfråga.

 

 

Gör en budget
Att beställa och dra igång ett projekt är enkelt, men utan att ha en tillräckligt stor budget blir det snabbt betydligt svårare. Många projekt havererar på grund av att man inte räknat på de faktiska kostnaderna. Fråga därför: har vi råd? Beställaren kan ofta vara pressad uppifrån att dra igång ett projekt och med direktivet blir det lättare att identifiera de nödvändiga resurserna.

 

Hitta kemin
När du som beställare ska starta ett projekt med en extern projektledare – se till att personkemin är rätt mellan er. Ni måste stå upp för varandra genom hela projektet, även när det blåser hårt. Även om intentionen är den rätta, är en projektledare aldrig bättre än sin beställare.

 

Avsätt tid
Tid och engagemang är nyckeln till framgång. Du kan aldrig köpa dig fri som beställare, utan måste hela tiden vara en aktiv länk mellan projektledaren och styrgruppen.

 

 

Vi kan hjälpa dig som beställare att ta fram direktivet för projektet i en unik Workstorm® där vi går igenom förutsättningarna för att lyckas. Era behov sätter riktlinjerna och därefter får ni en kostnadsuppfattning att ta ställning till. En beställning som blir rätt från början leder ofta till goda resultat!

Vill du veta mer om hur vi kan hjälpa dig att ta fram framgångsrika projektdirektiv? Kontakta oss på Donald Davies & Partners.

Vad har du för tankar kring detta ämne? Kontakta oss gärna eller fortsätt diskussionen på vår Facebook eller på LinkedIn.

Projektledarens tips: Så startar du upp efter ledigheten

Välkommen tillbaka! Att starta upp efter en ledighet kan vara tufft. Vi på Donald Davies & Partners har därför satt oss ner och samlat ihop våra bästa tips för en bra säsongsstart, både för dig och ditt team.

 

1) Sätt igång direkt
Brukar du mjukstarta och kolla mailen en halv dag? Nej, rivstarta direkt. Rörelse skapar känsla. Ta det första mötet redan den första dagen. Då skapar du själv energin du inte trodde fanns där.

2) Fånga magkänslan
När du är på väg till jobbet den första dagen känner du i magen vad som gnager och vad som pirrar till. Surdegen och det som du ser fram emot. Fånga de känslorna! Ta en stund och skriv ner en snabb plan på lösning och nästa steg. Vad du ska göra vet nämligen magkänslan också.

3) Gör något tråkigt tillsammans
Väl tillbaka är det kanske dags att ta tag i den första rapporten, inventeringen eller planen. Gör det tillsammans! Att göra något tråkigt med en kollega eller med teamet gör det roligare och trevligare.

4) Bryt mönster
Ny säsong, nya vanor! Att skapa en förändring, även en liten, ger en nystart och nya perspektiv. Ta en annan väg till jobbet, byt frisyr eller sätt armbandsuret på andra armen. Att trycka igång samma spellista på Spotify som du hade förra säsongen är förbjudet – gör en ny!

5) Avsluta snyggt
Det sista tipset kanske du inte vill höra nu, men en bra start kräver ett bra avslut. Förhoppningsvis har du skrivit ner vad du skulle börja med när du är tillbaka, och noterat alla dina lösenord och passerkoder. Dessutom har du sedan länge bokat in uppstartsmötet och skickat ut planen för kommande kvartal till ditt team. Redan fixat? Bra där!

Lycka till med starten! Hoppas vi ses på LinkedIn, Facebook och på något av våra seminarier.