Värdefull vapendragare – så viktig är den informella ledaren för resultatet!

I rollen som projektledare är det viktigt att se till att förarbetet är ordentligt gjort innan projektet drar igång. Det kan bland annat innebära att gå in och förtydliga mål och direktiv utifrån uppdragsbeskrivningen. En annan viktig del i den inledande delen är att identifiera och få med sig de informella ledarna i verksamheten – de kan bli värdefulla, ibland ovärderliga, vapendragare under resans gång.

Informella ledare är personer som har stort inflytande på andra individer i en verksamhet. De påverkar och leder sina arbetskamrater utan någon formell chefsposition. De fungerar på så vis som kulturbärare på arbetsplatsen, de har inverkan på den interna opinionen – inte minst vad gäller attityder för och emot förändringar. Därför är de informella ledarna värdefulla för projektet.

Med sin unika ställning i organisationen kan de informella ledarna bli ambassadörer för projektet och hjälpa dig att förankra förändringen hos övriga medarbetare. Men de kan även sätta sig på tvären och göra att du möter kraftigt motstånd, till exempel på arbetsplatser där organisationen är ovan vid förändring. Så det gäller att arbeta strategiskt om du vill ta vara på deras roll som spindeln i det sociala nätet.

Se förbi organisationsschemat du fått och bilda dig en egen uppfattning runt kaffemaskinen och under möten. Vem är det som får saker gjorda? Vem är omtyckt och någon alla litar på?

Hur identifierar jag de informella ledarna?

Det är viktigt att identifiera de informella ledarna tidigt i processen. Håll dig framme och småprata vid kaffeautomaten. Observera beteenden. Vem löser alla problem? Vem är driftig, ambitiös och omtyckt? Se förbi organisationsschemat du fått och bygg upp ett förtroende mellan dig och de synbara nyckelpersonerna.

Hur samarbetar jag med de informella ledarna?

Varje företag har sin unika kultur och som projektledare behöver man se till att både projekt- och kommunikationsplan svarar mot verksamhetens förutsättningar. De informella ledarna är värdefulla i kommunikationen, för att få ut budskap och information internt. Förutom att löpande ge information om processen till den informella ledaren kan du eventuellt tilldela personen en särskild roll inom projektet och/eller inom ramen för förändringsarbetet.

Den informella ledaren kan liknas med ett trafikljus i korsningen mellan nuvarande situation och den förändring projektet innebär. Efter ett yrkesliv med gott om egen ledarerfarenhet, både från den informella och den formella sidan, så är jag i högsta grad medveten om värdet av informella ledare som vapendragare vid förändring!

 

Vill du veta mer om att arbeta med informella ledare? Vi kan projekt. Kontakta oss på Donald Davies & Partners.

Hälsningar,
Niclas Palm

Partner & projektledare
Donald Davies & Partners

Vad har du för tankar kring detta ämne? Kontakta oss gärna eller fortsätt diskussionen på vår Facebook eller på LinkedIn.

Döda vinkeln – projektledarens utmaning 2018

 

Det finns en hel del utmaningar som projektledaren ställs inför 2018. Ta del av reflektioner från vår partner och projektledare Lars-Erik Sjöstrand som berättar om tre utmaningar som dagens projektledare ställs inför, och hur man kan tackla dessa.

  1. Frustration kring agila arbetssätt och traditionell projektstyrning

Jag upplever många gånger att det finns en stor frustration kring agila arbetssätt och hör att det inte fungerar i praktiken. Det kan till exempel vara fråga om en resurs- och kapacitetsplanering som havererat. Initiativen till det agila arbetssättet har då ofta startat lokalt hos någon enskild chef eller medarbetare utan att helheten beaktats, vilket resulterar i att delar av organisationen arbetar agilt och andra mer traditionellt. Den typen av problem är inga som löser sig på medarbetarnivå utan där behöver ledningen sätta ramarna och ta stafettpinnen.

De som lyckas i sina införanden av agilt är de som har ledningens stöd, förståelse och engagemang.

 

Att införa agilt handlar inte så mycket om att definiera nya roller och metoder som ska användas utan mer om att förändra mindset och kulturen i organisationen. Det är så klart inte lätt men ett strukturerat förändringsarbete och ledningens engagemang är en förutsättning och en bra start på resan.

 

  1. När förändringen blir projektets döda vinkel

I de komplexa projekt vi hamnar i gäller det att hålla huvudet kallt och inte glömma bort att allt handlar om förändring. Många gånger dras tempot upp tidigt i projektet och det är så lätt att dras med i fokuset på leveranserna och glömma bort eller skjuta fram förändringsarbetet. Alldeles för sent startar ”utrullningen” och medarbetarna sätter sig på tvären med fördröjd effekthemtagning som följd.

Styrgrupp och projektledning behöver tidigt definiera och komma fram till hur det oerhört viktiga förändringsarbetet skall bedrivas gemensamt. Just att arbeta gemensamt är nyckeln, och att ha en plan som alla tror på. Det behöver nödvändigtvis inte innebära jättemycket arbete men det gäller att ha koll på förändringens status, hur den tas emot av alla påverkade individer i organisationen.

I slutändan är det trots allt människor vi jobbar med och de behöver förstå varför förändringen kommer, samt ha rätt förutsättningar för att genomföra och vara en del av de förändringar som projektet kräver.

Just att arbeta gemensamt är nyckeln, och att ha en plan som alla tror på.

 

  1. Stress, sömnproblem, sjukskrivning

De senaste tio åren har tyvärr stressrelaterade sjukskrivningar fördubblats. I projekt med riktning mot förändring så gäller det att vara uppmärksam, både för sin egen del och för andras skull. Ta symptom som sömnstörningar, trötthet och tryck över bröstet på största allvar. Problemen behöver förebyggas, har man väl gått in i en sjukskrivning kan det bli långvarigt och svårt att komma tillbaka. Jag har själv varit på väg utför och då blev familj och vänner räddningen, våga ta upp problemen och vänta inte med att söka hjälp!

Våga ta upp problemen och vänta inte med att söka hjälp

Vill du veta mer om hur vi jobbar med att lösa projektets utmaningar? Vi kan projekt. Kontakta oss på Donald Davies & Partners.

Projektledning

Hälsningar,
Lars-Erik Sjöstrand

Partner & projektledare
Donald Davies & Partners

Vad har du för tankar kring detta ämne? Kontakta oss gärna eller fortsätt diskussionen på vår Facebook eller på LinkedIn.

3 lärdomar från ICAs omfattande automatiseringsprojekt

I Västerås finns en av ICAs distributionsenheter som bland annat innefattar ett stort så kallat höglager med 22 000 pallplatser. När höglagrets omfattande automationsanläggning skulle moderniseras fick Jan Olsson från Donald Davies & Partners rollen att projektleda skiftet. Ett driftkritiskt förändringsprojekt som inte fick påverka landets 1 300 ICA-butiker.

Den befintliga automationsanläggningen, bestående av sex kranar och ett flera hundra meter långt pallbanesystem, togs i bruk under 90-talet. Livslängden var nu nådd och ett nytt system skulle dessutom bli närmare 100% snabbare!

Utmaningen var att genomföra skiftet – det vill säga riva, bygga och driftsätta en ny anläggning med tillhörande system – med minimal påverkan på leveranserna till landets ICA-butiker. Det avgörande skiftet av systemet planerades och genomfördes sedan under fem veckor sommaren 2017. Slutresultatet blev ett väl genomfört projekt med minimal eller ingen påverkan för ICAs butiker och slutkunder. Läs caset i sin helhet här>>

Vilka lärdomar och framgångsfaktorer fanns att hämta från detta omfattande projekt?

– Att som projektledare verkligen finnas där, vara nyfiken och kavla upp ärmarna, är oerhört viktigt för både projektet och verksamheten. Att hela teamet vet vad som sker och känner för leveransen är a och o!, menar Jan Olsson.

 

Tre viktiga lärdomar från detta uppdrag:

  • Man kan aldrig lägga för mycket tid på att kommunicera som ledare.
  • Vikten av att snabbt sätta sig in i verksamheten, förstå huvuddragen i uppdraget, skapa en tydlig målbild och snabbt komma igång för att säkra styrfart i rätt riktning.
  • Arbeta med teamet och skapa samsyn och handlingsfrihet – kalibrera värderingar och värdegrund, ”vad är viktigt för oss”, samt röja hinder och skapa förutsättningar för teamet att kunna agera självständigt.

Läs caset i sin helhet här>>

Hälsningar,
Jan Olsson, projektledare och partner
Donald Davies & Partners

Så bäddar du för ett framgångsrikt projekt – fyra steg

 

Grunden för ett framgångsrikt projekt byggs i planeringsfasen. Utifrån mina erfarenheter som projektledare för omfattande förändringsprojekt hos globala tillverkande företag, vill jag här dela med mig av fyra avgörande steg i planerings- och förankringsfasen.

1. Definiera uppgiften noggrant – skapa en gemensam problembild
Varför gör vi detta? Vad är målet? Vem tar besluten? Och vilka kriterier ligger bakom besluten? Att definiera uppgiften och projektet noga, så att teamet, projektgruppen eller projektägaren ser samma problem och målbild är a och o för ett lyckat projekt.

2. Identifiera vad som kan hindra projektet från att lyckas
I planeringsfasen är det viktigt att tidigt identifiera tänkbara hinder som kan dyka upp längs vägen. Har vi ledningens stöd? Finns det en klar vision? Skiljer sig kulturen på olika enheter som påverkas av förändringen? För att få struktur i detta arbete kan du till exempel utgå ifrån Kotters forskning i artikeln Why Transformation Efforts Fail.

3. Genomför en intressentanalys
Att genomföra en noggrann intressentanalys om vilka som påverkas av den förändring som projektet innebär, gör att förankringsarbete och den löpande kommunikationen får fäste i verksamheten. I detta tidigare Insights från min projektledarekollega Patrick Hillberg på Donald Davies & Partners, får du bra tips om vad du bör tänka på när du gör en intressentanalys: Hos vem innebär projektet en förändring? Tre steg för en bra intressentanalys

Upprätta en kommunikationsplan som håller takten, där du ser till att information ges på olika sätt och i olika forum.

4. Kommunicera effektivt
Vikten av kontinuerlig kommunikation under projektets gång för att skapa dialog och engagemang kan inte underskattas. Upprätta en kommunikationsplan som håller takten, där du ser till att information ges på olika sätt och i olika forum. Skriftlig info, muntlig info och möten passar olika bra för olika personer. En effektiv modell för hur kommunikationen kan ges är SCQA-modellen – ”Situation, Complication, Question & Answer”. Den bidrar till en klarhet gällande status, problembeskrivning, lösningsförslag och feedback. Läs mer om den modellen i Barbara Mintos bok The Pyramid Principle.

 

Skena inte iväg i början…
En sak till. En allt för vanlig genväg i början av ett projekt är att man blir för lösningsorienterad för snabbt, innan ovan områden är satta och förankrade. Detta brukar bero på lika delar ambition och otålighet, men är en genväg som förr eller senare blir en senväg.

Vill du veta mer om vad en bra förändringsprojektledare kan göra för din verksamhet? Vi kan projekt. Kontakta oss på Donald Davies & Partners.


Hälsningar,
Johan Hagforsen
Förändringsprojektledare, Donald Davies & Partners

Vad har du för tankar kring detta ämne? Kontakta oss gärna eller fortsätt diskussionen på vår Facebook eller på LinkedIn.

Läs även:
Insights: Vad har projektledare och humlor gemensamt?
Insights: En röd person struntar i projektplanen
Insights: Börja med slutet. Fem rubriker i en snygg målbild!

Vad har projektledare och humlor gemensamt?

Vissa fysiker menar att humlor inte borde kunna flyga eftersom de är för tunga och har för små vingar. Något som verkar omöjligt kan visa sig vara fullt genomförbart, bara man är dedikerad, och arbetar agilt.

Det finns en tendens i många organisationer att skjuta upp viktiga förändringsprojekt så länge att det blir väldigt bråttom när man väl kommer till skott. Det leder till att det blir knappt om tid för det förarbete som hade behövts, med kartläggning, behovsanalys och processgenomgångar. Det går fortfarande att lyckas, men då måste man jobba agilt på riktigt och vara beredd att prioritera hårt.

Proof of concept – att jobba med prototyper
Ett bra sätt att komma framåt är att jobba med prototyper. Det är nämligen först när det finns något ”att ta på” som människor kan förstå, se en lösning fullt ut, och komma med de riktigt goda idéerna.

Att prioritera är avgörande för att ett projekt ska bli framgångsrikt, därför bör man göra avvägningar av resursinsats kontra nyttoeffekt

I ett agilt projekt med pressad tidplan måste man våga prioritera på riktigt för att komma i mål, vilket kan innebära att man gör någon intressent besviken. Vid prioritering gäller det att mäta resursinsats kontra nyttoeffekt av en särskild aktivitet i ett projekt. Man får aldrig tappa bort projektets effektmål även om man möter starka röster på vägen. Kom också ihåg att hantera kravtillväxten i projektet, särskilt om det är agilt. Återigen: prioritera hårt i projektet men förklara att ni bygger en plattform där många önskemål kan förverkligas i framtiden.

Som projektledare kan man uppleva samma känsla som infinner sig när man ska bestiga ett berg och blickar upp mot toppen och får känslan av att det är omöjligt, men när man väl är på väg så släpper det, bara man inte fäster fokus på toppen. Det är likadant med projekt, därför är etappmål väldigt viktiga i projekt, så att man kan se och uppleva framstegen längs vägen för att komma närmare det stora och övergripande målet.

Vikten av ett bra ledarskap
För att ro ett projekt i hamn krävs ett starkt och bra ledarskap på olika nivåer i organisationen. När man arbetar agilt faller det naturligt att tillämpa ett situationsanpassat ledarskap där olika situationer kräver olika tillvägagångssätt och agerande.

4 råd vid ett situationsanpassat ledarskap

  • Skapa en bra teamkänsla
    Se till att stärka teamet, ge dem tydliga roller och var noga med att bejaka intressekonflikter. Motiverade projektmedlemmar drar sitt strå till stacken!
  • Tydlig kommunikation till styrgrupp och intressenter
    Det ska kommuniceras tydligt till styrgruppen och alla möten ska vara väl förberedda eftersom högre chefer ofta har ont om tid. Deras roll är i sin tur att förankra information hos sina respektive avdelningar och leverantörer. De ska hålla en affärsmässig relation med säljarna och ställa tydliga krav.
  • Ibland måste man agera snabbt
    Som projektledare måste man själv fatta beslut i vissa situationer där det är omöjligt att hinna kolla med andra, då får man checka av med andra i efterhand.
  • Fällor vid prioritering
    Alla är vi olika och har olika egenskaper, entusiasterna brinner för sin sak och är inspiratörer vid till exempel en workshop, medan andra är mer tystlåtna. De är de kloka och tystlåtna som ofta vet hur saker ska gå till så det gäller att ge dessa personer chansen att dela med sig av sina idéer och tankar.

Vill du veta mer om vad en bra förändringsprojektledare kan göra för din verksamhet? Vi kan projekt. Kontakta oss på Donald Davies & Partners.


Hälsningar,
Kristian Warrol
Förändringsprojektledare, Donald Davies & Partners

Vad har du för tankar kring detta ämne? Kontakta oss gärna eller fortsätt diskussionen på vår Facebook eller på LinkedIn.

Läs även:
Insights: En röd person struntar i projektplanen
Insights: Börja med slutet. Fem rubriker i en snygg målbild!

Lyckas med förändringen – Förändringsprojektledarens tips!

”Nu genomför vi projektet. Förändringen tar vi sen…”. Det är tyvärr ett allt för vanligt förekommande synsätt hos både beställare och projektledare idag. Ofta beror det på resursbrist, men lika ofta på att insikten saknas om att varje projekt innebär en förändring – ringar på vattnet inom verksamheten som behöver förutses och tas om hand.

Den förändring som ett projekt, till exempel införandet av ett nytt system, kan medföra i verksamheten är exempelvis nya arbetsrutiner, nya roller för vissa medarbetare eller att nya verktyg behöver införskaffas. Dessa typer av förändringar är något som kan upptäckas om du gör en påverkansanalys i början av projektet. Andra förändringar upptäcks under projektets gång. Då är det viktigt att notera och följa upp dem.

För att kunna ta hem de effektmål som projektet ska åstadkomma krävs att man aktivt försöker förutse och hanterar förändringen. Här kommer fyra handfasta steg för att lyckas med det:

1 ) När du gör projektplanen – gör även en förändringsplan
Att förekomma en förändring är en framgångsnyckel. Att initialt göra en påverkansanalys och förändringsplan är därför nödvändigt. En förändringsplan innehåller vad man tror påverkan kommer bli på organisationen. Till exempel vilka personer och intressenter som bör involveras tidigt, eventuellt motstånd förändringen kan få hos vissa personer eller avdelningar, eventuella verktyg som kommer behövas köpas in vid införandet samt tidsplan med avstämningsmöten. Att förankra planen hos ledning och verksamheten är sedan avgörande.

2) Använda mallar och checklistor
Det ska inte vara komplicerat eller upplevas som jobbigt att genomföra en förändring. Det finns många färdiga mallar och checklistor som är bra för detta. Mallar och checklistor är också bra att arbeta med och enas kring gemensamt. Vill du ha tips på mallar och checklistor? Kontakta oss!

3) Håll förändringsplanen levande – följ upp
Det är lätt att man under ett projekt blir väldigt mycket ”här och nu”, speciellt när problem hopar sig. Trots det är det viktigt att förändringsplanen hela tiden följs upp och fylls på under resans gång. Det gäller helt enkelt att arbeta agilt, och vara vaksam på vad förändringarna i projektet medför längre fram. Regelbundna avstämningar av förändringsplanen är nödvändigt och skall vara en del av projektplanen.

4) Sign off – se till att förändringsåtgärderna implementeras
Har du gjort ovan punkter konsekvent kan de vinster och den effekt som projektet är satt att åstadkomma nu börja räknas hem. Ett genomfört projekt räcker inte, du måste också ha koll på förändringen. Det är viktigt att alla intressenter godkänner och skriver under på det!

Vill du veta mer om vad en bra förändringsprojektledare kan göra för din verksamhet? Vi kan projekt. Kontakta oss på Donald Davies & Partners.


Hälsningar,
Lars Carlsson
Förändringsprojektledare
Donald Davies & Partners

 

Vad har du för tankar kring detta ämne? Kontakta oss gärna eller fortsätt diskussionen på vår Facebook eller på LinkedIn.

Läs mer:
Insights: Varje projekt innebär en förändring

 

Detta är ett av våra mest populära Insights, här återpublicerat efter viss uppdatering.

En röd person struntar i projektplanen

 

Hur kommunicerar vi med varandra i projektet? Till vem ska vi kommunicera, vad ska vi säga och varför? En kommunikationsplan är ett viktigt styrdokument när det kommer till projektplanering. Att veta vem man kommunicerar med och hur de vill ha informationen till sig, är a och o.

Något vi understrukit tidigare angående projektets planeringsfas är vikten av en gedigen intressentanalys. Här kan du läsa vårt tidigare inlägg om det! När alla intressenter är identifierade bör kommunikationsplanen upprättas. Den första delen vid upprättandet av en sådan plan innebär att tänka igenom vilka olika personer, grupper och avdelningar du ska kommunicera till, och vad syftet med förändringen är för varje målgrupp.

Ofta pratar man om ”vad som ska ske härnäst” och ”hur” men man glömmer ofta bort ”varför”. ”Varför” är en viktig nyckel som ger både intressenterna och projektledaren viktiga insikter, och som i sig driver delprojekt eller projekt framåt och skvallrar om hur de ska genomföras.

En röd person struntar i planen

Vid implementering av en förändring måste du beskriva för mottagaren vad det är som ska realiseras. En del personer behöver se det visuellt, en del måste höra, och för andra räcker det med att de själva får läsa en detaljerad plan. Det är viktigt att hantera olika personer på olika sätt. En ”blå” person* måste till exempel få en detaljerad plan, samtidigt som en röd person ”struntar i planen”, och hittar andra sätt att ta till sig projektet på. För dem är syfte och målbild viktigt.

Under hela projektets genomförande har sedan en löpande kommunikation en avgörande roll. Det viktiga är att skapa en dialog, så att projektledaren hela tiden får indikationer om hur projektet fortlöper och om någon eller några intressenter inte hänger med i förändringen. Att tydliggöra för alla intressenter vem de kan och ska ha dialogen med är avgörande, utan en bra dialog kommer man att misslyckas med projektet.

Då finns det risk för att man har att göra med motarbetare istället för medarbetare.

Ett projekt flyter sällan på smärtfritt hela vägen från planering till mål, och som projektledare möter man många utmaningar längs vägen. Ibland behöver man samla extra kraft och energi! Därför har vi sammanställt en Spotify-lista med låtar som våra projektledare gärna lyssnar på. Enjoy!

Projektledarens Spotify-lista


  • Happy – Pharrell Williams
  • Krama dej – Björn Skifs
  • Liebe Offensive – Wulfband
  • Snabbköpskassörskan – Di sma undar jordi
  • Wake Me Up When September Ends – Green Day
  • Fyra Bugg & en Coca Cola – Lotta Engberg

 

Vill du veta mer om våra förändringsprojektledare och vad vi kan göra för din verksamhet? Vi kan projekt. Kontakta oss på Donald Davies & Partners.


Hälsningar

Anders Boson
Projektledare och partner
Donald Davies & Partners

 

Vad har du för tankar kring detta ämne? Kontakta oss gärna eller fortsätt diskussionen på vår Facebook eller på LinkedIn.

Läs även:
Insights: Börja med slutet. Fem rubriker i en snygg målbild!

 

*Här kan du läsa mer om färgerna blå, röd, gul, grön och vilka personlighetsdrag som beskriver varje färg.

Börja med slutet. Fem rubriker i en snygg målbild!

För en projektledare som precis blivit tilldelad ett uppdrag ligger ofta fokus på nästa steg, och på att snabbt komma igång. Men vad händer egentligen om du först tänker precis tvärtom? Börja med att visualisera målbilden, dvs hur ser det ut när allt är genomfört, levererat och förankrat?

Att visualisera resultatet av ett projekt, både för sig själv och för andra ger en bra spelplan för projektet. Syftet blir tydligt för alla inblandade, och ni kan tidigt ha den så viktiga dialogen om ”varför” och ”hur ser en realistisk plan ut då”? Om alla ser samma målbild blir vägen dit lättare att planera, förstå och gå! Vad ska då ingå i en målbild?

Fem delar i en väl visualiserad målbild:

  1. Det här blir de nya processtegen!
    Vilka processteg kommer att behövas för att införa till exempel ett nytt system? Det kan handla om förberedelser, utbildning och införande.
  1. Då finns kompetensprofilerna på plats!
    Varje tjänst har en specifik kompetensprofil där viss typ av kompetens krävs för att lösa arbetsuppgifterna på bästa sätt. Vilken kompetens och vilket beteende krävs för vilken tjänst efter att projektet är genomfört? Ibland kan det vara sin plats med en utbildning, i andra fall kanske rollen förändras i det avseendet att personen måste vara mer av en säljare. Då får man försöka koordinera nya arbetsuppgifter och nya tjänster på ett smidigt sätt så att ingen känner sig överkörd.
  1. Testning gör vi på detta vis!
    Testverktyg är något som ofta glöms bort och som inte prioriteras vid olika projekt. Att jämföra testverktyg och att planera in testningen direkt i målbilden (det ska vara testat på detta vis) är viktigt. Det kan annars bli något man missar och ”slänger in” mot slutet.
  1. Nya system är på plats och förankrade!
    Vilka system kommer anställda att jobba med när projektet är genomfört? Dessa system behöver introduceras och implementeras under projektets gång så att detta inte kommer som en chock för användarna vid projektets avslut.
  1. Det här innehåller slutrapporten!
    Till sist är det dags att genomföra avslutande aktiviteter som projektutvärdering, restlista, avveckling av resurser, befogenheter, en slutrapport upprättas och arkivering av dokument från projektet görs. Styrgruppen godkänner därefter slutrapporten och tar beslut om avveckling.

Så, hur var det att tänka tvärtom? Låt slutet bli början och början bli slutet vid nästa projektstart!


Hälsningar

Anders Boson
Projektledare och partner
Donald Davies & Partners

Vill du veta mer om våra förändringsprojektledare och vad vi kan göra för din verksamhet? Vi kan projekt. Kontakta oss på Donald Davies & Partners.

Vad har du för tankar kring detta ämne? Kontakta oss gärna eller fortsätt diskussionen på vår Facebook eller på LinkedIn.

Nyttoeffekter – för vem gör vi vad och varför?

Ett projekt syftar till att skapa förändring. Men varför just detta projekt? Finns det en förståelse i organisationen? Är det i linje med den övergripande strategin? Detta är stora och viktiga frågor inför ett projekt.  För vem gör vi egentligen vad, och varför?

Identifiera nyttoeffekterna

Tidigt i projektet är det viktigt att få svar på frågan varför – det är den viktigaste frågan. Svaret på varför en förändring ska genomföras kommer man fram till genom att identifiera förändringens nyttoeffekter, det vill säga verksamhetsnyttor som kan ske till följd av en förändring. Nyttoeffekterna är viktiga att förankra hos olika intressenter för att skapa förståelse och engagemang hos de som berörs av förändringen.

Värdering & uppföljning av nyttoeffekter

När man arbetar i projekt handlar det om att analysera, värdera, presentera och ta hem effekter. Vi använder oss ofta av Workstorms för att analysera och värdera nyttoeffekter. Vid en Workstorm samlar vi organisationens nyckelpersoner, det vill säga personer som har bra insyn och en helhetsöverblick av organisationen som då tillsammans med projektledaren får identifiera och värdera de olika nyttoeffekterna. Det krävs ca 3-4 Workstorms för att analysera de allra viktigaste nyttoeffekterna.

Efter att nyttoeffekterna är identifierade och värderade är det viktigt med kontinuerlig prioritering, uppföljning och utvärdering för att se till att vi får de nyttor som vi tänkt oss. Denna information är viktig för bästa möjliga utfall av projektet. Det är också viktigt för organisationens lärande då man kan utvärdera och se vad som kan göras annorlunda i framtiden för att effektivisera och förbättra projektarbetet.

Tidigt i projektet är det viktigt att få svar på frågan varför – det är den viktigaste frågan.

I arbetet med att realisera nyttoeffekterna är det ovärderligt med tidiga exempel som kan ge förståelse av vilka insatser som skall prioriteras. Här är agila modeller värdefulla förstås men det kan också vara referensstudier eller pilotprojekt etc.

Det är också viktigt att fundera på i vilken ordning som projektet fokuserar på olika nyttoeffekter, till exempel att ha kundnöjdhet/användbarhet i fokus inledningsvis för att få ett bra mottagande av leveransen. Därefter kan man komplettera med nyttoeffekter som fokuserar mer på effektivitet och kostnadsbesparing. För att hålla igång dialogen om nyttoeffekterna under hela projekttiden är det viktigt att ha mottagare/verksamhet involverade. För vem gör vi egentligen vad och varför? Frågan om varför är något som förenar.

Robert Sandbergs checklista till dig som Förändringsprojektledare:

  • Kom ihåg VARFÖR-frågan, den är lätt att glömma när man fått ett scope, se till att ompröva och fundera på om något glömts av.
  • Beskriv & värdera nyttoeffekter, visa upp struktur och ha med dessa genom hela projektet.
  • Jobba agilt för att maximera nyttoeffekter.
  • Kommunikation är a och o.
  • Det behövs både projekt-och förändringsledning.


Hälsningar,
Robert Sandberg
Förändringsprojektledare och partner, Donald Davies & Partners

 

Vill du veta mer om våra förändringsprojektledare och vad vi kan göra för din verksamhet? Vi kan projekt. Kontakta oss på Donald Davies & Partners.

Vad har du för tankar kring detta ämne? Kontakta oss gärna eller fortsätt diskussionen på vår Facebook eller på LinkedIn.

Läs även:
Workstorm som metod
Insights: Hos vem innebär projektet en förändring? Tre steg för en bra intressentanalys.
Insights: Ge ditt projekt en bra start – ta tjuren vid hornen!
Insights: Fyra hörnstenar för effekthemtagning

Hos vem innebär projektet en förändring? Tre steg för en bra intressentanalys.

Du kan genomföra ett projekt “by the book”, men ändå misslyckas fatalt om de personer som påverkas av leveransen inte är redo och mottagliga. Hur väl du förankrar och involverar intressenterna i förändringsprocesserna får den allra största betydelse vid införandet av projektet. Så här jobbar du med den så viktiga intressentanalysen och de som ska göra verklighet av den planerade förändringen.

Hur undviker du då att misslyckas med implementeringen? För att kunna förankra projektet och involvera intressenterna måste du definiera alla som blir berörda av projektet, och du måste dessutom analysera vilka konsekvenserna blir för dem när projektet väl är klart. Något som generellt sett är viktigt under införandet är en tydlig kommunikation, informationsplanering och transparens.

Det tar tid att få med alla ombord, och därför är det viktigt att förankra projektet tidigt så att intressenterna har tid att ta till sig projektet. Hur ska du då gå till väga mer konkret?

 

Så genomför du en bra intressentanalys

 

  1. Definiera dina intressenter

Se över vilka som är dina kärn-, primär- och sekundärintressenter. Kärnintressenter är ofta till exempel beställare eller styrgrupp, primärintressenter innefattar istället leverantörer och användare, och sekundärintressenter kan vara myndigheter, intresseorganisationer eller liknande. Se över hur dessa intressentgrupper påverkas av projektet. Lita inte blint på uppdragsgivarens lista utan hör dig för och ta reda på vilka andra grupper som faktiskt kommer att bli påverkade.

  1. Vilken typ av information funkar till vem – fyrfältaren

Placera ut alla intressentgrupper i en fyrfältsmodell där en axel står för hur mycket eller lite en intressentgrupp påverkas av projektet. Den andra axeln ska representera vilken typ av kommunikation och information som är lämplig till denna intressentgrupp, och om det är bättre med informell eller formell information.

  1. Hur påverkas, och hur påverkar, intressenterna?

Fundera över hur de olika intressentgrupperna påverkas av projektet och hur de påverkar andra i projektet. Kanske har förändringen stor påverkan på företagets mellanchefer, och kanske har de i sin tur ansvar att kommunicera budskapet vidare till sina anställda? Då blir detta en målgrupp som har stor påverkan på hur andra upplever projektet. En intressentgrupp som ofta påverkar andra i ett projekt är kulturbärare, vilket är personer med en informell position i verksamheten. Kulturbärare är en viktig målgrupp i ett förändringsarbete då de är ambassadörer eller förmedlare av ett viktigt budskap, vilket gör att de i hög grad påverkar andra i projektet.

Lita inte blint på uppdragsgivarens lista utan hör dig för och ta reda på vilka andra grupper som faktiskt kommer att bli påverkade.

När du har definierat alla intressentgrupper kan du lägga upp strategier för vad, och hur du ska kommunicera med dessa under projektets gång.

Vill du veta mer om våra förändringsprojektledare och vad vi kan göra för din verksamhet? Vi kan projekt. Kontakta oss på Donald Davies & Partners.

Hälsningar,
Patrick Hillberg
Förändringsprojektledare och partner, Donald Davies & Partners

 

Vad har du för tankar kring detta ämne? Kontakta oss gärna eller fortsätt diskussionen på vår Facebook eller på LinkedIn.

Läs även:
Insights: Ge ditt projekt en bra start – ta tjuren vid hornen!