Digitala möten och projektledning på distans – utmaningar och tips

Den rådande coronasituationen har med full kraft utmanat några av de traditionella arbetsformerna som används för att driva projekt. Vi samlade några av våra projektledare för att diskutera de vanligaste utmaningarna med digitala möten och med att driva projekt på distans.

Som en följd av den rådande pandemin har digitala möten i stor utsträckning ersatt fysiska möten och är numera en del av det vardagliga arbetet inom många branscher. Med de digitala lösningarna tillkommer visserligen en del möjligheter, men under det senaste året har det blivit tydligt att det även finns en hel del utmaningar med digitala möten och att driva projekt med endast digitala möten.

Vi har identifierat två återkommande områden; struktur och spontanitet.

Struktur
Många upplever att det kan bli rörigt under digitala möten. Ett för stort antal mötesdeltagare, tekniska problem med ljud och bild samt avsaknad av struktur är några av de problem som lätt uppstår. Även stora mängder av möten och deras varierande längd kan vara påfrestande aspekter. En tydlig mötesinbjudan och agenda är tips på lösningar under perioder då de digitala mötena är många.

Med digitala möten går man miste om det värdefulla snacket vid kaffeautomaten där man vanligtvis kan snappa upp idéer och tankar.

Spontanitet
Med möten på distans går man miste om fysiska observationer, kroppsspråk och spontana idéer, vilket enligt många är en viktig del i den kreativa processen och i det vardagliga arbetet. Många upplever även att det dagliga utbytet vid exempelvis arbetsplatsens kaffeautomat är en viktig del av vardagen som man går miste om när allt arbete sker på distans.

Det är svårt att uppfatta om någon i teamet har lågt engagemang eller om “något är fel” över digitala kanaler. Där är det fysiska mötet oslagbart…

En lösning för att inte gå miste om spontaniteten kan vara att anordna aktiviteter på distans, som digital fika eller after work. Man får då möjlighet att ventilera och ha de vardagliga samtal som vanligtvis skulle ha ägt rum i exempelvis lunchrummet.

Det tar långt tid är att bygga upp relationer till människor. Att hitta digitala lösningar ordnar sig alltid, det är ett mindre problem i jämförelse.

En stor del av problematiken med att driva projekt digitalt uppkommer redan vid inledningen av ett nytt projekt. Det är väldigt viktigt att få med sig hela gruppen direkt när projektet inleds, vilket kan vara svårare när uppstartsmöten och liknande endast sker på distans. Det tar helt enkelt längre tid att lära känna varandra om man uteslutande möts via video- och samtalstjänster. Det finns även situationer där fysiska möten helt enkelt är mycket bättre lämpade än digitala möten. I en situation där man exempelvis ska framföra ett negativt besked för någon är oftast bättre att genomföra detta “face-to-face”, detta gäller för båda parterna.

 

Läs vårt nästa Insight på detta tema där tar vi fokuserar på ytterligare tips och lösningar med digitala möten och att driva projekt på distans.

 

Vill du veta mer om hur vi leder digitala projekt? Vi kan projekt. Kontakta oss på Donald Davies & Partners.

Vad har du för tankar kring detta ämne? Kontakta oss gärna eller fortsätt diskussionen på vår Facebook eller på LinkedIn.