Ett stegvist införande innebär till exempel att man börjar med att införa vissa delar av systemet, vissa applikationer eller funktioner, först. Eller att man låter vissa användare eller avdelningar få börja använda det nya systemet före andra. Detta agila förfarande minskar risken för stora konsekvenser om något går fel, och ger en möjlighet till anpassning och problemlösning. I ett stegvis införande kan man enklare backa tillbaka till steget innan, åtgärda och göra rätt om problem uppstår.
Tydlig bild över effektmål, processer och beroenden är avgörande
Även i det stegvisa förfarande är det viktigt att först göra läxan. Att man i verksamheten och som projektledare tänker helhet – och inte bara system. Fokus bör först och främst ligga på organisationen, förändringen, människorna och vilka processer som systemet ska stötta. En tydlig före- och efterbild av systemarkitekturen, inklusive hur migrering av data och hur avvecklingen av gamla system ska gå till, är viktig att ta fram. Det är även viktigt att formulera och utmana vilka effekter man vill hämta hem med systemskiftet innan man börjar införa delar av ett nytt system, hur små de än må vara.
Vi upplever ibland att man inte hinner eller tänker på att göra denna analys. I stället inför man, utan eftertanke, något “billigt och snabbt” för att lappa ihop något. Det kan bli en dyrköpt läxa i slutänden med risk för suboptimering och att de övergripande effekterna uteblir.
”Viktigt att ha mandat att lösa problem, men även kunna gå vidare till nästa steg och release trots att det kanske finns frågetecken kvar att räta ut”
Att ligga ett par steg före är viktigt
För att inte tappa tempo behöver projektledaren alltid ligga ett par steg före i planeringen inför kommande etapper i det stegvisa införandet. En viktig aspekt är att som projektledare tydliggöra kriterier för när man kan gå vidare eller behöver stanna upp (Definition of Done). Det är även viktigt att ha mandat och resurser att lösa problem, men även kunna gå vidare till nästa steg och release trots att det kanske finns frågetecken kvar att räta ut från senaste releasen. Vid avvikelser gäller det att vara tydlig med eventuella konsekvenser som det kan få för kommande releaser, samt hur avvikelserna ska hanteras framåt.
Tydlig kommunikations- och feedbackstruktur
Något man inte får missa är hänsyn till de organisatoriska aspekterna, inte bara de tekniska. Det handlar aldrig i grunden om att implementera ett nytt system i sig självt, utan att stärka, anpassa och förändra för nya eller existerande processer i verksamheten (där ett nytt system kan möjliggöra och stötta). Alla berörda parter behöver vara involverade i både vad som görs och varför, och se till att det finns en tydlig kommunikationsstruktur för att hantera feedback och eventuella problem.
Gör det svåraste först
Slutligen är det avgörande att ha en tydlig förståelse för vad som är möjligt att dela upp i delar och vad som måste implementeras som en helhet. Genom att fokusera på de ”svårare” delarna först och ta de ”enklare” delarna sist, kan man undvika att måla in sig i dyrköpta återvändsgränder.
En erfaren projektledare med vana av just successivt systeminförande och förmågan att se helhet och utmana både processer och strukturer, är avgörande för framgång.
Vad är viktigast att inte missa för ett framgångsrikt stegvist systeminförande? Vilka är dina viktigaste insikter? Dela gärna med dig på vår LinkedIn-sida eller kontakta oss!
Läs del ett om stegvist systeminförande.
Hälsningar,
Jan Olsson
Projektledare och Partner, Donald Davies & Partners
