Som projektledare eller beställare med några breddinföranden i ryggsäcken kan Big Bang-scenariot ibland kännas lite obekvämt. Hur väl är allt genomtestat och förberett egentligen? Både inom verksamheten och gällande tekniken finns alltid riskfaktorer som är svåra att förutse. Det är alltid något som händer, och nog känns det då säkrare för alla att gå lite varsamt och successivt fram, eller…?
Stegvist kan innebära riskeliminering och en snabbare väg till nytta
En av fördelarna med att använda ett stegvist tillvägagångssätt är riskeliminering och att man i vissa fall kan skapa snabbare kundnytta. Genom att implementera förändringen och systemet i mindre delar kan man lättare upptäcka utmaningar under resans gång, rätta till och lära sig till nästa release, utan att konsekvenserna blir för stora. I det stegvisa införandet finns ofta även tid att stanna upp, backa och anpassa systemets funktioner gentemot verksamhetsprocesserna så att de matchar och skapar största möjliga nytta.
Ett stegvis införande kan göras på flera sätt, antingen kan man successivt leverera funktion för funktion till hela organisationen, eller så genomförs flera kompletta leveranser till en mindre andel av mottagarna eller användarna i taget – till exempel baserat på organisatorisk eller geografisk tillhörighet.
Ökad komplexitet och risk för längre ledtider
En nackdel med ett stegvist tillvägagångssätt är att det kan öka komplexiteten. Tiden för att slutföra projektet riskerar också att förlängas. Flera gamla system behöver troligen vara i gång samtidigt och nya integrationer kan behöva skapas och underhållas. Det kan också medföra oreda för verksamheterna, till exempel om olika avdelningar skall utföra samma arbetsuppgifter i olika system eller tvingas registrera dubbelt. Koordinering och kommunikation blir även ofta mer komplext om olika avdelningar och användare ligger i olika faser i ett införande. Allvarligare fel kanske inte uppmärksammas förrän en bra bit in i införandet, och då kan det vara för sent att backa tillbaka.
Big Bang kan vara den enda möjligheten – och betydligt effektivare
Med en Big Bang-lansering blir förändringen genomförd på en gång, och man undviker långdragna införanden med onödiga omtag och potentiellt merarbete. Å andra sidan kan eventuella fel och avbrott få större konsekvenser och drabba verksamhet och användare i betydligt högre omfattning. Men man bör också ha med sig att det förmodligen är avsevärt mycket enklare i detta scenario att stoppa införandet och gå tillbaka till sina ursprungliga arbetsprocesser, jämfört med om man är halvvägs in i ett stegvis införande (glöm bara inte att sätta kriterier för vilka avvikelser som kan tolereras, och vilka beslutsvägar som skall användas för en eventuell ”exit”).
Försiktighet kan kosta i längden
Med rätt planering, gediget testarbete och en väl förberedd projektorganisation och verksamhet kan en Big Bang vara en betydligt mer effektiv lösning än den stegvisa – med både en distinkt måluppfyllelse och snabbare effekthemtagning. Att avstå från att genomföra en Big Bang baserat på att det känns ”säkrare”, eller för att resurser inte kan tillgängliggöras i tillräcklig omfattning i samband med produktionssättningen, blir enligt vår erfarenhet inte nödvändigtvis billigare eller bättre i det långa loppet. Alla aktiviteter och utmaningar behöver ändå hanteras förr eller senare. Sträcker man ut införandeperioden för länge kommer troligtvis nya krav och behov att dyka upp och kräva sin hantering längs vägen.
”Att avstå från en Big Bang baserat på att det känns ”säkrare” blir inte nödvändigtvis billigare eller bättre i det långa loppet.”
Ibland kan en Big Bang vara det enda alternativet – till exempel om samtliga användare måste få tillgång till samma funktioner samtidigt, och när det inte är praktiskt möjligt att ha flera olika system eller funktioner i gång parallellt (se t ex vårt referenscase ‘SEB:s stora systemskifte’)
Helhetsperspektiv och konsekvensanalys avgörande oavsett vägval
Sammanfattningsvis är valet mellan Big Bang och ett successivt införande en avvägning mellan ett flertal parametrar som exempelvis risk, prioriterade styrparametrar (tid – kostnad – kvalitet/omfattning), verksamhetspåverkan, organisationens strategi, och rätt och slätt vad som praktiskt är möjligt. Inledningsvis är det viktigt att noggrant överväga vilken strategi som passar den aktuella organisationen och dess verksamhet bäst och bygga projektet utefter det. I båda fallen är det en självklarhet att i ett tidigt skede genomföra ett grundligt utredningsarbete med bland annat risk- och konsekvensanalys.
En projektledare med erfarenhet av båda förfarandena är en riktigt bra början.
Vilka skillnader ser du mellan Big Bang och ett successivt införande? Vilka är dina viktigaste insikter? Dela gärna med dig på vår LinkedIn-sida eller kontakta oss!
Hälsningar,
Niclas Palm
Projektledare och Partner, Donald Davies & Partners
