Vid en större förändring inom organisationer har de flesta säkert upplevt att olika avdelningar och funktioner saknar samsyn eller inte drar åt samma håll, detta gäller kanske inte minst mellan verksamheten och IT. Att hålla kurs, fart och att få med alla passagerare kan vara svårare än man tror. Här delar vi med oss av våra lösningar och tips för hur man bäst skapar samförstånd mellan verksamhet och IT i förändringsprojekt.
En riktig tungviktare när det kommer till dessa typer av projekt och förändringar är, kanske inte så förvånande, kommunikationen. Det är viktigt att involvera rätt personer i ett tidigt skede. Detta arbete börjar med en intressentanalys, och det gäller förstås att ha en öppen dialog med berörda intressenter längs resans gång.
Vid omorganisering där roller och organisation kommer att förändras behöver detta förankras, här kan det vara viktigt att inte tappa bort förändringsarbetet gentemot stödfunktioner som t.ex IT, eftersom det kan vara lätt hänt att bara fokusera på verksamhet och slutanvändare.
Kultur och utgångsläge
I starten av förändringsarbetet bör man identifiera de eventuella kulturella skillnaderna som finns mellan verksamhet och IT. Alla grupper ska involveras och då gäller det att ta hänsyn till befintlig struktur. Alla grupper bör få dela sina tankegångar för att man ska få en förståelse för varandra.
Att synliggöra förändringsplaner
För att alla intressenter ska förstå hur en förändring kommer att gå till, och för att de ska få ett bra grepp om vad som kommer att förändras och när, är det nödvändigt att synliggöra och presentera förändringsplanerna. När kommer respektive funktioner att bytas ut? När är det dags för nästa steg enligt plan? Det som är förutsägbart är bra att visa och förmedla. Detta gynnar förankringen.
Roller och ansvar under förändringen
En annan storspelare i förändringsprocessen som involverar verksamhet och IT är ansvarsfrågan och ägandeskapet. Det bör tydliggöras om det är IT eller verksamheten som äger exempelvis systemval och införande för att undvika missförstånd och missnöje.
VARFÖR sker denna förändring, HUR kommer den att ske och hur påverkar den varje berörd intressent eller medarbetare? Olika aktörer bör vara ansvariga för att förmedla olika delar kring en förändring. Vem bör egentligen vara ansvarig för vilken del? VD, chef, förändrings- eller projektledare?
Mer om rollfördelning vid förändringsprojekt kan du ta del av i nästkommande Insights.
Hälsningar,
Niclas Palm
Projektledare och partners, Donald Davies & Partners
Vad har du för tankar och erfarenheter av utmaningar i samarbetet mellan verksamhet och IT? Kontakta oss gärna eller fortsätt diskussionen på vår LinkedIn.
Läs vidare om detta i vårt kommande Insights där vi delar med oss av en modell av rollfördelning vid förändringsprojekt.
Här tidigare blogginlägg i ämnet:
Insights: När verksamhet och IT inte drar åt samma håll
