Ibland brukar man prata om att IT och verksamhet “talar olika språk” och att de ofta är egna “öar” i organisationen. Detta är såklart mindre bra förutsättningar inför en stor förändring, exempelvis vid införandet av nytt system med stor påverkan på verksamheten. Grunden till missförstånd och konflikter är, som oftast, bristen på ledning, dialog och kommunikation.
“Det är få förunnat att kunna prata
både IT och verksamhetsspråk.”
När man väl har hamnat där kan verksamheten inte sällan uppleva att de får något annat än det som de har beställt, att IT-systemet inte är förankrat i hur de verkligen jobbar. Dessutom upplever många att förändringarna sker utan dialog, involvering eller hänsyn till befintlig struktur, vilket slutar med att IT får lösa de eventuella bränderna i efterhand.
“Man har sitt ansvarsområde, så upplever man
att någon är inne och kladdar på ens område”.
Förr var det vanligare att organisationens IT-system var deras egna, något som IT till och med hade byggt eller vidareutvecklat, som de visste allting om och som relativt få personer på företaget kunde eller fick röra eftersom det var komplexa saker. Verksamheten kunde då känna att systemutvecklingen skedde på ITs “villkor”, utan hänsyn till vad verksamheten egentligen behövde, vilket skapade gnissel.
Idag är system mer öppna och på sätt och vis enklare att implementera och börja använda, vilket suddar ut balansen mellan verksamhet och IT. Idag kan verksamheten på ett annat sätt “köra på”, något som kan skapa nya utmaningar (och systemintegrationsproblem).
Mycket av problemen uppstår och kretsar även kring ägandeskapet, man uppfattar att man har ett ägandeskap som man kanske inte ska ha, eller att man saknar något som man borde ha. Är det IT eller verksamheten som äger det här systemvalet och införandet? Eller båda eller någon annan funktion?
Vid en större förändring är det också mer regel än undantag att roller och organisation måste förändras. Vanligast är att för lite fokus läggs på vad förändringen innebär hos IT, vilket kan väcka mycket känslor.
Bristen på dialog och förankring är en stor källa till dessa problem. Det är inte helt ovanligt att ledningen går in och vill införa ett IT-system, där verksamheten får komma in för sent och säga sitt. Eller att verksamheten köpt in ett system som inte passar den befintliga systemarkitekturen, och IT förväntas sköta en “sömlös” implementering.
Hur motverkar man att det blir så här?
En förändring gör alltid ont, och om roller förändras så gör det extra ont. Vid en förändring kan exempelvis IT förlora lite av sin utförar-roll och bli mer av en supportavdelning. Delaktighet är a och o vid en förändring, så att lägga in förändringsstöd/ledning där det behövs är avgörande.
Se till att identifiera de eventuella kulturella skillnaderna som finns mellan verksamhet och IT. De kan ha sin grund långt tillbaka i tiden, och ligga i fatet när stora förändringar utmanar befintliga rutiner, konstellationer och arbetssätt. Ett sätt för att få både verksamhet och IT att dra åt samma håll är att se till att de ingår och verkar i samma agila team.
Detta och andra vinnande lösningar för att skapa en gemensam förändringskraft i hela organisationen, tar vi upp i nästa blogginlägg!
Hälsningar,
Emma Wilde & Niclas Palm
Projektledare och partners, Donald Davies & Partners
Vad har du för tankar och erfarenheter av utmaningar i samarbetet mellan verksamhet och IT? Kontakta oss gärna eller fortsätt diskussionen på vår LinkedIn.
Läs vidare om detta i vårt kommande Insights där vi fördjupar oss i ämnet och även presenterar våra lösningar på utmaningarna.
