På Donald Davies & Partners har vi lång erfarenhet av att leda projekt i komplexa miljöer. Och genom vår inblick i många olika branscher ser vi ett tydligt mönster som är lika för alla – när verksamhetsutveckling och digitalisering drivs uppifrån, utan att förankra och hämta kunskap från medarbetarna, kan nya digitala verktyg och arbetssätt stjälpa mer än att hjälpa. Den goda nyheten är att det kan undvikas – genom grundlig förankring, utbildning och implementering. Låt oss fördjupa oss.
1. Förankring – Involvera och kommunicera
Ingen verksamhet är starkare än människorna som driver den. Därför är förankring avgörande för att ditt digitaliseringsprojekt faktiskt levererar värde, och accepteras av organisationen. Börja alltid med aI analysera verksamhetens behov, både kända och okända. Varför behövs förändringen? Det skapar förutsättning att bygga en lösning som är anpassad efter hur verksamheten fungerar och minimerar risken för att utveckla system som inte används, inte möter behoven eller till och med skapar nya problem. Kommunicera, och informera alla berörda, genom hela processen. Delaktighet och transparens är grundläggande för att få medarbetarna med dig på resan och ökar chansen för en framgångsrik digitalisering.
2. Utbildning – Skapa trygghet i förändringen
Att analysera utbildningsbehovet tidigt och prioritera gedigen utbildning är avgörande för en lyckad digitalisering. Det räcker inte med att bara implementera ett nytt system. Medarbetarna måste också veta hur det ska användas, på det mest effektiva sättet. Att spara in på utbildning är sällan en besparing. Tvärtom kan det leda till frustration, lägre produktivitet och i värsta fall en lösning som inte används fullt ut. Tänk på att utbildningen inte bara ska fokusera på hur lösningen ska användas rent tekniskt utan också hur den påverkar befintliga arbetssätt och processer. Det hjälper medarbetarna att se helheten och hur de nya verktygen kan underlätta deras dagliga arbete.
3. Implementering – Planera för verkligheten
För att få ditt nya digitala system att nå sin fulla potential behövs en välplanerad och kontrollerad implementering. Det kräver en tydlig plan, definierade roller och ansvar samt en robust process för att hantera eventuella problem. Det är under implementeringsfasen som de nya systemen och arbetssätten introduceras i den dagliga verksamheten. Så utan en strukturerad plan riskerar det att bli störningar i driften, motstånd från användarna och en ineffektiv användning av de nya lösningarna. Nyckeln till framgång är ofta pilotprojekt, gradvis utrullning och kontinuerlig support.
Från stressdigitalisering till effektivitet och lönsamhet
När utveckling och digitalisering drivs av ett tydligt varför och genomförs med människan i centrum kan den göra underverk för både effektivitet, verksamhet och arbetsmiljö. Så nästa gång det är dags att trycka på startknappen, börja i rätt ände. Svaret på varför. Lyssna. Förankra, utbilda och implementera. Kommunicera. Grundade och långsamma förändringar skapar oftast snabbare nytta och större värde för både verksamheten, resultatet och medarbetarna. Ditt varför.
