3 lärdomar från ICAs omfattande automatiseringsprojekt

I Västerås finns en av ICAs distributionsenheter som bland annat innefattar ett stort så kallat höglager med 22 000 pallplatser. När höglagrets omfattande automationsanläggning skulle moderniseras fick Jan Olsson från Donald Davies & Partners rollen att projektleda skiftet. Ett driftkritiskt förändringsprojekt som inte fick påverka landets 1 300 ICA-butiker.

Den befintliga automationsanläggningen, bestående av sex kranar och ett flera hundra meter långt pallbanesystem, togs i bruk under 90-talet. Livslängden var nu nådd och ett nytt system skulle dessutom bli närmare 100% snabbare!

Utmaningen var att genomföra skiftet – det vill säga riva, bygga och driftsätta en ny anläggning med tillhörande system – med minimal påverkan på leveranserna till landets ICA-butiker. Det avgörande skiftet av systemet planerades och genomfördes sedan under fem veckor sommaren 2017. Slutresultatet blev ett väl genomfört projekt med minimal eller ingen påverkan för ICAs butiker och slutkunder. Läs caset i sin helhet här>>

Vilka lärdomar och framgångsfaktorer fanns att hämta från detta omfattande projekt?

– Att som projektledare verkligen finnas där, vara nyfiken och kavla upp ärmarna, är oerhört viktigt för både projektet och verksamheten. Att hela teamet vet vad som sker och känner för leveransen är a och o!, menar Jan Olsson.

 

Tre viktiga lärdomar från detta uppdrag:

  • Man kan aldrig lägga för mycket tid på att kommunicera som ledare.
  • Vikten av att snabbt sätta sig in i verksamheten, förstå huvuddragen i uppdraget, skapa en tydlig målbild och snabbt komma igång för att säkra styrfart i rätt riktning.
  • Arbeta med teamet och skapa samsyn och handlingsfrihet – kalibrera värderingar och värdegrund, ”vad är viktigt för oss”, samt röja hinder och skapa förutsättningar för teamet att kunna agera självständigt.

Läs caset i sin helhet här>>

Hälsningar,
Jan Olsson, projektledare och partner
Donald Davies & Partners

Så bäddar du för ett framgångsrikt projekt – fyra steg

 

Grunden för ett framgångsrikt projekt byggs i planeringsfasen. Utifrån mina erfarenheter som projektledare för omfattande förändringsprojekt hos globala tillverkande företag, vill jag här dela med mig av fyra avgörande steg i planerings- och förankringsfasen.

1. Definiera uppgiften noggrant – skapa en gemensam problembild
Varför gör vi detta? Vad är målet? Vem tar besluten? Och vilka kriterier ligger bakom besluten? Att definiera uppgiften och projektet noga, så att teamet, projektgruppen eller projektägaren ser samma problem och målbild är a och o för ett lyckat projekt.

2. Identifiera vad som kan hindra projektet från att lyckas
I planeringsfasen är det viktigt att tidigt identifiera tänkbara hinder som kan dyka upp längs vägen. Har vi ledningens stöd? Finns det en klar vision? Skiljer sig kulturen på olika enheter som påverkas av förändringen? För att få struktur i detta arbete kan du till exempel utgå ifrån Kotters forskning i artikeln Why Transformation Efforts Fail.

3. Genomför en intressentanalys
Att genomföra en noggrann intressentanalys om vilka som påverkas av den förändring som projektet innebär, gör att förankringsarbete och den löpande kommunikationen får fäste i verksamheten. I detta tidigare Insights från min projektledarekollega Patrick Hillberg på Donald Davies & Partners, får du bra tips om vad du bör tänka på när du gör en intressentanalys: Hos vem innebär projektet en förändring? Tre steg för en bra intressentanalys

Upprätta en kommunikationsplan som håller takten, där du ser till att information ges på olika sätt och i olika forum.

4. Kommunicera effektivt
Vikten av kontinuerlig kommunikation under projektets gång för att skapa dialog och engagemang kan inte underskattas. Upprätta en kommunikationsplan som håller takten, där du ser till att information ges på olika sätt och i olika forum. Skriftlig info, muntlig info och möten passar olika bra för olika personer. En effektiv modell för hur kommunikationen kan ges är SCQA-modellen – ”Situation, Complication, Question & Answer”. Den bidrar till en klarhet gällande status, problembeskrivning, lösningsförslag och feedback. Läs mer om den modellen i Barbara Mintos bok The Pyramid Principle.

 

Skena inte iväg i början…
En sak till. En allt för vanlig genväg i början av ett projekt är att man blir för lösningsorienterad för snabbt, innan ovan områden är satta och förankrade. Detta brukar bero på lika delar ambition och otålighet, men är en genväg som förr eller senare blir en senväg.

Vill du veta mer om vad en bra förändringsprojektledare kan göra för din verksamhet? Vi kan projekt. Kontakta oss på Donald Davies & Partners.


Hälsningar,
Johan Hagforsen
Förändringsprojektledare, Donald Davies & Partners

Vad har du för tankar kring detta ämne? Kontakta oss gärna eller fortsätt diskussionen på vår Facebook eller på LinkedIn.

Läs även:
Insights: Vad har projektledare och humlor gemensamt?
Insights: En röd person struntar i projektplanen
Insights: Börja med slutet. Fem rubriker i en snygg målbild!

Kan du inte planera? Planera ändå!

Nu i semestertider och direkt efter, startas många nya projekt upp. Att planera ett projekt innan all fakta ligger på bordet är omöjligt, hävdar vissa. Donald Davies, en av företagets grundare, ansåg å andra sidan att det är fullt möjligt. I sin bok ”Project Secrets” skrev Donald Davies om att planering främst kräver förmågan att föreställa sig den närmaste framtiden.

Donald Davies menar att planering kräver förmågan att föreställa sig den närmaste framtiden innan du har all fakta. Han anser att det är fullt möjligt och inte särskilt svårt att designa ett sannolikt scenario i tillräckligt detaljrik nivå för att göra en relevant planering, så att du kan köra igång!

Det är som att säga att du inte kan planera ett projekt förrän det är klart, vilket är löjligt.

Dessa tre punkter dig en bra planering av ett projekt:

1. Tidslinje
Sätt upp projektets troliga aktiviteter enligt en tidslinje där startdatum och slutdatum för varje aktivitet dokumenteras. Fastställ därefter vem som är ansvarig för vilken aktivitet och vilka resurser som finns.

2. Resursbudget
Se över vilka resurser som finns och gör en budget för varje aktivitet och resurs som kommer att krävas för projektet.

3. Organisationschema
Gör därefter ett organisationsschema som visar projektets olika projektmedlemmar och resurser. Ett organisationsschema ger en tydlig bild av projektet på ett visuellt tilltalande sätt.

Nu har du en stomme som ligger relativt nära verkligheten, och under projektets gång kommer de sista delarna och aktiviteterna att falla på plats. Så nu är det bara att köra igång!

Donald Davies, en av företagets grundare, gick bort den 13 juli efter en kort tids sjukdom och nu går våra varma tankar till hans familj och anhöriga.

 

 

Beställ ”Project Secrets” här för fler tips om planering från en av branschens verkliga legender, Donald Davies. Läs mer av honom här>>

Kontakta oss gärna om du vill du veta mer om hur vi jobbar med projektplanering och projektledning.

Vad har du för tankar kring detta ämne? Kontakta oss gärna eller fortsätt diskussionen på vår Facebook eller på LinkedIn.