Värdefull vapendragare – så viktig är den informella ledaren för resultatet!

I rollen som projektledare är det viktigt att se till att förarbetet är ordentligt gjort innan projektet drar igång. Det kan bland annat innebära att gå in och förtydliga mål och direktiv utifrån uppdragsbeskrivningen. En annan viktig del i den inledande delen är att identifiera och få med sig de informella ledarna i verksamheten – de kan bli värdefulla, ibland ovärderliga, vapendragare under resans gång.

Informella ledare är personer som har stort inflytande på andra individer i en verksamhet. De påverkar och leder sina arbetskamrater utan någon formell chefsposition. De fungerar på så vis som kulturbärare på arbetsplatsen, de har inverkan på den interna opinionen – inte minst vad gäller attityder för och emot förändringar. Därför är de informella ledarna värdefulla för projektet.

Med sin unika ställning i organisationen kan de informella ledarna bli ambassadörer för projektet och hjälpa dig att förankra förändringen hos övriga medarbetare. Men de kan även sätta sig på tvären och göra att du möter kraftigt motstånd, till exempel på arbetsplatser där organisationen är ovan vid förändring. Så det gäller att arbeta strategiskt om du vill ta vara på deras roll som spindeln i det sociala nätet.

Se förbi organisationsschemat du fått och bilda dig en egen uppfattning runt kaffemaskinen och under möten. Vem är det som får saker gjorda? Vem är omtyckt och någon alla litar på?

Hur identifierar jag de informella ledarna?

Det är viktigt att identifiera de informella ledarna tidigt i processen. Håll dig framme och småprata vid kaffeautomaten. Observera beteenden. Vem löser alla problem? Vem är driftig, ambitiös och omtyckt? Se förbi organisationsschemat du fått och bygg upp ett förtroende mellan dig och de synbara nyckelpersonerna.

Hur samarbetar jag med de informella ledarna?

Varje företag har sin unika kultur och som projektledare behöver man se till att både projekt- och kommunikationsplan svarar mot verksamhetens förutsättningar. De informella ledarna är värdefulla i kommunikationen, för att få ut budskap och information internt. Förutom att löpande ge information om processen till den informella ledaren kan du eventuellt tilldela personen en särskild roll inom projektet och/eller inom ramen för förändringsarbetet.

Den informella ledaren kan liknas med ett trafikljus i korsningen mellan nuvarande situation och den förändring projektet innebär. Efter ett yrkesliv med gott om egen ledarerfarenhet, både från den informella och den formella sidan, så är jag i högsta grad medveten om värdet av informella ledare som vapendragare vid förändring!

 

Vill du veta mer om att arbeta med informella ledare? Vi kan projekt. Kontakta oss på Donald Davies & Partners.

Hälsningar,
Niclas Palm

Partner & projektledare
Donald Davies & Partners

Vad har du för tankar kring detta ämne? Kontakta oss gärna eller fortsätt diskussionen på vår Facebook eller på LinkedIn.

Så får du väggarna att tala – Stärk teamkulturen med Cultural Web

Det som ”sitter i väggarna” påverkar vår teamkultur och hur vi känner oss på arbetsplatsen. Genom att synliggöra detta ökar såväl transparensen som kreativiteten i verksamheten ­­– så hur går vi till väga för att påverka väggarna och få dem att tala?

 

Ett effektivt sätt är att väva en karta av organisationskulturen, metoden som går under namnet ”Cultural Web”. Denna går ut på att fördjupa sig i ett antal nyckelfaktorer och på så sätt få fram en helhetsbild av var verksamheten befinner sig i nuläget. Några av dessa är:

Ritualer och rutiner
Är dessa nedskrivna eller informella, något man bara ”ska förstå”? Hur efterföljs rutinerna? Vad händer exempelvis om man inte kommer på fikat klockan nio?

Symboler
Vilket språk används och hur är jargonen i verksamheten? Vad ger statuspoäng – att tala mycket om privatlivet eller att agera strikt professionellt? Hur är klädkoden?

Styrsystem
Är verksamheten hårt eller löst kontrollerad? Vilka processer och styrtal läggs det mest fokus på? Belönas bra prestationer eller uppmärksammas endast de mindre bra?

Maktstrukturer
Vad ger makt – att ständigt leverera värde till verksamheten, eller något annat? Hur är den generella synen på maktutövning och hur är makten fördelad?

När du satt ord på – och påverkat – det som sitter i väggarna, är det lättare att även påverka resultaten. Är din verksamhet i behov av att stärka teamkulturen genom ”Cultural Web” eller med andra metoder? Vi hjälper er att navigera rätt – kontakta oss gärna!

Vet du vad? Det är minst lika viktigt hur. – Rätt engagemang skapar rätt projektkultur

Att veta vad man vill åstadkomma med sin verksamhet är en grundförutsättning för att lyckas, men alltför ofta glömmer man att tala om hur man tar sig dit. Med engagemang, motivation och drivkraft är det lättare att nå de uppsatta målen – värden som gömmer sig under ytan, men som rymmer en enorm sprängkraft.

 

Alla grupper kan utvecklas till högpresterande team, men inte alla når den nivån. Att föra upp ”huret” på den dagliga agendan gör såväl den linjära verksamheten som projekten smidigare och öppnare. Det underlättar för att få in rätt person på rätt plats och för att utveckla gruppens förmåga. Genom att synliggöra hur-frågorna tar man bättre vara på varandras olika kunskaper och perspektiv. Här följer fyra exempel på kommunikationsverktyg för att stärka teamet:

Personlig presentation
Alla i gruppen besvarar samma frågor: Vad är jag bra på? Vad ska jag bidra med? Vad motiverar mig? Vilket stöd behöver jag?

Feedback
Bra feedback ska alltid vara som en gåva med utveckling som syfte. Ge varandra åtta positiva omdömen och ett tips på något att förbättra.

Spelplansanalys
Se verksamheten som en spelplan. Vilka spelare finns tillgängliga och vilken position har de? Vilka regler gäller och finns det några som är viktigare än andra? Hur hanterar vi interna konflikter och hur ser vi på våra ”motståndare”?

Intressentanalys
Genom att göra en intressentanalys går det att stärka engagerade personers inflytande och makt, och skapa större engagemang hos personer som redan har makt. Syftet med analysen är att lyfta fram annars outnyttjad potential.

Vi har stor erfarenhet av att hjälpa företag och organisationer att synliggöra de värden som är svårast att ta på. Är din verksamhet i behov av förbättrad kommunikation, stärkt engagemang och mer motivationskraft? Vi vet hur. Hör av dig!

Sagolik tur eller ett sagolikt team? Så rekryterar du rätt personer

Donald Davies räddade under sin karriär flera stora projekt på randen till undergång och fick ofta höra att han hade extrem tur. I sin bok Project Secrets lånar han några bevingade ord från golfikonen Gary Player (ja, han heter faktiskt så) för att ge svar på tal:

”Visst har jag tur, men det konstiga är att ju mer jag tränar desto mer tur har jag.”

 

Kontentan är att en bra projektledare aldrig förlitar sig på slumpen, och första steget mot framgång är att handplocka rätt person för rätt uppgift. Donald själv hade alltid med ett antal kritiska punkter på checklistan inför en rekrytering. Här följer ett urval:

Lever personen upp till sitt CV?
Har personen varit del av ett arbetsteam tidigare och hur känns samarbetsförmågan?
Har personen rätt kvalifikationer för att ta sig an uppgiften och finns det referenser som backar upp det?
Nådde personens tidigare projekt de uppställda målen och vilka metoder användes?
Hur bemöter personen frågorna – med försiktighet eller självförtroende?
Är detta en person man vill jobba med och vad tycker övriga i projektet?
Har personen i fråga rätt egenskaper såsom driv och engagemang?

När alla instrument är stämda och synkroniserade låter orkestern som bäst, om du frågar Donald Davies. Vill du veta mer om hur du bygger upp ett dream team eller en projektkultur som borgar för lyckade projekt? Läs mer här eller kontakta oss.

En vinnande projektkultur börjar hos teamet – våra tips för att sammansvetsa gruppen

Vi har tidigare talat om vikten av en vinnande projektkultur – den största möjliggöraren för ett framgångsrikt projekt. En projektkultur består av flera komponenter, men utan ett effektivt och kreativt projektteam är det i princip omöjligt att nå de uppsatta målen. Här tittar vi närmare på hur man skapar en bra känsla i arbetsgruppen, och en miljö där alla känner sig hemma och respekterade.

Upprepa målbilden
Samsynen av målbilden är ett måste och det är viktigt att hela teamet förstår varför man styr i en viss riktning. Högt i tak för diskussion och reflektion kring de uppsatta målen, gör att de inte glöms bort under projektets gång. 

Tänk positivt och konstruktivt
Feedback i alla led är extremt viktigt – tystnad är en klassisk projektbov. Träna på att ge varandra uppmuntrande feedback och beröm, men kom också ihåg att konstruktiv kritik kan vara minst lika nyttig för att skapa tillit och trygghet.

Experimentera inom ramarna
Ansvarstagande och en förståelse för uppgiften är en självklarhet. Men projekt mår även bra av att man vågar prova nya idéer, för att på så sätt lyfta gruppen till nästa nivå. Detta bör dock ske inom ramarna för de uppsatta målen.

Lyssna på doktorn
Enligt den amerikanska psykologen och forskaren Susan Wheelan är grupputveckling som mest effektiv när den sker i fyra givna stadier – trygghetsstadiet, konfliktstadiet, strukturstadiet och produktivitetsstadiet. Processen kan ta flera månader och varje enskild fas måste avklaras för att gruppen ska sammansvetsas optimalt. En bra modell att utgå ifrån.

 

Vill du veta mer om hur du skapar ett effektivt och kreativt projektteam i din verksamhet? Vi erbjuder seminarier och Workstorms på temat projektkultur. Kontakta oss!

Fröet till framgång – så skapar du en vinnande projektkultur

Alla projekt är beroende av en sund projektkultur för att kunna genomföras på ett framgångsrikt sätt. Kreativitet, glädje, laganda och tillit är några av de viktigaste beståndsdelarna – mjuka värden som aldrig bör tas för givna! Här är våra bästa tips på hur du som projektledare kan etablera en vinnande projektkultur:

 

”En vinnande projektkultur är den största möjliggöraren för ett framgångsrikt projekt. Projektledaren äger ett stort ansvar för att etablera och upprätthålla en sund projektkultur.” – Mikael Ölund

 

Dela visionen
Om du tidigt i projektet skapar en samsyn av målbilden och uppmuntrar till ett öppet resonemang kring denna, kommer alla att verka bättre som en enhet. Se därför till att alla involverade förstår hur de kan bidra till målbilden.

Justera takhöjden
Det är du som projektledare som ansvarar för projektet, men högt i tak för synpunkter och förslag skapar alltid en sundare projektkultur med bättre resultat. Att hitta den perfekta balansen mellan diskussion och direktiv är guld värt.

Våga fråga
En så enkel fråga som ”vad menar du?” kan många gånger ha en förlösande faktor. Ett projekt är ofta osäker mark och ju pålitligare klimat du lyckas skapa, desto mer gynnsam blir dialogen inom gruppen.

Så ett frö
Att skapa förtroende, relationer och goda kommunikationer tar tid. Uppmuntran och positiva signaler som visar att man anstränger sig för att alla ska trivas, är en bra start. Visa att du som projektledare är ett föredöme.

Håll koll på klockan
Paradoxalt nog räcker inte alltid tiden till. Ett långsiktigt projekt med tydliga mål och deadlines skiljer sig från ett där man förväntas leverera under hård press. Att som projektledare skapa en involverande projektkultur och gruppdynamik är viktigt, men kom ihåg att utgå från förutsättningarna.

Behöver du hjälp med att skapa en sundare projektkultur i din verksamhet? Välkommen att kontakta oss!