Börja med slutet. Fem rubriker i en snygg målbild!

För en projektledare som precis blivit tilldelad ett uppdrag ligger ofta fokus på nästa steg, och på att snabbt komma igång. Men vad händer egentligen om du först tänker precis tvärtom? Börja med att visualisera målbilden, dvs hur ser det ut när allt är genomfört, levererat och förankrat?

Att visualisera resultatet av ett projekt, både för sig själv och för andra ger en bra spelplan för projektet. Syftet blir tydligt för alla inblandade, och ni kan tidigt ha den så viktiga dialogen om ”varför” och ”hur ser en realistisk plan ut då”? Om alla ser samma målbild blir vägen dit lättare att planera, förstå och gå! Vad ska då ingå i en målbild?

Fem delar i en väl visualiserad målbild:

  1. Det här blir de nya processtegen!
    Vilka processteg kommer att behövas för att införa till exempel ett nytt system? Det kan handla om förberedelser, utbildning och införande.
  1. Då finns kompetensprofilerna på plats!
    Varje tjänst har en specifik kompetensprofil där viss typ av kompetens krävs för att lösa arbetsuppgifterna på bästa sätt. Vilken kompetens och vilket beteende krävs för vilken tjänst efter att projektet är genomfört? Ibland kan det vara på sin plats med en utbildning, i andra fall kanske rollen förändras i det avseendet att personen måste vara mer av en säljare. Då får man försöka koordinera nya arbetsuppgifter och nya tjänster på ett smidigt sätt så att ingen känner sig överkörd.
  1. Testning gör vi på detta vis!
    Testverktyg är något som ofta glöms bort och som inte prioriteras vid olika projekt. Att jämföra testverktyg och att planera in testningen direkt i målbilden (det ska vara testat på detta vis) är viktigt. Det kan annars bli något man missar och ”slänger in” mot slutet.
  1. Nya system är på plats och förankrade!
    Vilka system kommer anställda att jobba med när projektet är genomfört? Dessa system behöver introduceras och implementeras under projektets gång så att detta inte kommer som en chock för användarna vid projektets avslut.
  1. Det här innehåller slutrapporten!
    Till sist är det dags att genomföra avslutande aktiviteter som projektutvärdering, restlista, avveckling av resurser, befogenheter, en slutrapport upprättas och arkivering av dokument från projektet görs. Styrgruppen godkänner därefter slutrapporten och tar beslut om avveckling.

Så, hur var det att tänka tvärtom? Låt slutet bli början och början bli slutet vid nästa projektstart!


Hälsningar

Anders Boson
Projektledare och partner
Donald Davies & Partners

Vill du veta mer om våra förändringsprojektledare och vad vi kan göra för din verksamhet? Vi kan projekt. Kontakta oss på Donald Davies & Partners.

Vad har du för tankar kring detta ämne? Kontakta oss gärna eller fortsätt diskussionen på vår Facebook eller på LinkedIn.

Detta Insights publicerades i februari 2018, här återpublicerat efter viss uppdatering.

10 lärdomar från ett digitaliseringsprojekt som bryter ny mark

Liber är ett svenskt bokförlag för läromedel. Sedan det grundades år 1897 har kärnan i verksamheten varit tryckta undervisningsmaterial. På senare år har Liber dock inlett en digitaliseringresa och nu tagit steget mot heldigitala läromedel.

Under ledning av Jan Kullander, projektledare och förändringsledare på Donald Davies & Partners, startades ett projekt med två tydliga mål: Att ta fram ett koncept för digitala läromedel och att producera ett antal läromedel (titlar) i konceptet. Vid ett seminarium i april delade Jan med sig av praktiska lärdomar och tips från projektet, som bryter ny mark i förlagsbranschen.

Jan berättade att Libers mål med projektet var att ta fram ett heldigitalt läromedelskoncept för skolor att använda:

– Eleverna kan nu enkelt koppla upp sig och konsumera undervisningsmaterialet via en digital plattform, samtidigt som läraren kan sköta undervisningen via plattformen och få stöd med bland annat uppföljning, betygssättning och planering.

Projektgruppen fick därmed i uppgift att utveckla en teknisk plattform och tio digitala läromedel. För detta krävdes nya produktionsverktyg, en affärsmodell och ren innehållsproduktion. Vid överlämningen skulle det finnas en skalbar produktionsprocess implementerad i alla delar av linjeverksamheten.

Tiden de hade till förfogande var endast åtta månader – projektet skulle fortgå från den första januari 2018 till skolstarten i augusti samma år.

– Liber låg efter sina egna planer för digitalisering, så nu var det bråttom. Men de hade förberett sig väl genom att utföra en diger analys och ta fram en tydlig projektspecifikation. De hade även anställt och kompetensutvecklat medarbetare inom digitala läromedel. Det fanns en utpekad konceptägare och en stark beställare. Därtill var konceptet och projektet väldefinierat och man hade valt leverantörer.

Men det digitala förändringsarbetet förlöpte inte utan hinder.

Från start till överlämning
Jan och konceptägaren bildade tillsammans en tvärfunktionell projektgrupp, med medlemmar från både förlagsredaktionen och teknikavdelningen. Det blev en liten, tajt grupp med bra driv, där alla tog gemensamt ansvar för helheten. Dessutom inrättades en referensgrupp som hjälpte till med navigering och övergripande strategier.

– Projektgruppen tog helhetsansvar och planerade arbetet tillsammans. Vi hade korta avstämningsmöten där alla närvarade. Arbetsmötena var ofta tvärfunktionella. Vi fördelade arbetet och följde upp aktiviteter, prioriterade och omprioriterade. Vi fick uppföljning av leverantörerna på veckobasis och hade en kontaktperson för varje leverantör, som styrde arbetet. Vi hade även återkommande presentationer internt på Liber, stämde av med skolor kring funktioner i konceptet – och lät studenter testa läromedlen, förklarar Jan.

Men det digitala förändringsarbetet förlöpte inte utan hinder.

– Vi mötte flera utmaningar. Till exempel fanns det en förvaltningsorganisation hos Liber. Däremot var de inte beredda på att ta emot ett så stort koncept med så mycket förändringar, och vid överlämningen insåg vi att det var svårt för många att ta till sig de nya verktygen och processerna. Men som tur var fanns kompetensen kvar på Liber genom projektgruppens medlemmar. De kunde stötta i linjearbetet efter att projektet avslutats, och idag är situationen och kompetensen en annan.

Här följer en checklista utifrån Jans erfarenheter – använd den gärna i ditt digitaliseringsprojekt.

Lärdomar från Liberprojektet:

  • Det är viktigt med en gedigen analys och tydlig målbild.
  • Det behöver finnas kunskap och ägarskap.
  • Alla i projektgruppen måste förstå målbilden och vägen dit.
  • Börja med ett begränsat scope, men leverera på USParna*.
  • Håll i pengarna.
  • Det hade inte gått utan leverantörer. Säkerställ att du valt rätt leverantörer och har en god relation till var och en.
  • Ha en plan för att utveckla konceptet löpande efter projektavslutet.
  • Tillvarata projektmedlemmarnas kunskap efter projektet.
  • Ha en rimlig förväntan på marknadens mottagande.
  • Beställare och ledning måste vara involverade och stöttande.

 

Vilka erfarenheter har du av att bryta ny mark i samband med digitalisering? Kontakta oss gärna eller fortsätt diskussionen på vår Facebook eller på LinkedIn.


Hälsningar,
Jan Kullander
Projektledare och partner, Donald Davids & Partner

 

Läs fler Insights i ämnet:
Kampen om kompetensen – så hittar du rätt projektmedlemmar till digitaliseringsprojektet

Det här ska du fokusera på i ditt digitaliseringsprojekt

 

Vill du veta mer om våra förändringsprojektledare och vad vi kan göra för din verksamhet? Vi kan projekt. Kontakta oss på Donald Davies & Partners.

 

*USP är en förkortning för Unique Selling Point eller Unique Selling Proposition och syftar på de unika faktorer som får ett företags produkt eller tjänst att stå ut från konkurrenternas erbjudanden. Till exempel utmärkande leveranstider, garantivillkor eller en produkt som i sig är unik.

Ingredienserna för ledarskap i en förändring

En förändringsprojektledare har många roller och uppgifter, den viktigaste är att vara en stark ledare som för ett uppdrag eller ett projekt tryggt i hamn. Något som är lättare sagt än gjort. Ta del av reflektioner från vår partner och förändringsprojektledare Mikael Ölund som berättar om vilka ingredienser som ingår i receptet för den “perfekta” förändringsprojektledaren.

Existerar det ett recept för den “perfekta” ledaren? Genom mina 20 år som projektledare i förändring har jag upptäckt särskilda framgångsfaktorer som ger förutsättning för ett bra ledarskap, där det främsta målet är att skapa förtroende. Jag kan inte påstå att jag gjort någon vetenskaplig studie inom området, men här kommer mina egna slutsatser, för den som är nyfiken.

 

Man lär sig saker längs karriärens gång, både om sig själv och andra, och det gäller att ha självinsikt att även reflektera över sin egen roll och sitt eget ledarskap

Vad hade du i din ledarroll kunnat göra annorlunda för att undvika en viss situation? För att uppnå ett annat resultat?

 

6 ingredienser för ledarskap i förändring

 

Tydlighet & trygghet
– Din uppgift är att tydligt kommunicera vad, hur, varför något ska genomföras. Som förändringsprojektledare är det särskilt viktigt att vara tydlig mot styrgruppen angående förväntningar, både vad gäller dina och styrningsgruppens. Genom att själv vara trygg, tydlig och kommunikativ inger du en trygghet, något som är viktigt för ett framgångsrikt ledarskap.

Ansvar & kontroll
 – Var tydlig och visa att du tar kontroll och tar ansvar över situationen. “ Jag kommer att göra såhär i följande tre steg”. Om det uppstår något problem, ta tag i det direkt och ta initiativet till att hitta en lösning.

Ödmjukhet
– Lyssna in vad andra säger och vad de har för åsikter. Var också öppen när något gått fel och våga säg att ”Där tänkte jag snett, nu föreslår jag att vi gör så här istället”.

Mod
– Välj när du ska vara modig. I början av min karriär försökte jag vara modig hela tiden, även där jag inte behövde lägga mig i. Vid stora beslut är det däremot viktigt få sin röst hörd och vara modig!

Helhet & abstraktion
– En duktig ledare ser hela lösningen via en helikoptervy när det kommer till strategi, taktik, operativt arbete och verksamhet. Vad innebär strategin och förändringen för arbetet vid avdelning ett och två?

Passion och driv
– En framgångsrik ledare har passion och driv! Mitt bästa tips för att hålla liv i passionen är att skapa ett team där du både kan få energi och ge energi. Donald Davies var min mentor när jag var 27 år och han pratade om “The hungry lions” och syftade på unga talanger, från dem fick han energi och driv. Vid mitt senaste uppdrag hos Barncancerfonden plockade jag in unga projektresurser från Donald Davies & Partners dotterbolag DD Spring, och jag kan verkligen hålla med Donald i hans åsikt om “The hungry lions”!

Vilka egenskaper anser du är en del av receptet på den “perfekta” ledaren? Kontakta oss gärna eller fortsätt diskussionen på vår Facebook eller på LinkedIn

Konsult-Mikael-Olund-projektledare-Donald-Davies-Partners_150x150

Hälsningar,

Mikael Ölund
Projektledare och partner, Donald Davids & Partner

3 lärdomar från ICAs omfattande automatiseringsprojekt

I Västerås finns en av ICAs distributionsenheter som bland annat innefattar ett stort så kallat höglager med 22 000 pallplatser. När höglagrets omfattande automationsanläggning skulle moderniseras fick Jan Olsson från Donald Davies & Partners rollen att projektleda skiftet. Ett driftkritiskt förändringsprojekt som inte fick påverka landets 1 300 ICA-butiker.

Den befintliga automationsanläggningen, bestående av sex kranar och ett flera hundra meter långt pallbanesystem, togs i bruk under 90-talet. Livslängden var nu nådd och ett nytt system skulle dessutom bli närmare 100% snabbare!

Utmaningen var att genomföra skiftet – det vill säga riva, bygga och driftsätta en ny anläggning med tillhörande system – med minimal påverkan på leveranserna till landets ICA-butiker. Det avgörande skiftet av systemet planerades och genomfördes sedan under fem veckor sommaren 2017. Slutresultatet blev ett väl genomfört projekt med minimal eller ingen påverkan för ICAs butiker och slutkunder. Läs caset i sin helhet här>>

Vilka lärdomar och framgångsfaktorer fanns att hämta från detta omfattande projekt?

– Att som projektledare verkligen finnas där, vara nyfiken och kavla upp ärmarna, är oerhört viktigt för både projektet och verksamheten. Att hela teamet vet vad som sker och känner för leveransen är a och o!, menar Jan Olsson.

 

Tre viktiga lärdomar från detta uppdrag:

  • Man kan aldrig lägga för mycket tid på att kommunicera som ledare.
  • Vikten av att snabbt sätta sig in i verksamheten, förstå huvuddragen i uppdraget, skapa en tydlig målbild och snabbt komma igång för att säkra styrfart i rätt riktning.
  • Arbeta med teamet och skapa samsyn och handlingsfrihet – kalibrera värderingar och värdegrund, ”vad är viktigt för oss”, samt röja hinder och skapa förutsättningar för teamet att kunna agera självständigt.

Läs caset i sin helhet här>>

Hälsningar,
Jan Olsson, projektledare och partner
Donald Davies & Partners

Så bäddar du för ett framgångsrikt projekt – fyra steg

 

Grunden för ett framgångsrikt projekt byggs i planeringsfasen. Utifrån mina erfarenheter som projektledare för omfattande förändringsprojekt hos globala tillverkande företag, vill jag här dela med mig av fyra avgörande steg i planerings- och förankringsfasen.

1. Definiera uppgiften noggrant – skapa en gemensam problembild
Varför gör vi detta? Vad är målet? Vem tar besluten? Och vilka kriterier ligger bakom besluten? Att definiera uppgiften och projektet noga, så att teamet, projektgruppen eller projektägaren ser samma problem och målbild är a och o för ett lyckat projekt.

2. Identifiera vad som kan hindra projektet från att lyckas
I planeringsfasen är det viktigt att tidigt identifiera tänkbara hinder som kan dyka upp längs vägen. Har vi ledningens stöd? Finns det en klar vision? Skiljer sig kulturen på olika enheter som påverkas av förändringen? För att få struktur i detta arbete kan du till exempel utgå ifrån Kotters forskning i artikeln Why Transformation Efforts Fail.

3. Genomför en intressentanalys
Att genomföra en noggrann intressentanalys om vilka som påverkas av den förändring som projektet innebär, gör att förankringsarbete och den löpande kommunikationen får fäste i verksamheten. I detta tidigare Insights från min projektledarkollega Patrick Hillberg (fd partner) på Donald Davies & Partners, får du bra tips om vad du bör tänka på när du gör en intressentanalys: Hos vem innebär projektet en förändring? Tre steg för en bra intressentanalys

Upprätta en kommunikationsplan som håller takten, där du ser till att information ges på olika sätt och i olika forum.

4. Kommunicera effektivt
Vikten av kontinuerlig kommunikation under projektets gång för att skapa dialog och engagemang kan inte underskattas. Upprätta en kommunikationsplan som håller takten, där du ser till att information ges på olika sätt och i olika forum. Skriftlig info, muntlig info och möten passar olika bra för olika personer. En effektiv modell för hur kommunikationen kan ges är SCQA-modellen – ”Situation, Complication, Question & Answer”. Den bidrar till en klarhet gällande status, problembeskrivning, lösningsförslag och feedback. Läs mer om den modellen i Barbara Mintos bok The Pyramid Principle.

 

Skena inte iväg i början…
En sak till. En allt för vanlig genväg i början av ett projekt är att man blir för lösningsorienterad för snabbt, innan ovan områden är satta och förankrade. Detta brukar bero på lika delar ambition och otålighet, men är en genväg som förr eller senare blir en senväg.

Vill du veta mer om vad en bra förändringsprojektledare kan göra för din verksamhet? Vi kan projekt. Kontakta oss på Donald Davies & Partners.


Hälsningar,
Johan Hagforsen (fd partner Donald Davies & Partners)
Förändringsprojektledare, Donald Davies & Partners

Vad har du för tankar kring detta ämne? Kontakta oss gärna eller fortsätt diskussionen på vår Facebook eller på LinkedIn.

Läs även:
Insights: Vad har projektledare och humlor gemensamt?
Insights: En röd person struntar i projektplanen
Insights: Börja med slutet. Fem rubriker i en snygg målbild!

Vad har projektledare och humlor gemensamt?

Vissa fysiker menar att humlor inte borde kunna flyga eftersom de är för tunga och har för små vingar. Något som verkar omöjligt kan visa sig vara fullt genomförbart, bara man är dedikerad, och arbetar agilt.

Det finns en tendens i många organisationer att skjuta upp viktiga förändringsprojekt så länge att det blir väldigt bråttom när man väl kommer till skott. Det leder till att det blir knappt om tid för det förarbete som hade behövts, med kartläggning, behovsanalys och processgenomgångar. Det går fortfarande att lyckas, men då måste man jobba agilt på riktigt och vara beredd att prioritera hårt.

Proof of concept – att jobba med prototyper
Ett bra sätt att komma framåt är att jobba med prototyper. Det är nämligen först när det finns något ”att ta på” som människor kan förstå, se en lösning fullt ut, och komma med de riktigt goda idéerna.

Att prioritera är avgörande för att ett projekt ska bli framgångsrikt, därför bör man göra avvägningar av resursinsats kontra nyttoeffekt

I ett agilt projekt med pressad tidplan måste man våga prioritera på riktigt för att komma i mål, vilket kan innebära att man gör någon intressent besviken. Vid prioritering gäller det att mäta resursinsats kontra nyttoeffekt av en särskild aktivitet i ett projekt. Man får aldrig tappa bort projektets effektmål även om man möter starka röster på vägen. Kom också ihåg att hantera kravtillväxten i projektet, särskilt om det är agilt. Återigen: prioritera hårt i projektet men förklara att ni bygger en plattform där många önskemål kan förverkligas i framtiden.

Som projektledare kan man uppleva samma känsla som infinner sig när man ska bestiga ett berg och blickar upp mot toppen och får känslan av att det är omöjligt, men när man väl är på väg så släpper det, bara man inte fäster fokus på toppen. Det är likadant med projekt, därför är etappmål väldigt viktiga i projekt, så att man kan se och uppleva framstegen längs vägen för att komma närmare det stora och övergripande målet.

Vikten av ett bra ledarskap
För att ro ett projekt i hamn krävs ett starkt och bra ledarskap på olika nivåer i organisationen. När man arbetar agilt faller det naturligt att tillämpa ett situationsanpassat ledarskap där olika situationer kräver olika tillvägagångssätt och agerande.

4 råd vid ett situationsanpassat ledarskap

  • Skapa en bra teamkänsla
    Se till att stärka teamet, ge dem tydliga roller och var noga med att bejaka intressekonflikter. Motiverade projektmedlemmar drar sitt strå till stacken!
  • Tydlig kommunikation till styrgrupp och intressenter
    Det ska kommuniceras tydligt till styrgruppen och alla möten ska vara väl förberedda eftersom högre chefer ofta har ont om tid. Deras roll är i sin tur att förankra information hos sina respektive avdelningar och leverantörer. De ska hålla en affärsmässig relation med säljarna och ställa tydliga krav.
  • Ibland måste man agera snabbt
    Som projektledare måste man själv fatta beslut i vissa situationer där det är omöjligt att hinna kolla med andra, då får man checka av med andra i efterhand.
  • Fällor vid prioritering
    Alla är vi olika och har olika egenskaper, entusiasterna brinner för sin sak och är inspiratörer vid till exempel en workshop, medan andra är mer tystlåtna. De är de kloka och tystlåtna som ofta vet hur saker ska gå till så det gäller att ge dessa personer chansen att dela med sig av sina idéer och tankar.

Vill du veta mer om vad en bra förändringsprojektledare kan göra för din verksamhet? Vi kan projekt. Kontakta oss på Donald Davies & Partners.


Hälsningar,
Kristian Warrol
Förändringsprojektledare, Donald Davies & Partners

Vad har du för tankar kring detta ämne? Kontakta oss gärna eller fortsätt diskussionen på vår Facebook eller på LinkedIn.

Läs även:
Insights: En röd person struntar i projektplanen
Insights: Börja med slutet. Fem rubriker i en snygg målbild!

Lyckas med förändringen – Förändringsprojektledarens tips!

”Nu genomför vi projektet. Förändringen tar vi sen…”. Det är tyvärr ett allt för vanligt förekommande synsätt hos både beställare och projektledare idag. Ofta beror det på resursbrist, men lika ofta på att insikten saknas om att varje projekt innebär en förändring – ringar på vattnet inom verksamheten som behöver förutses och tas om hand.

Den förändring som ett projekt, till exempel införandet av ett nytt system, kan medföra i verksamheten är exempelvis nya arbetsrutiner, nya roller för vissa medarbetare eller att nya verktyg behöver införskaffas. Dessa typer av förändringar är något som kan upptäckas om du gör en påverkansanalys i början av projektet. Andra förändringar upptäcks under projektets gång. Då är det viktigt att notera och följa upp dem.

För att kunna ta hem de effektmål som projektet ska åstadkomma krävs att man aktivt försöker förutse och hanterar förändringen. Här kommer fyra handfasta steg för att lyckas med det:

1 ) När du gör projektplanen – gör även en förändringsplan
Att förekomma en förändring är en framgångsnyckel. Att initialt göra en påverkansanalys och förändringsplan är därför nödvändigt. En förändringsplan innehåller vad man tror påverkan kommer bli på organisationen. Till exempel vilka personer och intressenter som bör involveras tidigt, eventuellt motstånd förändringen kan få hos vissa personer eller avdelningar, eventuella verktyg som kommer behövas köpas in vid införandet samt tidsplan med avstämningsmöten. Att förankra planen hos ledning och verksamheten är sedan avgörande.

2) Använda mallar och checklistor
Det ska inte vara komplicerat eller upplevas som jobbigt att genomföra en förändring. Det finns många färdiga mallar och checklistor som är bra för detta. Mallar och checklistor är också bra att arbeta med och enas kring gemensamt. Vill du ha tips på mallar och checklistor? Kontakta oss!

3) Håll förändringsplanen levande – följ upp
Det är lätt att man under ett projekt blir väldigt mycket ”här och nu”, speciellt när problem hopar sig. Trots det är det viktigt att förändringsplanen hela tiden följs upp och fylls på under resans gång. Det gäller helt enkelt att arbeta agilt, och vara vaksam på vad förändringarna i projektet medför längre fram. Regelbundna avstämningar av förändringsplanen är nödvändigt och skall vara en del av projektplanen.

4) Sign off – se till att förändringsåtgärderna implementeras
Har du gjort ovan punkter konsekvent kan de vinster och den effekt som projektet är satt att åstadkomma nu börja räknas hem. Ett genomfört projekt räcker inte, du måste också ha koll på förändringen. Det är viktigt att alla intressenter godkänner och skriver under på det!

Vill du veta mer om vad en bra förändringsprojektledare kan göra för din verksamhet? Vi kan projekt. Kontakta oss på Donald Davies & Partners.


Hälsningar,
Lars Carlsson
Förändringsprojektledare
Donald Davies & Partners

 

Vad har du för tankar kring detta ämne? Kontakta oss gärna eller fortsätt diskussionen på vår Facebook eller på LinkedIn.

Läs mer:
Insights: Varje projekt innebär en förändring

 

Detta är ett av våra mest populära Insights, här återpublicerat efter viss uppdatering.

En röd person struntar i projektplanen

 

Hur kommunicerar vi med varandra i projektet? Till vem ska vi kommunicera, vad ska vi säga och varför? En kommunikationsplan är ett viktigt styrdokument när det kommer till projektplanering. Att veta vem man kommunicerar med och hur de vill ha informationen till sig, är a och o.

Något vi understrukit tidigare angående projektets planeringsfas är vikten av en gedigen intressentanalys. Här kan du läsa vårt tidigare inlägg om det! När alla intressenter är identifierade bör kommunikationsplanen upprättas. Den första delen vid upprättandet av en sådan plan innebär att tänka igenom vilka olika personer, grupper och avdelningar du ska kommunicera till, och vad syftet med förändringen är för varje målgrupp.

Ofta pratar man om ”vad som ska ske härnäst” och ”hur” men man glömmer ofta bort ”varför”. ”Varför” är en viktig nyckel som ger både intressenterna och projektledaren viktiga insikter, och som i sig driver delprojekt eller projekt framåt och skvallrar om hur de ska genomföras.

En röd person struntar i planen

Vid implementering av en förändring måste du beskriva för mottagaren vad det är som ska realiseras. En del personer behöver se det visuellt, en del måste höra, och för andra räcker det med att de själva får läsa en detaljerad plan. Det är viktigt att hantera olika personer på olika sätt. En ”blå” person* måste till exempel få en detaljerad plan, samtidigt som en röd person ”struntar i planen”, och hittar andra sätt att ta till sig projektet på. För dem är syfte och målbild viktigt.

Under hela projektets genomförande har sedan en löpande kommunikation en avgörande roll. Det viktiga är att skapa en dialog, så att projektledaren hela tiden får indikationer om hur projektet fortlöper och om någon eller några intressenter inte hänger med i förändringen. Att tydliggöra för alla intressenter vem de kan och ska ha dialogen med är avgörande, utan en bra dialog kommer man att misslyckas med projektet.

Då finns det risk för att man har att göra med motarbetare istället för medarbetare.

Ett projekt flyter sällan på smärtfritt hela vägen från planering till mål, och som projektledare möter man många utmaningar längs vägen. Ibland behöver man samla extra kraft och energi! Därför har vi sammanställt en Spotify-lista med låtar som våra projektledare gärna lyssnar på. Enjoy!

Projektledarens Spotify-lista


  • Happy – Pharrell Williams
  • Krama dej – Björn Skifs
  • Liebe Offensive – Wulfband
  • Snabbköpskassörskan – Di sma undar jordi
  • Wake Me Up When September Ends – Green Day
  • Fyra Bugg & en Coca Cola – Lotta Engberg

 

Vill du veta mer om våra förändringsprojektledare och vad vi kan göra för din verksamhet? Vi kan projekt. Kontakta oss på Donald Davies & Partners.


Hälsningar

Anders Boson
Projektledare och partner
Donald Davies & Partners

 

Vad har du för tankar kring detta ämne? Kontakta oss gärna eller fortsätt diskussionen på vår Facebook eller på LinkedIn.

Läs även:
Insights: Börja med slutet. Fem rubriker i en snygg målbild!

 

*Här kan du läsa mer om färgerna blå, röd, gul, grön och vilka personlighetsdrag som beskriver varje färg.

Börja med slutet. Fem rubriker i en snygg målbild!

För en projektledare som precis blivit tilldelad ett uppdrag ligger ofta fokus på nästa steg, och på att snabbt komma igång. Men vad händer egentligen om du först tänker precis tvärtom? Börja med att visualisera målbilden, dvs hur ser det ut när allt är genomfört, levererat och förankrat?

Att visualisera resultatet av ett projekt, både för sig själv och för andra ger en bra spelplan för projektet. Syftet blir tydligt för alla inblandade, och ni kan tidigt ha den så viktiga dialogen om ”varför” och ”hur ser en realistisk plan ut då”? Om alla ser samma målbild blir vägen dit lättare att planera, förstå och gå! Vad ska då ingå i en målbild?

Fem delar i en väl visualiserad målbild:

  1. Det här blir de nya processtegen!
    Vilka processteg kommer att behövas för att införa till exempel ett nytt system? Det kan handla om förberedelser, utbildning och införande.
  1. Då finns kompetensprofilerna på plats!
    Varje tjänst har en specifik kompetensprofil där viss typ av kompetens krävs för att lösa arbetsuppgifterna på bästa sätt. Vilken kompetens och vilket beteende krävs för vilken tjänst efter att projektet är genomfört? Ibland kan det vara sin plats med en utbildning, i andra fall kanske rollen förändras i det avseendet att personen måste vara mer av en säljare. Då får man försöka koordinera nya arbetsuppgifter och nya tjänster på ett smidigt sätt så att ingen känner sig överkörd.
  1. Testning gör vi på detta vis!
    Testverktyg är något som ofta glöms bort och som inte prioriteras vid olika projekt. Att jämföra testverktyg och att planera in testningen direkt i målbilden (det ska vara testat på detta vis) är viktigt. Det kan annars bli något man missar och ”slänger in” mot slutet.
  1. Nya system är på plats och förankrade!
    Vilka system kommer anställda att jobba med när projektet är genomfört? Dessa system behöver introduceras och implementeras under projektets gång så att detta inte kommer som en chock för användarna vid projektets avslut.
  1. Det här innehåller slutrapporten!
    Till sist är det dags att genomföra avslutande aktiviteter som projektutvärdering, restlista, avveckling av resurser, befogenheter, en slutrapport upprättas och arkivering av dokument från projektet görs. Styrgruppen godkänner därefter slutrapporten och tar beslut om avveckling.

Så, hur var det att tänka tvärtom? Låt slutet bli början och början bli slutet vid nästa projektstart!


Hälsningar

Anders Boson
Projektledare och partner
Donald Davies & Partners

Vill du veta mer om våra förändringsprojektledare och vad vi kan göra för din verksamhet? Vi kan projekt. Kontakta oss på Donald Davies & Partners.

Vad har du för tankar kring detta ämne? Kontakta oss gärna eller fortsätt diskussionen på vår Facebook eller på LinkedIn.

Nyttoeffekter – för vem gör vi vad och varför?

Ett projekt syftar till att skapa förändring. Men varför just detta projekt? Finns det en förståelse i organisationen? Är det i linje med den övergripande strategin? Detta är stora och viktiga frågor inför ett projekt.  För vem gör vi egentligen vad, och varför?

Identifiera nyttoeffekterna

Tidigt i projektet är det viktigt att få svar på frågan varför – det är den viktigaste frågan. Svaret på varför en förändring ska genomföras kommer man fram till genom att identifiera förändringens nyttoeffekter, det vill säga verksamhetsnyttor som kan ske till följd av en förändring. Nyttoeffekterna är viktiga att förankra hos olika intressenter för att skapa förståelse och engagemang hos de som berörs av förändringen.

Värdering & uppföljning av nyttoeffekter

När man arbetar i projekt handlar det om att analysera, värdera, presentera och ta hem effekter. Vi använder oss ofta av Workstorms för att analysera och värdera nyttoeffekter. Vid en Workstorm samlar vi organisationens nyckelpersoner, det vill säga personer som har bra insyn och en helhetsöverblick av organisationen som då tillsammans med projektledaren får identifiera och värdera de olika nyttoeffekterna. Det krävs ca 3-4 Workstorms för att analysera de allra viktigaste nyttoeffekterna.

Efter att nyttoeffekterna är identifierade och värderade är det viktigt med kontinuerlig prioritering, uppföljning och utvärdering för att se till att vi får de nyttor som vi tänkt oss. Denna information är viktig för bästa möjliga utfall av projektet. Det är också viktigt för organisationens lärande då man kan utvärdera och se vad som kan göras annorlunda i framtiden för att effektivisera och förbättra projektarbetet.

Tidigt i projektet är det viktigt att få svar på frågan varför – det är den viktigaste frågan.

I arbetet med att realisera nyttoeffekterna är det ovärderligt med tidiga exempel som kan ge förståelse av vilka insatser som skall prioriteras. Här är agila modeller värdefulla förstås men det kan också vara referensstudier eller pilotprojekt etc.

Det är också viktigt att fundera på i vilken ordning som projektet fokuserar på olika nyttoeffekter, till exempel att ha kundnöjdhet/användbarhet i fokus inledningsvis för att få ett bra mottagande av leveransen. Därefter kan man komplettera med nyttoeffekter som fokuserar mer på effektivitet och kostnadsbesparing. För att hålla igång dialogen om nyttoeffekterna under hela projekttiden är det viktigt att ha mottagare/verksamhet involverade. För vem gör vi egentligen vad och varför? Frågan om varför är något som förenar.

Robert Sandbergs checklista till dig som Förändringsprojektledare:

  • Kom ihåg VARFÖR-frågan, den är lätt att glömma när man fått ett scope, se till att ompröva och fundera på om något glömts av.
  • Beskriv & värdera nyttoeffekter, visa upp struktur och ha med dessa genom hela projektet.
  • Jobba agilt för att maximera nyttoeffekter.
  • Kommunikation är a och o.
  • Det behövs både projekt-och förändringsledning.


Hälsningar,
Robert Sandberg
Förändringsprojektledare och partner, Donald Davies & Partners

 

Vill du veta mer om våra förändringsprojektledare och vad vi kan göra för din verksamhet? Vi kan projekt. Kontakta oss på Donald Davies & Partners.

Vad har du för tankar kring detta ämne? Kontakta oss gärna eller fortsätt diskussionen på vår Facebook eller på LinkedIn.

Läs även:
Workstorm som metod
Insights: Hos vem innebär projektet en förändring? Tre steg för en bra intressentanalys.
Insights: Ge ditt projekt en bra start – ta tjuren vid hornen!
Insights: Fyra hörnstenar för effekthemtagning