Framgångsfaktorer och ledarfiness – så tog Annika it-projektet till strategiskt affärsinitiativ

Projektledaren Annika Hultqvist var förra årets vinnare av Donald Davies Stipendium. Den 4 december 2019 gästade hon konferensen Projektforum för att berätta om sin prisbelönta ledarinsats i ett globalt it-projekt på företaget Sandvik Coromant.

[Nomineringen för 2020 års stipendium är öppen för alla, till och med den 14 februari – nominera här!]

Det övergripande temat för konferensen var framtiden. Ett ämne som avhandlades ur flera olika vinklar var projektledaren som medskapare till morgondagens samhälle. Programmet rymde bland annat lektioner i återbruk, självledarskap och digitalisering. Men scengästen Annika Hultqvist bjöd även på inblickar i konsten att leda ett till synes ogenomförbart och komplext förändringsprojekt.

Leverans: resursplanering i ett samlat system
När Annika äntrade scenen låg fokus på en global utrullning av programvara inom koncernen Sandvik Coromant. Plattformen som just nu håller på att införas ska globalisera hanteringen av affärsprocesser, ERP, Enterprise Resource Planning. Det är en internationell programvarulösning där ekonomi, drift, leveranskedja och resurshantering sammanförs i ett enda system. För Sandvik Coromants del ska detta ge ett mer enhetligt sätt att hantera ekonomi och processer från förfrågan till leverans. Projektet berör sammanlagt 48 länder och har en tidsram på tre år.

Det gällde att hjälpas åt att plocka bort farthindren – att bygga lagkänslan, vara transparent och skapa en gemensam syn på plan och resursfördelning.

– Annika Hultqvist, vinnare av Donald Davies Stipendium 2019

Ledaregenskaper
Med en bakgrund som dataingenjör och it-konsult antog Annika utmaningen att leda projektet. Året var 2017 och vid tidpunkten hade hon arbetat på Sandvik Coromant i närmare 15 år. För att lyckas med det nya uppdraget krävdes ledaregenskaper som stark motivation. Genuint engagemang. Övergripande företagsperspektiv och god kommunikativ förmåga.

– Projektet täckte in globala och lokala team, olika tidszoner, språk, kulturer och sätt att kommunicera. Rollerna behövde definieras tydligt, samtidigt som det fanns motsättningar att överbrygga mellan business- och it-sidan. Det gällde att klargöra vad som skulle levereras och varför, samt att skapa förtroende, tillit, samhörighet och gemenskap, förklarade Annika.

Annika Hultqvist på scenen under Projektforum 2019

Framgångsfaktorer
I dagsläget börjar projektet bli klart. Det nya systemet har lanserats på 68 procent av alla marknader. It-projektet är nu ett strategiskt affärsinitiativ och Annikas insats som projektledare (numer programledare) har bland annat belönats med Donald Davies Stipendium.

Enligt Annika beror framgången på en rad olika faktorer. För att få med sig intressenterna har det till exempel varit nödvändigt att förklara vilka fördelar förändringen innebär. Men det har också varit viktigt att snabbt identifiera de mest utmanande områdena för att kunna inleda förändringsprocessen i god tid. Annika ser även flera insatser som stärkte projektteamets förmåga att leverera:

– Vi gjorde veckouppföljningar där vi i tidigt skede lyfte risker och utmaningar. Dessutom såg vi hela tiden till att ha fokus på den svagaste länken i kedjan för att undvika förseningar. Det gällde att hjälpas åt att plocka bort farthindren – att bygga lagkänslan, vara transparent och skapa en gemensam syn på plan och resursfördelning. Vi använde även globala resurser och mallar för att hantera ekonomisk uppföljning och kommunikation tillsammans med lokala team. Och nu, nu tar vi oss an USA, Kanada, Mexiko och Brasilien.

Har du, eller någon du känner, det som krävs för att vinna Donald Davies Stipendium? Anmäl dig här redan idag! Nomineringen är öppen till och med den 14 februari.


Foto: Göran Ekeberg och Komson

Varför ska vi be om feedback?

Under konferensen Projektforum i december 2018 fanns vi på plats för att inspireras och träffa andra projektledare. Temat var Hållbart ledarskap. Föredragen och paneldiskussionerna tog upp allt i från ledarens roll för att bidra till arbetsglädje och engagemang, till hur digitaliseringen påverkar våra mötesformer. En annan intressant diskussion handlade om vikten av feedback och hur man kan arbeta med det.

En av talarna var Malin Klintborg, samordnare av regeringsuppdraget Digitalt först på Lantmäteriet. Det är ett omfattande projekt med målet att digitalisera hela samhällsbyggnadsprocessen, och som involverar 40-talet myndigheter och landets alla kommuner. Under rubriken Människan först berättade Malin om projektet och dess framgångsfaktorer. Ett arbete som under våren 2018 även hade lett till att hon fick ta emot Donald Davies Stipendium. Läs mer om stipendiet och hur du nominerar här!

Människorna och mötet viktigast
I ett förändringsarbete är människorna – medarbetarna och laget – det viktiga, oavsett storlek på projekt eller förändring. Även den listigaste planen faller utan fokus på riktad kommunikation och en strävan efter att försöka förstå var och ens behov och beteenden. ”Culture beats strategy every time”, som Malin uttryckte det.

Ett viktigt verktyg när du arbetar med människor är hur du arbetar med att be om feedback. Feedback är inte en ”beställning” på något den andre oreflekterat måste göra och leverera. Så varför ska vi då be om feedback?

– Jo, för att bättre förstå andras behov. Och varför ska jag ge feedback? Jo, för att andra ska förstå mina behov, menar Malin och fortsätter med ett exempel:

– Om någon säger ”du behöver ha bättre koll på siffrorna” till mig, betyder inte det nödvändigtvis att jag måste ha bättre koll på siffrorna. Jag kanske känner att jag har tillräcklig koll på dem. Det som feedbacken snarare säger mig är att personen jag fått den av själv vill ha mer koll och kontroll. Kanske är det något som stressar eller så fungerar personen så. Detta är värdefullt för mig att känna till, så jag kan förstå och bemöta den personen på bästa sätt.

Feedbacken jag får, handlar nödvändigtvis inte om mig. Den hjälper mig att förstå den andres behov.

Sår kan du ge feedback
På samma vis är det viktigt att du också ger feedback på ett sätt som visar hur du fungerar och vad du värderar. När du gör det, finns det ett ganska enkelt mönster att följa. Det är effektivt, men kräver lite eftertanke:

  • Jag upplever att du… (Ingen kan neka dig din upplevelse)
  • Då känner jag… (Ingen kan neka dig din känsla)
  • Därför behöver jag/vill jag… , så att vi kan ha ett fortsatt bra samarbete. (Ju tydligare du kan vara, desto bättre)

Vid behov kan du också tillägga:

  • Om du inte klarar att göra det jag ber dig om, så måste jag tyvärr… (Det här förutsätter att du är beredd att infria löftet, kan omformas till en positiv belöning vid infriande av krav)

Att ge och be om feedback är ett viktigt verktyg – så sätt människan först och var nyfikna på varandra!

 

Hur jobbar du med feedback? Diskutera gärna på vår LinkedIn och Facebook, eller kontakta oss på Donald Davies & Partners.