Digitala möten och projektledning på distans – lösningar och tips

Under det senaste året har digitala möten blivit ett alltmer vanligare arbetssätt inom många branscher. I ett tidigare blogginlägg diskuterade vi olika utmaningar och problem som kan uppstå med digitala möten inom projekt. Här fördjupar vi oss ytterligare i dessa utmaningar och presenterar några lösningar och tips.

Tillsammans med några av våra projektledare har vi diskuterat utmaningar och problematik kring digitala möten och att driva projekt på distans. Vi har landat i 6 problemområden och presenterar nu tips och lösningar kring dessa.

Antal deltagare och teknik
Genom att begränsa antalet mötesdeltagare minimerar man risken att mötet upplevs som rörigt. Ett möte med ca 5-7 deltagare brukar ofta anses som optimalt för ett möte där alla deltagare ska komma till tals och interagera med varandra.

För att få ett personligt intryck av alla mötesdeltagare är det en fördel om samtliga deltagare använder sig av både ljud och video vid mötet, åtminstone vid mötets inledning. Det blir enklare att föra diskussioner om alla både kan höra och se varandra under mötet. Vikten av att kunna se varandras kroppsspråk och möjligheten att kunna använda sig av exempelvis en whiteboard och andra verktyg ska inte underskattas i detta sammanhang.

Det är vanligt att folk pratar i mun på varandra. Då är det viktigt med en stark moderator som kan styra upp det hela.

En uppmärksam och drivande moderator
Även om antalet mötesdeltagare är begränsat finns det alltid en risk att folk pratar i mun och avbryter varandra. Därför är det viktigt med en bra moderator som kan fördela ordet rättvist, följer agendan och även upprättar några förhållningsregler som ska göra mötet så bra som möjligt, exempelvis uppmana deltagarna att stänga av sina mikrofoner när de inte har ordet. Det är även viktigt att du som mötesledare är entusiasmerande och känner dig trygg i din roll för att kunna få med dig hela gruppen. Det är även viktigt att mötesledare är ett föredöme när det gäller att passa och följa angivna tider.

Antalet möten och struktur
Många upplever att stora mängder möten kan vara påfrestande, dessutom är det svårt att bibehålla koncentration och energi under längre möten. En lösning kan vara att ha flera kortare möten istället för färre längre möten. Med en sån lösning blir det dock ännu viktigare att ha regelbundenhet och en tydlig agenda inför varje möte, samt någorlunda liknande struktur på varje möte för att underlätta för deltagarna.

Ett bra och tydligt strukturerat introduktionspaket underlättar för både projektledare och nya medarbetare

Digital onboarding med ett bra intropaket
Under en tid då det mesta sköts på distans blir det naturligt att vissa saker tar längre tid än vanligt, inte minst onboarding av nya medarbetare. Att skapa sociala band mellan nya medarbetare och att tillgängliggöra nödvändig information inom projekt är två aspekter som blir lidande genom att projektet genomförs på distans. För att underlätta och minimera tidsaspekten för både projektledare och nya medarbetare kan man ta fram ett “introduktionspaket” som fungerar både som bakgrundsmaterial och manual för den nya medarbetaren. Som ledare ska du se till att den nya medarbetaren har hittat, läst och förstått innehållet i intropaketet, gör därför alltid en uppföljning på det.

Individuella möten – slå en signal
Som projektledare bör man även se till att avsätta tid för individuella möten, både med nya och redan bekanta medarbetare. Genom digitala möten är det svårt att se om någon exempelvis har missuppfattat något eller mår dåligt, därför är det bra att projektledaren ser till att prata med alla medarbetare individuellt för att båda parter ska få ett tydligare intryck av varandra. Glöm inte bort att man kan nå varandra väldigt enkelt via telefon. Det klassiska telefonsamtalet kan dessutom ibland kännas personligare än ett möte över länk.

Riktigt värdefullt med morgonkaffe på mobilen, då vi får snacka om allt annat än jobb

Sociala aktiviteter funkar även digitalt
Många anser att de sociala delarna på en arbetsplats är ett viktigt inslag i det vardagliga arbetet. Det spontana mötet vid kaffemaskinen eller i lunchrummet kan fungera både som andrum i arbetet och som en källa till kreativitet. Nu när många arbetar hemifrån kan gemensamma aktiviteter på digitala plattformar vara ett alternativ till detta. Man kan exempelvis arrangera digitalt morgonfika eller after work. I en grupp med många nya medarbetare kan man ha tävlingar och andra inslag för att lätta upp stämningen.

Läs även vårt tidigare Insight om Digitala möten och projektledning på distans – utmaningar och tips.

 

Vill du veta mer om hur vi leder digitala projekt? Vi kan projekt. Kontakta oss på Donald Davies & Partners.

Vad har du för tankar kring detta ämne? Kontakta oss gärna eller fortsätt diskussionen på vår Facebook eller på LinkedIn.

Digitala möten och projektledning på distans – utmaningar och tips

Den rådande coronasituationen har med full kraft utmanat några av de traditionella arbetsformerna som används för att driva projekt. Vi samlade några av våra projektledare för att diskutera de vanligaste utmaningarna med digitala möten och med att driva projekt på distans.

Som en följd av den rådande pandemin har digitala möten i stor utsträckning ersatt fysiska möten och är numera en del av det vardagliga arbetet inom många branscher. Med de digitala lösningarna tillkommer visserligen en del möjligheter, men under det senaste året har det blivit tydligt att det även finns en hel del utmaningar med digitala möten och att driva projekt med endast digitala möten.

Vi har identifierat två återkommande områden; struktur och spontanitet.

Struktur
Många upplever att det kan bli rörigt under digitala möten. Ett för stort antal mötesdeltagare, tekniska problem med ljud och bild samt avsaknad av struktur är några av de problem som lätt uppstår. Även stora mängder av möten och deras varierande längd kan vara påfrestande aspekter. En tydlig mötesinbjudan och agenda är tips på lösningar under perioder då de digitala mötena är många.

Med digitala möten går man miste om det värdefulla snacket vid kaffeautomaten där man vanligtvis kan snappa upp idéer och tankar.

Spontanitet
Med möten på distans går man miste om fysiska observationer, kroppsspråk och spontana idéer, vilket enligt många är en viktig del i den kreativa processen och i det vardagliga arbetet. Många upplever även att det dagliga utbytet vid exempelvis arbetsplatsens kaffeautomat är en viktig del av vardagen som man går miste om när allt arbete sker på distans.

Det är svårt att uppfatta om någon i teamet har lågt engagemang eller om “något är fel” över digitala kanaler. Där är det fysiska mötet oslagbart…

En lösning för att inte gå miste om spontaniteten kan vara att anordna aktiviteter på distans, som digital fika eller after work. Man får då möjlighet att ventilera och ha de vardagliga samtal som vanligtvis skulle ha ägt rum i exempelvis lunchrummet.

Det tar långt tid är att bygga upp relationer till människor. Att hitta digitala lösningar ordnar sig alltid, det är ett mindre problem i jämförelse.

En stor del av problematiken med att driva projekt digitalt uppkommer redan vid inledningen av ett nytt projekt. Det är väldigt viktigt att få med sig hela gruppen direkt när projektet inleds, vilket kan vara svårare när uppstartsmöten och liknande endast sker på distans. Det tar helt enkelt längre tid att lära känna varandra om man uteslutande möts via video- och samtalstjänster. Det finns även situationer där fysiska möten helt enkelt är mycket bättre lämpade än digitala möten. I en situation där man exempelvis ska framföra ett negativt besked för någon är oftast bättre att genomföra detta “face-to-face”, detta gäller för båda parterna.

 

Läs vårt nästa Insight på detta tema där tar vi fokuserar på ytterligare tips och lösningar med digitala möten och att driva projekt på distans.

 

Vill du veta mer om hur vi leder digitala projekt? Vi kan projekt. Kontakta oss på Donald Davies & Partners.

Vad har du för tankar kring detta ämne? Kontakta oss gärna eller fortsätt diskussionen på vår Facebook eller på LinkedIn.