Eleonor Jansson om vikten av god dokumentation

Kravdokumentation är en viktig del inom kravhantering. Vi bad Eleonor Jansson, som har gedigen erfarenhet som kravhanterare, att dela med sig av sina erfarenheter om hur man lyckas med effektiv och hållbar kravdokumentation.

– Kravdokumentation omfattar bland annat beskrivningar av hur system validerar uppgifter utifrån de lagar och regler som gällde vid det tillfälle då system togs fram för organisationen. Dokumentationen möjliggör att fler inom verksamheten kan läsa och förstå vad systemen utför för verksamheten, vilket kan användas som underlag för utveckling, tester och förvaltning vid behov av förändringar. Genom dokumentationen går det att förstå information som annars endast existerar som svårläst programkod som bara systemutvecklare har tillgång till.

Hur lyckas man med effektiv och hållbar dokumentation?
– Det viktigaste är att dokumentationen följer med hela vägen, och löpande uppdateras ända fram till leverans. Det är dessutom av stor vikt att man håller den aktuell även under förvaltning och att man inte slutar att uppdatera den vid förändringar som sker efter leverans.
Vidare är det viktigt att dokumentationen ska vara sammanhållande och beskriver helheten. Den måste vara konsekvent och konkret formulerad för att minimera feltolkningar. Den ska även vara lättillgänglig och lättförståelig så att det är möjligt för hela organisationen att enkelt ta reda på vad systemen gör.

I år firar Donald Davies & Partners 20 år. Hur ser du att man i framtiden kan öka förståelsen kring vikten av god dokumentation?
– Genom min erfarenhet vet jag att god dokumentation underlättar för hela organisationen. Bristfällig dokumentation kan exempelvis leda till missförstånd och felbeslut. Med god dokumentation behöver man inte heller ständigt kontakta IT-avdelningen för att ta reda på vad ett specifikt system har för nytta. Dokumentationen blir en samlingsplats där man kan utläsa vad som gäller och vad som ska förändras. För att få alla inom organisationen att förstå vikten av kravdokumentation behöver man öka medvetenheten och belysa materialets positiva betydelse för hela organisationen. I takt med att system blir allt mer komplexa är det extra viktigt att man i framtiden ser till att dokumentationen blir ännu tydligare, enklare och än mer tillgänglig för alla användare.

Hälsningar

Eleonor Jansson
Kravhanterare och partner, Donald Davies & Partners

 

Läs mer om hur vi firar vårt 20-årsjubileum. Ta del av vår historia och framtid här! 

Vill du veta mer om hur vi leder projekt? Vi kan projekt. Kontakta oss på Donald Davies & Partners.