Döda vinkeln – projektledarens utmaning 2018

 

Det finns en hel del utmaningar som projektledaren ställs inför 2018. Ta del av reflektioner från vår partner och projektledare Lars-Erik Sjöstrand som berättar om tre utmaningar som dagens projektledare ställs inför, och hur man kan tackla dessa.

  1. Frustration kring agila arbetssätt och traditionell projektstyrning

Jag upplever många gånger att det finns en stor frustration kring agila arbetssätt och hör att det inte fungerar i praktiken. Det kan till exempel vara fråga om en resurs- och kapacitetsplanering som havererat. Initiativen till det agila arbetssättet har då ofta startat lokalt hos någon enskild chef eller medarbetare utan att helheten beaktats, vilket resulterar i att delar av organisationen arbetar agilt och andra mer traditionellt. Den typen av problem är inga som löser sig på medarbetarnivå utan där behöver ledningen sätta ramarna och ta stafettpinnen.

De som lyckas i sina införanden av agilt är de som har ledningens stöd, förståelse och engagemang.

 

Att införa agilt handlar inte så mycket om att definiera nya roller och metoder som ska användas utan mer om att förändra mindset och kulturen i organisationen. Det är så klart inte lätt men ett strukturerat förändringsarbete och ledningens engagemang är en förutsättning och en bra start på resan.

 

  1. När förändringen blir projektets döda vinkel

I de komplexa projekt vi hamnar i gäller det att hålla huvudet kallt och inte glömma bort att allt handlar om förändring. Många gånger dras tempot upp tidigt i projektet och det är så lätt att dras med i fokuset på leveranserna och glömma bort eller skjuta fram förändringsarbetet. Alldeles för sent startar ”utrullningen” och medarbetarna sätter sig på tvären med fördröjd effekthemtagning som följd.

Styrgrupp och projektledning behöver tidigt definiera och komma fram till hur det oerhört viktiga förändringsarbetet skall bedrivas gemensamt. Just att arbeta gemensamt är nyckeln, och att ha en plan som alla tror på. Det behöver nödvändigtvis inte innebära jättemycket arbete men det gäller att ha koll på förändringens status, hur den tas emot av alla påverkade individer i organisationen.

I slutändan är det trots allt människor vi jobbar med och de behöver förstå varför förändringen kommer, samt ha rätt förutsättningar för att genomföra och vara en del av de förändringar som projektet kräver.

Just att arbeta gemensamt är nyckeln, och att ha en plan som alla tror på.

 

  1. Stress, sömnproblem, sjukskrivning

De senaste tio åren har tyvärr stressrelaterade sjukskrivningar fördubblats. I projekt med riktning mot förändring så gäller det att vara uppmärksam, både för sin egen del och för andras skull. Ta symptom som sömnstörningar, trötthet och tryck över bröstet på största allvar. Problemen behöver förebyggas, har man väl gått in i en sjukskrivning kan det bli långvarigt och svårt att komma tillbaka. Jag har själv varit på väg utför och då blev familj och vänner räddningen, våga ta upp problemen och vänta inte med att söka hjälp!

Våga ta upp problemen och vänta inte med att söka hjälp

Vill du veta mer om hur vi jobbar med att lösa projektets utmaningar? Vi kan projekt. Kontakta oss på Donald Davies & Partners.

Projektledning

Hälsningar,
Lars-Erik Sjöstrand

Partner & projektledare
Donald Davies & Partners

Vad har du för tankar kring detta ämne? Kontakta oss gärna eller fortsätt diskussionen på vår Facebook eller på LinkedIn.

Styrgruppens roll vid beställning och genomförande av projekt

Det finns många fallgropar beställare av projekt bör se upp för. Den mest uppenbara är att förvänta sig att projektledaren tar fram en lösning ur tomma intet. För att ett projekt ska bli framgångsrikt måste styrgruppen jobba aktivt och kommunicera spelreglerna från dag 1.

 

En organisation har ett behov och anlitar en projektledare. Problem solved? Nej, riktigt så enkelt är det inte. Många projekt havererar faktiskt för att beställaren inte förberett sig tillräckligt noga inför inköpet. En bra projektledare ska visserligen kunna styra upp situationen ändå, men med otydliga förutsättningar från kravställaren tar det längre tid och blir onödigt kostsamt. Ett stort ansvar för att projektet ska bli givande är att styrgruppen har full koll på beställningen samt mandat att fatta beslut under projektets gång.

Här är våra bästa tips till styrgruppen vid beställningen och genomförandet av ett projekt:

Kräv mandat
Vem fattar besluten? Är det styrelsen som sammanträder en gång i månaden, eller styrgruppen som lever med och i projektet varje dag? Styrgruppen måste ha en idé om hur de vill att projektet ska styras. Alla krav kan inte vara ett måste, speciellt om de är kontraproduktiva. Det är viktigt att kommunicera rangordningen av kraven.

Alla krav kan inte vara ett måste, speciellt om de är kontraproduktiva.

Låt direktivet leda vägen
Med direktivet som utgångspunkt (mer om detta här) måste styrgruppen ha en aktiv roll för att förvalta detta och se till att det synkar mellan styrelsen och projektet. Var från början tydlig med vad som INTE får ändras på. Är det slutdatumet som är viktigt, att budgeten hålls, eller något annat? Bestäm hur ni lägger upp arbetet kring detta.

Var aktiv
Många organisationer har fortfarande en traditionell syn på budgeteringar och milstolpar medan utvecklingsteamen bedriver agil verksamhet. En utmaning för styrgruppen är att driva frågorna uppåt och nedåt, då projektet ofta inte har kontakt med ägare och styrelse.

Sätt kommunikation framför specifikation
Att författa en treårig projektplan är inte fel, men hur stor är sannolikheten att milstolparna verkligen följs efter ett år? En sund dialog ger mer än 20 sidor specifikation! Tala därför öppet om idéer och hur de ska genomföras. Definiera vad ni som styrgrupp kan underlätta med och hur mycket hjälp som finns att tillgå.

När projektledaren och styrgruppen jobbar sammansvetsat efter tydliga direktiv får projektet flyt mot det gemensamma målet. Låt oss ta oss dit tillsammans.

Vill du veta mer om hur vi ser på styrgruppens roll i en beställning? Kontakta oss på Donald Davies & Partners.

Hälsningar,

Jan Olsson
Partner på Donald Davies & Partners

Vad har du för tankar kring detta ämne? Kontakta oss gärna eller fortsätt diskussionen på vår Facebook eller på LinkedIn.

Läs mer:
Insights: Fyra tips till dig som beställare