Styrgruppens roll vid beställning och genomförande av projekt

Det finns många fallgropar beställare av projekt bör se upp för. Den mest uppenbara är att förvänta sig att projektledaren tar fram en lösning ur tomma intet. För att ett projekt ska bli framgångsrikt måste styrgruppen jobba aktivt och kommunicera spelreglerna från dag 1.

 

En organisation har ett behov och anlitar en projektledare. Problem solved? Nej, riktigt så enkelt är det inte. Många projekt havererar faktiskt för att beställaren inte förberett sig tillräckligt noga inför inköpet. En bra projektledare ska visserligen kunna styra upp situationen ändå, men med otydliga förutsättningar från kravställaren tar det längre tid och blir onödigt kostsamt. Ett stort ansvar för att projektet ska bli givande är att styrgruppen har full koll på beställningen samt mandat att fatta beslut under projektets gång.

Här är våra bästa tips till styrgruppen vid beställningen och genomförandet av ett projekt:

Kräv mandat
Vem fattar besluten? Är det styrelsen som sammanträder en gång i månaden, eller styrgruppen som lever med och i projektet varje dag? Styrgruppen måste ha en idé om hur de vill att projektet ska styras. Alla krav kan inte vara ett måste, speciellt om de är kontraproduktiva. Det är viktigt att kommunicera rangordningen av kraven.

Alla krav kan inte vara ett måste, speciellt om de är kontraproduktiva.

Låt direktivet leda vägen
Med direktivet som utgångspunkt (mer om detta här) måste styrgruppen ha en aktiv roll för att förvalta detta och se till att det synkar mellan styrelsen och projektet. Var från början tydlig med vad som INTE får ändras på. Är det slutdatumet som är viktigt, att budgeten hålls, eller något annat? Bestäm hur ni lägger upp arbetet kring detta.

Var aktiv
Många organisationer har fortfarande en traditionell syn på budgeteringar och milstolpar medan utvecklingsteamen bedriver agil verksamhet. En utmaning för styrgruppen är att driva frågorna uppåt och nedåt, då projektet ofta inte har kontakt med ägare och styrelse.

Sätt kommunikation framför specifikation
Att författa en treårig projektplan är inte fel, men hur stor är sannolikheten att milstolparna verkligen följs efter ett år? En sund dialog ger mer än 20 sidor specifikation! Tala därför öppet om idéer och hur de ska genomföras. Definiera vad ni som styrgrupp kan underlätta med och hur mycket hjälp som finns att tillgå.

När projektledaren och styrgruppen jobbar sammansvetsat efter tydliga direktiv får projektet flyt mot det gemensamma målet. Låt oss ta oss dit tillsammans.

Vill du veta mer om hur vi ser på styrgruppens roll i en beställning? Kontakta oss på Donald Davies & Partners.

Hälsningar,

Jan Olsson
Partner på Donald Davies & Partners

Vad har du för tankar kring detta ämne? Kontakta oss gärna eller fortsätt diskussionen på vår Facebook eller på LinkedIn.

Läs mer:
Insights: Fyra tips till dig som beställare

Fyra tips till dig som beställare av projekt

Tanken att något behöver förändras finns inom många verksamheter. Exakt vad och hur är dock inte alltid solklart. Nyckeln till att nå effektmålen börjar med en bra beställning.

Många gånger handlar projekt för oss på Donald Davies & Partners om att hjälpa våra kunder att hjälpa sig själva. De verktyg och nycklar vi tar med oss in är tänkta att förvaltas inom verksamheten inför framtida utmaningar. Men om projektet saknar direktiv från första början, kan det istället bli ett luftslott och investeringen bär inte frukt som tänkt.

Tiden är alltid en utmaning, men det räcker inte med att ta in en konsult och hoppas att allt ska lösa sig. Vår drömbeställare ser vikten av ett tydligt direktiv för projektet. Tar du fram ett sådant bäddar du för framgång.

Här är fyra tips som hjälper dig som beställare att fatta rätt beslut och nå effektmålen:

Ta fram ett direktiv
Vilka tänkbara utmaningar finns i ert kommande projekt? Avsätt tid för att klargöra vad ni vill och vilka effektmålen är. När samtliga frågor är besvarade är direktivet klart och omfattningen satt. Därefter blir det en resursfråga.

 

 

Gör en budget
Att beställa och dra igång ett projekt är enkelt, men utan att ha en tillräckligt stor budget blir det snabbt betydligt svårare. Många projekt havererar på grund av att man inte räknat på de faktiska kostnaderna. Fråga därför: har vi råd? Beställaren kan ofta vara pressad uppifrån att dra igång ett projekt och med direktivet blir det lättare att identifiera de nödvändiga resurserna.

 

Hitta kemin
När du som beställare ska starta ett projekt med en extern projektledare – se till att personkemin är rätt mellan er. Ni måste stå upp för varandra genom hela projektet, även när det blåser hårt. Även om intentionen är den rätta, är en projektledare aldrig bättre än sin beställare.

 

Avsätt tid
Tid och engagemang är nyckeln till framgång. Du kan aldrig köpa dig fri som beställare, utan måste hela tiden vara en aktiv länk mellan projektledaren och styrgruppen.

 

 

Vi kan hjälpa dig som beställare att ta fram direktivet för projektet i en unik Workstorm® där vi går igenom förutsättningarna för att lyckas. Era behov sätter riktlinjerna och därefter får ni en kostnadsuppfattning att ta ställning till. En beställning som blir rätt från början leder ofta till goda resultat!

Vill du veta mer om hur vi kan hjälpa dig att ta fram framgångsrika projektdirektiv? Kontakta oss på Donald Davies & Partners.

Vad har du för tankar kring detta ämne? Kontakta oss gärna eller fortsätt diskussionen på vår Facebook eller på LinkedIn.