Hos vem innebär projektet en förändring? Tre steg för en bra intressentanalys.

Du kan genomföra ett projekt “by the book”, men ändå misslyckas fatalt om de personer som påverkas av leveransen inte är redo och mottagliga. Hur väl du förankrar och involverar intressenterna i förändringsprocesserna får den allra största betydelse vid införandet av projektet. Så här jobbar du med den så viktiga intressentanalysen och de som ska göra verklighet av den planerade förändringen.

Hur undviker du då att misslyckas med implementeringen? För att kunna förankra projektet och involvera intressenterna måste du definiera alla som blir berörda av projektet, och du måste dessutom analysera vilka konsekvenserna blir för dem när projektet väl är klart. Något som generellt sett är viktigt under införandet är en tydlig kommunikation, informationsplanering och transparens.

Det tar tid att få med alla ombord, och därför är det viktigt att förankra projektet tidigt så att intressenterna har tid att ta till sig projektet. Hur ska du då gå till väga mer konkret?

 

Så genomför du en bra intressentanalys

 

  1. Definiera dina intressenter

Se över vilka som är dina kärn-, primär- och sekundärintressenter. Kärnintressenter är ofta till exempel beställare eller styrgrupp, primärintressenter innefattar istället leverantörer och användare, och sekundärintressenter kan vara myndigheter, intresseorganisationer eller liknande. Se över hur dessa intressentgrupper påverkas av projektet. Lita inte blint på uppdragsgivarens lista utan hör dig för och ta reda på vilka andra grupper som faktiskt kommer att bli påverkade.

  1. Vilken typ av information funkar till vem – fyrfältaren

Placera ut alla intressentgrupper i en fyrfältsmodell där en axel står för hur mycket eller lite en intressentgrupp påverkas av projektet. Den andra axeln ska representera vilken typ av kommunikation och information som är lämplig till denna intressentgrupp, och om det är bättre med informell eller formell information.

  1. Hur påverkas, och hur påverkar, intressenterna?

Fundera över hur de olika intressentgrupperna påverkas av projektet och hur de påverkar andra i projektet. Kanske har förändringen stor påverkan på företagets mellanchefer, och kanske har de i sin tur ansvar att kommunicera budskapet vidare till sina anställda? Då blir detta en målgrupp som har stor påverkan på hur andra upplever projektet. En intressentgrupp som ofta påverkar andra i ett projekt är kulturbärare, vilket är personer med en informell position i verksamheten. Kulturbärare är en viktig målgrupp i ett förändringsarbete då de är ambassadörer eller förmedlare av ett viktigt budskap, vilket gör att de i hög grad påverkar andra i projektet.

Lita inte blint på uppdragsgivarens lista utan hör dig för och ta reda på vilka andra grupper som faktiskt kommer att bli påverkade.

När du har definierat alla intressentgrupper kan du lägga upp strategier för vad, och hur du ska kommunicera med dessa under projektets gång.

Vill du veta mer om våra förändringsprojektledare och vad vi kan göra för din verksamhet? Vi kan projekt. Kontakta oss på Donald Davies & Partners.

Hälsningar,
Patrick Hillberg
Förändringsprojektledare och partner (fd partner Donald Davies & Partners)

 

Vad har du för tankar kring detta ämne? Kontakta oss gärna eller fortsätt diskussionen på vår Facebook eller på LinkedIn.

Läs även:
Insights: Ge ditt projekt en bra start – ta tjuren vid hornen!

Ge ditt projekt en bra start – ta tjuren vid hornen!

För att ett projekt ska bli lyckat är det viktigt att kunna se projektet utifrån andras perspektiv för att få en överblick av projektets alla beröringspunkter. Varje projekt innebär en förändring och därför är det viktigt att få med alla på förändringsresan för att implementeringen ska bli lyckad.

Vi på Donald Davies & Partners har lång erfarenhet av projektledning och förändringsprojektledning. Det är inte bara planeringen av ett projekt som är viktig, eller att du som projektledare inser att varje projekt innebär en förändring. Uppstarten är minst lika viktig för att sätta projektet i rullning mot rätt kurs.

Här följer våra bästa tips för hur du ger ditt projekt en riktigt bra start med fokus på de som påverkas av projektet och den förändring som projektet innebär.

  1. Ställ rätt frågor och få koll på vilka som påverkas

Det är sällan som en beställningsbeskrivning är komplett och ger dig all information som du behöver inför starten av ett projekt. Därför är det viktigt att ställa rätt typ av frågor och inte enbart acceptera det scope som du får. Ställ frågor som relaterar till effektmål och nyttogörande. Vilka intressenter finns för detta projekt? Hur uppfattar intressenterna ett lyckat projekt? Genom att identifiera alla intressenter och få svar på dessa frågor i ett tidigt skede kan du lättare koordinera projektet och göra det framgångsrikt.

  1. Resursallokera för förankring

Något som är av högsta vikt är en bra resursallokering, även till mer mjuka delar av projektet som att förankra förändringsresan hos alla. Detta kräver tid och fokus. Är projektet ett renodlat IT-projekt eller förändringsprojekt? Kommer det ske en business change? Svaret på dessa frågor påverkar din resursallokering som projektledare.

I vissa fall tar förändringen längre tid än införandet, se till att räkna med det från början.

  1. Ta tjuren vid hornen

Som med allt här i livet är det lätt att skjuta upp jobbiga saker, men av erfarenhet är det faktiskt bättre att göra tvärtom. I starten av ett projekt som ska leda till en förändring, är de frågor och intressenter som är viktiga för förändringen (inte bara projektet) som du ska ägna fokus, besök och tid åt först. Checka av allt som kan bli till hinder och ge projektet en stadig kurs framåt redan från start!

 

Vill du veta mer om våra förändringsprojektledare och vad vi kan göra för din verksamhet? Vi kan projekt. Kontakta oss på Donald Davies & Partners.

Hälsningar,
Patrick Hillberg

Förändringsprojektledare och partner
 (fd partner Donald Davies & Partners)

 

Vad har du för tankar kring detta ämne? Kontakta oss gärna eller fortsätt diskussionen på vår Facebook eller på LinkedIn.

Så arbetar du med förändringens 4 rum

Ekonomiska resultat kan läsas av först på sikt, men att en förändring fått effekt och förankrats i verksamheten går att se betydligt snabbare än så. När ni inte längre behöver hjälp från oss förändringsprojektledare, vet ni att ni är på rätt spår.

Det bästa betyget en förändringprojektledare kan få är att inte längre vara behövd. Det innebär nämligen att förändringen fått fäste, att alla förstått sina respektive roller och att verksamheten redan är på rätt väg. Att ta sig dit är en flerstegsprocess.

Inom förändringsledning brukar man tala om ”förändringens fyra rum”, stadier som alla inblandade går igenom olika fort. Det är när hela verksamheten befinner sig i det sista rummet som alla kan fokusera mot det gemensamma målet och börja skörda frukterna av projektet och förändringen.

4 tips för att ta sig igenom förändringens 4 rum:

Låt var och en hitta sin egen takt
Förändring sker inte över en natt. Det är viktigt att inse att under ett projekts tid, från förstudie och idé till genomförande, tar respektive berörd och involverad grupp sina egna steg genom förändringens rum. Dessa ligger därför naturligt i otakt under projektets faser.

Skapa samklang för ökad effekt
Skapa enighet i vad som ska åstadkommas. Att använda modeller och metoder från både projektledning och förändringsledning, och ta in mänsklig och långsiktig påverkan i projektet, hjälper er att räkna hem effekten snabbare.

Använd budskap som träffar
Ta fram – och lev upp till – kärnfulla och träffande budskap för alla berörda grupper. Om alla går omkring och undrar ”what’s in it for me?”, blir det svårt att engagera.

Var inte efterklok
I ett förändringsprojekt måste alla berörda parter involveras så tidigt som möjligt. Att samla ihop och engagera teamen i efterhand tar mycket längre tid.

I förändringens sista rum börjar ni skörda frukterna av projektet och förändringen

Vill du veta mer om vad en erfaren förändringsprojektledare kan göra för din verksamhet? Vi kan projekt. Kontakta oss på Donald Davies & Partners.


Hälsningar,
Robin Collins,
Förändringsprojektledare
Donald Davies & Partners

 

Vad har du för tankar kring detta ämne? Kontakta oss gärna eller fortsätt diskussionen på vår Facebook eller på LinkedIn.

 

Läs mer:
Insights: 4 handfasta steg för att lyckas med förändringen
Insights: Varje projekt innebär en förändring

4 handfasta steg för att lyckas med förändringen

”Nu genomför vi projektet. Förändringen tar vi sen…”. Det är tyvärr ett allt för vanligt förekommande synsätt hos både beställare och projektledare idag. Ofta beror det på resursbrist, men lika ofta på att insikten saknas om att varje projekt innebär en förändring – ringar på vattnet inom verksamheten som behöver förutses och tas om hand.

Den förändring som ett projekt, till exempel införandet av ett nytt system, kan medföra i verksamheten är exempelvis nya arbetsrutiner, nya roller för vissa medarbetare eller att nya verktyg behöver införskaffas. Dessa typer av förändringar är något som kan upptäckas om du gör en påverkansanalys i början av projektet. Andra förändringar upptäcks under projektets gång. Då är det viktigt att notera och följa upp dem.

För att kunna ta hem de effektmål som projektet ska åstadkomma krävs att man aktivt försöker förutse och hanterar förändringen. Här kommer fyra handfasta steg för att lyckas med det:

1 ) När du gör projektplanen – gör även en förändringsplan
Att förekomma en förändring är en framgångsnyckel. Att initialt göra en påverkansanalys och förändringsplan är därför nödvändigt. En förändringsplan innehåller vad man tror påverkan kommer bli på organisationen. Till exempel vilka personer och intressenter som bör involveras tidigt, eventuellt motstånd förändringen kan få hos vissa personer eller avdelningar, eventuella verktyg som kommer behövas köpas in vid införandet samt tidsplan med avstämningsmöten. Att förankra planen hos ledning och verksamheten är sedan avgörande.

2) Använda mallar och checklistor
Det ska inte vara komplicerat eller upplevas som jobbigt att genomföra en förändring. Det finns många färdiga mallar och checklistor som är bra för detta. Mallar och checklistor är också bra att arbeta med och enas kring gemensamt. Vill du ha tips på mallar och checklistor? Kontakta oss!

3) Håll förändringsplanen levande – följ upp
Det är lätt att man under ett projekt blir väldigt mycket ”här och nu”, speciellt när problem hopar sig. Trots det är det viktigt att förändringsplanen hela tiden följs upp och fylls på under resans gång. Det gäller helt enkelt att arbeta agilt, och vara vaksam på vad förändringarna i projektet medför längre fram. Regelbundna avstämningar av förändringsplanen är nödvändigt och skall vara en del av projektplanen.

4) Sign off – se till att förändringsåtgärderna implementeras
Har du gjort ovan punkter konsekvent kan de vinster och den effekt som projektet är satt att åstadkomma nu börja räknas hem. Ett genomfört projekt räcker inte, du måste också ha koll på förändringen. Det är viktigt att alla intressenter godkänner och skriver under på det!

Vill du veta mer om vad en erfaren förändringsprojektledare kan göra för din verksamhet? Vi kan projekt. Kontakta oss på Donald Davies & Partners.


Hälsningar,
Lars Carlsson
Förändringsprojektledare
Donald Davies & Partners

 

Vad har du för tankar kring detta ämne? Kontakta oss gärna eller fortsätt diskussionen på vår Facebook eller på LinkedIn.

Läs mer:
Insights: Varje projekt innebär en förändring

3 viktiga lärdomar från ett lyckat förändringsarbete hos Botkyrkabyggen!

Rom byggdes inte på en dag och stora förändringar sker inte över en natt. Oavsett en stor eller liten organisation – det räcker inte med att alla känner till verksamhetsmålen och utbildas i en viss projektmetod. Du behöver även veta hur ni ska arbeta tillsammans i projekt. Dåvarande förändrings- och projektledningskonsult Annika Stanley Wandebäck från Donald Davies & Partners anlitades av Botkyrkabyggen för att fylla i luckorna mellan teori och praktik.

Mer än 70% av förändringssatsningar misslyckas och förändringar skapar ofta negativitet i verksamheter. Här lyckades förändringen. Vilka var framgångsnycklarna?

förändringsledning
Annika Stanley Wandebäck, fd projektledare Donald Davies & Partners

Botkyrkabyggen är ett stort fastighetsbolag som förvaltar och hyr ut över 10 000 bostäder och lokaler, många byggda under 60- och 70-talet. För några år sedan startades ett omfattande renoveringsprojekt, ett projekt som ska pågå i 10-15 år. Projektmetoden XLPM infördes.

För att klara av implementeringen av förändringen anlitade Charlotte Ekfeldt, affärsutvecklingschef och ansvarig beställare på Botkyrkabyggen, Annika Stanley Wandebäck, dåvarande förändrings- och projektledningskonsult på Donald Davies & Partner.

Tre viktiga lärdomar från detta uppdrag:

1. Ta inget för givet
I ett förändringsarbete kan inget tas för givet, då människor och omständigheter hela tiden förändras.

2. Sponsorn har en viktig roll
En stark sponsor med tydligt mandat, som litar på teamet, är extremt viktig i ett förändringsarbete.

3. Tydliga mål det enda som är beständigt i en förändring
Det är viktigt att sätta tydliga och mätbara projekt-, förändrings- och effektmål. Ett förändringsmål här var till exempel tvingande business case och tvärfunktionella styrgrupper. Effektmål är ibland det enda beständiga, det enda som inte rör på sig.

Läs caset om hur vi arbetade med Botkyrkabyggen i sin helhet här.

Vill du veta mer om vad en av våra förändringsprojektledare kan hjälpa dig med? Vi kan projekt. Kontakta oss på Donald Davies & Partners.

Varje projekt innebär en förändring

Ett projekt kretsar ofta kring tidplan, milstolpar och leverans. En sak som ofta glöms bort är att varje projekt i stort sett alltid innebär en påverkan på verksamheten på längre sikt, en förändring. De räcker inte längre att fokusera på det avgränsade projektet. Det räcker inte längre att vara projektledaren. Låt oss därför presentera förändringsprojektledaren!  

Kan ett projekt genomföras utan att det sker någon form av förändring i verksamheten? Vi tror inte det. En ny process och effektivisering kan exempelvis leda till besparingar, att folk måste byta avdelning eller sluta. Projekt påverkar på något sätt alltid människor och arbetssätt, det är oundvikligt.

Detta kräver medvetenhet från projektledarens sida. En bra projektledare är alltid en bra förändringsledare i botten. Därför är det dags att slå samma dessa roller till en!

Förändringsprojektledare med långsiktigt ansvar
En projektledare som tänker förändring garanterar effekthemtagningen. Det kommer alltid finnas projekt som dras igång med ett kortsiktigt perspektiv. Det viktigaste en projektledare då kan göra är att ta ansvar för de långsiktiga effekterna.

Här följer tre tips på hur en förändringsprojektledare bör arbeta:

1) Förutse förändringen
Att förekomma en förändring är en framgångsnyckel. Att initialt göra en påverkansanalys av förändringen gynnar inte bara det pågående projektet, utan även verksamhetsförändringen och framtida projekt.

2) Håll två tankar i huvudet
Projekt och förändring. Nu och framtid. Visst går det att hålla två tankar i huvudet samtidigt! ​Leverans är en sak, men det är minst lika viktigt att se till de övergripande målen. Jobba med båda sakerna kontinuerligt och det kommer att ge positiva resultat.

En bra projektledare är alltid en bra förändringsledare i botten

3) Ta ledarskapet i införandet och förändringen
Det är viktigt att alla i verksamheten förankras i förändringen och tror på den. En förändringsprojektledare brinner för projektet och för den förändring som krävs för att nå målen. Därför är det viktigt att verksamheten är involverad från början, förstår och känner motivation! När projektet väl är avslutat är förändringsprojektledare även med i införandet för att se när chefer och andra nyckelpersoner i verksamheten tar vid.

Vill du veta mer om vad en bra förändringsprojektledare kan göra för din verksamhet? Vi kan projekt. Kontakta oss på Donald Davies & Partners.


Hälsningar,
Robin Collins,
Förändringsprojektledare
Donald Davies & Partners

 

Vad har du för tankar kring detta ämne? Kontakta oss gärna eller fortsätt diskussionen på vår Facebook eller på LinkedIn.