3 lärdomar från ICAs omfattande automatiseringsprojekt

I Västerås finns en av ICAs distributionsenheter som bland annat innefattar ett stort så kallat höglager med 22 000 pallplatser. När höglagrets omfattande automationsanläggning skulle moderniseras fick Jan Olsson från Donald Davies & Partners rollen att projektleda skiftet. Ett driftkritiskt förändringsprojekt som inte fick påverka landets 1 300 ICA-butiker.

Den befintliga automationsanläggningen, bestående av sex kranar och ett flera hundra meter långt pallbanesystem, togs i bruk under 90-talet. Livslängden var nu nådd och ett nytt system skulle dessutom bli närmare 100% snabbare!

Utmaningen var att genomföra skiftet – det vill säga riva, bygga och driftsätta en ny anläggning med tillhörande system – med minimal påverkan på leveranserna till landets ICA-butiker. Det avgörande skiftet av systemet planerades och genomfördes sedan under fem veckor sommaren 2017. Slutresultatet blev ett väl genomfört projekt med minimal eller ingen påverkan för ICAs butiker och slutkunder. Läs caset i sin helhet här>>

Vilka lärdomar och framgångsfaktorer fanns att hämta från detta omfattande projekt?

– Att som projektledare verkligen finnas där, vara nyfiken och kavla upp ärmarna, är oerhört viktigt för både projektet och verksamheten. Att hela teamet vet vad som sker och känner för leveransen är a och o!, menar Jan Olsson.

 

Tre viktiga lärdomar från detta uppdrag:

  • Man kan aldrig lägga för mycket tid på att kommunicera som ledare.
  • Vikten av att snabbt sätta sig in i verksamheten, förstå huvuddragen i uppdraget, skapa en tydlig målbild och snabbt komma igång för att säkra styrfart i rätt riktning.
  • Arbeta med teamet och skapa samsyn och handlingsfrihet – kalibrera värderingar och värdegrund, ”vad är viktigt för oss”, samt röja hinder och skapa förutsättningar för teamet att kunna agera självständigt.

Läs caset i sin helhet här>>

Hälsningar,
Jan Olsson, projektledare och partner
Donald Davies & Partners

Fyra hörnstenar för effekthemtagning

Som projektledare är det viktigaste att ha förståelse för projektets och den medföljande förändringens syfte. Det finns en hel del saker du måste vara medveten om för att kunna uppnå effektmålen och skapa maximal nytta för en verksamhet. Effekthemtagning är potentiell ekonomisk vinning och ökad effektivitet genom förändring, men det handlar också om en attityd och inställning som bör integreras i en verksamhets samtliga led.

I dag efterfrågas ofta ett tydligare och närmare samspel mellan projektledare och styrgrupp för att uppnå god effekthemtagning, men lika ofta saknas nycklarna för att komma dit.

Här kan du ta del av våra fyra hörnstenar för att skapa en förbättrad effekthemtagning:

  1. Portföljstyrning ur ett nyttoperspektiv

Vilka projekt kan skapa mest värde för verksamheten ur ett nyttoperspektiv? Styr projektportföljen utifrån värdeskapande. Gör olika alternativ jämförbara och säkerställ en balanserad portfölj som stödjer de finansiella och strategiska målen.

  1. Effektstyrning i projekten

Hur skapar man bättre effektstyrning i projekten? Projekten ska fortsätta fokusera på leveranser, men kan under planering, genomförande, avvikelsehantering och beslutsfattande oftast bli avsevärt bättre på att agera utifrån nyttor. Att tydligare styra mot förväntade effekter.

  1. Stark förändringsledning

Vad innebär förändringen? Att implementera nya sätt att tänka och redan från början få alla inblandade parter att förstå varför nya värden införs i verksamheten, är avgörande för effekthemtagningen. Därför är en stark förändringsledning a och o.

  1. Effektmätning under ansvar

Vem mäter konsekvenserna av effekthemtagningen i den dagliga verksamheten? Att plantera ansvaret för att analysera förändringen och för mätningen av resultatet, är en viktig ledarskapsfråga.

 

Vi på Donald Davies & Partners har lång erfarenhet av effekthemtagning och styrning av projekt ur ett nyttoperspektiv, med metoder som stödjer övergripande verksamhetsförändringar. Kontakta oss gärna så berättar vi mer!

 

Vad har du för tankar kring detta ämne? Kontakta oss gärna eller fortsätt diskussionen på vår Facebook eller på LinkedIn.

Så skapar du effektstyrning i projekten

Under två föredrag i Stockholm och Gävle på temat effekthemtagning, gick vi igenom fyra hörnstenar inom effekthemtagning. Extra fokus lades på hörnsten nr 2, effektstyrning i projekten. Här följer en sammanfattning.

 

Viktigaste tipsen:

Förståelse – Se till alla förstår varför ett projekt genomförs. Vilken nytta är det som skall tillföras verksamheten? Varför är det viktigt? Detta ska sitta i ryggmärgen.
Effekter vs. leveranser – Fokusera operativt på att leverera, men skapa underlag för att fatta kloka vägval ur ett nyttoperspektiv. Effektkartor är ett exempel på ett sådant underlag.
I varje situation – Gör nyttoaspekten till en vital ingrediens i vardagen – såsom under kravarbete, planering, risk- och avvikelsehantering och beslutsfattande.
Effektledare – Se över projektmodeller och -metoder, så att dessa gynnar effekthemtagning. Integrera och anpassa beslutspunkter och roller. Överväg att lägga till rollen effektledare.
Ett samspel – Etablera en relation mellan beställare och utförare som tänjer de formella ansvarsgränserna. Revidera business case ofta, stäm av målbild och justera leveransinnehåll.
En attityd – Förbättrad effekthemtagning kräver rätt attityd och inställning hos ledning och medarbetare. Ska effekthemtagning föras upp på dagordningen? Varför är det viktigt? Tydliggör ansvar och agera.

Vill du veta mer om vårt tidigare arbete med effekthemtagning, eller hur vi kan hjälpa dig skapa nytta i din verksamhets projekt? Kontakta oss här.

Låt oss göra nytta!

– fyra hörnstenar för ökad effekthemtagning

 

Hur skapar man maximal nytta för en verksamhet? Vad innebär värdeskapande ur ett större perspektiv? Effekthemtagning är potentiell ekonomisk vinning och ökad effektivitet genom förändring, men det handlar också om en attityd och inställning som bör integreras i en verksamhets samtliga led. En genomgripande förståelse för förändringens syfte. Följande är våra fyra hörnstenar för förbättrad effekthemtagning:

 

 

Portföljstyrning ur ett nyttoperspektiv
Vilka projekt kan skapa mest värde för verksamheten ur ett nyttoperspektiv? Styr projektportföljen utifrån värdeskapande. Gör olika alternativ jämförbara och säkerställ en balanserad portfölj som stödjer de finansiella och strategiska målen.
Effektstyrning i projekten
Hur skapar man bättre effektstyrning i projekten? Projekten ska fortsätta fokusera på leveranser, men kan under planering, genomförande, avvikelsehantering och beslutsfattande oftast bli avsevärt bättre på att agera utifrån nyttor. Att tydligare styra mot förväntade effekter.
Stark förändringsledning
Vad innebär förändringen? Att implementera nya sätt att tänka och redan från början få alla inblandade parter att förstå varför nya värden införs i verksamheten, är avgörande för effekthemtagningen. Därför är en stark förändringsledning a och o.
Effektmätning under ansvar
Vem mäter konsekvenserna av effekthemtagningen i den dagliga verksamheten? Att plantera ansvaret för att analysera förändringen och för mätningen av resultatet, är en viktig ledarskapsfråga.

 

I dag efterfrågas ofta ett tydligare och närmare samspel mellan projektledare och styrgrupp för att uppnå god effekthemtagning, men lika ofta saknas nycklarna för att komma dit. Vi på Donald Davies & Partners har lång erfarenhet av effekthemtagning och styrning av projekt ur ett nyttoperspektiv, med metoder som stödjer övergripande verksamhetsförändringar. Kontakta oss gärna så berättar vi mer!