Projektledaren som coach i en agil verksamhet

Det agila arbetssättet, där kundnyttan är i fokus och teamen själva ansvarar för leveransen, kan på papperet tyckas oförenligt med traditionell projektledning. Men det är inte riktigt hela bilden.

I projekt där flera team ansvarar för olika delar av produktionen och där samordning mellan komponenterna är ett måste, finns ofta ett behov av coachning och stöd från en mellanhand. Och i verksamheter som ännu inte är fullt agila behövs alltid en länk mellan det gamla och det nya, någon som styr in alla team på samma bana och skapar en samsyn.

Vår syn på ledarskap i det agila
Vi på Donald Davies & Partners har lika mycket erfarenhet från traditionella linjeverksamheter och projekt som från att jobba nära mindre team med friare tyglar – kort sagt det bästa av två världar. Vi tror inte på paragrafrytteri eller tidsfascism utan på att vara kommunikativa, modiga, motiverade och öppna för nya lösningar. Vi har bred erfarenhet från olika sorters agila projekt och bra grundvärderingar som stöder ett modernt ledarskap.

När kombinationen blir lyckad, anser vi att resultatet också blir dubbelt så bra! Här listar vi några viktiga saker att tänka på i agila, eller snudd på agila, projekt:

Skapa förståelse
Ledningen måste inse att framgång inte bara handlar om att följa en tidplan utan att också löpande leverera rätt värde till kunderna och organisationen. Se till att skapa spelrum och tillit för de resurser verksamheten har behov av. Ett sätt är att initiera möten mellan ledning och verksamheten eller marknaden – förståelse skapas åt båda hållen.

Lämna vägen öppen
Sätt effektmålen och se till att alla vet vad de förväntas åstadkomma. Men lämna vägen dit öppen. Hur målen ska nås behöver inte skrivas i sten.

Sluta vänta
För att agila projekt ska bli så effektiva som möjligt behöver alla hjälpa varandra istället för att ”vänta in de andra teamen”. Genom att tillsammans lösa uppgifterna luckras gränserna automatiskt upp. Jobba aktivt för en öppnare företagskultur.

Vill du veta mer om hur vi arbetar i agila team? Kontakta oss på Donald Davies & Partners.

 

Vad har du för tankar kring detta ämne? Kontakta oss gärna eller fortsätt diskussionen på vår Facebook eller på LinkedIn.

Läs även:

Insights: Så arbetade vi med de agila teamen i SEBs stora systemskifte
Insights: Agilt i praktiken – tre bra tips för projektledaren
Insights: Agil projektledning- DÅ är projektet klart!
Insights: 10 saker att tänka på inför agila projekt

Så arbetade vi med de agila teamen i SEBs stora systemskifte

Hur projektleder du omläggningen av ett nytt fondsystem som integreras med 50 andra system och som berör en miljon kunder? Hur styr och samordnar du över 30 agila team som ska leverera till projektet? Anders Wrebo, partner på Donald Davies & Partners, har svaret.


Våren 2016 genomfördes det troligen största systeminförandet under senare år i bank-Sverige, när SEB införde ett nytt fondsystem. Projektet löpte över flera år och involverade över 200 personer från olika delar av banken. Läs hela caset här.

Agila förvaltningsteam stod för utveckling och anpassning
I början av projektet hade varje delprojekt sina uppdrag och resurser. Men under projektet valde SEB att införa en agil arbetsmetodik. Agila team knutna till respektive förvaltning fick till uppgift att leverera till de olika projekten.

– En fördel med att arbeta med agila team är att den egna organisationen, de som äger systemen, får bättre kontroll och förståelse för vad som sker. Utmaningen från projektets sida var att gå från att jobba med egna projektteam till att beställa resultat av över 30 självständiga agila leveransteam. I en värld där det agila teamet bara har en beställare blir det oftast oerhört effektivt. I detta fall fanns flera projekt som var beställare till leveransteamen, berättar Anders Wrebo.

Cross-synk- möten
En styrka med de agila teamen är den frihet de har att planera och prioritera det dagliga arbetet. Men det blir också en utmaning om de agila teamet själva börjar prioritera vilket projekts uppgifter som ska gå först. En övergripande portföljstyrning med tydlig och väl förankrad prioritering är en förutsättning. Ett effektivt verktyg för det är så kallade ”cross-synk- möten” med berörda projekt och leveransteam.

– Det är mycket viktigt att hela tiden föra en dialog med ALLA och hjälpa till att prioritera.När man väl är överens är de agila teamen väldigt snabba på att lösa sina uppgifter eller problem, säger Anders.

Vill du veta mer om hur vi kan hjälpa din organisation med projektledning och agila arbetssätt? Kontakta oss på Donald Davies & Partners.

Hälsningar,
Anders Wrebo
Projektledare och partner, Donald Davies & Partners

Vad har du för tankar kring detta ämne? Kontakta oss gärna eller fortsätt diskussionen på vår Facebook eller på LinkedIn.

Läs även:

Insights: Agilt i praktiken – tre bra tips för projektledaren
Insights: Agil projektledning- DÅ är projektet klart!
Insights: 10 saker att tänka på inför agila projekt
Insights: När det agila möter det rigida

Vägrar projektet ta semester? Så bibehåller du momentum i sommar.

Alla som jobbar med att leda komplexa projekt vet hur stressigt och utmanande det kan vara. Det är samtidigt tjusningen med projektledarskap – få saker är så tillfredställande som att genomföra en lyckad förändring efter hårt jobb. Det betyder dock inte att du ska köra på tills du stupar, speciellt inte när alla andra njuter av semester i solen. På senaste #projektträffen pratade vi om att behålla momentum i projektet över sommaren.

 


Här följer våra bästa tips:

Håll koll på beslutsfattare, kontaktpersoner och deras tillgänglighet. Onödig stress uppstår ofta när man inte får tag på nyckelpersoner.
Kanske har du mycket som måste styras upp och delegeras. Kom dock ihåg att ta ett uppfriskande dopp eller en skön siesta mellan varven.
Ha kul, våga prova andra lösningar och fortsätt droppa vatten för att urholka stenen. Kombinera glädje, flexibilitet och uthållighet – alla goda ting är tre.
Se framåt: I framtiden lugnar det ner sig. Detta är något som alltid ska kommuniceras och arbetas mot, för att du inte ska tappa engagemang till projektet. Eller ännu värre – gå in i väggen.

Att kunna fokusera på kvalitativa mål och samtidigt ge sig själv tid för sinnesro, är lite av receptet för projektstyrning när den är som bäst. Varför inte flytta ut kontoret till hängmattan och göra nytta medan du njuter av värmen? Kom ihåg att sol är energi i sin renaste form – med andra ord perfekt uppladdning inför hösten!

Konsult-Mikael-Olund-projektledare-Donald-Davies-Partners_150x150

Ha en underbar sommar!
Mikael Ölund, projektledare och partner, Donald Davies & Partners

Vad har du för tankar kring detta ämne? Kontakta oss gärna eller fortsätt diskussionen på vår Facebook eller på LinkedIn.

Agilt i praktiken – tre bra tips för projektledaren

På den senaste #projektträffen talade vi om agilt i praktiken och om balansgången mellan agila arbetsmetoder och traditionella projekt. Går dessa till synes parallella världar att kombinera? Vilka är i så fall fördelarna?

 

Många kloka funderingar luftades under seminariet, med slutsatsen att det i många fall går alldeles utmärkt att kombinera projektledning med agila metoder. För att nå goda resultat kan du som projektledare exempelvis jobba mot att:

Få med dig ledningen och skapa ett gemensamt ”mindset” inom företaget. Det är när alla förstår och anammar det agila tankesättet, samt ser nyttan av det, som saker börjar hända.
Utnyttja den agila flexibiliteten och samtidigt tänka långsiktigt som vid traditionella projekt.
Sätta individen och vad denne kan bidra med i fokus, samt fungera som en kommunikatör mellan de olika kompetenserna i det agila projektet.

Om du som projektledare kan anpassa och utveckla dina metoder efter det agila tankesättet kommer du inte bara att fylla en viktig funktion – hela projektet kommer att leda till ännu bättre resultat för verksamheten i stort.

Besök gärna #projektträffen på LinkedIn och fortsätt denna ständigt aktuella diskussion. Nästa Projektträff äger rum 10 juni och kommer att belysa ett annat hett ämne inom projektledning, Så bibehåller du momentum i ditt projekt över sommaren. Mer info hittar du på www.projekttraffen.se eller i LinkedIn-gruppen #projektträffen.

Konsult-Mikael-Olund-projektledare-Donald-Davies-Partners_150x150

Somriga hälsningar,
Mikael Ölund, projektledare och moderator #projektträffen, Donald Davies & Partners

Vad har du för tankar kring detta ämne? Kontakta oss gärna eller fortsätt diskussionen på vår Facebook eller på LinkedIn.

Läs även:
Insights: Agil projektledning- DÅ är projektet klart!
Insights: 10 saker att tänka på inför agila projekt
Insights: När det agila möter det rigida

Agil projektledning – DÅ är projektet klart!

Hur vet vi när projektet är klart? Det var en av tio frågor vi ställde oss själva som projektledare i ett tidigare inlägg. Här tittar vi närmare på vad som krävs inför överlämning när man jobbat med en lösning på ett agilt sätt.

Traditionell planering enligt vattenfallsmodellen innebär att vi arbetar efter en fast plan och att allt värde kommer på slutet. Det agila arbetssättet innebär istället att vi när som helst kan avsluta projektet, så länge det tillfört det önskade värdet.

Här följer våra 3 måsten för att ett agilt projekt ska anses klart och redo för överlämning:

Det önskade värdet från projektet är tillfört i form av en eller flera förändringar
Processen som påverkats av den införda lösningen är stabil och effektiv
Alla i organisationen förstår syftet med förvaltningsmodellen och vet var alla befinner sig i förändringsprocessen

Vill du veta mer om mina erfarenheter från agila projekt eller hur vi på Donald Davies & Partners arbetar med agil projektledning? Kontakta oss!


Lars-Erik Sjöstrand
Partner på Donald Davies & Partners
Maila mig

10 saker en projektledare bör tänka på inför agila projekt

För många projektledare med vana från traditionella projektmetoder är det agila arbetssättet ännu okänd mark. I takt med att vi börjar utforska den, klarnar också bilden av projektledarrollen i modern form.

 

För att hitta svaren på hur ett agilt projekt skapar maximal nytta, och vilken roll vi projektledare har, är det en god idé att börja med att ställa en rad väsentliga frågor. Här följer en lista över funderingar jag själv haft nytta av inför agila projekt:

På vilket sätt säkrar jag resurser till projektet?
Hur styrs omfattningen av projektet?
Vilken ansvarsfördelning ska gälla mellan alla roller i projektet och verksamheten?
Hur vet vi när projektet är klart?
Hur ska kravställningen gå till?
Hur säkerställer vi att rätt lösning tas fram?
Hur ska framdrift av lösningen samordnas?
Hur påvisas progress när traditionella tidplaner överges?
Hur skapar man som projektledare samordning och en helhetslösning för projektet?
Vad innebär det att lämna över till förvaltning?

När du funnit svaret på frågorna är du väl rustad för att ta dig an dina agila utmaningar! Vill du veta mer om agila arbetsmetoder eller om mina erfarenheter från ledande befattningar i agila projekt? Kanske har du tankar om arbetssättet i din egen verksamhet? Kontakta mig gärna här!

Jobbar du med agila projekt? Skriv ut de 10 frågorna!
Här kan du ladda ner ovan tio frågor som en pdf.


Hälsningar

Lars-Erik Sjöstrand
Projektledare på Donald Davies & Partners

Läs gärna min profil.

När det agila möter det rigida

Agila arbetsmetoder används i dag i alla slags verksamheter. De flesta håller nog med om att en tätare kommunikation mellan beställare och leverantör, samt ökad lyhördhet mot slutanvändaren, är något positivt. Men hur matchar man det agila arbetssättet med de rigida strukturer som alltid finns och med ett traditionellt styrsätt? Och vilken roll har projektledaren i de agila projekten? Det här är viktiga frågor för oss.

När vi själva arbetat med agila projekt, har vi kunnat se både uppenbara fördelar och utmaningar. De här till exempel:

  • Ett öppet förhållningssätt till förändring, det vill säga ett agilt förhållningssätt, gör ofta slutprodukten bättre.
  • Delaktigheten i projektet och förståelsen för dess syfte ökar.
  • Ett agilt arbetssätt ger projektteamet mer ansvar och frihet. Projektledarens roll går då mer mot att förmedla ”the big picture” till beställaren och teamet, och till att coacha mer än att styra.
  • Ledningen och organisationen i stort måste ha en förståelse för vad det agila innebär.
  • Styrgruppen behöver vara närmare projektet för att kunna förstå och följa upp det som händer.
  • När agila projekt lyckas skapar de största möjliga nytta på kortast möjliga tid. Något som är lättare att uppnå i vissa verksamheter – exempelvis mindre organisationer – än i andra.

Medan vissa ser traditionella projektmetoder och -modeller som förlegade, ser andra en möjlighet att kombinera det bästa av två världar. Hur arbetar din organisation i dag? Har du tankar kring agila projekt? Hör gärna av dig om du behöver hjälp i din verksamhet, eller om du bara vill diskutera agil projektledning.