Nyttoeffekter – för vem gör vi vad och varför?

Ett projekt syftar till att skapa förändring. Men varför just detta projekt? Finns det en förståelse i organisationen? Är det i linje med den övergripande strategin? Detta är stora och viktiga frågor inför ett projekt.  För vem gör vi egentligen vad, och varför?

Identifiera nyttoeffekterna

Tidigt i projektet är det viktigt att få svar på frågan varför – det är den viktigaste frågan. Svaret på varför en förändring ska genomföras kommer man fram till genom att identifiera förändringens nyttoeffekter, det vill säga verksamhetsnyttor som kan ske till följd av en förändring. Nyttoeffekterna är viktiga att förankra hos olika intressenter för att skapa förståelse och engagemang hos de som berörs av förändringen.

Värdering & uppföljning av nyttoeffekter

När man arbetar i projekt handlar det om att analysera, värdera, presentera och ta hem effekter. Vi använder oss ofta av Workstorms för att analysera och värdera nyttoeffekter. Vid en Workstorm samlar vi organisationens nyckelpersoner, det vill säga personer som har bra insyn och en helhetsöverblick av organisationen som då tillsammans med projektledaren får identifiera och värdera de olika nyttoeffekterna. Det krävs ca 3-4 Workstorms för att analysera de allra viktigaste nyttoeffekterna.

Efter att nyttoeffekterna är identifierade och värderade är det viktigt med kontinuerlig prioritering, uppföljning och utvärdering för att se till att vi får de nyttor som vi tänkt oss. Denna information är viktig för bästa möjliga utfall av projektet. Det är också viktigt för organisationens lärande då man kan utvärdera och se vad som kan göras annorlunda i framtiden för att effektivisera och förbättra projektarbetet.

Tidigt i projektet är det viktigt att få svar på frågan varför – det är den viktigaste frågan.

I arbetet med att realisera nyttoeffekterna är det ovärderligt med tidiga exempel som kan ge förståelse av vilka insatser som skall prioriteras. Här är agila modeller värdefulla förstås men det kan också vara referensstudier eller pilotprojekt etc.

Det är också viktigt att fundera på i vilken ordning som projektet fokuserar på olika nyttoeffekter, till exempel att ha kundnöjdhet/användbarhet i fokus inledningsvis för att få ett bra mottagande av leveransen. Därefter kan man komplettera med nyttoeffekter som fokuserar mer på effektivitet och kostnadsbesparing. För att hålla igång dialogen om nyttoeffekterna under hela projekttiden är det viktigt att ha mottagare/verksamhet involverade. För vem gör vi egentligen vad och varför? Frågan om varför är något som förenar.

Robert Sandbergs checklista till dig som Förändringsprojektledare:

  • Kom ihåg VARFÖR-frågan, den är lätt att glömma när man fått ett scope, se till att ompröva och fundera på om något glömts av.
  • Beskriv & värdera nyttoeffekter, visa upp struktur och ha med dessa genom hela projektet.
  • Jobba agilt för att maximera nyttoeffekter.
  • Kommunikation är a och o.
  • Det behövs både projekt-och förändringsledning.


Hälsningar,
Robert Sandberg
Förändringsprojektledare och partner, Donald Davies & Partners

 

Vill du veta mer om våra förändringsprojektledare och vad vi kan göra för din verksamhet? Vi kan projekt. Kontakta oss på Donald Davies & Partners.

Vad har du för tankar kring detta ämne? Kontakta oss gärna eller fortsätt diskussionen på vår Facebook eller på LinkedIn.

Läs även:
Workstorm som metod
Insights: Hos vem innebär projektet en förändring? Tre steg för en bra intressentanalys.
Insights: Ge ditt projekt en bra start – ta tjuren vid hornen!
Insights: Fyra hörnstenar för effekthemtagning