På den femte gäller det – vi styrde projektet rätt

På den femte gäller det – vi styrde projektet rätt

För ett företag som är världsledande inom sitt område, gäller det att alltid hålla tidplanen i projekten, stora som små. Om rutinerna brister kan det inte bara stjälpa projektet i fråga, utan även komma att påverka verksamheten i sin helhet.

Donald Davies & Partners hade tidigare hjälpt ett världsledande företag som arbetar med utrustning för gruvindustrin med goda resultat. Den här gången behövde kunden hjälp med granskningen av ett pågående projekt som syftade till att ta fram en Business Intelligence-lösning för hela företaget. Projektet hade redan misslyckats och startats om fyra gånger på grund av en rad brister som behövde identifieras och åtgärdas.

Varje problem har en lösning
Tidigt i projektrevisionen stod det klart att man inte kunde hålla tidplanen under rådande omständigheter. Ingenting fanns på plats och saker hade genomförts ogenomtänkt, utan att kostnads- och tidsestimering tagits med i beräkningen. Dessutom var styrgruppen alltför svag för att i nuvarande form leda ett så pass krävande projekt. Detta var dock ingen större hemlighet och förhoppningen var att Donald Davies & Partners skulle kunna bidra med en rak och konstruktiv genomlysning, samt att med nya glasögon ge förslag på hur problemen kunde lösas så effektivt som möjligt.

Kunden var lyhörd inför de förslag vi lade fram och tillsammans såg vi till att gå till botten av bristerna i projektet. Resultatet blev tillfredsställande både för oss konsulter och för kunden.

Mikael Ölund, Partner, Donald Davies & Partners

En flerstegsraket i rätt riktning
Det finns många sätt att genomföra en revision i större skala. Några grundläggande åtgärder – som Donald Davies bland annat använde sig av i detta specifika fall – är:

  • Att identifiera problemet
    Varför har projektet havererat? Genom grundliga analyser och intervjuer med väl utvalda nyckelpersoner från samtliga instanser i projektet och verksamheten, kan man tydliggöra roten till problemet.
  • Att rensa luften
    Våga säga som det är. Kanske behöver projektledaren eller styrgruppen bytas ut. En öppen och ärlig dialog är både uppskattad och viktig för att projektet ska ha en chans att överleva.
  • Att finjustera styrningen
    Se till att styrmodellen i projektet fungerar och att samtliga led kommunicerar. Vilken insyn har projektledaren och ledningsgruppen? Vet alla vad målet med projektet är och vad som förväntas av dem?
  • Att peka ut vägen
    Gör en ny projektplanering utifrån slutsatserna. Definiera de affärsmässiga kraven och den tekniska arkitekturen i projektet, samt hur man ska jobba med lösningen på lång sikt. Sätt en ny grund för hela projektet genom att ändra omfattningen, kraven och processerna.

Ingen revision är den andra lik, men en nyckelregel för kunden är att ta till sig granskningen hundraprocentigt om man förväntar sig en optimal lösning. En halvhjärtad insats får vanligen ett resultat därefter. I detta projekt valde kunden att genomföra en stor del av de förslag som Donald Davies & Partners lade fram och projektet gick slutligen i hamn.

Donald Davies & Partners roll i projektet:

  • Att granska projektet och få det på rätt väg med en trovärdig tidplan.

Tre viktiga lärdomar från detta uppdrag:

1. Känsliga frågor bör tas separat med enskilda berörda, för att sedan förankras i verksamheten som helhet.
2. Ju fler personer man intervjuar och samtalar med, desto viktigare är det att snappa upp nya frågeställningar och utveckla sättet att tänka kring projektet och genomlysningen.
3. Att ta in kunniga intressenter från omvärlden – utan direkt koppling till projektet – som får ge sin syn på saken, kan ha positiv effekt för verksamheten.