Modernisering av ICAs automatiserade centrallager – under pågående drift

Modernisering av ICAs automatiserade centrallager – under pågående drift

I Västerås finns en av ICAs distributionsenheter som bland annat innefattar ett stort så kallat höglager med 22 000 pallplatser. När höglagrets omfattande automationsanläggning skulle moderniseras fick Jan Olsson från Donald Davies & Partners rollen att projektleda skiftet. Ett driftkritiskt förändringsprojekt som inte fick påverka landets 1 300 ICA-butiker.

Den befintliga automationsanläggningen i höglagret, bestående av sex kranar och ett flera hundra meter långt pallbanesystem, togs i bruk under 90-talet. Livslängden var nu nådd och i ett efterlängtat skifte till ett nytt fanns stora effektiviseringsvinster att hämta. Kranarna var nya sedan något år tillbaka och nu var det pallbanesystemets tur. Ett nytt system skulle bli närmare 100% snabbare! Utmaningen var att genomföra skiftet – det vill säga riva, bygga och driftsätta en ny anläggning med tillhörande system – med minimal påverkan på leveranserna till landets ICA-butiker. Skiftet planerades under fem veckor under sommaren 2017.

Jan Olsson, partner på Donald Davies & Partners, tog över huvudprojektledarskapet i mars 2017 efter att upphandlingen av det nya automationssystemet var genomförd. Projektteamet bestod av medarbetare från flera funktioner på lagret i Västerås, medarbetare från IT centralt samt ett antal underleverantörer. Styrgruppen var tvärfunktionellt sammansatt av ansvariga chefer från Logistik, IT och varuförsörjning.

Hur hantera vi lagerdriften utan ett befintligt höglager?

Planera, analysera och testa

Den första uppgiften för Jan var att snabbt sätta sig in i projektet och göra en omfattande planering och riskanalys av skifte och driftsättning. Samtidigt behövdes en plan för hur lagerdriften skulle hanteras utan ett befintligt höglager. 22 000 pallplatser behövde omfördelas till alternativa lagerplatser internt och externt. Projektteamet gjorde en omfattande inventering och analys av lagret, vilka pallar som kunde ”låsas in”, det vill säga göras otillgängliga under skiftet, och vilka som behövde vara tillgängliga.

Ungefär två tredjedelar av pallarna, det vill säga mer än 14 000 st, behövde vara tillgängliga under de fem veckor långa skiftet. Ett stort förarbete inleddes för att frigöra kapacitet internt, samt att säkerställa tillfälliga lokaler och pallplatser i närområdet, följt av planering av logistik, säkerhet med mera för de nya tillfälliga lagren.

Inte nog med det. Parallellt under våren arbetade projektteamet även med omfattande tester av den nya automationsanläggningens hårdvara och mjukvara. Testerna genomfördes tillsammans med leverantörerna i flera steg, allt från fristående tester till integrationstester i testmiljö med det överordnade lagersystemet.

– Det är viktigt att göra ambitiösa tester innan driftsättning. Det ger också lite extra ”luft” i genomförandet om man av någon anledning inte då skulle hinna testa i den omfattning man planerat, säger Jan.


Riva, bygga och driftsätta

Sista delen i projektet var själva genomförandet då den gamla anläggningen skulle rivas och den nya byggas och driftsättas. Som samordnande projektledare var Jans uppgift att se till så att ombyggnationen genomfördes enligt plan. Sedan var det dags att testa, driftsätta, ”rampa upp” och till sist lämna över det nya systemet till lagerdriften. Detta innebar bland annat dagliga samordningsmöten med lagerdriften och samtliga underleverantörer på plats.

Att hela teamet vet vad som sker och känner för leveransen är a och o

Framgångsfaktorer och värdefulla spin-off effekter

Det övergripande målet att skifta till en ny effektivare automationsanläggning inom utsatt tid lyckades! Ett antal värdefulla spin-off-effekter kunde också räknas hem. Till exempel fick organisationen en lyckosam erfarenhet av att arbeta i projektform. En kunskap och insikt som ger verksamheten självförtroende för framtiden.

Som huvudprojektledare vill Jan lyfta fram följande framgångsfaktorer från detta projekt:

– Att som projektledare verkligen finnas där, vara nyfiken och kavla upp ärmarna, är oerhört viktigt för både projektet och verksamheten. Jag flyttade till exempel ut mitt kontor mitt i höglagret. Detta underlättade också för den så viktiga dialogen och kommunikationen med alla inblandade. Att hela teamet vet vad som sker och känner för leveransen är a och o!, avslutar Jan.

Slutresultatet blev ett väl genomfört projekt med minimal eller ingen påverkan för ICAs butiker och slutkunder.

Donald Davies & Partners roll i projektet:

  • Huvudprojektledare med ansvar för genomförande, testning och systemintegrering av det nya systemet.
  • Förändringsledning – skapa förståelse, samsyn och engagemang för förändringen.
  • Samordning, samplanering och synkning av aktiviteter mellan projektteam, underleverantörer och lagerdriften.

 

Tre viktiga lärdomar från detta uppdrag:

  • Man kan aldrig lägga för mycket tid på att kommunicera som ledare.
  • Vikten av att snabbt sätta sig in i verksamheten, förstå huvuddragen i uppdraget, skapa en tydlig målbild och snabbt komma igång för att säkra styrfart i rätt riktning.
  • Arbeta med teamet och skapa samsyn och handlingsfrihet – kalibrera värderingar och värdegrund, ”vad är viktigt för oss”, samt röja hinder och skapa förutsättningar för teamet att kunna agera självständigt.