Ett lyckat mastodontprojekt hos gruvjätten

Ett lyckat mastodontprojekt hos gruvjätten

Att genomföra ett affärsförändringsprojekt på global skala är alltid en stor utmaning, inte minst för en projektledare och programchef. För Mats Gustafsson från Donald Davies & Partners blev uppdraget hos storkunden inom gruvindustrin en sju år lång resa, som tog honom och hans arbetsteam runt hela jorden. Hans uppdrag: att införa ett och samma ERP-affärssystem i merparten av de länder där företaget var verksamma. Ett eldprov även för den mest erfarne.

Från tekniska utmaningar till projektkulturkrockar

En av huvuduppgifterna för Mats och teamet blev att analysera, kartlägga och överse företagets rådande affärssystem, infrastruktur och arbetssätt. Först när detta var gjort kunde rätt data implementeras till det nya systemet. Svårigheterna bestod i att systemen och affärsinformationen som användes varierade från land till land och från kontor till kontor. Den dagliga driften sköttes ibland av lokala resurser och skillnaderna var stora mellan länderna när det gällde hur långt man kommit i systemutvecklingen och hur man jobbade i systemet. Förutom de tekniska delarna, var det även tydligt att uttryck som ”klar på fredag” hade olika innebörd beroende på plats och vem man frågade. Kulturkrockar i allmänhet, och projektkulturkrockar i synnerhet, blev snabbt en del av utmaningen.

Ett team som kan kavla upp ärmarna och leverera under högt tryck är guld värt i ett omfattande projekt som detta.

Mats Gustafsson, programchef och projektledare

En massiv insats som gav resultat

Med ”one system fits all” som målbild, var den enda tänkbara lösningen att kavla upp ärmarna och göra punktinsatser på varje enskilt företagskontor i samtliga världsdelar. Under sju år genomfördes fler än 50 projekt, med mellan åtta och tio parallella projekt. Åtgärderna kunde vara små eller stora, men ingenting fick lämnas åt slumpen. I rutinerna ingick bland annat:

Utbildning av lokala resurser

Hela syftet med att införa det nya affärssystemet var effektivisering och ett gemensamt arbetssätt – att kunna jämföra äpplen med äpplen och päron med päron. I den kritiska fasen att sätta upp det nya systemet och att säkerställa att all data från det gamla systemet kunde överföras på ett korrekt sätt, behövdes även den lokala personalen. Förändringar (om än förbättringar) vållar alltid visst motstånd och att ofta genomföra dessa i länder där engelska inte är modersmål var alltid en utmaning, speciellt när projektet gjordes parallellt med deras ordinarie jobb.

Uppdatering av affärsprocess- och teknisk kompetens

Vissa länder och kontor var bättre rustade än andra för en större förändring. Såväl de tekniska luckorna som de olika arbetssätten och legala krav krävde på många håll stora insatser, innan det nya systemet kunde införas.

Support och förvaltning

Inga system är vattentäta och buggar kan alltid dyka upp. Men vad händer om den tekniska kompetensen för att lösa situationen, eller de som bättre förstår arbetsprocessen, sitter på andra sidan jorden? Kommunikationen mellan resurserna utspridda över hela världen, var en av de största utmaningarna för Mats och hans team.

Koordinering inför lansering

Att trycka på knappen och ”gå live” är väl ingen konst? När ibland tio länder ska göra det samtidigt, i helt olika tidszoner, är det inte lika självklart. Speciellt som delar av teamet samtidigt har ansvar över förvaltning och support av allt som är i drift. Att koordinera, kommunicera och ställa krav på effektivisering var a och o i det övergripande projektet.

Resultatet av det sju år långa projektet blev att företagets försäljningsenheter effektiviserades genom ett enat arbetssätt och att rapporteringen blev mer enhetlig globalt.

Donald Davies & Partners roll i projektet:

  • Att ansvara för och projektleda hela det globala programmet med alla implementeringsprojekt. Mats Gustafsson hade rollen som programchef och projektledare.

Tre viktiga lärdomar från detta uppdrag:

  1. Kommunikation och samarbete är en viktig nyckel till ett lyckat projekt/program.
  2. Att olika människor har olika värderingar och syn på hur man arbetar i projekt. Att prata med en projektdeltagare i Sandviken skiljer sig från att prata med en i Sydafrika. Ingen är perfekt och det finns både för- och nackdelar hos alla.
  3. Ett motiverat och kompetent projektteam kan göra underverk tillsammans.