Katastrofsäkring av mångmiljoninvestering hos Lantmäteriet

Katastrofsäkring av mångmiljoninvestering hos Lantmäteriet

Att ersätta det gamla med det nya har ofta en positiv effekt på en verksamhets utveckling, men kan vara lättare sagt än gjort. Och när det handlar om säkerhet och lagring av viktig information för statliga myndigheter, finns det inget rum för brister i systemen.

För en viktig statlig myndighet som Lantmäteriet – som bland annat ansvarar för att kartlägga Sverige, hantera gränser och säkra ägandet av fastigheter – måste säkerhet komma i första rummet. Ett attentat, en brand eller ett större systemfel skulle kunna innebära en samhällskatastrof, exempelvis om viktig information försvinner.

Lantmäteriet, som tidigare använt sig av en katastrofsäkring i stordatormiljö från 1970- och 1980-talet, bestämde sig för att ta steget till Open-miljö i samband med det nya utvecklingsprogrammet Inskrivningsprogrammet. Denna uppdatering innebar inte bara ökad effektivitet utan också tillgång till en ny katastrofsäkring som går att testa parallellt med den dagliga verksamheten. Att när som helst kunna sätta igång ett katastrofscenario och bevisa att katastrofsäkringen verkligen fungerar, är unikt för detta projekt.

Beslutet om att genomföra en katastrofsäkring togs dels för att Lantmäteriet tidigare gjort analyser som pekat på att den dåvarande katastrofsäkringen inte höll måttet på grund av tidigare gjorda utvecklingsinsatser, och dels för att man stod inför en mångmiljonsatsning på Inskrivningsprogrammet. Katastrofsäkringen är en försäkring av den stora investeringen.

Fakta Inskrivningsprogrammet:

Inskrivningsprogrammet är ett utvecklingsprogram som bland annat syftar till att effektivisera inskrivningsprocessen för fastigheter, genom nya IT-lösningar för handläggning och lagring av information. I och med Inskrivningsprogrammet, som är ett steg i uttåget från stordatormiljön, föll den föråldrade katastrofsäkringen.

Övning ger färdighet

En central del av processen var att identifiera de samhällskritiska funktionerna inom Lantmäteriet, samt identifiera den tillhörande informationen. De tekniska utmaningarna i katastrofsäkringen av Lantmäteriet inkluderade:

  • Att ta reda på vilka system som är kritiska för att verksamheten ska fungera. Detta eftersom man av kostnadsskäl inte kan överföra all information från Gävle till reservmiljön i Kiruna.
  • Att se till att IT-förändringar och uppdateringar i Gävle alltid stämmer med reservmiljön i Kiruna.
  • Att säkerställa att banker och andra som jobbar mot IT-lösningarna i Gävle – exempelvis med kartinformation, pantbrev och krediter – även kan nå systemet i Kiruna.

Men i en organisation med 2000 anställda, är en katastrofsäkring sällan begränsad till bara informationsförsörjning till en reservmiljö och IT. Det finns även en lång rad andra områden att ta hänsyn till och säkra. Och när man genomför en katastrofsäkring är det viktigt att utgå från verksamhetens behov. Kristian Warrol, testledare i projektet, förklarar:

”Översynen av Lantmäteriets IT-lösning i Gävle och Kiruna, att informationen var kompatibel med samarbetspartners och kunder, var en av de centrala uppgifterna. Men den mänskliga faktorn är ofta minst lika viktig i den här typen av projekt. Hur hanterar man personal och kunder under de dagar då verksamheten är utslagen? Hur når man samhället och anställda med information utan internet eller telefoni? Fungerar ens hissarna på kontoret? Nyckeln till en lyckad katastrofsäkring är att testa, utvärdera och sedan testa på nytt tills det blir rätt”.

Tekniska tester och scenarion – två sätt att katastrofsäkra på Lantmäteriet

  1. Testledaren valde ut ett system och ett ärende som redan avhandlats i Gävle. Reservmiljön startades i Kiruna, där de anställda fick gå igenom exakt samma ärende igen. Fattades något? Integrerade programmen med rätt saker och svarade webbgränssnittet som det ska? Behövde man justera systemen?
  2. Testledaren iscensatte katastrofer. Exempelvis kunde de anställda få ett samtal om att systemen var utslagna av en brand. Hur agerade man? Vilka rutiner följdes? Vad kunde göras bättre till nästa gång?

Långsiktiga kunskaper för ökad effektivitet

Projektet på Lantmäteriet, som sträckte sig över två års tid, bygger på att den kritiska verksamheten ska vara igång igen efter 4-72 timmar vid en katastrof i Gävle. Detta innebär i praktiken att Lantmäteriet ska ha en fungerande organisation inom tre dygn från det att olyckan är framme.  Men de rutiner och metoder som fastslås vid en katastrofsäkring måste samtidigt testas och uppdateras kontinuerligt, eftersom både en organisation och omvärlden ständigt förändras. För Lantmäteriet har katastrofsäkringen inneburit en ökad medvetenhet om riskerna i verksamheten och en klarare helhetsbild över organisationens rutiner och interna samarbetsprocesser.

Att kunna testa katastrofsäkringen i realtid utan att verksamheten stannar upp ger trygghet på ett plan som inte tidigare var möjligt.

Anders Enmark, Lantmäteriet

Tre nycklar för att katastrofsäkra

1) Investera tillräckligt med tid
Det är viktigt att se över alla kritiska områden i verksamheten. Ofta hittar man problem där man minst anar det. En helhetsbild är väsentlig, speciellt för en större organisation.

2) Engagera hela verksamheten
Hela organisationen bör delta i processen och utföra kontinuerliga tester. Om olyckan skulle vara framme, är det viktigt att alla vet vad deras respektive roll är.

3) Öva kontinuerligt
Kontinuerlig övning är a och o. Iscensätt olika scenarion och träna på åtgärder. Detta kommer att underlätta den dag det blir skarpt läge. Lantmäteriet behöver exempelvis öva på katastrofsäkring en gång per år.

Vill du läsa mer om vad som kan ingå i en katastrofsäkring ledd av Donald Davies & Partners? Klicka här.

Donald Davies & Partners roll i projektet:

  • Att leda projektet för katastrofsäkring, analysera organisationens behov samt genomföra grundliga tester av hela lösningen.

Tre viktiga lärdomar från detta uppdrag:

  1. Att börja med att utgå ifrån verksamhetens behov.
  2. Att ett projekt som detta kräver att hela organisationen är engagerad och involverad – uppifrån och ned, inte bara inom IT eller larmberedskap.
  3. Att ett projekt som detta leder bort från stuprörstänkande till samverkan på alla nivåer.