Insights Premium är vårt sätt att dela med oss av vår gedigna kunskap och erfarenhet som kan hjälpa dig att utvecklas inom projekt- och processledning. Ta del av exklusiva artiklar, checklistor och annat innehåll!
I vår serie på temat styrgruppens arbete har vi kommit fram till den sista delen där vi delar med oss av vår checklista för hur du kan göra ett effektivt styrgruppsarbete.
Läs tidigare Insights i vår serie på temat styrgruppens arbete:
Del 1: Hur ser man till att bädda för en engagerad styrgrupp?
Del 2: Kraften hos den agila styrgruppen
Styrgruppens roll är att hinderröja och styra projektet i rätt riktning. Men hur blir styrgruppens arbete så effektivt och framgångsrikt som möjligt? Vad behöver styrgruppen för att kunna hjälpa mig som projektledare? Att styrgruppen har rätt mandat och engagemang är en av nyckelfaktorerna.
Här kommer våra 6 viktigaste spelregler för ett effektivt styrgruppsarbete.
1. Att bädda för en engagerad styrgrupp
Mycket handlar om inställning och att se sin egen roll i styrgruppen. Man sitter inte i en styrgrupp utan man jobbar i en styrgrupp. Det gäller att ha kontinuitet och att vara engagerad. Som styrgruppsmedlem är man inte bara med för att “lyssna in” och få information, utan för att driva projektet framåt. Det är bättre att ha med engagerade medarbetare med mandat och tid för rollen istället för “Head of”-chefer som inte har tillräckligt med tid eller insatta på den detaljnivå som kan krävas.
Det är viktigt att ha en god relation till alla medlemmar i styrgruppen så att du som projektledare kan lobba, förankra och styra beslut och diskussioner i den riktning som projektet kräver. Se till att under arbetets gång finnas nära och påminna, visa engagemang och inspirera!
2. Mandat – var och när kan vi ta beslut?
Sponsorn äger projektet, men styrgruppen med styrgruppsordförande i spetsen styr projektet. Projektledaren ska främst kunna vända sig till styrgruppen för beslut.
Rätt roller, kompetenser och mandat i styrgruppen, är viktigt att tydligt sätta vid bildandet av styrgruppen. Den som är med i styrgruppen ska vara engagerad och delta i arbetet kontinuerligt och inte låta en ersättare delta i möten. Det är viktigt att tidigt fastställa var och när beslutsfattandet ska ske. Risken är annars att det blir (för) långa beslutsvägar, vilket kan äventyra deadlines etc.
Förtroende från organisationen krävs för att beslut ska kunna tas under ett styrgruppsmöte. Styrgruppen ska ha mandat att fatta beslut i alla frågor som rör projektet. Om styrgruppen vid enstaka tillfällen inte kan fatta beslut måste eskaleringsprincipen vara tydlig och kommunicerad så alla i gruppen vet hur och när beslut fattas.
3. Organisationens bästa
Ibland kan styrgruppen behöva ta beslut som inte är gynnsamma för en viss avdelning eller del av organisationen just för tillfället. Här är det viktigt att styrgruppens medlemmar ser hela bilden och har hela organisationens bästa i åtanke vid alla diskussioner. Det är viktigt att kunna motivera de beslut som tas, och att styrgruppsordföranden ge stöd till de som ska ta beslutet vidare och förankra det. Vid obekväma beslut ska styrgruppen ställa sig frågan: Vem ska beslutet komma ifrån för att det ska tas emot väl? Avdelningschef, sponsor, VD eller GD?
4. Kraften i en mötesagenda
Att komma förberedd till ett möte samt att respektera andras tid är något som är mycket viktigt. Som projektledare är det viktigt att tala om vad du behöver och att du är tydlig. En genomtänkt agenda är a och o och det är styrgruppsordförandens roll att se till så att agendan hålls och att viktiga beslut tas. Styrgruppsmöten är inte “informationsmöten i största allmänhet”. Det är även viktigt att ha ett gott samarbete med styrgruppsordföranden, många beslut tas informellt innan styrgruppsmötet.
5. Projektet ska styra mötesfrekvensen
Styrgruppsmöten bör bokas in så att de samspelar med projektet. Denna flexibilitet utifrån projektets behov är nödvändig så att viktiga beslut kan tas, avrapportering ske och saker stäms av i tid.
Agila projekt kan ha avstämningsmöten som är korta och ofta, kompletterat med fördjupningsmöten, medan traditionella metoder snarare sätter möten efter behov men med högst 6-veckors intervaller mellan dessa. Projektets komplexitet bör avgöra mötesfrekvensen.
6. Vikten av utvärdering
Det är också viktigt att ta en retro, retroperspektiv/utvärdering, av styrgruppsarbetet över tid. Exempelvis genom att gå igenom dessa spelregler. Hur har det fungerat? Vad kan förbättras? Som projektledare, rapporterar jag rätt saker? En trygg och avslappnad miljö för utvärdering bäddar för förbättringsmöjligheter och ett öppet klimat.
Hoppas denna checklista hjälper dig till nya idéer och perspektiv för att göra ditt styrgruppsarbete mer effektivt!
Hälsningar,
Emma Wilde & Bodil Ekström
Projektledare och partners, Donald Davies & Partners
Checklistan som utskriftsvänlig PDF: Checklista – 6 spelregler för ett effektivt styrgruppsarbete
Vad har du för tankar och erfarenheter om styrgruppsarbete? Kontakta oss gärna eller fortsätt diskussionen på vår LinkedIn. Vi kan projekt!
Kontakta oss på Donald Davies & Partners här!
Insights Premium är vårt sätt att dela med oss av vår gedigna kunskap och erfarenhet som kan hjälpa dig att utvecklas inom projekt- och processledning. Ta del av exklusiva artiklar, checklistor och annat innehåll!
Fyll i ditt telefonnummer här.
