En röd person struntar i projektplanen

 

Hur kommunicerar vi med varandra i projektet? Till vem ska vi kommunicera, vad ska vi säga och varför? En kommunikationsplan är ett viktigt styrdokument när det kommer till projektplanering. Att veta vem man kommunicerar med och hur de vill ha informationen till sig, är a och o.

Något vi understrukit tidigare angående projektets planeringsfas är vikten av en gedigen intressentanalys. Här kan du läsa vårt tidigare inlägg om det! När alla intressenter är identifierade bör kommunikationsplanen upprättas. Den första delen vid upprättandet av en sådan plan innebär att tänka igenom vilka olika personer, grupper och avdelningar du ska kommunicera till, och vad syftet med förändringen är för varje målgrupp.

Ofta pratar man om ”vad som ska ske härnäst” och ”hur” men man glömmer ofta bort ”varför”. ”Varför” är en viktig nyckel som ger både intressenterna och projektledaren viktiga insikter, och som i sig driver delprojekt eller projekt framåt och skvallrar om hur de ska genomföras.

En röd person struntar i planen

Vid implementering av en förändring måste du beskriva för mottagaren vad det är som ska realiseras. En del personer behöver se det visuellt, en del måste höra, och för andra räcker det med att de själva får läsa en detaljerad plan. Det är viktigt att hantera olika personer på olika sätt. En ”blå” person* måste till exempel få en detaljerad plan, samtidigt som en röd person ”struntar i planen”, och hittar andra sätt att ta till sig projektet på. För dem är syfte och målbild viktigt.

Under hela projektets genomförande har sedan en löpande kommunikation en avgörande roll. Det viktiga är att skapa en dialog, så att projektledaren hela tiden får indikationer om hur projektet fortlöper och om någon eller några intressenter inte hänger med i förändringen. Att tydliggöra för alla intressenter vem de kan och ska ha dialogen med är avgörande, utan en bra dialog kommer man att misslyckas med projektet.

Då finns det risk för att man har att göra med motarbetare istället för medarbetare.

Ett projekt flyter sällan på smärtfritt hela vägen från planering till mål, och som projektledare möter man många utmaningar längs vägen. Ibland behöver man samla extra kraft och energi! Därför har vi sammanställt en Spotify-lista med låtar som våra projektledare gärna lyssnar på. Enjoy!

Projektledarens Spotify-lista


  • Happy – Pharrell Williams
  • Krama dej – Björn Skifs
  • Liebe Offensive – Wulfband
  • Snabbköpskassörskan – Di sma undar jordi
  • Wake Me Up When September Ends – Green Day
  • Fyra Bugg & en Coca Cola – Lotta Engberg

 

Vill du veta mer om våra förändringsprojektledare och vad vi kan göra för din verksamhet? Vi kan projekt. Kontakta oss på Donald Davies & Partners.


Hälsningar

Anders Boson
Projektledare och partner
Donald Davies & Partners

 

Vad har du för tankar kring detta ämne? Kontakta oss gärna eller fortsätt diskussionen på vår Facebook eller på LinkedIn.

Läs även:
Insights: Börja med slutet. Fem rubriker i en snygg målbild!

 

*Här kan du läsa mer om färgerna blå, röd, gul, grön och vilka personlighetsdrag som beskriver varje färg.