Lyckad projektledning av SEBs stora systemskifte

Lyckad projektledning av SEBs stora systemskifte

Hur projektleder man omläggningen av ett nytt fondsystem som berör en miljon kunder? Hur kvalitetssäkrar man införandet av ett nytt system som ska integreras med 50 andra system? Anders Wrebo, partner på Donald Davies & Partners, var huvudprojektledare när det kanske största systeminförandet under senare år i bank-Sverige genomfördes våren 2016 på SEB. Ett omfattande projekt över flera år, som kulminerade i en helg i april då omläggningen ägde rum.

Tiden var mogen. Ett föråldrat fondsystem, nya regulatoriska krav och nya tjänstebehov gjorde att SEB för flera år sedan beslutade att byta fondsystem. En förbättring som skulle innebära ett bredare tjänsteutbud och bättre service för kunden, liksom nya affärsmöjligheter och en modern plattform för framtida digitaliseringar för banken.

Projektet hade pågått ett antal år och gjort några leveranser när det 2014 gick in i en ny fas. Ett behov av förstärkt projektledning uppstod och Anders Wrebo, partner på Donald Davies & Partner, anlitades som huvudprojektledare för införandet av det nya systemet. Anders hade vid denna tidpunkt en gedigen bakgrund av att leda, och framförallt slutföra, omfattande projekt hos bland annat SEB. Den övergripande uppgiften blev att driva projektet mot tidplan och samtidigt kvalitetssäkra leveransen och införandet. En roll som bland annat innebar ansvar för utveckling, migrering, verksamhetsanpassningar och business readiness – ett helhetsansvar både ur ett verksamhets- och it-perspektiv.

Över 30 agila förvaltningsteam

Utmaningen var inte bara att byta system, utan även att det skulle integreras med ett 50-tal andra system. Dessutom skulle själva omläggningen ske under endast 60 timmar, under en och samma helg. Över 200 personer från olika delar av banken arbetade i projektet. Utvecklingen och anpassningen gjordes av över 30 agila förvaltningsteam.

Ett tydligt krav var att kunderna inte skulle känna av skiftet på något negativt sätt. Till exempel fick inte fel uppstå efter införandet som gjorde att kunderna inte kunde handla i fonder, eller att de fick felaktiga innehav. Därför blev testning av funktionalitet och prestanda, samt repetering av migreringen inför omläggningen avgörande. Anders var drivande i att det skapades en komplett parallell testmiljö där tester och övning kunde genomföras i flera omgångar.

Dags för den stora omläggning

All handel med fonder, och Internetbanken, stängde kl 18 på fredag den 15 april. På måndag morgon 18 april skulle det nya systemet vara igång. Helgen där emellan var planerad in i minsta detalj och en stor beredskap med extra resurser ifall något skulle gå fel under helgen och tiden efter, sattes in. Till exempel hade telefonbanken extra personal och resurser på plats. Men den extra beredskapen behövde aldrig utnyttjas.

Samma dag som systemet gick live kunde förvaltningen ta över driftansvaret helt. Det är unikt.

– Omläggningen gick över förväntan. Under de första dagarna efteråt uppkom endast ett fåtal smärre problem som vårt team snabbt kunde åtgärda. De ca 8000 kunder som hade pågående affärer mellan det gamla och nya systemet påverkades inte alls. Vi hade rejäl beredskap stand-by utifall att, men de fick gå hem tidigare än beräknat. Allt fungerade som det skulle”, säger Anders Wrebo.

Ett projekt utan överlämningsproblematik

I projekt som drivs av en projektorganisation utan en tillräckligt nära involvering och delaktighet av förvaltningsorganisationen, riskerar att tappa fart och effektivitet så fort projektet är klart och överlämnat till dem som ska driva det. En förträfflighet i detta projekt var att all utveckling och anpassning, och själva omläggningen, genomförts av bankens egen förvaltning. Det gjorde att banken direkt samma dag som systemet gick live kunde ta över driftansvaret helt. Något som är unikt.

Idag har SEB ett modernt fondsystem anpassat för nya affärsmöjligheter och framtida digitalisering. Kunderna – institutioner, företag och privata småsparare – har fått en tjänst med större utbud och högre service. Och Donald Davies & Partners har fått förmånen att leda ytterligare ett stort, komplext och verksamhetskritiskt projekt.

Donald Davies & Partners roll i projektet:

  • Huvudprojektledare med helhetsansvar både ur ett verksamhets- och it-perspektiv
  • Ansvar för bland annat utveckling, migrering, verksamhetsanpassning och utbildning.
  • Ansvar för ett projektteam på över 200 personer

Tre viktiga lärdomar från detta uppdrag:

  1. Som projektledare är det viktigt att med stor beslutsamhet hålla nere ”scopet” i ett så pass omfattande projekt. Håll funktionaliteten till ett minimum. Skjut nyuppkomna förbättringar på framtiden tills plattformen är på plats. Projektet ökar annars lätt i omfattning när du under resans gång vill passa på att lägga till funktioner och anpassningar ”när man ändå är igång”. Det riskerar att äventyra tidplan och budget. Våga säga nej till sådant som är bra. Det får tas senare.
  2. Ta dig tid och resurser att bygga en miljö där du kan testa och repetera omläggningen. I projekt av den här karaktären och storleken, är det helt avgörande för en framgångsrik omläggning utan driftsproblem.
  3. Det är oerhört viktigt att sponsorskap och styrgrupp är förankrat på rätt nivå i företaget. Två personer från koncernledningen var med i projektets styrgrupp, vilket var optimalt för en ökad förståelse och förankring – och för att snabba beslut kunde fattas.