Bakom varje lyckad förändring står en stark beställare – och en stark projektkultur

Bakom varje lyckad förändring står en stark beställare – och en stark projektkultur

Rom byggdes inte på en dag och stora förändringar sker inte över en natt. Oavsett en stor eller liten organisation – det räcker inte med att alla känner till verksamhetsmålen och utbildas i en viss projektmetod. Du behöver även veta hur ni ska arbeta tillsammans i projekt. Annika Stanley Wandebäck från Donald Davies & Partners anlitades av Botkyrkabyggen för att fylla i luckorna mellan teori och praktik.

Botkyrkabyggen har ungefär 130 anställda, och förvaltar och hyr ut över 10 000 bostäder och lokaler. Likt många andra fastighetsbolag står de idag inför ett omfattande renoveringsbehov av det så kallade miljonprogrammet. Dessa fastigheter byggdes under 60- och 70-talet och är idag i stort behov av renovering. Botkyrkabyggen bedömde 2014 att projektformen är den bästa arbetsformen för de 10-15 år som detta renoveringsarbete kommer att pågå. Företaget handlade upp den etablerade metoden XLPM och stöd med implementering. Majoriteten av medarbetarna utbildades i metoden och sedan började det verkliga lärandet, att använda sig av den nya kunskapen i sin vardag på fastighetsbolaget.

Charlotte Ekfeldt, Affärsutvecklingschef och ansvarig beställare på Botkyrkabyggen, anlitade Annika Stanley Wandebäck, förändrings- och projektledningskonsult från Donald Davies & Partners.

Alla som gått en utbildning vet att det är när du är tillbaka på jobbet det riktiga lärandet inleds

Alla som gått en utbildning vet att det är när du är tillbaka på jobbet det riktiga lärandet inleds… och Charlotte såg tidigt att detta kunde bli en skakig, men givande, resa.

Från skepsis och brist på kommunikation…

Utmaningarna hos Botkyrkabyggen var inte på något sätt ovanliga när det kommer till implementering av nya arbetssätt och tankesätt. De olika avdelningarna var väldigt duktiga inom sina

Charlotte Ekfeldt, Botkyrkabyggen

respektive expertområden men insåg vikten av att höja samarbetet mellan avdelningarna till en högre nivå. Den mentala förändringen behövdes för att kunna skapa tvärfunktionella projektteam i organisationen. Annika fick uppdraget att skapa de rätta förutsättningarna för att organisationen bättre skulle kunna arbeta i projekt, till exempel målstyrning.

– Annika gjorde oss tidigt uppmärksamma på vikten av att vara uthållig och på att ta fram mätbara effektmål, vilket var helt rätt väg att gå, menar Charlotte.

Det stod dock snart klart att det krävdes mer tid och resurser än man först tänkt sig för att få organisationen redo att kunna tackla de stora renoveringsprojekten. Charlotte såg behovet av mätbara effektmål och arbetade hårt för att röja hinder och få loss de rätta resurserna som krävdes för att projektet skulle få arbeta långsiktigt och skapa önskad effekt. Den önskade övergripande effekten var en bättre fungerande projektverksamhet.

…via en häftig förändringsresa…

I maj 2015 var projektet marknadsfört, resurssatt och väl förberett. Då började en häftig förändringsresa som ett intensivt år senare resulterade i en implementerad projektmetod och utbildade XLPM-coacher! Under hösten 2016 fördjupades det nya arbetssättet då projektportföljstyrning infördes.

Men mycket nytt, och för mycket på en gång, kan i värsta fall skapa mer oro och negativitet i verksamheten än positivitet och harmoni, så en stor utmaning var att låta organisationen smälta små delar åt gången, att visa på framgångar och så småningom få med alla ombord. De anställda och ledningen fick exempelvis göra helt nya saker tillsammans, som att ge feedback, jobba med pre-reads och lära sig fira framgångar.

– Vi började åka iväg och ha möten på nya inspirerande platser och inte minst tala om vad som egentligen gör en lycklig på jobbet. Allt för att skapa ny energi kring förändringarna, säger Annika.

I ett förändringsarbete är det vanligt med skeptiska röster som att ”det tar för lång tid med all denna administration” eller ”detta kanske fungerar på andra ställen, men vår verksamhet är så speciell, så här går det inte”. Som sponsor fick Charlotte ofta gå in och försvara projektet.

– Som beställare är det jätteviktigt att man tror på och kämpar för projektet även fast det blåser hårt. Vi ville göra det här ordentligt, ingen låtsasförändring, säger Charlotte.

Och kanske viktigast av allt – förbättrad kommunikation och ett bättre samspel mellan de olika avdelningarna var ett faktum!

… till en bättre fungerande projektverksamhet där alla drar åt samma håll!

Mer än 70% av förändringssatsningar misslyckas. Utmaningarna i satsningen på Botkyrkabyggen är typiska. Det otypiska är att förändringen lyckades! I juni 2016 var det dags för överlämning: ökad transparens, högre kvalitet i styrgruppsarbetet, en större projektvana, bättre resurskontroll och kanske viktigast av allt – förbättrad kommunikation och ett bättre samspel mellan de olika avdelningarna var ett faktum! En vinnande projektkultur hade börjat skapas och detta fördjupades tillsammans med XLPM-coacherna och ledande personer under de ytterligare 6 månader som satsades på projektportföljstyrning, under hösten 2016.

Nu finns förutsättningarna och verktygen på plats, så att de kommande bygg- och renoveringsprojekten kan tacklas och genomföras på ett effektivt sätt!

Foto: Botkyrkabyggen

Donald Davies & Partners roll i projektet:

  • Förändringsledare med uppgift att fylla gapet mellan XLPM-teori och -praktik i vardagen
  • Utvecklare av en vinnande projektkultur
  • Projektportföljstyrning med ett tydligt affärsfokus

Tre viktiga lärdomar från detta uppdrag:

  1. I ett förändringsarbete kan inget tas för givet, då människor och omständigheter hela tiden förändras.
  2. En stark sponsor med tydligt mandat, som litar på teamet, är extremt viktig i ett förändringsarbete.
  3. Det är viktigt att sätta tydliga och mätbara projekt-, förändrings- och effektmål. Ett förändringsmål här var till exempel tvingande business case och tvärfunktionella styrgrupper. Effektmål är ibland det enda beständiga, det enda som inte rör på sig.