Om projektet jävlas – jävlas tillbaka och vinn

Anything that can go wrong, will go wrong, är den pessimistiska lag som Murphy är mest känd för. Hans andra lag, If you can´t beat them, join them, är något mindre känd. Donald Davies* ansåg att det går att vinna över Murphys lag genom att förutse utmaningar och hinder längs vägen för att på så vis slå Murphys lag i spillror och göra så att allt som kan gå fel, faktiskt helt enkelt inte går fel. Istället realiseras Murphys andra lag. ”If you can´t beat them, joint hem”, och Murphy får se sig besegrad av en väl utförd projektledning och får ställa sig på samma sida som Donald Davies, istället för emot honom.

Här följer några av Donald Davies viktigaste lärdomar hur du som projektledare övervinner Murphys lag när du driver riskfyllda projekt:

1. Utgå ifrån att Murphy har rätt
Genom att förvänta sig det värsta händer är det lättare att förutse och gardera sig mot de problem som uppstår.

2. Arbeta med proffs
Rätt kompetens på rätt plats, från golvet till ledningsrummet, minimerar riskerna för grus i maskineriet.

3. Få upp andan
Ett entusiasmerande öppningsevenemang och en från början effektiv arbetsmiljö gör att alla bättre kommer igång med projektet. Workstorms längs vägen hjälper också för att hålla fokus ända till mållinjen.

4. Invänta grönt ljus
Noggrann kvalitetssäkring och slutförande av varje delmoment innan man går vidare till nästa är a och o i alla slags projekt.

5. Skapa transparens
Genom att tidigt belysa varje problem som uppstår samt redogöra för progressen – exempelvis på återkommande avstämningsmöten – och delegera ansvarsområden till de rätta medarbetarna, så lämnas inget åt slumpen.

Murphys pessimistiska och berömda lag kan få en positiv effekt på projektledning. Donald Davies många komplexa projekt, som sällan varit en dans på rosor, är bevis på att tänkbar tragedi ofta kan omvandlas till faktisk triumf. Att övervinna Murphys lag får också den envise och pessimistiske Murphy att bli lite mer optimistisk när han inser att en bra projektledare är oövervinnerlig. ”If you can´t beat them, join them!”

Allting kommer inte att gå fel, och ingenting är omöjligt om du är en bra projektledare!

I Donalds bok Project Secrets hittar du fler tips för hur ett projekts olika delar kan planeras och genomföras för att bli framgångsrika. Beställ boken här.

 

*Donald Davies gick bort den 13 juli 2017. Donald var en pionjär inom projektledning och även en av grundarna bakom Donald Davies & Partners.

Läs mer om Donald här>>

Så leder du agila team – 3 tips till dig som chef

Att arbeta agilt är något som blivit allt mer populärt och som ofta krävs, inte minst idag i vår snabbfotade och digitala värld. Att arbeta agilt innebär att man är flexibel i sina metoder där beslut tas allteftersom projektet fortskrider beroende på de problem eller utmaningar som uppstår längs vägen.

När är det då läge att arbeta agilt och när ska man inte göra det? Om ett projekt är lätt att organisera på förhand och samma typ av projekt utförts många gånger tidigare och uppnått samma resultat varje gång, kan ett agilt tillvägagångssätt vara överflödigt. Om ett projekt däremot är väldigt komplext och har en stor grad av osäkerhet, vilket stämmer väl in på många projekt, är ett agilt arbetssätt det bästa alternativet.

Vem kör egentligen? Agila arbetssätt kräver ett tydligt ledarskap

Det är viktigt att du involverar alla som är delaktiga i projektet i hur man arbetar agilt och vad det betyder för dem i praktiken. Agila arbetssätt kräver ett tydligt ledarskap, men det är genom att arbeta agilt som du kan få bästa möjliga resultat i de projekt där osäkerheten är stor.

Här följer några värdefulla tips:

1. Bestäm vem som kör
”Men vem kör egentligen?” frågar Musse Pigg. ”Det är ju jag!” svarar Janne Långben glatt och fortsätter äta sin frukost. Agila arbetssätt öppnar för många möjligheter, men klarlägg från början vem som är leveransansvarig för de olika delarna. Ge linjechefer för de olika teamen ansvaret för leveranserna. Många gånger har chefer på lägre nivå ansvaret, men inte mandatet.

2. Ses oftare
Agila arbetssätt kräver tillit, men också tätare uppföljning under projektets gång. Följ upp veckovis hela vägen fram till leverans.

3. Bjud på er själva
Att visa upp bristerna i leveransen på intranätet underlättar för att snabbt kunna åtgärda problemen. Transparens är viktigt när ni jobbar agilt.

Förändring kan ibland kännas obekvämt, men obekvämt är inte lika med fel. Tvärtom bör agila arbetssätt ses som ett nödvändigt gott i dagens organisationsklimat. Ofta leder det till både ökat engagemang och större flexibilitet inom organisationen på lång sikt

 

Är du intresserad av att veta mer om hur vi arbetar i agila projekt? Kontakta oss på Donald Davies & Partners.


Hälsningar,
Anders Wrebo
Projektledare och partner, Donald Davies & Partners

Vad har du för tankar kring detta ämne? Kontakta oss gärna eller fortsätt diskussionen på vår Facebook eller på LinkedIn.

Läs även:
Insights: Agila metoder breddar vägen
Insights: Projektledaren som coach i en agil verksamhet

Kan du inte planera? Planera ändå!

Nu i semestertider och direkt efter, startas många nya projekt upp. Att planera ett projekt innan all fakta ligger på bordet är omöjligt, hävdar vissa. Donald Davies, en av företagets grundare, ansåg å andra sidan att det är fullt möjligt. I sin bok ”Project Secrets” skrev Donald Davies om att planering främst kräver förmågan att föreställa sig den närmaste framtiden.

Donald Davies menar att planering kräver förmågan att föreställa sig den närmaste framtiden innan du har all fakta. Han anser att det är fullt möjligt och inte särskilt svårt att designa ett sannolikt scenario i tillräckligt detaljrik nivå för att göra en relevant planering, så att du kan köra igång!

Det är som att säga att du inte kan planera ett projekt förrän det är klart, vilket är löjligt.

Dessa tre punkter dig en bra planering av ett projekt:

1. Tidslinje
Sätt upp projektets troliga aktiviteter enligt en tidslinje där startdatum och slutdatum för varje aktivitet dokumenteras. Fastställ därefter vem som är ansvarig för vilken aktivitet och vilka resurser som finns.

2. Resursbudget
Se över vilka resurser som finns och gör en budget för varje aktivitet och resurs som kommer att krävas för projektet.

3. Organisationschema
Gör därefter ett organisationsschema som visar projektets olika projektmedlemmar och resurser. Ett organisationsschema ger en tydlig bild av projektet på ett visuellt tilltalande sätt.

Nu har du en stomme som ligger relativt nära verkligheten, och under projektets gång kommer de sista delarna och aktiviteterna att falla på plats. Så nu är det bara att köra igång!

Donald Davies, en av företagets grundare, gick bort den 13 juli efter en kort tids sjukdom och nu går våra varma tankar till hans familj och anhöriga.

 

 

Beställ ”Project Secrets” här för fler tips om planering från en av branschens verkliga legender, Donald Davies. Läs mer av honom här>>

Kontakta oss gärna om du vill du veta mer om hur vi jobbar med projektplanering och projektledning.

Vad har du för tankar kring detta ämne? Kontakta oss gärna eller fortsätt diskussionen på vår Facebook eller på LinkedIn.

Vägrar projektet ta semester? Så bibehåller du momentum i sommar.

Alla som jobbar med att leda komplexa projekt vet hur stressigt och utmanande det kan vara. Det är samtidigt tjusningen med projektledarskap – få saker är så tillfredsställande som att genomföra en lyckad förändring efter hårt jobb. Det betyder dock inte att du ska köra på tills du stupar, speciellt inte när alla andra njuter av semester i solen. Så bibehåller du momentum i projektet under sommaren.

Här följer våra bästa tips:

Håll koll på beslutsfattare, kontaktpersoner och deras tillgänglighet. Onödig stress uppstår ofta när man inte får tag på nyckelpersoner. Kanske har du mycket som måste styras upp och delegeras. Kom dock ihåg att ta ett uppfriskande dopp eller en skön siesta mellan varven.

Ha kul, våga prova andra lösningar och fortsätt droppa vatten för att urholka stenen. Kombinera glädje, flexibilitet och uthållighet – alla goda ting är tre.

Se framåt: I framtiden lugnar det ner sig. Detta är något som alltid ska kommuniceras och arbetas mot, för att du inte ska tappa engagemang till projektet. Eller ännu värre – gå in i väggen.

Att kunna fokusera på kvalitativa mål och samtidigt ge sig själv tid för sinnesro, är lite av receptet för projektstyrning när den är som bäst. Varför inte flytta ut kontoret till hängmattan och göra nytta medan du njuter av värmen? Kom ihåg att sol är energi i sin renaste form – med andra ord perfekt uppladdning inför hösten!

Ha en underbar sommar!


Hälsningar,

Ingela Grim, säljare, Donald Davies & Partners

 

Vad har du för tankar kring detta ämne? Kontakta oss gärna eller fortsätt diskussionen på vår Facebook eller på LinkedIn.

.

Så arbetar du med förändringens 4 rum

Ekonomiska resultat kan läsas av först på sikt, men att en förändring fått effekt och förankrats i verksamheten går att se betydligt snabbare än så. När ni inte längre behöver hjälp från oss förändringsprojektledare, vet ni att ni är på rätt spår.

Det bästa betyget en förändringprojektledare kan få är att inte längre vara behövd. Det innebär nämligen att förändringen fått fäste, att alla förstått sina respektive roller och att verksamheten redan är på rätt väg. Att ta sig dit är en flerstegsprocess.

Inom förändringsledning brukar man tala om ”förändringens fyra rum”, stadier som alla inblandade går igenom olika fort. Det är när hela verksamheten befinner sig i det sista rummet som alla kan fokusera mot det gemensamma målet och börja skörda frukterna av projektet och förändringen.

4 tips för att ta sig igenom förändringens 4 rum:

Låt var och en hitta sin egen takt
Förändring sker inte över en natt. Det är viktigt att inse att under ett projekts tid, från förstudie och idé till genomförande, tar respektive berörd och involverad grupp sina egna steg genom förändringens rum. Dessa ligger därför naturligt i otakt under projektets faser.

Skapa samklang för ökad effekt
Skapa enighet i vad som ska åstadkommas. Att använda modeller och metoder från både projektledning och förändringsledning, och ta in mänsklig och långsiktig påverkan i projektet, hjälper er att räkna hem effekten snabbare.

Använd budskap som träffar
Ta fram – och lev upp till – kärnfulla och träffande budskap för alla berörda grupper. Om alla går omkring och undrar ”what’s in it for me?”, blir det svårt att engagera.

Var inte efterklok
I ett förändringsprojekt måste alla berörda parter involveras så tidigt som möjligt. Att samla ihop och engagera teamen i efterhand tar mycket längre tid.

I förändringens sista rum börjar ni skörda frukterna av projektet och förändringen

Vill du veta mer om vad en erfaren förändringsprojektledare kan göra för din verksamhet? Vi kan projekt. Kontakta oss på Donald Davies & Partners.


Hälsningar,
Robin Collins,
Förändringsprojektledare
Donald Davies & Partners

 

Vad har du för tankar kring detta ämne? Kontakta oss gärna eller fortsätt diskussionen på vår Facebook eller på LinkedIn.

 

Läs mer:
Insights: 4 handfasta steg för att lyckas med förändringen
Insights: Varje projekt innebär en förändring

Så förbereder du verksamheten på de nya tuffa GDPR-kraven – 3 tips

Vet du vad du måste göra innan GDPR träder i kraft 25 maj 2018? Den nya Dataskyddsförordningen slår hårt och brett och träffar alla system som innehåller all typ av information om enskilda individer. De som berörs av detta är bolag, offentliga organisationer, föreningar och enskilda individer. GDPR ersätter PUL och innebär bland annat att enskilda, som regel, måste ha gett sitt uttryckliga samtycke för att du ska få samla in uppgifter om dem. De ges även rätt att ta del av och rätta sina uppgifter, och i de flesta fall har de rätt att bli raderade helt, helt enkelt att ”bli bortglömda”. 

Per-Arne Brattemo, projektledare och partner hos Donald Davies & Partners är väl insatt i ämnet och ger dig här tre tips för hur du tacklar utmaningarna med GDPR.

  1. Förankra processen

En GDPR-anpassning kommer i sin förlängning att innebära stora förändringar, nya ledningsprinciper och styrmekanismer för organisationen. Den högsta ledningen kommer att hållas ansvarig vid överträdelser. En genomgång i form av föreläsning eller workshop där ledningsgruppen får sätta sig in i förordningen ordentligt skapar en betydande medvetenhet.

Processen måste förankras och ges fullt stöd från högsta ledning

  1. Gör ett ordentligt kravarbete

Starta en kravprocess som utgår från förordningstexten och eventuellt kompletterande svensk lagstiftning. Förordningen slår olika mot olika organisationer i väsentliga hänseenden. I vissa fall undantas kravet på samtycke, i andra fall inte. Fuska inte i det här arbetet, och framför allt, bortse från ”lathundar” som figurerar allmänt. Chansen är stor att just den inte är tillämpningsbar på er organisation. Det kostar mycket att göra fel här. Kravarbetet ligger sedan till grund för er anpassade projektplan.

  1. Beta av informationskravet

Kravet på att informera om GDPR i organisationen är föreskrivet i förordningen. Börja med att plocka dessa lägst hängande frukter. Genom detta skapar ni nödvändig medvetenhet för de förändringar som kommer. Underskatta inte betydelsen av en (viss) krismedvetenhet för att få uppslutning kring förändringsarbetet. Ta fram en informations- och kommunikationsplan samt informationsmaterial (artiklar på intranätet, powerpoint-presentationer för arbetsplatsträffar, eventuellt självstudiematerial mm) och börja informera. Dina medarbetare är definitivt möjliggöraren!

Informerad personal är många gånger den största sponsorn i de här projekten

Vi förbereder din verksamhet
Med ledning av en konsult från Donald Davies & Partners kan vi förbereda er verksamhet för den nya lagen i ett avgränsat projekt på ett enkelt sätt. Vår projektmodell utgår direkt från GDPR.

Vill du veta mer om vad vi kan göra för din verksamhet? Vi kan projekt. Kontakta oss på Donald Davies & Partners.

konsult-per-arne-brattemo-projektledare-donald-davies-partners
Hälsningar,
Per-Arne Brattemo
Projektledare och partner
Donald Davies & Partners

 

Om GDPR
Den nya EU-dataskyddsförordningen GDPR EU 2016/679 omfattar samtliga uppgifter som kan kopplas till en individ såsom foto, ljud, mail, blogg och övriga dokument. Om inte personer som begär att bli borttagna tas ur dina register, eller om samtycke inte givits för personuppgiftsbehandling, kan du tvingas betala höga böter. GDPR ställer också sanktionerade krav på en (mycket) hög nivå på informationssäkerhet. En incident ska rapporteras inom 72 timmar till Datainspektionen. Vid brott mot förordningen kan avgifter upp till det högre beloppet av 20 miljoner EURO eller 4 % av årsomsättningen dömas ut.

 

Vad har du för tankar kring GDPR? Kontakta oss gärna eller fortsätt diskussionen på vår Facebook eller på LinkedIn.


Läs mer om vår tjänst: 
GDPR

4 handfasta steg för att lyckas med förändringen

”Nu genomför vi projektet. Förändringen tar vi sen…”. Det är tyvärr ett allt för vanligt förekommande synsätt hos både beställare och projektledare idag. Ofta beror det på resursbrist, men lika ofta på att insikten saknas om att varje projekt innebär en förändring – ringar på vattnet inom verksamheten som behöver förutses och tas om hand.

Den förändring som ett projekt, till exempel införandet av ett nytt system, kan medföra i verksamheten är exempelvis nya arbetsrutiner, nya roller för vissa medarbetare eller att nya verktyg behöver införskaffas. Dessa typer av förändringar är något som kan upptäckas om du gör en påverkansanalys i början av projektet. Andra förändringar upptäcks under projektets gång. Då är det viktigt att notera och följa upp dem.

För att kunna ta hem de effektmål som projektet ska åstadkomma krävs att man aktivt försöker förutse och hanterar förändringen. Här kommer fyra handfasta steg för att lyckas med det:

1 ) När du gör projektplanen – gör även en förändringsplan
Att förekomma en förändring är en framgångsnyckel. Att initialt göra en påverkansanalys och förändringsplan är därför nödvändigt. En förändringsplan innehåller vad man tror påverkan kommer bli på organisationen. Till exempel vilka personer och intressenter som bör involveras tidigt, eventuellt motstånd förändringen kan få hos vissa personer eller avdelningar, eventuella verktyg som kommer behövas köpas in vid införandet samt tidsplan med avstämningsmöten. Att förankra planen hos ledning och verksamheten är sedan avgörande.

2) Använda mallar och checklistor
Det ska inte vara komplicerat eller upplevas som jobbigt att genomföra en förändring. Det finns många färdiga mallar och checklistor som är bra för detta. Mallar och checklistor är också bra att arbeta med och enas kring gemensamt. Vill du ha tips på mallar och checklistor? Kontakta oss!

3) Håll förändringsplanen levande – följ upp
Det är lätt att man under ett projekt blir väldigt mycket ”här och nu”, speciellt när problem hopar sig. Trots det är det viktigt att förändringsplanen hela tiden följs upp och fylls på under resans gång. Det gäller helt enkelt att arbeta agilt, och vara vaksam på vad förändringarna i projektet medför längre fram. Regelbundna avstämningar av förändringsplanen är nödvändigt och skall vara en del av projektplanen.

4) Sign off – se till att förändringsåtgärderna implementeras
Har du gjort ovan punkter konsekvent kan de vinster och den effekt som projektet är satt att åstadkomma nu börja räknas hem. Ett genomfört projekt räcker inte, du måste också ha koll på förändringen. Det är viktigt att alla intressenter godkänner och skriver under på det!

Vill du veta mer om vad en erfaren förändringsprojektledare kan göra för din verksamhet? Vi kan projekt. Kontakta oss på Donald Davies & Partners.


Hälsningar,
Lars Carlsson
Förändringsprojektledare
Donald Davies & Partners

 

Vad har du för tankar kring detta ämne? Kontakta oss gärna eller fortsätt diskussionen på vår Facebook eller på LinkedIn.

Läs mer:
Insights: Varje projekt innebär en förändring

3 viktiga lärdomar från ett lyckat förändringsarbete hos Botkyrkabyggen!

Rom byggdes inte på en dag och stora förändringar sker inte över en natt. Oavsett en stor eller liten organisation – det räcker inte med att alla känner till verksamhetsmålen och utbildas i en viss projektmetod. Du behöver även veta hur ni ska arbeta tillsammans i projekt. Annika Stanley Wandebäck från Donald Davies & Partners anlitades av Botkyrkabyggen för att fylla i luckorna mellan teori och praktik.

Mer än 70% av förändringssatsningar misslyckas och förändringar skapar ofta negativitet i verksamheter. Här lyckades förändringen. Vilka var framgångsnycklarna?

förändringsledning
Annika Stanley Wandebäck, Donald Davies & Partners

Botkyrkabyggen är ett stort fastighetsbolag som förvaltar och hyr ut över 10 000 bostäder och lokaler, många byggda under 60- och 70-talet. För några år sedan startades ett omfattande renoveringsprojekt, ett projekt som ska pågå i 10-15 år. Projektmetoden XLPM infördes.

För att klara av implementeringen av förändringen anlitade Charlotte Ekfeldt, affärsutvecklingschef och ansvarig beställare på Botkyrkabyggen, Annika Stanley Wandebäck, förändrings- och projektledningskonsult på Donald Davies & Partner.

Tre viktiga lärdomar från detta uppdrag:

1. Ta inget för givet
I ett förändringsarbete kan inget tas för givet, då människor och omständigheter hela tiden förändras.

2. Sponsorn har en viktig roll
En stark sponsor med tydligt mandat, som litar på teamet, är extremt viktig i ett förändringsarbete.

3. Tydliga mål det enda som är beständigt i en förändring
Det är viktigt att sätta tydliga och mätbara projekt-, förändrings- och effektmål. Ett förändringsmål här var till exempel tvingande business case och tvärfunktionella styrgrupper. Effektmål är ibland det enda beständiga, det enda som inte rör på sig.

Läs caset om hur vi arbetade med Botkyrkabyggen i sin helhet här.

Vill du veta mer om vad en av våra förändringsprojektledare kan hjälpa dig med? Vi kan projekt. Kontakta oss på Donald Davies & Partners.

Så bygger du en organisation med gig:are

Fler och fler väljer bort en traditionell anställning för att istället arbeta som egna företagare, frilansare eller som projektanställd. Varierande uppdrag, att få arbeta med nya organisationer och människor är det som lockar till att bli en så kallad ”gig:are”.

Här på Donald Davies & Partners har vi haft ”gig-ekonomi” som affärsmodell sedan millennieskiftet. Här är alla konsulter egna företagare, som verkar exklusivt under vårt gemensamma varumärke. Sedan starten har vi lärt oss en hel del om hur det är att anlita egna företagare som vill styra över sitt arbetsliv, och som samtidigt ska representera och bygga vårt varumärke.

I en krönika på Cinode ger vår vd Pernilla Eriksson sina bästa tips till dig som vill bygga en organisation med gig:are. Läs den här!


Läs även
:
Har du tid att cykla i alperna? Bli partner!

Varje projekt innebär en förändring

Ett projekt kretsar ofta kring tidplan, milstolpar och leverans. En sak som ofta glöms bort är att varje projekt i stort sett alltid innebär en påverkan på verksamheten på längre sikt, en förändring. De räcker inte längre att fokusera på det avgränsade projektet. Det räcker inte längre att vara projektledaren. Låt oss därför presentera förändringsprojektledaren!  

Kan ett projekt genomföras utan att det sker någon form av förändring i verksamheten? Vi tror inte det. En ny process och effektivisering kan exempelvis leda till besparingar, att folk måste byta avdelning eller sluta. Projekt påverkar på något sätt alltid människor och arbetssätt, det är oundvikligt.

Detta kräver medvetenhet från projektledarens sida. En bra projektledare är alltid en bra förändringsledare i botten. Därför är det dags att slå samma dessa roller till en!

Förändringsprojektledare med långsiktigt ansvar
En projektledare som tänker förändring garanterar effekthemtagningen. Det kommer alltid finnas projekt som dras igång med ett kortsiktigt perspektiv. Det viktigaste en projektledare då kan göra är att ta ansvar för de långsiktiga effekterna.

Här följer tre tips på hur en förändringsprojektledare bör arbeta:

1) Förutse förändringen
Att förekomma en förändring är en framgångsnyckel. Att initialt göra en påverkansanalys av förändringen gynnar inte bara det pågående projektet, utan även verksamhetsförändringen och framtida projekt.

2) Håll två tankar i huvudet
Projekt och förändring. Nu och framtid. Visst går det att hålla två tankar i huvudet samtidigt! ​Leverans är en sak, men det är minst lika viktigt att se till de övergripande målen. Jobba med båda sakerna kontinuerligt och det kommer att ge positiva resultat.

En bra projektledare är alltid en bra förändringsledare i botten

3) Ta ledarskapet i införandet och förändringen
Det är viktigt att alla i verksamheten förankras i förändringen och tror på den. En förändringsprojektledare brinner för projektet och för den förändring som krävs för att nå målen. Därför är det viktigt att verksamheten är involverad från början, förstår och känner motivation! När projektet väl är avslutat är förändringsprojektledare även med i införandet för att se när chefer och andra nyckelpersoner i verksamheten tar vid.

Vill du veta mer om vad en bra förändringsprojektledare kan göra för din verksamhet? Vi kan projekt. Kontakta oss på Donald Davies & Partners.


Hälsningar,
Robin Collins,
Förändringsprojektledare
Donald Davies & Partners

 

Vad har du för tankar kring detta ämne? Kontakta oss gärna eller fortsätt diskussionen på vår Facebook eller på LinkedIn.