Från beställning till överlämning – 4 framgångsfaktorer

”Hej, jag skulle vilja ha en expressleverans tack. Gärna till igår om det är möjligt …” Att beställa något har aldrig varit enklare. Såvida du inte råkar driva en komplex modern verksamhet där en beställning innebär så mycket mer än att lyfta på luren och luta sig tillbaka.

Att bli en bra beställare av projekt borgar för goda resultat och det viktigaste är att du som beställare är tydlig med förväntningarna samt avsätter tid för stöd och uppföljning under resans gång.

Beställarrollen

Här följer 4 tips för att skapa harmoni från beställning till överlämning:

1. Var förberedd
Utan att förbereda beställningen och bädda för projektet, är det dömt att misslyckas på förhand. Förankra beställningen i verksamhetens mål och strategier, utse en sponsor och säkerställ finansieringen. Identifiera de resurser som behövs för att projektet ska gå att genomföra och se till att de finns på plats. Formulera ett projektdirektiv som tydliggör vilka spelregler projektet ska förhålla sig till och se till att medlemmarna i styrgruppen har mandat att fatta viktiga beslut i projektet.
Du som linjechef behöver inte själv sitta och formulera direktiven, men du ska självklart kunna stå bakom dem. Tidplan, mål och avgränsningar är också viktigt i ett tidigt skede – vad måste absolut genomföras och vad är sekundärt? Definiera ”Definition of Done” redan i förstudien, då det blir svårare ju längre projektet lider. En rolig del av förberedelsen kan vara att planera för aktiviteter under resans gång. Sådana tillfällen brukar ge ovärderliga perspektiv på projektet!

2. Var tydlig
Satsa på en rejäl introduktion till projektet. En projektledare som anlitats för att hjälpa till får en mycket bättre överblick och kommer snabbare in i organisationen om ett introduktionsprogram finns framtaget. Stäm av förväntningarna kring kommunikationen och ta fram uppföljningsmålen tillsammans med projektledaren.

Att bli en bra beställare av projekt borgar för goda resultat och det viktigaste är att du som beställare är tydlig med förväntningarna.

3. Var intresserad
I rollen som beställare ingår det även att agera coach. Du bör därför ha en nära löpande kontakt med projektledaren och stödja styrgruppen genom att ge dem rätt förutsättningar. Ibland kan det handla om att gå in och förtydliga direktiven, andra gånger om något så enkelt som att bara ha lite roligt tillsammans. Var delaktig och visa intresse!

4. Var framsynt
När det är dags att göra ett överlämnande av resultatet till mottagaren bör du göra en avstämning mot förväntat utfall. Kommer det att leda till goda resultat på lång sikt? Kom ihåg att ju tidigare i projektet du tillämpar ordinarie processer och resurser, desto lättare blir överlämningen. Det gäller att få alla, inte bara projektgruppen, att förstå syftet med resultatet.

Hör gärna av dig om du vill diskutera relationen mellan beställare, styrgrupp och projektledare med oss. Eller om du behöver hjälp med beställningens olika faser. Kontakta oss på Donald Davies & Partners.

 

Hälsningar,
Jan Olsson
Partner på Donald Davies & Partners

Vad har du för tankar kring detta ämne? Kontakta oss gärna eller fortsätt diskussionen på vår Facebook eller på LinkedIn.

Läs mer:
Insights: Fyra tips till dig som beställare
Insights: Styrgruppens roll vid beställning och genomförande av projekt

.